Upravljanje troškovima projekta: djelovanje menadžera i tima. Osnovna načela upravljanja troškovima projekta Upravljanje troškovima projekta sastoji se od sljedećih procesa

Jedno od prvih pitanja koje će investitor postaviti inicijatoru projekta bit će: “Koliko to košta?” Odgovor je neophodan za donošenje adekvatne odluke o pokretanju projekta. I vrlo je važno pronaći ovaj odgovor. Da budem potpuno iskren, točan odgovor dobivate tek nakon završetka projekta. U ostatku vremena poznate su samo pretpostavke o cijeni budućeg projekta.

Pretpostavke o trošku projekta i potrebnim sredstvima za njegovu provedbu treba predstaviti u obliku jasnog, strukturiranog dokumenta koji odgovara na pitanja: koliko, kada i na što će se sredstva utrošiti tijekom projekta.

U budućnosti će voditelj projekta morati uložiti mnogo napora kako bi osigurao da se njegove pretpostavke obistine i projekt završi u okviru odobrenog budžeta. Navedene radnje voditelja projekta i tima čine sadržaj upravljanja troškovima projekta.

Koncept upravljanja troškovima projekta

Upravljanje troškovima osigurano je implementacijom sljedećih procesa tijekom projekta:

• procjene troškova;
• izrada proračuna projekta;
• kontrola troškova projekta.

Procesi upravljanja troškovima projekta osiguravaju:

• razumijevanje od strane naručitelja i investitora projekta predviđenih troškova pojedinih radova, radnih paketa i cjelokupnog projekta (proces procjene troškova);
• jasno razumijevanje voditelja projekta o tome kada, koliko i na koja sredstva će se potrošiti u projektu (proces izrade proračuna);
• nepostojanje nepredviđenih troškova u projektu, smanjenje broja izmjena i odstupanja stvarnog proračuna od odobrenog osnovnog proračuna (proces kontrole troškova).

Štoviše, ti procesi, kao i svi procesi tijekom provedbe projekta, mogu biti iterativni i odvijati se na principima sekvencijalnog razvoja.

Glavni zadaci voditelja projekta u upravljanju troškovima:

• određivanje općih pravila i načela za upravljanje troškovima projekta;
• razvoj sustava upravljanja troškovima projekta;
• uključivanje relevantnih funkcionalnih stručnjaka u poslove procjene troškova;
• procjena količine resursa potrebnih za provedbu projekta;
• organiziranje izrade procjena i proračuna za projekt;
• osiguranje financiranja projekta prema financijskom planu;
• obračun stvarnih troškova tijekom projekta;
• kontrola troškovnih parametara projekta, prepoznavanje odstupanja i pravovremena provedba korektivnih mjera;
• arhiviranje činjeničnih informacija o troškovnim parametrima projekta.

Upravljanje troškovima projekta kombinira procese koji se izvode tijekom planiranja, izrade proračuna i kontrole troškova kako bi se osigurao završetak projekta unutar odobrenog proračuna ()

Upravljanje troškovima i financijama projekta - dio upravljanja projektima koji uključuje procese potrebne za formiranje i praćenje provedbe odobrenog proračuna projekta (STC)

Važna značajka procesa upravljanja troškovima projekta je njihova vrlo bliska povezanost s drugim procesima planiranja. Konkretno, teško je pretpostaviti da će biti moguće izraditi točan proračun bez informacija o potrebnim resursima i bez kalendarskog plana. Informacije o rizicima projekta također mogu značajno utjecati na veličinu i dizajn projekta.

Jedan od prvih koraka koje voditelj projekta poduzima u upravljanju troškovima projekta je razvoj koncepta upravljanja troškovima. Ovaj koncept treba sadržavati opća pravila za organizaciju upravljanja troškovima projekta, načela računovodstva i dokumentacije, preporučene metode i tehnologije.

Izrada koncepta upravljanja troškovima i financiranjem projekta

• razvoj strategije za upravljanje troškovima i financijama projekta (definiranje ciljeva i zadataka, kriterija uspjeha i neuspjeha, ograničenja i pretpostavki);
• provođenje ekonomske analize i opravdanosti projekta (marketing, procjena troškova i izvora financiranja, prognoza realizacije);
• opća ekonomska procjena projekta;
• razvoj proširenog rasporeda financiranja;
• određivanje zahtjeva za sustav upravljanja troškovima i financiranjem u projektu;
  odobrenje koncepta.

Svi troškovi u projektu mogu se podijeliti u tri vrste:

1. obveze;
2. proračunski troškovi;
3. stvarni troškovi.

obveze- to su planirani, budući troškovi koji nastaju prilikom sklapanja sporazuma, ugovora ili naručivanja bilo koje robe ili usluge. To se obično događa unaprijed prema planu projekta. Računi koje izdaju dobavljači podliježu obveznom plaćanju. Međutim, plaćanje se može izvršiti prema različitim pravilima u različitim vremenskim trenucima:

• u trenutku spremnosti materijala i komponenti;
• nakon isporuke dobara i usluga;
• pod uvjetima potpunog ili djelomičnog plaćanja unaprijed;
• u skladu s politikom organizacije koja kupuje ili pruža robu i usluge.

Ovisno o tome kako je organizirano računovodstvo u organizaciji, prije ili kasnije moguće je dokumentirati smanjenje proračuna za iznos obveza. Neke organizacije ne uzimaju u obzir te troškove dok se faktura ne primi ili ne plati. U ovom slučaju trenutno stanje proračuna projekta dostupno je menadžeru u iskrivljenom obliku i ne daje cjelovitu sliku za donošenje odluka.

Proračunski troškovi predstavljaju procijenjeni trošak rada raspoređen kroz vrijeme. Ovo je raspored troškova projekta. Ovo se ponekad naziva plan troškova. Sadrži podatke o iznosu i vremenu planiranih troškova projekta tijekom izvođenja radova.

Stvarni troškovi prikazati stvarni odljev novca u projektu. Izvješće o stvarnim troškovima pruža informacije o stvarnim troškovima projekta. U ovom slučaju mogu se dogoditi:

• tijekom izvođenja projekta;
• u trenutku isplate sredstava;
• u trenutku terećenja sredstava s računa.

Značajke računovodstva obveza, proračunskih i stvarnih troškova mogu značajno promijeniti sliku po kojoj se utvrđuje financijsko stanje projekta.

Primjeri

Tijekom projekta izgradnje postrojenja za dehidraciju pratećeg plina na naftnom polju, od proizvođača su naručeni kotlovi s debelim stijenkama. Proračun projekta smanjen je za 4 500 000 RUB. iz razloga što su nakon sklapanja ugovora i narudžbe kotlova nastale obveze za ovaj iznos. Rok proizvodnje kotla je sedam mjeseci, no ti su troškovi već uračunati u proračun projekta.

Ugovorom o nabavi opreme za projekt polaganja svjetlovodne linije u interesu tvrtke - mobilnog operatera, predviđeno je plaćanje isporučenog usmjerivača u roku od 30 dana nakon potpisivanja potvrda o prihvaćanju. Prema računovodstvenim pravilima tvrtke kupca, ti će se troškovi uzeti u obzir u proračunu tek nakon stvarnog plaćanja.

Tako je došlo do situacije u kojoj je posao već završen, oprema je u skladištu kupca, a troškovi za njih još nisu uzeti u obzir u stvarnom proračunu.

Za povećanje učinkovitosti sustava upravljanja troškovima projekta u konceptu upravljanja troškovima i financiranjem projekta poželjno je jasno definirati:

• politika plaćanja za rad (plaćanje unaprijed, plaćanje po isporuci, itd.);
• politika plaćanja računa (na dan primitka, u određenom roku i sl.);
• načela otpisa troškova rada, materijala i komponenti;
• načela troškovnog računovodstva u projektu;
• načela plaćanja rada kod podizvođača;
• odnos rasporeda rada i otpisa troškova rada i plaćanja strojeva.

Praksa upravljanja projektima

U praksi, glavna konceptualna pitanja upravljanja troškovima projekta obično određuje matična organizacija koja provodi projekt. U slučaju stvaranja specijalizirane tvrtke ili konzorcija za provedbu projekta, pravila i načela definirana za projekt najčešće postaju interna pravila te organizacije i obrnuto.

Procjena troškova rada

Procjena troškova- postupak utvrđivanja svih troškova potrebnih za uspješnu i potpunu realizaciju projekta. Procjena troškova je iterativni proces dobivanja približnih podataka o cijeni rada i resursa. Procjene se mogu ažurirati kako projekt napreduje. Dopuštena pogreška procjene ovisi o namjeni dobivenih podataka io fazi projekta.

Stoga je svaka procjena troškova u projektu približna. Ali ipak približno - to dolazi od riječi "blizu". Kako projekt napreduje, procjene bi se trebale poboljšati i postati realnije.

Primjer

Poruka voditelja IT odjela o troškovima implementacije SAP R3 sustava u tvrtku u fazi analize izvedivosti takvog projekta može izgledati kao "3-4 milijuna rubalja." U budućnosti bi ta procjena trebala postati mnogo preciznija.

Vrste troškovnika

U upravljanju projektima mogu se razlikovati četiri vrste procjena:

1. grubi red veličina - očekivani troškovi projekta u fazi koncepta ili ideje;
2. red veličine - pretpostavke troškova projekta izračunate u poslovnom planu ili sličnom dokumentu;
3. proračunska procjena - procjena troškova projekta, dobivena na temelju podataka koje dostavljaju dobavljači i izvođači radova;
4. egzaktno - troškovnik uključen u proračun prilikom utvrđivanja konačnog planiranog troška projekta prije prelaska u fazu provedbe.

Rasponi pogreške procjene

Zanimljivo je da čak i točna procjena, koja se zapravo koristi u određivanju cijena i konačnom usklađivanju proračuna, ima pogrešku (Slika 1).

Slika 1. Rasponi točnosti za procjene troškova

Kao input za procjenu troškova, voditelj projekta treba informacije o opsegu projekta. U početnim fazama to će biti Povelja ili WBS projekta, au kasnijim fazama zahtijevat će detaljan raspored. Sve ovisi o broju iteracija troškovnika. Da biste dobili okvirnu procjenu troškova projekta, ponekad je dovoljna samo ideja i dizajn projekta. Točnije procjene zahtijevaju točnije informacije.

Komponente procjene troškova

Prilikom procjene troškova rada moraju se uzeti u obzir sve stavke troškova za izvođenje radova:

• materijali i komponente;
• kupljena oprema, transport;
• plaćanja najma (prostor, oprema, prijevoz);
• troškovi leasinga (kupnja, najam, leasing);
• kapacitet proizvodnje;
• trošak rada osoblja;
• troškovi potrošnog materijala;
• troškovi obuke i stažiranja;
• troškovi održavanja događanja (konferencije, seminari);
• putni troškovi;
• logistički troškovi;
• troškovi reprezentacije.

Metode koje će se koristiti u procjeni troškova ovise o konkretnom projektu, kvalifikacijama stručnjaka i drugim čimbenicima. Na primjer, za dobivanje kvalitetnog rezultata troškovnika metodom “odozdo prema gore” potrebno je imati prilično detaljnu hijerarhijsku strukturu rada. Dobro razvijen WBS neće biti suvišan pri korištenju drugih metoda procjene. Ako nemate detaljnu strukturu raščlambe rada, možda ćete morati početi pristupom odozgo prema dolje.

Razlikuju se sljedeće metode procjene troškova.

• Parametarska procjena- metoda u kojoj se utvrđuje statistički odnos između troška operacije i drugih varijabli (parametara), dobivenih analizom povijesnih podataka (na primjer, veličina područja građevine u izgradnji, broj redaka u programskom kodu, broj radnih sati) služi za procjenu troškova. Trošak jedne jedinice rada izračunava se empirijski. Na primjer, trošak izgradnje 1 m². m stanovanja, 1 sat stručnog rada i dr. Pri obračunu troška koriste se razne formule, a za izračun troška punog opsega radova polazi se od troška pojedine jedinice opsega rada.
• Vrednovanje analogama- metoda procjene troškova po analogiji sa sličnim radovima koji se izvode u ovom ili drugim projektima. Analogna metoda ocjenjivanja može se primijeniti na cijeli paket radova ili se koristiti zajedno s parametrijskom ocjenom kada postoje podaci o obavljanju sličnog rada, ali različitog opsega ili pod drugačijim uvjetima. Prednost metode je mogućnost dobivanja točnije procjene. Razlog tome je dostupnost informacija ne samo o planiranoj cijeni analiziranog rada, već io njegovoj stvarnoj cijeni. Razlika između planirane procjene i stvarnih troškova može dati voditelju projekta dodatnu temu za razmišljanje.
• Ocjenjivanje odozdo prema gore- tehnologija za procjenu velikih obujma posla zbrajanjem procjena dobivenih za manje komponente ovog posla. Što je WBS projekta detaljniji i točniji, mogu se dobiti točnije i točnije procjene troškova za projekt. Metoda odozdo prema gore s pravom se smatra jednom od najtočnijih.
• Top-down metoda evaluacije smatra se znatno manje točnim od metode odozdo prema gore. Koristi se u nedostatku detaljnog WBS-a i nedostatka informacija o resursima i materijalima potrebnim za provedbu posla. Tehnologija ocjenjivanja uključuje upravo suprotne korake u odnosu na metodu odozdo prema gore. Najprije se daje cjelovita ocjena cjelokupnog paketa radova, a zatim se on detaljizira i raščlanjuje na pojedine elemente (po djelu, izvođaču i sl.). Metoda je korisna u ranim fazama projekta, kada se procjenjuje njegova održivost i kada je nejasno treba li resurse potrošiti na detaljnije planiranje i procjenu.
• - vrlo jednostavna metoda, pod uvjetom da postoje izvođači i izvođači koji su spremni izvršiti ovoliku količinu posla. Projektni zadatak, natječajna ili druga dokumentacija šalje se prijaviteljima sa zahtjevom da dostave svoje procjene troškova (a često i trajanja) izvođenja ovih radova.

Praksa upravljanja projektima

Kada koristite metodu analize prijedloga izvođača, trebali biste se pridržavati jednostavnih pravila:

• ne prihvatiti prvu ponudu;
• ne prihvaćajte najjeftiniju ponudu;
• ne prihvaćajte ponudu koja je preskupa;
• Ne koristite ponuđenu cijenu kao jedini kriterij pri donošenju odluke.

Jedan od autora ove knjige proveo je mali eksperiment. Počevši s adaptacijom vlastitog stana, pokušao je dobiti procjenu troškova ovog projekta, analizirajući prijedloge izvođača i metodu "odozgo prema dolje". Kao što znate, metoda odozgo prema dolje smatra se ne baš točnom. Bez izrade ISR-a, bez određivanja sastava i strukture posla, pripremio je tehničku specifikaciju za adaptaciju dvosobnog stana površine 55 četvornih metara. m, poslao ga je šest tvrtki koje na tržištu nude usluge adaptacije stanova i zatražio procjenu projekta. Za čistoću eksperimenta odabrane su tvrtke iz istog tržišnog segmenta koje nude popravke "prosječne" razine. Tvrtke koje nude luksuzne renovacije nisu sudjelovale u eksperimentu.

Najniža i najviša procjena troškova popravka primljena od svih dobavljača razlikovala se za faktor osam (8). U predračunu s najnižom cijenom za sanaciju je trebalo potrošiti 24 vreće mješavine za izravnavanje zidova (po 25 kg), a najskuplju - 420 vreća.

Potpuno ista stvar događa se na bilo kojem projektu. Dodajmo ovdje komponente imidža i marketinga. Procjena ugovorne tvrtke koja je vodeća na tržištu bit će mnogo skuplja nego procjena drugog sudionika na tržištu. Ista stvar će se dogoditi ako se procjena izradi za tvrtku kupca koja je vodeća na tržištu.

Ovo ne bi trebalo zbuniti voditelja projekta. Potrebno je odbaciti ekstremne vrijednosti - najviše i najniže - i nastaviti analizirati preostale rečenice.

U slučaju raspisivanja natječaja za odabir dobavljača, sve komponente ponude analiziraju se u cjelini. Analiziraju se i predloženi rokovi, kriteriji kvalitete i drugi pokazatelji, a ne samo cijena, te se ovaj problem smanjuje.

Usporedne karakteristike različitih metoda troškovnika dane su u tablici 1. Rezultat troškovnika je procjena troškova izvođenja svakog rada zasebno i u cjelini za projekt. To se može učiniti u tabelarnom obliku (tablica 2).

Kako bi se dobila visokokvalitetna procjena troškova, voditelj projekta mora uključiti predmetne stručnjake i funkcionalne stručnjake s dovoljno iskustva za sudjelovanje u takvom radu.

stol 1

Tablica 2. Procjena troškova projekta “Organizacija natjecanja “Najbolji porezni obveznik Sankt Peterburga””

Kako bi se poboljšala kvaliteta procesa procjene troškova, voditelju projekta preporučuje se pridržavanje sljedećih načela.

• Načelo optimalne odgovornosti- onaj tko se u to najbolje razumije najbolje će procijeniti cijenu zadatka. Često je takva osoba izravni izvršitelj zadatka. Njegove procjene su najtočnije, temeljene na njegovom iskustvu i stručnom znanju. Osim toga, uključivanjem izvođača u proces planiranja, voditelj projekta time povećava njihovu motivaciju i odgovornost za rezultat prilikom izvršenja zadatka.
• Načelo neovisnosti- procjena troškova operacija i radova mora se provoditi neovisno o procjeni s njima povezanih poslova. Svaki posao smatra se neovisnim o drugim poslovima. Odnos između aktivnosti, povezanih rizika i povezanih odstupanja uzet će se u obzir prilikom agregiranja informacija primljenih na višoj razini planiranja.
• Načelo primjerenosti uvjeta- pri ocjeni i obračunu rada vještak se mora rukovoditi pretpostavkom da ima odgovarajuće uvjete za izvođenje, dovoljnu količinu sredstava i da su mu na raspolaganju učinkovite metode za obavljanje poslova. Naravno, život je složeniji od pretpostavki o njemu, pa su tako dobiveni izračuni skloni pretjeranom optimizmu. Kako bi dobio točnije procjene, stručnjak mora adekvatno uzeti u obzir ograničenja projekta u svojim pretpostavkama. Najvjerojatnije će to dovesti do povećanja ocjena, ali bit će razumno i primjereno.
• Načelo prepoznavanja rizika- procjene koje se unose u planske dokumente moraju uzeti u obzir nepredviđene okolnosti i rizike koji mogu utjecati na troškove i rokove radova. Apsolutno je normalno uključiti rezerve rizika u procjenu. Međutim, njihova vrijednost mora biti rezultat odgovarajuće, smislene analize i izračuna. Uvođenje rezerve "za svaki slučaj" u trošak rada najčešće je neučinkovito. Pretvara se u elementarno “reosiguranje”, planiranje “za svaki slučaj”, koje nije opravdano ni objektivnim okolnostima ni stvarnim stanjem u projektu.
• Načelo prava na pogrešku- svaka procjena je pretpostavka. Svaka pretpostavka sadrži grešku. Zadatak stručnjaka je da ovu grešku svede na minimum. Uvođenje kazni za pogreške, sankcija za svako odstupanje stvarnih podataka od prognoziranih dovest će do “ponovnih hipoteka” i “reosiguranja”. Izvođači i stručnjaci učinit će nerazumne rezerve kako bi izbjegli kaznu. Sve procjene će sadržavati isključivo pesimističke vrijednosti. Istodobno, praktički nema nade da će se u takvim uvjetima stvarni i planirani troškovi poklopiti ili da će doći do ušteda. Poznati Murphyjev zakon kaže: "Svaki proračun bit će potrošen u cijelosti." Povjerenje stručnjaku uvelike će poboljšati točnost vaših procjena.

Izrada procjena

Izrada procjena- proces strukturiranja i sistematizacije troškovnika dobivenih u fazi troškovnika. Strukturiranje i sistematizacija podataka o cijeni rada provodi se u skladu s troškovnicima usvojenim u računovodstvenom sustavu matične organizacije projekta.

Predračun - dokument koji sadrži popis troškova projekta koji proizlaze iz opsega radova projekta, potrebnih sredstava i cijena, strukturiran po stavkama.

Ako je u projektu (matičnoj organizaciji) uobičajeno projektne procjene strukturirati prema radu, tada je proces izrade procjena uvelike pojednostavljen. Predračuni strukturirani po radu prenose se u predračun i objedinjuju u jedan dokument.

Ako je zahtjev tvrtke da troškove u predračunu strukturira po troškovnim stavkama, proces postaje nešto kompliciraniji. Obično se razlikuju:

• izravni troškovi (rashodi);
• opći (neizravni) troškovi;
• opći i administrativni režijski troškovi.

Izravni troškovi- troškovi koji su izravno povezani s proizvodnjom proizvoda i radom na projektu; troškovi proizvodnje uključeni u trošak proizvodnje, u izravne troškove proizvodnje.

Izravni troškovi izravno su povezani s radnim paketom. To uključuje:

• rad košta;
• troškovi materijala i opreme;
• ostali troškovi u vezi s obavljanjem posla.

Voditelj projekta i njegov tim mogu izravno utjecati na izravne troškove. Utjecaj projektnog tima na ostale troškove je ograničen.

Režijski troškovi (neizravni troškovi)- izdaci koji prate glavnu proizvodnju, ali nisu u neposrednoj vezi s njom i ne ulaze u trošak rada i materijala. Režijski troškovi ne mogu se vezati uz konkretan rad ili rezultat. Primjenjuju se na cijeli projekt u cjelini. Ovo su troškovi za:

• održavanje i upravljanje stalnim sredstvima;
• upravljanje, organizacija, održavanje proizvodnje;
• službena putovanja;
• obuka zaposlenika.

Opći i administrativni režijski troškovi (fiksni troškovi)- troškovi koji nisu povezani ni s jednim konkretnim projektom. Odnose se na troškove tvrtke, ali se istovremeno odnose i na projekt. Opći i administrativni troškovi obično uključuju troškove održavanja rukovodećeg osoblja i pratećih odjela (računovodstvo, tajništvo, sigurnost itd.).

Praksa upravljanja projektima

Neka poduzeća imaju fiksni iznos općih i administrativnih režijskih troškova (na primjer, kao postotak). Ovaj iznos izračunava voditelj projekta i dodaje ga izračunatim izravnim troškovima. Ova praksa ima pravo na život, iako njezina uporaba ponekad može uzrokovati značajno povećanje troškova projekta.

Klasifikacija procjena

• lokalni;
• objekt;
• predračune za pojedine vrste troškova;
• konsolidirano (izračun konsolidirane procjene).

Lokalne procjene- primarni dokument koji sadrži izračune i procjene troškova strukturnih elemenata i vrsta radova za projekt u trenutnim ili predviđenim cijenama.

Popis lokalnih izvora uključuje:

• troškovi rada zaposlenika (ljudski sati);
• vrijeme korištenja opreme (strojni sati);
• utrošak materijala, proizvoda, konstrukcija itd. (u prihvaćenim fizičkim mjernim jedinicama).

Procjena lokalnih resursa može uključivati:

• rad košta;
• operativni troškovi opreme;
• Trošak materijala;
• režijski troškovi;
• procijenjena dobit;
• procijenjena vrijednost.

Približna struktura lokalne procjene data je u tablici 3.

Tablica 3

Procjena objekta- dokument koji sadrži kalkulacije i troškovnike za objekt (objekte) u cjelini po osnovnim ili tekućim cijenama.

• Osnovna cijena- cijena proizvoda standardne kakvoće, na temelju koje se utvrđuje cijena proizvoda više i niže kvalitete, primjerice u slučaju kada se svojstva stvarno isporučenog proizvoda razlikuju od onih navedenih u ugovoru.
• Trenutna cijena- cijena ili tarifa na snazi ​​u određenom vremenskom razdoblju (može biti veleprodaja, nabava, maloprodaja, cijene i stope u građevinarstvu, tarife i cijene usluga koje se pružaju poduzećima, organizacijama, stanovništvu).

Na temelju rezultata izrade procjene objekta projekta, tim za upravljanje projektom i kupac mogu dobiti pokazatelje jedinične cijene objekta:

• trošak 1 kvadrata m površine (na primjer, stambene ili uredske);
• trošak od 1 kubika m volumen (na primjer, struktura koja se gradi);
• trošak 1 m duljine (na primjer, režije);
• standardni intenzitet rada;
• procijenjena plaća.

Predračuni za pojedine vrste troškova– isprave koje sadrže kalkulacije i troškovnike na temelju troškova koji nisu uzeti u obzir predračunskim standardima.

Neke vrste troškova uključuju:

• bonusi za prijevremeni završetak projekta;
• plaćanje konzultantskih i revizijskih usluga;
• isplata naknada i naknada;
• plaćanje nepredviđenih poslovnih putovanja;
• plaćanje prijevoza zaposlenika (dostava do mjesta rada);
• troškovi oglašavanja;
• premije osiguranja za dobrovoljno osiguranje;
• plaćanje usluga mobilnih operatera, Internet providera;
• drugo.

Zbirna procjena- glavni dokument kojim se definira troškovnik zahvata, sažima podatke lokalnih i lokacijskih predračuna i predračuna za pojedine vrste troškova, u temeljnim i tekućim cijenama ili u temeljnim i predviđenim cijenama.

U proračunu sažetog predračuna, podaci lokalnih i predračunskih podataka sabiru se i objedinjuju na razini cijelog projekta. Konačni predračun uključuje podatke iz predračuna za pojedine vrste troškova. Zbirna procjena (sažeta procjena) obično je popraćena bilješkom s objašnjenjem, koja sadrži povezane podatke potrebne za razumijevanje dokumenta i olakšavanje rada s njim.

Struktura i sastav konsolidirane procjene prikazani su na slici 2.

Slika 2. Struktura sumarne procjene projekta

Na temelju njihove namjene, procjene se dijele na sljedeće (vidi tablicu 4):

• preliminarni - namijenjen utvrđivanju reda veličine očekivanih troškova početnog projekta;
• primarni - dizajniran za usporedbu planiranih troškova projekta s postojećim financijskim ograničenjima;
• faktorijel - isto što i primarni;
• bliski - namijenjeni donošenju konačne investicijske odluke o pokretanju ili odustajanju od projekta;
• sažetak - dizajniran za finalizaciju troškova projekta.

Tablica 4

Dakle, procjena je dokument koji sadrži strukturirane informacije o tome koliko će novca biti potrošeno na što u projektu.

Izrada proračuna projekta

Glavni planski dokument kojim se utvrđuju planirani troškovni pokazatelji projekta je proračun projekta. Osim pitanja koliko će se novca potrošiti na projekt i na što, voditelja projekta jako zanima pitanje kada se to treba i može potrošiti. Odgovor na ovo pitanje daje izrada proračuna projekta.

Proračun projekta- još jedan dokument čiji razvoj savršeno ilustrira načelo sekvencijalnog razvoja.

Gotovo je nemoguće razviti točan, potpun i realan proračun iz prvog pokušaja. Proračun se pojašnjava i prilagođava kako projekt napreduje. Ovisno o fazi projekta i namjeni, razlikuje se nekoliko vrsta proračuna (vidi tablicu 5). Mogu imati različite stupnjeve točnosti. Međutim, kako se proračun pročišćava tijekom projekta, pogreška bi se trebala smanjiti.

Budžetiranje- proces strukturiranja troškova projekta prema kontnom planu za troškovno računovodstvo pojedinog projekta. Strukturiranje proračuna može se izvršiti:

• prema vrsti posla;
• stavke troškova;
• izvještajna razdoblja;
• rizici;
• drugačija struktura.

Budžetiranje – planiranje troškova. Njegov rezultat je proračun ili troškovnik, odnosno odgovor na pitanja: kada, koliko i na što će se novac potrošiti. Algoritam za izradu proračuna projekta prikazan je u tablici 6. Gotovo je nemoguće izraditi proračun projekta bez kalendarskog plana. Obično se razvoj rasporeda i proračuna odvija paralelno.

Tablica 5

Tablica 6

Izračun i optimizacija proračuna projekta

Temeljne razlike između proračuna i procjene su prisutnost dijela prihoda u proračunu i raspodjela troškova tijekom vremena. Proračun je raspored budućih troškova i prihoda. U slučaju da projekt ne predviđa post-investicijsku fazu, odnosno fazu stvaranja dobiti, prihodni dio proračuna se ne razvija.

Ako je osiguran dio prihoda, on se razvija na temelju podataka marketinških stručnjaka o planiranim količinama prodaje proizvoda projekta i predviđenim cijenama.

Ako se izrađuje proračun troškova, onda ako su dostupne točne procjene, proces pretvaranja procjene u proračun postaje tehnička funkcija. Predračun je dokument koji odgovara na pitanja koliko i za što platiti u projektu. Proračun ovim pitanjima dodaje i odgovor na pitanje kada će se to dogoditi.

Procjena se superponira na vremenskoj osi, a sva plaćanja raspoređuju se tijekom vremena. Kada koristite proračunske informacijske sustave i dodjeljujete troškove određenom poslu, sustav radi ostalo automatski.

Proračun se može prikazati u različitim oblicima. Najčešći oblik prikaza proračuna je u obliku tablice. Ponekad se radi jasnoće koriste histogrami ili tortni grafikoni.

Utvrđivanje osnovnog (početnog) budžeta

Poput rasporeda, plan troškova ili proračun će pratiti i kontrolirati upravitelj kako projekt napreduje. Nakon što dobije podatke o stvarnim troškovima izvođenja radova, upravitelj će ih morati usporediti s planiranim. Ulogu referentnog proračuna imat će pravovremeno fiksirani temeljni (početni) proračun.

Praksa upravljanja projektima

U nekim investicijskim, građevinskim i razvojnim tvrtkama osnovni proračun ima 2-3 verzije.

Prva verzija temeljnog proračuna utvrđuje se nakon odobrenja studije izvodljivosti, završetka predinvesticijske faze i odluke o pokretanju investicijske faze projekta, odnosno prijelaza u izgradnju.

Druga verzija osnovnog proračuna utvrđuje se nakon primitka projektno-proračunske dokumentacije i izvršenja potrebnih prilagodbi osnovnog proračuna prve verzije.

Treća verzija je fiksna u slučaju značajnih odstupanja od osnovnog proračuna tijekom provedbe. Ova verzija osnovnog proračuna nije uvijek slučaj. Promjene druge verzije osnovnog proračuna smatraju se velikom promjenom projekta.

Kontrola troškova projekta

Izrada proračuna projekta pola je uspjeha. Završetak projektnog rada i ne prekoračenje budžeta je druga polovica zadatka.

Voditelj projekta mora izgraditi učinkovit sustav za kontrolu troškova projekta i osigurati pravovremenu provedbu korektivnih radnji kako bi se minimalizirala odstupanja od proračuna. Dva su glavna zadatka kontrole troškova:

1. obračun stvarnih troškova;
2. predviđanje budućih troškova.

Korištenje tradicionalnih metoda kontrole troškova često omogućuje rješavanje samo prvog problema kontrole - računovodstva.

Tradicionalna kontrola troškova

Predanost voditelja projekta procesu izrade proračuna daje projektnom timu detaljan i realan financijski plan. Sustav kontrole izvršenja proračuna daje voditelju projekta stvarne podatke o izvršenju proračuna. Ove informacije trebaju omogućiti voditelju projekta da donese ispravnu odluku o trenutnom stanju projekta.

Na temelju dostupnih podataka, postaje moguće provesti analizu troškova projekta "od plana do činjenice".

Obično se uspoređuju dvije vrijednosti:

• planirani trošak obavljenog posla ili zarađena vrijednost (EV - Earned Value);
• stvarni trošak izvedenih radova (AC - Actual Cost).

Razlika između ovih pokazatelja naziva se varijanca troškova (CV - Cost Variance) (vidi sliku 3).

Iz slike 3 može se vidjeti da je stvarni trošak obavljenog rada (AC) 4000 rubalja veći od planiranog troška rada (EV). U projektu postoji prekoračenje troškova od 4000 RUB. (CV). Čini se da stvari stoje loše. Ali preuranjeno je donijeti takvu odluku.

Slika 3. Tradicionalna kontrola troškova projekta

Varijanca troškova u projektu izračunava se pomoću formule

CV = EV - AC.

Kod tradicionalnog načina kontrole prate se samo troškovni pokazatelji izvršenja radova. Nedostaje mogućnost kontrole volumetrijskih pokazatelja projekta. Dostupni podaci nisu dovoljni da bi se predvidjelo napredovanje radova.

Kako bi donio ispravne odluke, voditelj projekta mora imati mnogo informacija:

• koliko je posla obavljeno u odnosu na plan;
• je li projekt u zaostatku ili ispred roka;
• je li učinjeno ono što je trebalo biti učinjeno do datuma izvještavanja;
• ima li odstupanja od plana rada u pogledu obimnih pokazatelja;
• Jesu li odstupanja od rasporeda slučajna ili je to razuman trend?

Sve te informacije potrebne su voditelju projekta kako bi razumio daljnji napredak projekta i izračunao predviđenu cijenu cjelokupnog projekta u promijenjenim uvjetima. Mogućnost rješavanja navedenih problema pruža korištenje metode zarađene vrijednosti (Earned Value Analysis), koja se često koristi u kontroli projekta.

Metoda zarađene vrijednosti

Metoda zarađene vrijednosti skup je alata koji vam omogućuju mjerenje, analizu i predviđanje vrijednosti glavnih pokazatelja projekta za cijenu, trajanje i sadržaj projekta. Glavni pokazatelji metode su:

• EV- planirani trošak izvedenih radova. Ovo je trošak radova koji su u vrijeme analize izvršeni prema planu prema odobrenom proračunu. Ova brojka je uključena u osnovni proračun kao planirani trošak zadane (stvarno završene) količine posla;
• A.C.- stvarni trošak izvedenih radova. Ovo je zapravo trošak radova koji su dovršeni u trenutku analize, novac koji je stvarno potrošen na radove koji su trenutno dovršeni;
• PV(planirani volumen, planirana vrijednost) - planirani trošak planiranog rada. Ovo je trošak radova koji moraju biti dovršeni u vrijeme analize prema odobrenom proračunu. Ova vrijednost je uključena u osnovni proračun kao trošak količine posla koji se mora dovršiti do ovog trenutka.

Prvi i drugi pokazatelj su nam već poznati i jasno je zašto su potrebni. Usporedbom savladanog volumena i stvarnog troška, ​​odnosno troška prema proračunu i stvarnog troška onih radova koji su već završeni, moguće je utvrditi postoje li prekoračenja troškova u projektu.

CV (varijanca troškova) je razlika između zarađenog volumena i stvarnih troškova:

CV = EV - AC.

• Ako CV< 0, в проекте имеет место перерасход средств.
• Ako je CV > 0, projekt ima proračunske uštede.

Fizički smisao izračuna CV pokazatelja je usporedba stvarno obavljenog posla u planiranom (proračunu) i stvarnom novcu. Na slici 3 jasno je da postoji prekoračenje proračuna od 4000 RUB, ali uopće nije jasno kako se provodi raspored projekta. Možda je do prekoračenja troškova došlo zbog brzine izvršenja? Jesu li svi do sada planirani radovi završeni? Ili ima nedovršenog posla? Ili je možda završeno više posla od planiranog?

Indikator će vam pomoći odgovoriti na ovo pitanje PV- planirani volumen. Uspoređujući ga s savladanim volumenom, možete odgovoriti na postavljena pitanja.

Slika 4. Pokazatelji metode zarađene vrijednosti

SV (schedule varijanca, Schedule Variance) je razlika između masterovanog volumena i planiranog volumena:

SV = EV - PV

• Ako S.V.< 0, в проекте имеет место отставание от графика выполнения работ.
• Ako je SV > 0, projekt je ispred rasporeda.

Fizički smisao izračuna pokazatelja SV je usporedba u planiranom (proračunskom) novcu stvarno izvršenog obima posla (EV) i obima posla koji se prema rasporedu radova mora izvršiti. Na slici 4, situacija prikazana na slici 12.3 je razvijena i može se okarakterizirati nešto drugačije.

Analizirajući odstupanje troškova CV = -4000 rubalja, možemo reći da postoji prekomjerna potrošnja, a to je loše. Međutim, s obzirom na vrijednost odstupanja rasporeda SV = 5000 rubalja, možemo izvući drugačiji zaključak. Doista, postoji prekoračenje troškova od 4000 RUB. Ali u isto vrijeme, odstupanje prema rasporedu je +5000 rubalja, tj. Više radova je završeno nego što je planirano. Možda je prekoračenje troškova posljedica velike brzine rada. Kao što znate, vrijeme je novac. Izvršeno je više posla od planiranog, a to morate platiti.

Predviđanje troškova projekta

Dakle, funkcija računovodstvene kontrole je završena. Situacija nastala na projektu je adekvatno analizirana i razjašnjeno je trenutno stanje projekta.Druga i najvažnija komponenta kontrole je prognoza daljnjeg napretka projekta.

Koliki će biti stvarni trošak projekta po završetku? Koliko će zapravo novca biti potrošeno na projekt? Ova su pitanja važna za voditelja projekta. Metoda zarađene vrijednosti također može dati odgovor na njih. Apsolutni CV i SV pokazatelji omogućuju izvođenje zaključaka o trenutnom, trenutnom stanju projekta. Razumijevanje trendova i predviđanja zahtijeva relativnu metriku.

Metoda zarađene vrijednosti daje ne samo apsolutne, već i relativne pokazatelje dovršenosti projekta.

CPI (Cost Performance Index) - indeks troškovne učinkovitosti:

• relativni pokazatelj koji karakterizira učinkovitost trošenja novca u projektu;
• omjer zarađene vrijednosti i stvarnog troška.

CPI = EV/AC.

SPI (Schedule Performance Index) - indeks izvedbe rasporeda:

• relativni pokazatelj koji karakterizira stupanj ostvarenja projektnih pokazatelja u smislu opsega radova i ispunjenja projektnog plana;
• omjer vrijednosti savladanog volumena i planiranog volumena.

SPI = EV/PV.

Indeks troškovne učinkovitosti projekta karakterizira troškovne parametre projekta:

• ako CPI< 1, в проекте имеет место перерасход средств;
• ako je CPI > 1, projekt ima proračunske uštede.

Indeks izvršenja rasporeda karakterizira parametre provedbe rasporeda i obim obavljenog posla:

• ako je SPI< 1, в проекте имеет место отставание по срокам;
• Ako je SPI > 1, projekt je ispred rasporeda.

Indeksi će pomoći voditelju projekta u izračunavanju prognoza za daljnji napredak projekta. Za predviđanje budućih troškova projekta, posebno za izračun procjena na kraju projekta, voditelj projekta trebat će:

• razumijevanje koliko je novca već potrošeno;
• predviđanje koliko novca ostaje za potrošiti.

Predviđanje preostalih troškova projekta glavni je zadatak tima za upravljanje troškovima. Metoda zarađene vrijednosti omogućuje izračun uzimajući u obzir stvarno stanje u projektu.

Kako bismo razumjeli mogućnosti metode zarađene vrijednosti za predviđanje budućih pokazatelja troškova projekta, uvest ćemo još nekoliko koncepata.

BAC (Proračun je dovršen)- planirano vas košta! završetak svih projektnih radova, evidentiran u osnovnom proračunu projekta. Proračun za dovršetak izračunava se tijekom planiranja i izrade procjena i proračuna za projekt.

EAC (procjena je dovršena)- procijenjeni (predviđeni) trošak izvođenja projektnih radova, izračunat na temelju dostupnih činjeničnih informacija o napretku projekta i njegovih troškovnih pokazatelja u trenutnom trenutku. Procjena završetka može se izračunati u bilo kojoj točki projekta. Da bi se izračunala njegova točna vrijednost, potrebna je vrijednost stvarnih troškova u projektu. Na početku projekta, kada još nema stvarnih troškova, procjena dovršetka je vrijednost proračuna dovršetka:

EAC = BAC (u trenutku kada je osnovni proračun fiksiran).

ETC (Procjena za dovršetak)- prognozirana vrijednost troškova dovršetka preostalih radova na projektu od trenutka analize do završetka projekta. Izračunavanje procjene prije završetka glavni je zadatak voditelja projekta pri predviđanju njegovih troškovnih pokazatelja. Posjedovanje vrijednosti procjene prije dovršetka čini izračun procjene dovršetka tehničkim zadatkom:

Glavna prognoza i osnovne procjene troškova projekta jasnije su prikazane na slici 5. Metoda zarađene vrijednosti omogućuje vam da izračunate procjenu prije završetka, uzimajući u obzir trenutnu situaciju u projektu. Da biste to učinili, analiziraju se postojeće činjenične informacije i odabire se metoda za izračun pokazatelja prognoze. Opcije i formule za izračun prognoziranih pokazatelja troškova projekta primjenom metode zarađene vrijednosti dane su u tablici 7.

Slika 5. Predviđanje troškova korištenjem metode zarađene vrijednosti

Kao što se može vidjeti iz gornjih formula, indeks troškovne učinkovitosti CPI unosi se u formulu za izračun kako bi se uzeo u obzir trend troškovne učinkovitosti u projektu.

• Ako projekt ima prekoračenja troškova, unesite CPI vrijednost u formulu< 1 в знаменатель увеличивает значение оценки до завершения. Это логично. Раз есть перерасход сейчас, то сохранение тенденции приведет к общему перерасходу по итогам проекта.
• Ako projekt trenutačno ostvaruje uštede troškova, tada uvođenje CPI vrijednosti > 1 u nazivnik u formuli povećava vrijednost procjene do završetka. Budući da sada postoje uštede, održavanje trenda dovest će do ušteda u cijelom proračunu.

Analiza trendova i tendencija

Procjenama i prognozama ne treba slijepo vjerovati. Načela troškovnog računovodstva u projektima mogu varirati. Vrijednost stvarnih troškova projekta (AC) možda ne odgovara stvarnosti (pogledajte odjeljak “Koncept upravljanja troškovima projekta”).

• Opcija 1. Obveze smo stekli samo narudžbom opreme u proizvodnom pogonu, a povećana je vrijednost stvarne cijene izvedenih radova (AC). Indeks završetka projekta trebao bi pokazati prekoračenje proračuna: posao još nije dovršen, ali je novac potrošen.
• opcija 2. U slučaju plaćanja za rad po završetku, javlja se suprotna situacija: posao je završen, ali stvarni troškovi još nisu otpisani. Izračunate vrijednosti indeksa i prognoze pokazat će ozbiljne uštede u proračunu projekta.

Tablica 7

Za povećanje točnosti predviđanja potrebno je organizirati redovito prikupljanje činjeničnih informacija o troškovnim pokazateljima i ponovno izračunavanje procjena predviđanja. Na temelju dobivenih ocjena potrebno je izraditi grafikone i analizirati postojeće trendove i tendencije.

Ako tri ili četiri izvještajna razdoblja izračunati pokazatelji glavnih procjena imaju isto značenje, na primjer, "prekoračenje proračuna", povjerenje u takvu procjenu značajno se povećava. Ako tri ili četiri izvještajna razdoblja procjene pokazuju različite vrijednosti (bilo "prekomjerni trošak" ili "ušteda"), to može biti zbog osobitosti troškovnog računovodstva u projektu ili drugih razloga.

Trošak projekta određen je ukupnim troškom resursa projekta, troškovima i vremenom završetka projektnih radova.

Za građevinske projekte utvrđuje se trošak građenja, a to je dio troška projekta koji uključuje sredstva potrebna za kapitalnu izgradnju. Procjena svih troškova projekta jednaka je procjeni ukupnih troškova projekta.

Upravljanje troškovima projekta uključuje procese potrebne kako bi se osiguralo da je projekt dovršen unutar odobrenog proračuna.

U kontekstu ovog poglavlja, upravljanje vrijednošću i upravljanje troškovima praktički su identični pojmovi. Ciljevi sustava upravljanja troškovima (troškovima) su razviti politike, procedure i metode koje omogućuju planiranje i pravovremenu kontrolu troškova.

Upravljanje troškovima (troškovima) projekta uključuje sljedeće procese:

procjena troškova projekta;

budžetiranje projekta, tj. postavljanje ciljeva troškova za provedbu projekta;

kontrola cijene (troškova) projekta, stalna procjena stvarnih troškova, usporedba s prethodno planiranim u proračunu i izrada korektivnih i preventivnih mjera.

Glavni dokument kojim se upravlja troškovima projekta je proračun. Proračun je direktivni dokument koji predstavlja registar planiranih rashoda i prihoda raspoređenih po stavkama za odgovarajuće vremensko razdoblje. Proračun je dokument koji definira resursna ograničenja projekta, stoga kod upravljanja troškovima u prvi plan dolazi njegova troškovna komponenta koja se obično naziva procjena projekta.

Predračun projekta je dokument koji sadrži obrazloženje i izračun cijene projekta (ugovor), obično na temelju opsega projekta, potrebnih sredstava i cijene.

Jedan od načina upravljanja troškovima projekta je korištenje strukture računa troškova (kontnih planova). Za obavljanje posla potrebna su sredstva koja se mogu izraziti kako u radu radnika, materijalu, opremi, tako iu obliku novčanih stavki troškova, kada nema potrebe ili mogućnosti da se zna koja sredstva čine. U fazi proračuna za rad, svi resursi uključeni u njegovu provedbu otpisuju se na različite stavke troškova.

Budući da je struktura računa troškova razvijena prema načelima dekompozicije, agregiranjem informacija iz računa nižih razina strukture, moguće je dobiti podatke o troškovima na potrebnoj razini detalja, do gornje razine, karakterizirajući proračun projekta.

Prilikom izvođenja projektnih radova, podaci o stvarnim troškovima također se bilježe u odgovarajućim računima troškova, što omogućuje usporedbu planiranih (proračunskih) troškova sa stvarnim troškovima na odgovarajućim razinama detalja.

Upravljanje troškovima provodi se tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, a naravno, procesi upravljanja različito se implementiraju u različitim fazama projektnog ciklusa.

Predstavljeni koncept bit će opisan dok promatramo procese koji čine upravljanje troškovima, posebno proces procjene troškova projekta, jer je ovaj proces temeljan i za proračun i kontrolu i za funkciju upravljanja troškovima u cjelini.

Raspodjela troškova projekta tijekom životnog ciklusa je neravnomjerna, ali treba napomenuti da se glavne odluke koje određuju pokazatelje troškova projekta donose u predinvesticijskoj fazi projekta. Stoga je sposobnost upravljanja troškovima projekta također neravnomjerno raspoređena kroz njegov životni ciklus.

Trošak projekta određen je ukupnim troškom resursa projekta, troškovima i vremenom završetka projektnih radova. Za građevinske projekte utvrđuje se trošak građenja, a to je dio troška projekta koji uključuje sredstva potrebna za kapitalnu izgradnju. Procjena svih troškova projekta jednaka je procjeni ukupnih troškova projekta.

Upravljanje troškovima projekta uključuje procese potrebne kako bi se osiguralo da je projekt dovršen unutar odobrenog proračuna. U kontekstu ovog poglavlja, upravljanje vrijednošću i upravljanje troškovima praktički su identični pojmovi. Ciljevi sustava upravljanja troškovima (troškovima) su razviti politike, procedure i metode koje omogućuju planiranje i pravovremenu kontrolu troškova.

Upravljanje troškovima (troškovima) projekta uključuje sljedeće procese:

Procjena troškova projekta;

Budžetiranje projekta, tj. postavljanje ciljeva troškova za provedbu projekta;

Kontrola cijene (troškova) projekta, stalna procjena stvarnih troškova, usporedba s prethodno planiranim u proračunu i izrada korektivnih i preventivnih mjera.

Glavni dokument kojim se upravlja troškovima projekta je proračun. Proračun je direktivni dokument koji predstavlja registar planiranih rashoda i prihoda raspoređenih po stavkama za odgovarajuće vremensko razdoblje. Proračun je dokument koji definira resursna ograničenja projekta, stoga kod upravljanja troškovima u prvi plan dolazi njegova troškovna komponenta koja se obično naziva procjena projekta.

Procjena projekta - dokument koji sadrži obrazloženje i izračun troškova projekta (ugovor), obično na temelju opsega projekta, potrebnih sredstava i cijena.

Jedan od načina upravljanja troškovima projekta je korištenje strukture računa troškova (kontnih planova). Za obavljanje posla potrebna su sredstva koja se mogu izraziti kako u radu radnika, materijalu, opremi, tako iu obliku novčanih stavki troškova, kada nema potrebe ili mogućnosti da se zna koja sredstva čine. U fazi proračuna za rad, svi resursi uključeni u njegovu provedbu otpisuju se na različite stavke troškova.

Budući da je struktura računa troškova razvijena prema načelima dekompozicije, agregiranjem informacija iz računa nižih razina strukture, moguće je dobiti podatke o troškovima na potrebnoj razini detalja, do gornje razine, karakterizirajući proračun projekta.

Prilikom izvođenja projektnih radova, podaci o stvarnim troškovima također se bilježe u odgovarajućim računima troškova, što omogućuje usporedbu planiranih (proračunskih) troškova sa stvarnim troškovima na odgovarajućim razinama detalja.

Upravljanje troškovima provodi se tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, a naravno, procesi upravljanja različito se implementiraju u različitim fazama projektnog ciklusa. To se ogleda u modernom konceptu upravljanja troškovima projekta - upravljanje troškovima kroz cijeli projekt (life-cycle costing - LCC)

Raspodjela troškova projekta tijekom životnog ciklusa je neravnomjerna i obično ima strukturu prikazanu na slici 1. Kao što vidite, najveći dio troškova nastaje tijekom faze provedbe projekta. Ali treba napomenuti da se glavne odluke koje određuju trošak projekta donose u predinvesticijskoj fazi projekta. Stoga je sposobnost upravljanja troškovima projekta također neravnomjerno raspoređena kroz njegov životni ciklus.

PROCJENA TROŠKOVA PROJEKTA

Ovisno o fazi životnog ciklusa projekta i svrsi procjene, koriste se različite vrste i metode procjene troškova projekta. Na temelju svrhe procjena, točnost takvih procjena također varira.

U tablici 1 prikazuje različite vrste procjena troškova projekta, s naznakom svrhe procjena i njihove točnosti. Da biste procijenili trošak projekta, morate znati cijenu resursa koji čine projekt, vrijeme potrebno za dovršetak posla i trošak ovog rada. Dakle, procjena troškova počinje određivanjem resursa i radne strukture projekta. Ovi se zadaci rješavaju u sklopu planiranja projekta (poglavlje 13), a modul za procjenu troškova trebao bi dobiti rezultate tog procesa.

Trošak projekta određen je resursima potrebnim za dovršetak radova, uključujući:

*oprema (kupnja, najam, leasing);

*ureaji, ureaji i proizvodni pogoni;

*radna snaga (stalni zaposlenici angažirani po ugovoru o djelu);

*potrošni materijal (dopisnica i sl.);

*materijali;

*obuka, seminari, konferencije;

*podugovori;

*prijevoz itd.

Riža. 1. Distribucija troškova projekta tijekom njegovog životnog ciklusa

Svi se troškovi mogu klasificirati kao:

* izravni i opći troškovi;

* ponavljajuće i jednokratne. Na primjer, mjesečna plaćanja za korištenje proizvodnih pogona su tekući troškovi, kupnja kompleta opreme je jednokratni trošak;

* konstante i varijable ovisno o obimu posla;

* plaćanje prekovremenih radnih sati.

Struktura troškova projekta po stavkama troškova obično se temelji na strukturi kontnog plana projekta, koji je dekompozicija troškova od najviše razine troškova cijelog projekta do najniže razine troškova jedne jedinice resursa. Za određeni projekt odabirete vlastiti kontni plan ili njihovu skupinu. Ruski računovodstveni kontni planovi, međunarodni računovodstveni kontni planovi i kontni planovi upravljačkog računovodstva mogu se koristiti kao osnovne opcije.

Tablica 1 Vrste troškovnika projekta

Tehnika procjene troškova projekta sastoji se od 13 koraka. Oni se mogu razlikovati ovisno o projektu i općenito uključuju sljedeće:

1. Određivanje zahtjeva za resursima rada.

2. Razvoj mrežnog modela.

3. Razvoj strukture raščlambe rada.

4. Procjena troškova prema strukturi raščlambe rada,

5. Rasprava o WBS-u (struktura raščlambe rada) sa svakim od funkcionalnih menadžera.

6. Razvoj glavnog pravca djelovanja.

7. Procjena troškova za svaki element WBS-a.

8. Koordinacija osnovnih troškova s ​​najvišom razinom menadžmenta

9. Rasprava s funkcionalnim menadžerima o potrebama osoblja.

10. Izrada sheme odgovornosti linije.

11. Izrada detaljnih rasporeda.

12. Formiranje zbirnog izvješća o troškovima.

13. Uključivanje rezultata procjene troškova u projektnu dokumentaciju.

Troškovnik projekta je u biti procjena svih troškova potrebnih za uspješnu i potpunu provedbu projekta. Ovi troškovi mogu imati različite ideje, obojene različitim ekonomskim značenjima. Štoviše, razlike između takvih ideja ponekad su vrlo suptilne.

Postoje tri vrste troškova:

*obveze;

* proračunski troškovi (procijenjeni troškovi rada raspoređeni kroz vrijeme);

* stvarni troškovi (gotovinski odljev). Obveze nastaju, primjerice, prilikom naručivanja bilo koje robe ili usluge prije njihove upotrebe u projektu. Kao rezultat toga, izdaju se fakture čije se plaćanje može izvršiti ili u trenutku kada je roba spremna za isporuku, ili u trenutku primitka, ili u skladu s politikom plaćanja koju je usvojila organizacija. U svakom slučaju, prilikom narudžbe budžet se umanjuje za iznos ove narudžbe. U nekim slučajevima se ne uzima u obzir dok se ne primi faktura, što ne odražava točno trenutno stanje proračuna. S tim u vezi, nameće se potreba za sustavom planiranja i obračuna projektnih obveza, koji će osim obavljanja svojih osnovnih funkcija omogućiti i predviđanje budućih plaćanja.

Proračunski troškovi karakteriziraju troškove planirane za proizvodnju rada.

Stvarni troškovi odražavaju troškove nastale tijekom provedbe projektnog rada ili u trenutku isplate sredstava.

Stvarni omjer ovih vrsta troškova ovisi o nekoliko čimbenika, uključujući:

* omjer između količine radnih resursa, materijala i podugovora u projektu;

* politika plaćanja računa u organizaciji;

* rok isporuke glavne opreme;

* raspored rada po podugovorima;

* utjecaj rasporeda rada na to kada i kako će se otpisivati ​​troškovi radnika prilikom isporuke opreme.

Razumijevanje razlika između opisanih "izražaja" troškova omogućit će vam učinkovito upravljanje ukupnim troškovima projekta.

Na temelju strukture životnog ciklusa projekta, njegova cijena uključuje sljedeće komponente:

Troškovi istraživanja i razvoja: izrada predinvesticijskih studija, analiza isplativosti, analiza sustava, izvedbeni projekt i izrada prototipova proizvoda, preliminarna procjena proizvoda projekta, izrada projektne i druge dokumentacije za proizvode;

Troškovi proizvodnje: proizvodnja, montaža i testiranje proizvoda projekta, održavanje proizvodnih kapaciteta, logistika, obuka osoblja itd.;

Troškovi izgradnje: proizvodnih i upravnih prostora (izgradnja novih ili rekonstrukcija starih);

Tekući troškovi: plaće, materijali i poluproizvodi, prijevoz, upravljanje informacijama, kontrola kvalitete itd.;

Uklanjanje proizvoda iz proizvodnje: troškovi ponovne opreme proizvodnih pogona, zbrinjavanje ostataka.

BUDŽETIRANJE PROJEKTA

Budžetiranje se odnosi na određivanje troškovnih vrijednosti radova izvedenih u okviru projekta i projekta u cjelini, proces formiranja proračuna projekta koji sadrži utvrđenu (odobrenu) raspodjelu troškova po vrstama radova, troškovnim stavkama, po vremenu rada, po mjestima troška ili po drugoj strukturi. Struktura proračuna određena je kontnim planom za troškovno računovodstvo pojedinog projekta.Proračun se može formirati kako u okviru tradicionalnog računovodstvenog kontnog plana, tako i korištenjem posebno razvijenog kontnog plana za upravljačko računovodstvo. Praksa pokazuje da u većini slučajeva računovodstveni kontni plan nije dovoljan.Za svaki konkretan projekt potrebno je voditi računa o određenim specifičnostima sa stajališta upravljanja troškovima, stoga svaki projekt mora imati svoj jedinstveni kontni plan, ali koji je na temelju utvrđenih pokazatelja upravljačkog računovodstva.

Različite vrste proračuna razvijaju se u različitim fazama i fazama projekta. Točnost i svrha ovih vrsta proračuna prikazani su u tablici. 2. Budžetiranje je planiranje troškova, odnosno utvrđivanje plana troškova: kada, koliko i za što će se novac platiti.

Proračun se može sastaviti kao:

1) rasporedi troškova,

2) matrice raspodjele troškova,

3) stupčasti dijagrami troškova,

4) stupčaste dijagrame kumulativnih (kumulativnih) troškova,

5) linearni dijagrami kumulativnih troškova raspoređenih u vremenu

6) tortni grafikoni strukture troškova itd.

tablica 2

Vrste proračuna

Oblik u kojem se prikazuju proračuni ovisi o:

Potrošač dokumenata;

Svrha izrade dokumenta;

Utvrđeni standardi;

Informacije od interesa.

Ovisno o fazi životnog ciklusa projekta, proračuni mogu biti:

Preliminarni (evaluacijski);

Odobreno (službeno);

Struja (ispravljiva);

Stvarno.

Nakon provedbe studija izvedivosti (poglavlje 4), sastavljaju se preliminarni proračuni koji su više evaluativni nego preskriptivni. O takvim se proračunima pregovara sa svim dionicima, a na kraju ih odobrava voditelj projekta ili drugi donositelj odluka. Nakon što proračun dobije službeni status, on postaje standard s kojim se uspoređuju stvarni rezultati. Tijekom provedbe projekta dolazi do odstupanja od prethodno planiranih pokazatelja, što se treba pravodobno odraziti na tekuće proračune. A po završetku svih radova stvara se stvarni proračun kao konačni dokument koji odražava stvarne brojke.

Procjene koje predstavljaju proračun rashoda zaslužuju posebnu pozornost. Predračunska dokumentacija je važan sastavni dio proračunske dokumentacije u velikim investicijskim projektima

Jedno od prvih pitanja koje će investitor postaviti inicijatoru projekta bit će: “Koliko to košta?” Odgovor je neophodan za donošenje adekvatne odluke o pokretanju projekta. I vrlo je važno pronaći ovaj odgovor. Da budem potpuno iskren, točan odgovor dobivate tek nakon završetka projekta. U ostatku vremena poznate su samo pretpostavke o cijeni budućeg projekta.

Pretpostavke o trošku projekta i potrebnim sredstvima za njegovu provedbu treba predstaviti u obliku jasnog, strukturiranog dokumenta koji odgovara na pitanja: koliko, kada i na što će se sredstva utrošiti tijekom projekta.

U budućnosti će voditelj projekta morati uložiti mnogo napora kako bi osigurao da se njegove pretpostavke obistine i projekt završi u okviru odobrenog budžeta.

Navedene radnje voditelja projekta i tima čine sadržaj upravljanja troškovima projekta.

Ciljevi učenja

Nakon proučavanja ovog poglavlja, čitatelj će dobiti odgovore na sljedeća pitanja.

• Kako odrediti cijenu projekta?
• Što je procjena i koje informacije daje voditelju projekta?
• Koliki je budžet projekta i zašto se često premašuje?
• Kako razviti realan proračun projekta?
• Kako organizirati učinkovitu kontrolu troškova u projektu?
• Što je metoda zarađene vrijednosti i zašto je potrebna?

Koncept upravljanja troškovima projekta

Ovo poglavlje raspravlja o sredstvima, metodama i instrumentima koji osiguravaju upravljanje troškovima za projekt u različitim fazama njegove provedbe.

Upravljanje troškovima osigurano je implementacijom sljedećih procesa tijekom projekta:

• procjene troškova;
• izrada proračuna projekta;
• kontrola troškova projekta.

Procesi upravljanja troškovima projekta osiguravaju:

• razumijevanje od strane voditelja projekta, naručitelja i investitora projekta predviđenih troškova pojedinih radova, radnih paketa i cijelog projekta (proces procjene troškova);
• jasno razumijevanje voditelja projekta o tome kada, koliko i na koja sredstva će se potrošiti u projektu (proces izrade proračuna);
• nepostojanje nepredviđenih troškova u projektu, smanjenje broja izmjena i odstupanja stvarnog proračuna od odobrenog osnovnog proračuna (proces kontrole troškova).

Štoviše, ti procesi, kao i svi procesi tijekom provedbe projekta, mogu biti iterativni i odvijati se na principima sekvencijalnog razvoja.

Glavni zadaci voditelja projekta u upravljanju troškovima:

• određivanje općih pravila i načela za upravljanje troškovima projekta;
• razvoj sustava upravljanja troškovima projekta;
• uključivanje relevantnih funkcionalnih stručnjaka u poslove procjene troškova;
• procjena količine resursa potrebnih za provedbu projekta;
• organiziranje izrade procjena i proračuna za projekt;
• osiguranje financiranja projekta prema financijskom planu;
• obračun stvarnih troškova tijekom projekta;
• kontrola troškovnih parametara projekta, prepoznavanje odstupanja i pravovremena provedba korektivnih mjera;
• arhiviranje činjeničnih informacija o troškovnim parametrima projekta.

Upravljanje troškovima projekta integrira procese koji se izvode tijekom planiranja, proračuna i kontrole troškova kako bi se osiguralo da je projekt dovršen unutar odobrenog proračuna.
PMBOK

Upravljanje troškovima i financijama projekta- dio za upravljanje projektima koji uključuje procese potrebne za formiranje i kontrolu provedbe odobrenog proračuna projekta.
NTK

Važna značajka procesa upravljanja troškovima projekta je njihova vrlo bliska povezanost s drugim procesima planiranja. Konkretno, teško je pretpostaviti da će biti moguće izraditi točan proračun bez informacija o potrebnim resursima i bez kalendarskog plana.

Informacije o rizicima projekta također mogu značajno utjecati na veličinu i dizajn projekta.

Jedan od prvih koraka koje voditelj projekta poduzima u upravljanju troškovima projekta je razvoj koncepta upravljanja troškovima. Ovaj koncept treba sadržavati opća pravila za organizaciju upravljanja troškovima projekta, načela računovodstva i dokumentacije, preporučene metode i tehnologije.

Razvoj koncepta upravljanja troškovima i financiranjem projekta:

• razvoj strategije za upravljanje troškovima i financijama projekta (definiranje ciljeva i zadataka, kriterija uspjeha i neuspjeha, ograničenja i pretpostavki);
• provođenje ekonomske analize i opravdanosti projekta (marketing, procjena troškova i izvora financiranja, prognoza realizacije);
• opća ekonomska procjena projekta;
• razvoj proširenog rasporeda financiranja;
• određivanje zahtjeva za sustav upravljanja troškovima i financiranjem u projektu;
• odobrenje koncepta.

Svi troškovi u projektu mogu se podijeliti u tri vrste:

1. obveze;
2. proračunski troškovi;
3. stvarni troškovi.

obveze- to su planirani, budući troškovi koji nastaju prilikom sklapanja sporazuma, ugovora ili naručivanja bilo koje robe ili usluge. To se obično događa unaprijed prema planu projekta. Računi koje izdaju dobavljači podliježu obveznom plaćanju. Međutim, plaćanje se može izvršiti prema različitim pravilima u različitim vremenskim trenucima:

• u trenutku spremnosti materijala i komponenti;
• nakon isporuke dobara i usluga;
• pod uvjetima potpunog ili djelomičnog plaćanja unaprijed;
• u skladu s politikom organizacije koja kupuje ili pruža robu i usluge.

Ovisno o tome kako je organizirano računovodstvo u organizaciji, prije ili kasnije moguće je dokumentirati smanjenje proračuna za iznos obveza. Neke organizacije ne uzimaju u obzir te troškove dok se faktura ne primi ili ne plati. U ovom slučaju trenutno stanje proračuna projekta dostupno je menadžeru u iskrivljenom obliku i ne daje cjelovitu sliku za donošenje odluka.

Proračunski troškovi predstavljaju procijenjeni trošak rada raspoređen kroz vrijeme. Ovo je raspored troškova projekta. Ovo se ponekad naziva plan troškova. Sadrži podatke o iznosu i vremenu planiranih troškova projekta tijekom izvođenja radova.

Stvarni troškovi prikazati stvarni odljev novca u projektu. Izvješće o stvarnim troškovima pruža informacije o stvarnim troškovima projekta. U ovom slučaju mogu se dogoditi:

• tijekom izvođenja projekta;
• u trenutku isplate sredstava;
• u trenutku terećenja sredstava s računa.

Značajke računovodstva obveza, proračunskih i stvarnih troškova mogu značajno promijeniti sliku po kojoj se utvrđuje financijsko stanje projekta.

Primjeri

Tijekom projekta izgradnje postrojenja za dehidraciju pratećeg plina na naftnom polju, od proizvođača su naručeni kotlovi s debelim stijenkama. Proračun projekta smanjen je za 4 500 000 RUB. iz razloga što su nakon sklapanja ugovora i narudžbe kotlova nastale obveze za ovaj iznos. Rok proizvodnje kotla je sedam mjeseci, no ti su troškovi već uračunati u proračun projekta.

Još jedan primjer. Ugovorom o nabavi opreme za projekt polaganja svjetlovodne linije u interesu tvrtke - mobilnog operatera, predviđeno je plaćanje isporučenog usmjerivača u roku od 30 dana nakon potpisivanja potvrda o prihvaćanju. Prema računovodstvenim pravilima tvrtke kupca, ti će se troškovi uzeti u obzir u proračunu tek nakon stvarnog plaćanja.

Tako je došlo do situacije u kojoj je posao već završen, oprema je u skladištu kupca, a troškovi za njih još nisu uzeti u obzir u stvarnom proračunu.

Za povećanje učinkovitosti sustava upravljanja troškovima projekta u konceptu upravljanja troškovima i financiranjem projekta poželjno je jasno definirati:

• politika plaćanja za rad (plaćanje unaprijed, plaćanje po isporuci, itd.);
• politika plaćanja računa (na dan primitka, u određenom roku i sl.);
• načela otpisa troškova rada, materijala i komponenti;
• načela troškovnog računovodstva u projektu;
• načela plaćanja rada kod podizvođača;
• odnos rasporeda rada i otpisa troškova rada i plaćanja strojeva.

Praksa upravljanja projektima

U praksi, glavna konceptualna pitanja upravljanja troškovima projekta obično određuje matična organizacija koja provodi projekt.

U slučaju stvaranja specijalizirane tvrtke ili konzorcija za provedbu projekta, pravila i načela definirana za projekt najčešće postaju interna pravila te organizacije i obrnuto.

Procjena troškova rada

Procjena troškova je proces utvrđivanja svih troškova potrebnih za uspješnu i potpunu provedbu projekta.

Procjena troškova je iterativni proces dobivanja približnih podataka o cijeni rada i resursa. Procjene se mogu ažurirati kako projekt napreduje. Dopuštena pogreška procjene ovisi o namjeni dobivenih podataka io fazi projekta.

Stoga je svaka procjena troškova u projektu približna. Ali ipak približno - to dolazi od riječi "blizu". Kako projekt napreduje, procjene bi se trebale poboljšati i postati realnije.

Primjer

Poruka voditelja IT odjela o troškovima implementacije SAP R3 sustava u tvrtku u fazi analize izvedivosti takvog projekta može izgledati kao "3-4 milijuna rubalja."

U budućnosti bi ta procjena trebala postati mnogo preciznija.

Vrste troškovnika

U upravljanju projektima mogu se razlikovati četiri vrste procjena:

1. grubi red veličina - očekivani troškovi projekta u fazi koncepta ili ideje;
2. red veličine - pretpostavke troškova projekta izračunate u poslovnom planu ili sličnom dokumentu;
3. proračunska procjena - procjena troškova projekta, dobivena na temelju podataka koje dostavljaju dobavljači i izvođači radova;
4. egzaktno - troškovnik uključen u proračun prilikom utvrđivanja konačnog planiranog troška projekta prije prelaska u fazu provedbe.

Rasponi pogreške procjene

Zanimljivo je da čak i točna procjena, koja se, zapravo, koristi u određivanju cijena i konačnim prilagodbama proračuna, ima pogrešku (vidi sliku 1).

Slika 1. Rasponi točnosti za procjene troškova

Kao input za procjenu troškova, voditelj projekta treba informacije o opsegu projekta. U početnim fazama to će biti Povelja ili WBS projekta, au kasnijim fazama zahtijevat će detaljan raspored. Sve ovisi o broju iteracija troškovnika. Da biste dobili okvirnu procjenu troškova projekta, ponekad je dovoljna samo ideja i dizajn projekta. Točnije procjene zahtijevaju točnije informacije.

Komponente procjene troškova

Prilikom procjene troškova rada moraju se uzeti u obzir sve stavke troškova za izvođenje radova:

• materijali i komponente;
• kupljena oprema, transport;
• plaćanja najma (prostor, oprema, prijevoz);
• troškovi leasinga (kupnja, najam, leasing);
• kapacitet proizvodnje;
• trošak rada osoblja;
• troškovi potrošnog materijala;
• troškovi obuke i stažiranja;
• troškovi održavanja događanja (konferencije, seminari);
• putni troškovi;
• logistički troškovi;
• troškovi reprezentacije.

Metode koje će se koristiti u procjeni troškova ovise o konkretnom projektu, kvalifikacijama stručnjaka i drugim čimbenicima. Na primjer, za dobivanje kvalitetnog rezultata troškovnika metodom “odozdo prema gore” potrebno je imati prilično detaljnu hijerarhijsku strukturu rada. Dobro razvijen WBS neće biti suvišan pri korištenju drugih metoda procjene. Ako nemate detaljnu strukturu raščlambe rada, možda ćete morati početi pristupom odozgo prema dolje.

Razlikuju se sljedeće metode procjene troškova.

• Parametarska procjena- metoda u kojoj se utvrđuje statistički odnos između troška operacije i drugih varijabli (parametara), dobivenih analizom povijesnih podataka (na primjer, veličina područja građevine u izgradnji, broj redaka u programskom kodu, broj radnih sati) služi za procjenu troškova. Trošak jedne jedinice rada izračunava se empirijski. Na primjer, trošak izgradnje 1 m². m stanovanja, 1 sat stručnog rada i dr. Pri obračunu troška koriste se razne formule, a za izračun troška punog opsega radova polazi se od troška pojedine jedinice opsega rada.
• Vrednovanje analogama- metoda procjene troškova po analogiji sa sličnim radovima koji se izvode u ovom ili drugim projektima. Analogna metoda ocjenjivanja može se primijeniti na cijeli paket radova ili se koristiti zajedno s parametrijskom ocjenom kada postoje podaci o obavljanju sličnog rada, ali različitog opsega ili pod drugačijim uvjetima. Prednost metode je mogućnost dobivanja točnije procjene. Razlog tome je dostupnost informacija ne samo o planiranoj cijeni analiziranog rada, već io njegovoj stvarnoj cijeni. Razlika između planirane procjene i stvarnih troškova može dati voditelju projekta dodatnu temu za razmišljanje.
• Ocjenjivanje odozdo prema gore- tehnologija za procjenu velikih obujma posla zbrajanjem procjena dobivenih za manje komponente ovog posla. Što je WBS projekta detaljniji i točniji, mogu se dobiti točnije i točnije procjene troškova za projekt. Metoda odozdo prema gore s pravom se smatra jednom od najtočnijih.

Primjer

Prije predaje novog poslužitelja kupcu potrebno ga je testirati. Cijena testiranja poslužitelja može se odrediti na način odozdo prema gore. Ovo će biti zbroj troškova:

• rutinsko testiranje;
• stres testovi;
• ispitivanje opterećenja u toplinskoj komori.

• Top-down metoda evaluacije smatra se znatno manje točnim od metode odozdo prema gore. Koristi se u nedostatku detaljnog WBS-a i nedostatka informacija o resursima i materijalima potrebnim za provedbu posla. Tehnologija ocjenjivanja uključuje upravo suprotne korake u odnosu na metodu odozdo prema gore. Najprije se daje cjelovita ocjena cjelokupnog paketa radova, a zatim se on detaljizira i raščlanjuje na pojedine elemente (po djelu, izvođaču i sl.). Metoda je korisna u ranim fazama projekta, kada se procjenjuje njegova održivost i kada je nejasno treba li resurse potrošiti na detaljnije planiranje i procjenu.
• - vrlo jednostavna metoda, pod uvjetom da postoje izvođači i izvođači koji su spremni izvršiti ovoliku količinu posla. Projektni zadatak, natječajna ili druga dokumentacija šalje se prijaviteljima sa zahtjevom da dostave svoje procjene troškova (a često i trajanja) izvođenja ovih radova.

Praksa upravljanja projektima

Kada koristite metodu analize prijedloga izvođača, trebali biste se pridržavati jednostavnih pravila:

• ne prihvatiti prvu ponudu;
• ne prihvaćajte najjeftiniju ponudu;
• ne prihvaćajte ponudu koja je preskupa;
• Ne koristite ponuđenu cijenu kao jedini kriterij pri donošenju odluke.

Jedan od autora ove knjige proveo je mali eksperiment. Počevši s adaptacijom vlastitog stana, pokušao je dobiti procjenu troškova ovog projekta, analizirajući prijedloge izvođača i metodu "odozgo prema dolje". Kao što znate, metoda odozgo prema dolje smatra se ne baš točnom. Bez izrade ISR-a, bez određivanja sastava i strukture posla, pripremio je tehničku specifikaciju za adaptaciju dvosobnog stana površine 55 četvornih metara. m, poslao ga je šest tvrtki koje na tržištu nude usluge adaptacije stanova i zatražio procjenu projekta. Za čistoću eksperimenta odabrane su tvrtke iz istog tržišnog segmenta koje nude popravke "prosječne" razine. Tvrtke koje nude luksuzne renovacije nisu sudjelovale u eksperimentu.

Najniža i najviša procjena troškova popravka primljena od svih dobavljača razlikovala se za faktor osam (8). U predračunu s najnižom cijenom za sanaciju je trebalo potrošiti 24 vreće mješavine za izravnavanje zidova (po 25 kg), a najskuplju - 420 vreća.

Potpuno ista stvar događa se na bilo kojem projektu. Dodajmo ovdje komponente imidža i marketinga. Procjena ugovorne tvrtke koja je vodeća na tržištu bit će mnogo skuplja nego procjena drugog sudionika na tržištu. Ista stvar će se dogoditi ako se procjena izradi za tvrtku kupca koja je vodeća na tržištu.

Ovo ne bi trebalo zbuniti voditelja projekta. Potrebno je odbaciti ekstremne vrijednosti - najviše i najniže - i nastaviti analizirati preostale rečenice.

U slučaju raspisivanja natječaja za odabir dobavljača, sve komponente ponude analiziraju se u cjelini. Analiziraju se i predloženi rokovi, kriteriji kvalitete i drugi pokazatelji, a ne samo cijena, te se ovaj problem smanjuje.

Usporedne karakteristike različitih metoda procjene troškova dane su u tablici 1.

Rezultat troškovnika je procjena troškova izvođenja svakog rada zasebno i u cjelini za projekt. To se može učiniti u obliku tablice (vidi tablicu 2).

Kako bi se dobila visokokvalitetna procjena troškova, voditelj projekta mora uključiti predmetne stručnjake i funkcionalne stručnjake s dovoljno iskustva za sudjelovanje u takvom radu.

stol 1

Tablica 2. Procjena troškova projekta “Organizacija natjecanja “Najbolji porezni obveznik Sankt Peterburga””

Kako bi se poboljšala kvaliteta procesa procjene troškova, voditelju projekta preporučuje se pridržavanje sljedećih načela.

• Načelo optimalne odgovornosti- onaj tko se u to najbolje razumije najbolje će procijeniti cijenu zadatka. Često je takva osoba izravni izvršitelj zadatka. Njegove procjene su najtočnije, temeljene na njegovom iskustvu i stručnom znanju. Osim toga, uključivanjem izvođača u proces planiranja, voditelj projekta time povećava njihovu motivaciju i odgovornost za rezultat prilikom izvršenja zadatka.
• Načelo neovisnosti- procjena troškova operacija i radova mora se provoditi neovisno o procjeni s njima povezanih poslova. Svaki posao smatra se neovisnim o drugim poslovima. Odnos između aktivnosti, povezanih rizika i povezanih odstupanja uzet će se u obzir prilikom agregiranja informacija primljenih na višoj razini planiranja.
• Načelo primjerenosti uvjeta- pri ocjeni i obračunu rada vještak se mora rukovoditi pretpostavkom da ima odgovarajuće uvjete za izvođenje, dovoljnu količinu sredstava i da su mu na raspolaganju učinkovite metode za obavljanje poslova. Naravno, život je složeniji od pretpostavki o njemu, pa su tako dobiveni izračuni skloni pretjeranom optimizmu. Kako bi dobio točnije procjene, stručnjak mora adekvatno uzeti u obzir ograničenja projekta u svojim pretpostavkama. Najvjerojatnije će to dovesti do povećanja ocjena, ali bit će razumno i primjereno.
• Načelo prepoznavanja rizika- procjene koje se unose u planske dokumente moraju uzeti u obzir nepredviđene okolnosti i rizike koji mogu utjecati na troškove i rokove radova. Apsolutno je normalno uključiti rezerve rizika u procjenu. Međutim, njihova vrijednost mora biti rezultat odgovarajuće, smislene analize i izračuna. Uvođenje rezerve "za svaki slučaj" u trošak rada najčešće je neučinkovito. Pretvara se u elementarno “reosiguranje”, planiranje “za svaki slučaj”, koje nije opravdano ni objektivnim okolnostima ni stvarnim stanjem u projektu.
• Načelo prava na pogrešku- svaka procjena je pretpostavka. Svaka pretpostavka sadrži grešku. Zadatak stručnjaka je da ovu grešku svede na minimum. Uvođenje kazni za pogreške, sankcija za svako odstupanje stvarnih podataka od prognoziranih dovest će do “ponovnih hipoteka” i “reosiguranja”. Izvođači i stručnjaci učinit će nerazumne rezerve kako bi izbjegli kaznu. Sve procjene će sadržavati isključivo pesimističke vrijednosti. Istodobno, praktički nema nade da će se u takvim uvjetima stvarni i planirani troškovi poklopiti ili da će doći do ušteda. Poznati Murphyjev zakon kaže: "Svaki proračun bit će potrošen u cijelosti." Povjerenje stručnjaku uvelike će poboljšati točnost vaših procjena.

Izrada procjena

Izrada predračuna je proces strukturiranja i sistematiziranja troškovnika dobivenih u fazi procjene troškova. Strukturiranje i sistematizacija podataka o cijeni rada provodi se u skladu s troškovnicima usvojenim u računovodstvenom sustavu matične organizacije projekta.

Procjena- dokument koji sadrži popis troškova projekta koji proizlaze iz opsega radova projekta, potrebnih sredstava i cijena, strukturiran po stavkama.
Wikipedia

Ako je u projektu (matičnoj organizaciji) uobičajeno projektne procjene strukturirati prema radu, tada je proces izrade procjena uvelike pojednostavljen. Predračuni strukturirani po radu prenose se u predračun i objedinjuju u jedan dokument.

Ako je zahtjev tvrtke da troškove u predračunu strukturira po troškovnim stavkama, proces postaje nešto kompliciraniji. Obično se razlikuju:

• izravni troškovi (rashodi);
• opći (neizravni) troškovi;
• opći i administrativni režijski troškovi.

Izravni troškovi- troškovi koji su izravno povezani s proizvodnjom proizvoda i radom na projektu; troškovi proizvodnje uključeni u trošak proizvodnje, u izravne troškove proizvodnje.

Izravni troškovi izravno su povezani s radnim paketom. To uključuje:

• rad košta;
• troškovi materijala i opreme;
• ostali troškovi u vezi s obavljanjem posla.

Voditelj projekta i njegov tim mogu izravno utjecati na izravne troškove. Utjecaj projektnog tima na ostale troškove je ograničen.

Režijski troškovi (neizravni troškovi)- izdaci koji prate glavnu proizvodnju, ali nisu u neposrednoj vezi s njom i ne ulaze u trošak rada i materijala. Režijski troškovi ne mogu se vezati uz konkretan rad ili rezultat. Primjenjuju se na cijeli projekt u cjelini. Ovo su troškovi za:

• održavanje i upravljanje stalnim sredstvima;
• upravljanje, organizacija, održavanje proizvodnje;
• službena putovanja;
• obuka zaposlenika.

Opći i administrativni režijski troškovi (fiksni troškovi)- troškovi koji nisu povezani ni s jednim konkretnim projektom. Odnose se na troškove tvrtke, ali se istovremeno odnose i na projekt. Opći i administrativni troškovi obično uključuju troškove održavanja rukovodećeg osoblja i pratećih odjela (računovodstvo, tajništvo, sigurnost itd.).

Praksa upravljanja projektima

Neka poduzeća imaju fiksni iznos općih i administrativnih režijskih troškova (na primjer, kao postotak). Ovaj iznos izračunava voditelj projekta i dodaje ga izračunatim izravnim troškovima. Ova praksa ima pravo na život, iako njezina uporaba ponekad može uzrokovati značajno povećanje troškova projekta.

Klasifikacija procjena

• lokalni;
• objekt;

Lokalne procjene- primarni dokument koji sadrži izračune i procjene troškova strukturnih elemenata i vrsta radova za projekt u trenutnim ili predviđenim cijenama.

Popis lokalnih izvora uključuje:

• troškovi rada zaposlenika (ljudski sati);
• vrijeme korištenja opreme (strojni sati);
• utrošak materijala, proizvoda, konstrukcija itd. (u prihvaćenim fizičkim mjernim jedinicama).

Procjena lokalnih resursa može uključivati:

• rad košta;
• operativni troškovi opreme;
• Trošak materijala;
• režijski troškovi;
• procijenjena dobit;
• procijenjena vrijednost.

Približna struktura lokalne procjene data je u tablici 3.

Tablica 3

Procjena objekta- dokument koji sadrži kalkulacije i troškovnike za objekt (objekte) u cjelini po osnovnim ili tekućim cijenama.

• Osnovna cijena - cijena proizvoda standardne kvalitete, na temelju koje se utvrđuje cijena proizvoda više i niže kvalitete, na primjer, u slučaju kada se svojstva stvarno isporučenog proizvoda razlikuju od onih navedenih u ugovor.
• Trenutna cijena - cijena ili tarifa koja je na snazi ​​u određenom vremenskom razdoblju (može biti veleprodaja, nabava, maloprodaja, cijene i cijene u građevinarstvu, tarife i cijene usluga koje se pružaju poduzećima, organizacijama i stanovništvu).

Na temelju rezultata izrade procjene objekta projekta, tim za upravljanje projektom i kupac mogu dobiti pokazatelje jedinične cijene objekta:

• trošak 1 kvadrata m površine (na primjer, stambene ili uredske);
• trošak od 1 kubika m volumen (na primjer, struktura koja se gradi);
• trošak 1 m duljine (na primjer, režije);
• standardni intenzitet rada;
• procijenjena plaća.

Predračuni za pojedine vrste troškova– isprave koje sadrže kalkulacije i troškovnike na temelju troškova koji nisu uzeti u obzir predračunskim standardima.

Neke vrste troškova uključuju:

• bonusi za prijevremeni završetak projekta;
• plaćanje konzultantskih i revizijskih usluga;
• isplata naknada i naknada;
• plaćanje nepredviđenih poslovnih putovanja;
• plaćanje prijevoza zaposlenika (dostava do mjesta rada);
• troškovi oglašavanja;
• premije osiguranja za dobrovoljno osiguranje;
• plaćanje usluga mobilnih operatera, Internet providera;
• drugo.

Zbirna procjena- glavni dokument kojim se definira troškovnik zahvata, sažima podatke lokalnih i lokacijskih predračuna i predračuna za pojedine vrste troškova, u temeljnim i tekućim cijenama ili u temeljnim i predviđenim cijenama.

U proračunu sažetog predračuna, podaci lokalnih i predračunskih podataka sabiru se i objedinjuju na razini cijelog projekta. Konačni predračun uključuje podatke iz predračuna za pojedine vrste troškova.

Zbirna procjena (sažeta procjena) obično je popraćena bilješkom s objašnjenjem, koja sadrži povezane podatke potrebne za razumijevanje dokumenta i olakšavanje rada s njim.

Struktura i sastav konsolidirane procjene prikazani su na slici 2.

Slika 2. Struktura sumarne procjene projekta

Na temelju njihove namjene, procjene se dijele na sljedeće (vidi tablicu 4):

• preliminarni - namijenjen utvrđivanju reda veličine očekivanih troškova početnog projekta;
• primarni - dizajniran za usporedbu planiranih troškova projekta s postojećim financijskim ograničenjima;
• faktorijel - isto što i primarni;
• bliski - namijenjeni donošenju konačne investicijske odluke o pokretanju ili odustajanju od projekta;
• sažetak - dizajniran za finalizaciju troškova projekta.

Tablica 4

Dakle, procjena je dokument koji sadrži strukturirane informacije o tome koliko će novca biti potrošeno na što u projektu.

Izrada proračuna projekta

Glavni planski dokument kojim se utvrđuju planirani troškovni pokazatelji projekta je proračun projekta. Osim pitanja koliko će se novca potrošiti na projekt i na što, voditelja projekta jako zanima pitanje kada se to treba i može potrošiti. Odgovor na ovo pitanje daje izrada proračuna projekta.

Proračun projekta- još jedan dokument čiji razvoj savršeno ilustrira načelo sekvencijalnog razvoja.

Gotovo je nemoguće razviti točan, potpun i realan proračun iz prvog pokušaja. Proračun se pojašnjava i prilagođava kako projekt napreduje. Ovisno o fazi projekta i namjeni, razlikuje se nekoliko vrsta proračuna (vidi tablicu 5). Mogu imati različite stupnjeve točnosti. Međutim, kako se proračun pročišćava tijekom projekta, pogreška bi se trebala smanjiti.

Budžetiranje- proces strukturiranja troškova projekta prema kontnom planu za troškovno računovodstvo pojedinog projekta. Strukturiranje proračuna može se izvršiti:

• prema vrsti posla;
• stavke troškova;
• izvještajna razdoblja;
• rizici;
• drugačija struktura.

Budžetiranje – planiranje troškova. Njegov rezultat je proračun ili troškovnik, odnosno odgovor na pitanja: kada, koliko i na što će se novac potrošiti.

Algoritam za izradu proračuna projekta prikazan je u tablici 6. Gotovo je nemoguće izraditi proračun projekta bez kalendarskog plana. Obično se razvoj rasporeda i proračuna odvija paralelno.

Tablica 5

Tablica 6

Izračun i optimizacija proračuna projekta

Temeljne razlike između proračuna i procjene su prisutnost dijela prihoda u proračunu i raspodjela troškova tijekom vremena. Proračun je raspored budućih troškova i prihoda.

U slučaju da projekt ne predviđa post-investicijsku fazu, odnosno fazu stvaranja dobiti, prihodni dio proračuna se ne razvija.

Ako je osiguran dio prihoda, on se razvija na temelju podataka marketinških stručnjaka o planiranim količinama prodaje proizvoda projekta i predviđenim cijenama.

Ako se izrađuje proračun troškova, onda ako su dostupne točne procjene, proces pretvaranja procjene u proračun postaje tehnička funkcija. Predračun je dokument koji odgovara na pitanja koliko i za što platiti u projektu. Proračun ovim pitanjima dodaje i odgovor na pitanje kada će se to dogoditi.

Procjena se superponira na vremenskoj osi, a sva plaćanja raspoređuju se tijekom vremena. Kada koristite proračunske informacijske sustave i dodjeljujete troškove određenom poslu, sustav radi ostalo automatski.

Proračun se može prikazati u različitim oblicima. Najčešći oblik prikaza proračuna je u obliku tablice. Ponekad se radi jasnoće koriste histogrami ili tortni grafikoni.

Utvrđivanje osnovnog (početnog) budžeta

Poput rasporeda, plan troškova ili proračun će pratiti i kontrolirati upravitelj kako projekt napreduje. Nakon što dobije podatke o stvarnim troškovima izvođenja radova, upravitelj će ih morati usporediti s planiranim.

Ulogu referentnog proračuna imat će pravovremeno fiksirani temeljni (početni) proračun.

Praksa upravljanja projektima

U nekim investicijskim, građevinskim i razvojnim tvrtkama osnovni proračun ima 2-3 verzije.

Prva verzija temeljnog proračuna utvrđuje se nakon odobrenja studije izvodljivosti, završetka predinvesticijske faze i odluke o pokretanju investicijske faze projekta, odnosno prijelaza u izgradnju.

Druga verzija osnovnog proračuna utvrđuje se nakon primitka projektno-proračunske dokumentacije i izvršenja potrebnih prilagodbi osnovnog proračuna prve verzije.

Treća verzija je fiksna u slučaju značajnih odstupanja od osnovnog proračuna tijekom provedbe. Ova verzija osnovnog proračuna nije uvijek slučaj. Promjene druge verzije osnovnog proračuna smatraju se velikom promjenom projekta.

Kontrola troškova projekta

Izrada proračuna projekta pola je uspjeha. Završetak projektnog rada i ne prekoračenje budžeta je druga polovica zadatka.

Voditelj projekta mora izgraditi učinkovit sustav za kontrolu troškova projekta i osigurati pravovremenu provedbu korektivnih radnji kako bi se minimalizirala odstupanja od proračuna. Dva su glavna zadatka kontrole troškova:

1. obračun stvarnih troškova;
2. predviđanje budućih troškova.

Korištenje tradicionalnih metoda kontrole troškova često omogućuje rješavanje samo prvog problema kontrole - računovodstva.

Tradicionalna kontrola troškova

Predanost voditelja projekta procesu izrade proračuna daje projektnom timu detaljan i realan financijski plan. Sustav kontrole izvršenja proračuna daje voditelju projekta stvarne podatke o izvršenju proračuna. Ove informacije trebaju omogućiti voditelju projekta da donese ispravnu odluku o trenutnom stanju projekta.

Na temelju dostupnih podataka, postaje moguće provesti analizu troškova projekta "od plana do činjenice".

Obično se uspoređuju dvije vrijednosti:

• planirani trošak obavljenog posla ili zarađena vrijednost (EV - Earned Value);
• stvarni trošak izvedenih radova (AC - Actual Cost).

Razlika između ovih pokazatelja naziva se varijanca troškova (CV - Cost Variance) (vidi sliku 3).

Iz slike 3 može se vidjeti da je stvarni trošak obavljenog rada (AC) 4000 rubalja veći od planiranog troška rada (EV). U projektu postoji prekoračenje troškova od 4000 RUB. (CV). Čini se da stvari stoje loše. Ali preuranjeno je donijeti takvu odluku.

Slika 3. Tradicionalna kontrola troškova projekta

Varijanca troškova u projektu izračunava se pomoću formule

Kod tradicionalnog načina kontrole prate se samo troškovni pokazatelji izvršenja radova. Nedostaje mogućnost kontrole volumetrijskih pokazatelja projekta. Dostupni podaci nisu dovoljni da bi se predvidjelo napredovanje radova.

Kako bi donio ispravne odluke, voditelj projekta mora imati mnogo informacija:

• koliko je posla obavljeno u odnosu na plan;
• je li projekt u zaostatku ili ispred roka;
• je li učinjeno ono što je trebalo biti učinjeno do datuma izvještavanja;
• ima li odstupanja od plana rada u pogledu obimnih pokazatelja;
• Jesu li odstupanja od rasporeda slučajna ili je to razuman trend?

Sve te informacije potrebne su voditelju projekta kako bi razumio daljnji napredak projekta i izračunao predviđenu cijenu cjelokupnog projekta u promijenjenim uvjetima.

Mogućnost rješavanja navedenih problema pruža korištenje metode zarađene vrijednosti (Earned Value Analysis), koja se često koristi u kontroli projekta.

Metoda zarađene vrijednosti

Metoda zarađene vrijednosti skup je alata koji vam omogućuju mjerenje, analizu i predviđanje vrijednosti glavnih pokazatelja projekta za cijenu, trajanje i sadržaj projekta. Glavni pokazatelji metode su:

• EV- planirani trošak izvedenih radova. Ovo je trošak radova koji su u vrijeme analize izvršeni prema planu prema odobrenom proračunu. Ova brojka je uključena u osnovni proračun kao planirani trošak zadane (stvarno završene) količine posla;
• A.C.- stvarni trošak izvedenih radova. Ovo je zapravo trošak radova koji su dovršeni u trenutku analize, novac koji je stvarno potrošen na radove koji su trenutno dovršeni;
• PV(planirani volumen, planirana vrijednost) - planirani trošak planiranog rada. Ovo je trošak radova koji moraju biti dovršeni u vrijeme analize prema odobrenom proračunu. Ova vrijednost je uključena u osnovni proračun kao trošak količine posla koji se mora dovršiti do ovog trenutka.

Prvi i drugi pokazatelj su nam već poznati i jasno je zašto su potrebni.

Usporedbom savladanog volumena i stvarnog troška, ​​odnosno troška prema proračunu i stvarnog troška onih radova koji su već završeni, moguće je utvrditi postoje li prekoračenja troškova u projektu.

CV(odstupanje troškova, Cost Variance) je razlika između zarađenog volumena i stvarnog troška:

• Ako CV
• Ako je CV > 0, projekt ima proračunske uštede.

Fizički smisao izračuna CV pokazatelja je usporedba stvarno obavljenog posla u planiranom (proračunu) i stvarnom novcu.

Na slici 3 jasno je da postoji prekoračenje proračuna od 4000 RUB, ali uopće nije jasno kako se provodi raspored projekta. Možda je do prekoračenja troškova došlo zbog brzine izvršenja? Jesu li svi do sada planirani radovi završeni? Ili ima nedovršenog posla? Ili je možda završeno više posla od planiranog?

Indikator će vam pomoći odgovoriti na ovo pitanje PV- planirani volumen.

Uspoređujući ga s savladanim volumenom, možete odgovoriti na postavljena pitanja.

Slika 4. Pokazatelji metode zarađene vrijednosti

SV (schedule varijanca, Schedule Variance) je razlika između masterovanog volumena i planiranog volumena:

• Ako S.V.
• Ako je SV > 0, projekt je ispred rasporeda.

Fizički smisao izračuna pokazatelja SV je usporedba u planiranom (proračunskom) novcu stvarno izvršenog obima posla (EV) i obima posla koji se prema rasporedu radova mora izvršiti. Na slici 4, situacija prikazana na slici 12.3 je razvijena i može se okarakterizirati nešto drugačije.

Analizirajući odstupanje troškova CV = -4000 rubalja, možemo reći da postoji prekomjerna potrošnja, a to je loše. Međutim, s obzirom na vrijednost odstupanja rasporeda SV = 5000 rubalja, možemo izvući drugačiji zaključak. Doista, postoji prekoračenje troškova od 4000 RUB. Ali u isto vrijeme, odstupanje prema rasporedu je +5000 rubalja, tj. Više radova je završeno nego što je planirano. Možda je prekoračenje troškova posljedica velike brzine rada. Kao što znate, vrijeme je novac. Izvršeno je više posla od planiranog, a to morate platiti.

Predviđanje troškova projekta

Dakle, funkcija računovodstvene kontrole je završena. Situacija nastala na projektu je adekvatno analizirana i razjašnjeno je trenutno stanje projekta.Druga i najvažnija komponenta kontrole je prognoza daljnjeg napretka projekta.

Koliki će biti stvarni trošak projekta po završetku? Koliko će zapravo novca biti potrošeno na projekt? Ova su pitanja važna za voditelja projekta. Metoda zarađene vrijednosti također može dati odgovor na njih.

Apsolutni CV i SV pokazatelji omogućuju izvođenje zaključaka o trenutnom, trenutnom stanju projekta. Razumijevanje trendova i predviđanja zahtijeva relativnu metriku.

Metoda zarađene vrijednosti daje ne samo apsolutne, već i relativne pokazatelje dovršenosti projekta.

CPI(Cost Performance Index) - indeks troškovne učinkovitosti:

• relativni pokazatelj koji karakterizira učinkovitost trošenja novca u projektu;
• omjer zarađene vrijednosti i stvarnog troška.

CPI = EV/AC.

SPI(Indeks izvedbe rasporeda) - indeks izvedbe rasporeda:

• relativni pokazatelj koji karakterizira stupanj ostvarenja projektnih pokazatelja u smislu opsega radova i ispunjenja projektnog plana;
• omjer vrijednosti savladanog volumena i planiranog volumena.

SPI = EV/PV.

Indeks troškovne učinkovitosti projekta karakterizira troškovne parametre projekta:

• ako CPI
• ako je CPI > 1, projekt ima proračunske uštede.

Indeks izvršenja rasporeda karakterizira parametre provedbe rasporeda i obim obavljenog posla:

• ako je SPI
• Ako je SPI > 1, projekt je ispred rasporeda.

Indeksi će pomoći voditelju projekta u izračunavanju prognoza za daljnji napredak projekta. Za predviđanje budućih troškova projekta, posebno za izračun procjena na kraju projekta, voditelj projekta trebat će:

• razumijevanje koliko je novca već potrošeno;
• predviđanje koliko novca ostaje za potrošiti.

Predviđanje preostalih troškova projekta glavni je zadatak tima za upravljanje troškovima. Metoda zarađene vrijednosti omogućuje izračun uzimajući u obzir stvarno stanje u projektu.

Kako bismo razumjeli mogućnosti metode zarađene vrijednosti za predviđanje budućih pokazatelja troškova projekta, uvest ćemo još nekoliko koncepata.

BAC(Budget At Complete, proračun po završetku) - planirano vas košta! završetak svih projektnih radova, evidentiran u osnovnom proračunu projekta. Proračun za dovršetak izračunava se tijekom planiranja i izrade procjena i proračuna za projekt.

E.A.C.(Estimate At Complete, procjena nakon završetka) - procijenjeni (predviđeni) troškovi izvođenja projektnih radova, izračunati na temelju dostupnih činjeničnih informacija o napretku projekta i njegovih pokazatelja troškova u trenutnom trenutku. Procjena završetka može se izračunati u bilo kojoj točki projekta. Da bi se izračunala njegova točna vrijednost, potrebna je vrijednost stvarnih troškova u projektu. Na početku projekta, kada još nema stvarnih troškova, procjena dovršetka je vrijednost proračuna dovršetka:

EAC = BAC (u trenutku kada je osnovni proračun fiksiran).

ITD(Estimate To Complete, procjena do završetka) - predviđena vrijednost troškova dovršetka preostalog posla projekta od trenutka analize do završetka projekta. Izračunavanje procjene prije završetka glavni je zadatak voditelja projekta pri predviđanju njegovih troškovnih pokazatelja. Posjedovanje vrijednosti procjene prije dovršetka čini izračun procjene dovršetka tehničkim zadatkom:

Glavna prognoza i osnovne procjene troškova projekta jasnije su prikazane na slici 5.

Metoda zarađene vrijednosti omogućuje vam da izračunate procjenu do kraja, uzimajući u obzir trenutnu situaciju u projektu. Da biste to učinili, analiziraju se postojeće činjenične informacije i odabire se metoda za izračun pokazatelja prognoze. Opcije i formule za izračun prognoziranih pokazatelja troškova projekta primjenom metode zarađene vrijednosti dane su u tablici 7.

Slika 5. Predviđanje troškova korištenjem metode zarađene vrijednosti

Kao što se može vidjeti iz gornjih formula, indeks troškovne učinkovitosti CPI unosi se u formulu za izračun kako bi se uzeo u obzir trend troškovne učinkovitosti u projektu.

• Ako projekt ima prekoračenja troškova, unesite CPI vrijednost u formulu
• Ako projekt trenutačno ostvaruje uštede troškova, tada uvođenje CPI vrijednosti > 1 u nazivnik u formuli povećava vrijednost procjene do završetka. Budući da sada postoje uštede, održavanje trenda dovest će do ušteda u cijelom proračunu.

Analiza trendova i tendencija

Procjenama i prognozama ne treba slijepo vjerovati. Načela troškovnog računovodstva u projektima mogu varirati. Vrijednost stvarnih troškova projekta (AC) možda ne odgovara stvarnosti (pogledajte odjeljak “Koncept upravljanja troškovima projekta”).

• Opcija 1. Obveze smo stekli samo narudžbom opreme u proizvodnom pogonu, a povećana je vrijednost stvarne cijene izvedenih radova (AC). Indeks završetka projekta trebao bi pokazati prekoračenje proračuna: posao još nije dovršen, ali je novac potrošen.
• opcija 2. U slučaju plaćanja za rad po završetku, javlja se suprotna situacija: posao je završen, ali stvarni troškovi još nisu otpisani. Izračunate vrijednosti indeksa i prognoze pokazat će ozbiljne uštede u proračunu projekta.

Tablica 7

Za povećanje točnosti predviđanja potrebno je organizirati redovito prikupljanje činjeničnih informacija o troškovnim pokazateljima i ponovno izračunavanje procjena predviđanja. Na temelju dobivenih ocjena potrebno je izraditi grafikone i analizirati postojeće trendove i tendencije.

Ako tri ili četiri izvještajna razdoblja izračunati pokazatelji glavnih procjena imaju isto značenje, na primjer, "prekoračenje proračuna", povjerenje u takvu procjenu značajno se povećava. Ako tri ili četiri izvještajna razdoblja procjene pokazuju različite vrijednosti (bilo "prekomjerni trošak" ili "ušteda"), to može biti zbog osobitosti troškovnog računovodstva u projektu ili drugih razloga.

Sažetak

1. Koncept upravljanja troškovima projekta

   Upravljanje troškovima jedno je od najvažnijih funkcionalnih područja u upravljanju projektima. Tijekom upravljanja troškovima projekta, voditelj projekta organizira sekvencijalne procese procjene troškova, izrade procjena i proračuna projekta.

   Upravljanje troškovima osigurano je implementacijom sljedećih procesa tijekom projekta:

   • procjene troškova;
   • izrada proračuna projekta;
   • kontrola troškova projekta.
2. Procjena troškova rada

   Postoje različite metode i alati za vrednovanje. Razlikuju se u točnosti i uvjetima primjene.

   Procjena troškova je iterativni proces dobivanja približnih podataka o cijeni rada i resursa. Procjene se mogu ažurirati kako projekt napreduje. Dopuštena pogreška procjene ovisi o namjeni dobivenih podataka io fazi projekta. Postoje četiri vrste ocjenjivanja:

   • grubi red veličine;
   • red veličine;
   • proračun;
   • točan.

   Svaka sljedeća procjena mora biti točnija od prethodne.

3. Izrada procjena

   Predračun je dokument koji sadrži popis troškova projekta koji proizlaze iz opsega radova projekta, potrebnih sredstava i cijena, strukturiran po stavkama.

   • lokalni;
   • objekt;
   • predračune za pojedine vrste troškova;
   • konsolidirano (izračun konsolidirane procjene).

Prema namjeni procjene se dijele na:

• preliminarno;
• primarni, ili faktorijalni;
• intimne stvari;
• Sažetak.

Glavni ciljevi sustava upravljanja projektnim troškovima temeljenog na troškovima su razviti cjelokupnu politiku, kao i učinkovite postupke i metode za omogućavanje planiranja i operativne kontrole troškova projekta. Upravljanje troškovima projekta temeljeno na troškovima uključuje procese koji osiguravaju da se projekt učinkovito izvede i dovrši unutar odobrenog proračuna.

Glavni procesi upravljanja troškovima projekta temeljenog na troškovima su:

1. Planiranje resursa- određivanje resursa (ljudi, opreme, materijala) i njihovih količina potrebnih za dovršetak projektnog rada.
2. Procjena troškova- procjena troškova resursa potrebnih za dovršenje projekta.
3. Razvoj proračuna- primjena troškovnika na pojedine projektne radove.
4. Upravljanje troškovima temeljeno na troškovima- upravljanje promjenama proračuna projekta.

Planiranje resursa i procjena troškova pripremne su prirode, koriste se za procjenu ekonomske izvedivosti projekta, a provodi ih privremeni projektni tim tijekom početne faze. Procjene troškova mogu se izraditi na temelju stručnih procjena, procjena na temelju analoga ili parametarskih procjena na temelju važećih standarda.

Osnovna načela upravljanja troškovima projekta.

• Sustavnost. Pružanje potrebnih informacija o troškovima u svim fazama strateškog upravljanja projektima.
• Diferencijacija. Korištenje različitih metoda i metoda u procesu formiranja, kontrole, regulacije.
• Hijerarhija. Pružanje informacija o troškovima svim razinama hijerarhije upravljanja projektom.
• Adekvatnost. Način rada upravljanja troškovima (cost) projekta mora se podudarati s načinom rada sustava strateškog upravljanja projektom i njegovim komponentama (podsustavima).
• Relevantnost. Pružanje menadžerima na svim razinama upravljanja samo potrebnih i dovoljnih informacija o troškovima.
• Pouzdanost. Informacije o troškovima trebaju odražavati stvarni proces rada organizacije u prostoru i vremenu.
• Ekonomičan. Troškovi upravljanja operativnom vrijednošću (troškovima) trebali bi biti relativno minimalni.
• Učinkovitost. Upravljanje troškovima (troškovima) treba pomoći u postizanju minimalne potrebne razine troškova i donošenju najučinkovitijih strateških upravljačkih odluka.

Unutar upravljanja projektima, upravljanje troškovima projekta na temelju troškova i upravljanje troškovima projekta često se tretiraju kao identični koncepti. Upravljanje troškovima projekta na temelju troškova uključuje sljedeće procese:

• procjena troškova projekta;
• budžetiranje projekta, tj. postavljanje ciljeva troškova za provedbu projekta;
• kontrola troškova projekta, stalna procjena stvarnih troškova, usporedba s prethodno planiranim u proračunu i izrada korektivnih i preventivnih mjera.

Glavni dokument koji se koristi za upravljanje troškovima projekta na temelju troškova je proračun. Proračun je direktivni dokument koji predstavlja registar planiranih rashoda i prihoda raspoređenih po stavkama za odgovarajuće vremensko razdoblje. Proračun je dokument koji definira resursna ograničenja projekta, stoga kod upravljanja troškovima u prvi plan dolazi troškovna komponenta koja se obično naziva procjenom projekta.

Predračun projekta je dokument koji sadrži obrazloženje i izračun cijene projekta (ugovor), obično na temelju opsega projekta, potrebnih sredstava i cijene.

Jedan od načina upravljanja troškovima projekta je korištenje strukture računa troškova (kontnih planova). Za obavljanje rada potrebni su resursi, koji se mogu izraziti kao rad radnika, kada nema potrebe ili mogućnosti da se zna koji ih konkretni resursi čine. U fazi proračuna za rad, svi resursi uključeni u njegovu provedbu otpisuju se na različite stavke troškova.

Budući da je struktura računa troškova razvijena prema načelima dekompozicije, agregiranjem informacija iz računa nižih razina strukture, moguće je dobiti podatke o troškovima na potrebnoj razini detalja, do gornje razine, karakterizirajući proračun projekta.

Kada se rad na projektu provodi, informacije o stvarnim troškovima također se bilježe u odgovarajućim računima troškova, što omogućuje usporedbu planiranih (proračunskih) troškova sa stvarnim troškovima na odgovarajućim razinama detalja.

Upravljanje troškovima temeljeno na troškovima provodi se tijekom cijelog životnog ciklusa projekta, a naravno, procesi upravljanja različito se implementiraju u različitim fazama projektnog ciklusa. To se ogleda u suvremenom konceptu upravljanja troškovima projekta – upravljanja troškovima kroz životni ciklus projekta (Life-Cycle Costing – LCC).

Riža. 1. Upravljanje troškovima projekta na temelju troškovaLCC

Distribucija troškova projekta tijekom životnog ciklusa je neravnomjerna i obično ima strukturu prikazanu na slici 2.

Najveći dio troškova nastaje tijekom faze provedbe projekta. Glavne odluke koje određuju trošak projekta donose se tijekom predinvesticijske faze projekta. Stoga je sposobnost upravljanja troškovima projekta također neravnomjerno raspoređena kroz životni ciklus projekta.

Riža. 2. Raspodjela troškova projekta kroz njegov životni ciklus

Ovisno o fazi životnog ciklusa projekta i svrsi procjene, koriste se različite vrste i metode procjene troškova projekta. Na temelju svrhe procjena, točnost takvih procjena također varira.

Tablica 1. Ovisnost namjene, vrste i pogreške procjene

Da biste procijenili troškove projekta, morate znati cijenu resursa koji čine projekt, vrijeme potrebno za dovršetak posla i trošak ovog rada. Dakle, procjena troškovnog dijela projekta počinje određivanjem strukture sredstava i rada projekta. Ovi se zadaci rješavaju u sklopu projektnog planiranja, a modul za troškovno upravljanje troškovima trebao bi dobiti rezultate tog procesa.

Svi se troškovi mogu klasificirati kao:

• izravni i opći troškovi;
• ponavljajući i jednokratni. Na primjer, mjesečna plaćanja za korištenje proizvodnih pogona su tekući troškovi, kupnja kompleta opreme je jednokratni trošak;
• konstante i varijable ovisno o obujmu posla;
• plaćanje prekovremenih radnih sati.

Struktura troškova projekta po stavkama troškova obično se temelji na strukturi kontnog plana projekta, koji je dekompozicija troškova od najviše razine troškova cijelog projekta do najniže razine troškova jedne jedinice resursa. Za određeni projekt odabirete vlastiti kontni plan ili njihovu skupinu. Ruski računovodstveni kontni planovi, međunarodni računovodstveni planovi s procjenama i kontni planovi upravljačkog računovodstva mogu se koristiti kao osnovne opcije.

Tehnika procjene troškova projekta sastoji se od 13 koraka. Oni se mogu razlikovati ovisno o projektu i općenito uključuju sljedeće:

1. Utvrđivanje potreba za resursima posla.
2. Razvoj mrežnog modela.
3. Razvoj strukture raščlambe rada.
4. Procjena troškova u strukturi raščlambe rada.
5. Rasprava o strukturi raščlambe rada sa svakim od funkcionalnih rukovoditelja.
6. Razvoj glavnog pravca djelovanja.
7. Procjena troškova za svaki element strukture raščlambe rada.
8. Koordinacija osnovnih troškova s ​​najvišom razinom menadžmenta.
9. Razgovor s funkcionalnim menadžerima o potrebama osoblja.
10. Izrada sheme linijske odgovornosti.
11. Izrada detaljnih rasporeda.
12. Generiranje sumarnog izvješća o troškovima.
13. Uključite rezultate procjene troškova u projektnu dokumentaciju.

Troškovnik projekta je u biti procjena svih troškova potrebnih za uspješnu i potpunu provedbu projekta. Ovi troškovi mogu imati različite ideje, obojene različitim ekonomskim značenjima. Štoviše, razlike između takvih ideja ponekad su vrlo suptilne.

Postoje tri vrste troškova;

• obveze;
• proračunski troškovi (procijenjeni troškovi rada raspoređeni tijekom vremena);
• stvarni troškovi (gotovinski odljev).

obveze nastaju, na primjer, prilikom naručivanja bilo koje robe ili usluge prije njihove upotrebe u projektu. Kao rezultat toga, izdaju se fakture čije se plaćanje može izvršiti ili u trenutku kada je roba spremna za isporuku, ili u trenutku primitka, ili u skladu s politikom plaćanja koju je usvojila organizacija. U svakom slučaju, prilikom narudžbe budžet se umanjuje za iznos ove narudžbe. U nekim slučajevima se ne uzima u obzir dok se ne primi faktura, što ne odražava točno trenutno stanje proračuna. S tim u vezi, postoji potreba za sustavom planiranja i računovodstva projektnih obveza. Osim obavljanja svojih glavnih funkcija, ovaj sustav će vam omogućiti predviđanje budućih plaćanja.

Proračunski troškovi karakteriziraju troškove planirane za proizvodnju rada. Stvarni troškovi odražavaju troškove nastale tijekom provedbe projektnog rada ili u trenutku isplate sredstava. Stvarni omjer ovih vrsta troškova ovisi o nekoliko čimbenika, uključujući:

• odnos između količine radnih resursa, materijala i podugovora u projektu;
• politika plaćanja računa organizacije;
• rok isporuke glavne opreme;
• raspored rada po podugovorima;
• utjecaj rasporeda rada na to kada i kako će se troškovi radnika otpisati kada se oprema isporuči.

Razumijevanje razlika između opisanih "izražaja" troškova omogućit će vam učinkovito upravljanje ukupnim troškovima projekta. Na temelju strukture životnog ciklusa projekta, njegovi troškovi uključuju sljedeće komponente:

• trošak istraživanja i razvoja: izrada predinvesticijskih studija, analiza isplativosti, analiza sustava, izvedbeni projekt i izrada prototipova proizvoda, prethodna procjena proizvoda projekta, izrada projektne i druge dokumentacije za proizvode;
• troškovi proizvodnje: proizvodnja, montaža i testiranje proizvoda projekta, održavanje proizvodnih kapaciteta, logistika, obuka osoblja itd.;
• troškovi izgradnje: proizvodnih i upravnih prostora (izgradnja novih ili rekonstrukcija starih);
• tekući troškovi: plaće, materijal i poluproizvodi, prijevoz, upravljanje informacijama, kontrola kvalitete itd.;
• uklanjanje proizvoda iz proizvodnje: troškovi ponovne opreme proizvodnih pogona, zbrinjavanje ostataka.

Procjena troškova je procjena vjerojatnih troškova onih resursa koji će biti potrebni za dovršetak posla potrebnog projektom.

Procjena troškova se izračunava tijekom cijelog projekta. Za davanje suglasnosti za početak projekta potrebno je prvo provjeriti idejne (predprojektne) procjene njegove cijene. U ovoj fazi koristi se preliminarna procjena, takozvana procjena reda veličine, čija razlika u odnosu na stvarni trošak leži u rasponu od -25% do +75%. Kako projekt napreduje, potrebne su točnije procjene. U ovom slučaju, proračunske procjene se određuju s točnošću od -10% do +25%. I konačno, do trenutka kada se izradi dogovorena osnovna cijena za projekt (Project Cost Baseline), potrebno je izvršiti konačnu procjenu troškova (Definitive Estimate), čija vrijednost ne smije biti manja od stvarne do više od 5% i premašiti ga za više od 10%.

U ranim fazama projekta, neizvjesnost u razumijevanju stvarnog opsega projekta još uvijek je prevelika i nema smisla ulagati trud da se naprave točnije procjene troškova u svakoj fazi projekta nego što je trenutno potrebno.

Postoji nekoliko općeprihvaćenih metoda za izračun troškovnika. Svatko može odabrati metodu koja daje potrebnu točnost procjene i odgovara njegovim mogućnostima u smislu novca i troškova rada za provođenje same procjene.

Top-down metoda evaluacije

Metoda procjene troškova odozgo prema dolje koristi se za procjenu troškova u ranim fazama projekta, kada su informacije o projektu još uvijek vrlo ograničene. Smisao takve objedinjene stručne ocjene je da se provodi generalizirano i da se projekt u cjelini ocjenjuje prema jednom pokazatelju. Procjena je zgodna jer ne zahtijeva puno truda i vremena. Nedostatak je u tome što točnost nije toliko visoka koliko bi mogla biti uz detaljniju procjenu.

Metoda ocjenjivanja odozdo prema gore

Metoda procjene odozdo prema gore potrebna je kako bi se došlo do dogovorene osnovne cijene za projekt ili konačne procjene troškova projekta. Naziv metode odražava način na koji se procjena izračunava - metoda uključuje procjenu troškova na detaljnim razinama projekta, a zatim zbrajanje troškova na višim razinama agregacije kako bi se dobila procjena troškova (proračuna) cijelog projekta. Da biste izvršili ovo "zbrajanje" troškova, možete koristiti strukturu raščlambe rada (WBS ili WBS) projekta. Prednost ove metode je točnost dobivenih rezultata, koja pak ovisi o razini detalja u procjeni troškova na nižim razinama razmatranja. Iz matematičke statistike poznato je da što se više detalja doda razmatranju, to je veća točnost procjene.

Nedostatak ove metode je što su troškovi i vrijeme potrebni za izvođenje detaljne procjene puno veći.

Metoda ocjenjivanja “po analogiji”.

“Analogna” metoda vrednovanja jedna je od varijacija metode vrednovanja “odozgo prema dolje”. Njegova bit leži u činjenici da se za predviđanje troškova projekta koji se ocjenjuje koriste stvarni podaci o troškovima prethodno završenih projekata. Ova se metoda temelji na ideji da su svi projekti donekle slični jedni drugima.

Ako je sličnost između istovjetnog projekta i projekta koji se ocjenjuje velika, rezultati ocjenjivanja mogu biti vrlo točni, inače će ocjenjivanje biti netočno.

Neka, na primjer, trebate razviti novi programski proizvod, a njegovi moduli su slični modulima nekog drugog, već razvijenog proizvoda, ali moraju sadržavati veći broj naredbi. Po prirodi posla dosadašnji i nadolazeći projekti vrlo su slični. Ako je obujam posla u novom projektu 30% veći nego u prethodnom, tada metoda vrednovanja „po analogiji“ omogućuje pretpostavku da će trošak novog projekta biti 30% veći od troška prethodnog. , pod uvjetom da cijena resursa ostane nepromijenjena.

Parametarske metode procjene

Parametarske metode procjene slične su analognoj metodi procjene i također su vrsta top-down metode. Njihova inherentna točnost nije ni bolja ni lošija od točnosti metode procjene "po analogiji".

Proces procjene parametara sastoji se od pronalaženja projektnog parametra čija promjena povlači proporcionalnu promjenu cijene projekta. Matematički gledano, parametarski model se gradi na temelju jednog ili više parametara. Nakon unosa vrijednosti parametara u model, izračuni rezultiraju procjenom troškova projekta.

Ako su parametrijski modeli različitih projekata slični, a troškove i vrijednosti samih parametara je lako izračunati, tada se može povećati točnost parametarske procjene nadolazećeg projekta. Ako npr. postoje dva završena projekta, a trošak jednog od njih je veći od troška projekta koji se ocjenjuje, a trošak drugog je manji, a parametarski model vrijedi za oba završena projekta, tada točnost parametarske procjene troškova nadolazećeg projekta i pouzdanost korištenja parametra bit će prilično visoka.

Evaluacija se također može provesti korištenjem različitih parametara. Pritom se svakom parametru, ovisno o njegovom značaju, dodjeljuje težinski koeficijent, a trošak se procjenjuje prema višeparametarskom modelu.

Primjeri. Izgradnja kuće košta 815 dolara po kvadratnom metru, tako da bi izgradnja kuće od 1000 četvornih stopa koštala 815 000 dolara. Razvoj softverskog proizvoda košta 2 dolara po timu, tako da bi razvoj programa s 5000 timova koštao 10 000 dolara. Izgradnja poslovne zgrade koštat će 854 dolara po četvornom metru, plus 54 dolara po kubnom metru. metar, plus 2 tisuće dolara po 100 sq.m. zemljište, itd.

Pregleda: 12.729