Glavne vrste poslovnih pisama. Vrste slova. Vrste poslovnih pisama Poslovna pisma su

Vjerojatno se svatko barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoje mnoga pravila i propisi za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. U članku se detaljno opisuje postupak sastavljanja dokumenta, daju se uzorci poslovnih pisama i raspravlja o njihovim vrstama i dizajnu.

Oblik

Gotovi obrasci će dodati čvrstoću i ukazati na pouzdanost tvrtke. Oni sadrže potrebne podatke o organizaciji, kao što su:

Ime.
Adresa.
Kontakt brojevi telefona.
Web stranica.
E-mail.
Logo.
Ostali podaci za kontakt.

Ne postoje stroga pravila u pogledu obrazaca. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje će informacije uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma pišu se i oblikuju na određeni način, podložna svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. Ovisno o cilju, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. Mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu se temelji i što će u njemu biti novo. Argumenti ovise o tome kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

Proučavanje pitanja.
Pisanje nacrta pisma.
Njegovo odobrenje.
Potpisivanje.
Registracija.
Slanje primatelju.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne podatke. Može biti jednostavan ili složen. U jednostavnom pismu sadržaj jasno i sažeto prenosi informaciju koja općenito ne zahtijeva odgovor od primatelja. Složeni se može sastojati od nekoliko odjeljaka, točaka i paragrafa. Svaki odlomak predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. Upravo u tom dijelu uvjeravaju da treba djelovati na ovaj ili onaj način, dokazuju kako je bilo i informiraju o potrebi sudjelovanja u bilo kojem događaju, dajući razne argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se daju u obliku prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

U nastavku je prikazan primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio. Ovo sažima zahtjev naveden u glavnom.

Sve pružene informacije trebaju biti optimalno dosljedne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

Položaj adresata.
Priroda odnosa.
Formalnost.
Etiketa.

Na kraju pisma treba postojati uljudan oblik. Na primjer: “...izražavam nadu u daljnju suradnju (zahvalnost na pozivu)...” Nakon ovih rečenica slijedi potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju biti napisana službenim poslovnim stilom, što znači korištenje jezika za službene poslovne odnose. Značajke takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

Glavni sudionici u poslovnim odnosima su pravne osobe u čije ime se pišu rukovoditelji i službenici.
Odnosi u organizacijama su strogo regulirani.
Predmet komunikacije je djelatnost poduzeća.
Upravljački dokumenti općenito imaju određenog primatelja.
Često se tijekom aktivnosti organizacije događaju iste situacije.

U tom smislu, podaci sadržani u poslovnom pismu trebaju biti:

Službeni, bezličan, s naglaskom na distanci između sudionika u komunikaciji.
Adresirano, namijenjeno određenom primatelju.
Aktualno u vrijeme pisanja.
Pouzdan i nepristran.
S razlogom da potakne primatelja na bilo kakvu radnju.
Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uvjete:

Govor je normiran na svim razinama – leksičkoj, morfološkoj i sintaktičkoj. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
Točnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
Konciznost i sažetost – bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
Upotreba jezičnih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
Korištenje pojmova, odnosno riječi ili izraza koji imaju posebne pojmove.
Upotreba kratica, koje mogu biti leksičke (to jest, složenice nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (to jest, oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalu.
Fraze s glagolskim imenicama ("pružiti podršku" umjesto "podrška").
Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gornji uzorci poslovnih pisama prikazani su u punoj verziji (s tijelom) u nastavku. Informacije zadovoljavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporuča se izraditi nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

Prateći. Takva su pisma obično potrebna da vas obavijeste gdje poslati dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima koji trebaju napisati ovu vrstu dokumenta.)

Garantirano. Napisane su kako bi potvrdile sva obećanja ili uvjete. Na primjer, plaćanje za rad, najamninu, vrijeme isporuke itd. može biti zajamčeno.
Hvala. Nedavno su se počeli koristiti posebno često. Takva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji s prekrasnim tiskom.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak vrste zahvale sastavlja se u slobodnom obliku, ovisno o zadacima koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju bit u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji s ornamentom, može visjeti na zidu u sobi tvrtke na počasnom mjestu.)

Informativni.
Poučno.
Čestitamo.
Oglašavanje.

Tu su i slova:

Prijedlozi za suradnju. Prilično česti u novije vrijeme, poslani organizacijama, često su reklamne prirode, na primjer, kao ovaj uzorak. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pozornost, a još više, zainteresirali se. Ali ako ga sastavite prema donjem uzorku, ima sve šanse za uspjeh.

Pozivnice. Šalju ih, pozivajući ih da sudjeluju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili dužnosniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
Zahtjevi.
Obavijesti.
Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora započeti ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daje rezultat njegovog razmatranja i izražava suglasnost ili razlog odbijanja. Poslovni odgovor može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično zadovoljava sljedeća načela:

Dostupnost poveznice na prvo slovo i njegov sadržaj.
Identična jezična sredstva.
Usporedivi aspekti opsega i sadržaja.
Usklađenost s određenim slijedom.

Dekor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajniranja. To su detalji, pravila za kratice, pisanje adresa, naslova, duljina teksta, širina polja i drugo.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i uredski radnici početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede puno vremena.

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u „smeću informacija“ i koje će biti pročitano? Pravila, preporuke, primjeri

Riječ je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja se u svom poslu ne služi riječima.

Suvremeno poslovanje postupno se pretvara u dopisništvo. Uz pomoć pisama - elektroničkih ili tradicionalnih - odvija se komunikacija s klijentima, poslovnim partnerima i poslodavcima. Pismo pozicionira autora ili kao profesionalca ili kao osobu s kojom ne biste trebali nastaviti vezu.

Profesionalac mora znati pisati

To je jasno
učinkovito
ozbiljno
Zanimljiv

I nikad nije kasno da ovo naučite. Počnimo s osnovama: shvatite razliku između poslovnog i običnog pisanja.

Kako se službeno pismo razlikuje od običnog pisma? Specifičnosti poslovnog pisma

Pismo je kratak tekst od jedne ili dvije stranice, čija je svrha prenijeti informaciju o nečemu primatelju.

Priroda informacija i odnos između pošiljatelja i primatelja pisma dijeli korespondenciju na

poslovno (formalno)
osobno (neformalno)

Poslovno pismo karakterizira:

kratkoća
točnost
rasuđivanje i logika
informacijski sadržaj
evaluacijska i emocionalna neutralnost
standardizacija:
koriste se službeni obrasci
koriste se stabilne govorne figure, posebni službenički izrazi i konstrukcije
broj tema - 1-2
ciljanje
jasno definiran lanac zapovijedanja (ako je potrebno)

Koje vrste poslovnih pisama postoje?

Vrstu poslovnog pisma određuje

1. Svrha pisanja

Komercijalne namjene

Želite sklopiti posao i predložiti njegove posebne uvjete - sastavite pismo ponude (ponuda) za primatelja

Ako se niste odlučili za vama prihvatljive uvjete transakcije, pošaljite pismo zahtjeva
Želite li obavijestiti svog primatelja o kršenju ugovornih obveza s njegove strane? Napišite tužbu (žalbu)

Neprofitne svrhe

Zahvalite se u pismu zahvale
Potvrdite svoje obveze jamstvenim pismom, a svoju suglasnost potvrdnim pismom
Pišite biltene ako mislite da će vaši podaci biti zanimljivi primatelju
Podsjetnicima podsjetite na važne dogovore, obveze, kazne
Čestitajte u čestitkama, pitajte u molbama, sućutite u pismima sućuti
Ako trebate poslati važne dokumente ili materijalna sredstva, svakako pripremite popratno pismo za svoj teret

2. Primatelj

Ako pismo upućujete na nekoliko primatelja odjednom, tada pišete cirkularno pismo

Vaše pismo može doticati više tema istovremeno, što ga automatski čini višestranim

4. Struktura

Regulirana pisma podrazumijevaju sastavljanje tekstualnog dijela pisma prema određenom obrascu, dok neregulirana pisma imaju slobodan oblik prezentacije

5. Oblik polaska

u omotnici
elektronička
putem faksa

Struktura poslovnog pisma: uvod, sadržaj, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisma zahtijeva pažljivije razmatranje.

Ispravno oblikovano slovo treba odgovarati sljedećem pregledu:

Pogledajmo pobliže neke točke sheme:

1. Naslov

Obično je to kratak sažetak predmeta pisma.

Važno: Napišite naslov ispravno ako želite da primatelj pročita vaše pismo.

Nedostatak naslova u poslovnoj korespondenciji tipičan je za početnike koji nemaju osnovne vještine vođenja poslovne korespondencije.

2. Žalba

ima tradicionalni oblik "Dragi"
velikim slovima u sredini retka

Važno: Zabranjena je uporaba kratica!

3.Preambula

upoznaje primatelja s glavnom idejom pisma
priprema primatelja za ispravnu percepciju naknadnih informacija sadržanih u pismu

4. Glavni dio teksta potkrepljuje ključnu ideju iznesenu u preambuli

U ovom dijelu pisma

jasno naznačite bit prijedloga/apela
dati argumente: činjenice, brojke, druge specifičnosti o temi pisma. stručno mišljenje, vlastito pozitivno/negativno iskustvo

Radi lakšeg obrazloženja, možete koristiti sljedeći dijagram:

Važno: posljednji odlomak trebao bi sadržavati frazu koja ukazuje na određeni korak ili očekivani rezultat i potaknuti primatelja na akciju

5. Zaključno:

6. U prozoru "Potpis" potrebno je navesti podatke o primatelju:

naziv radnog mjesta

Kako ne pogriješiti u odabiru stila pisanja?

U poslovnoj korespondenciji morate stalno birati stil pisanja i ton komunikacije s primateljem. Koliko suha, formalna ili, obrnuto, koliko živa, topla i ljudska treba biti vaša poruka?

Osobni stil u poslovnoj korespondenciji naglašava individualne kvalitete osobe koja piše pismo
U formalnom se stilu iznose činjenice i na temelju njih izvode odgovarajući zaključci.
Osobni stil podrazumijeva ravnopravnu komunikaciju između autora pisma i primatelja
Formalni stil pokazuje jasan lanac zapovijedanja i silu s kojom je čitatelj pisma prisiljen računati.

Kako biste odabrali pravi komunikacijski stil u poslovnom pismu, razmotrite:

u kojoj ste težinskoj kategoriji vi i vaš primatelj?
želite prijateljski pregovarati ili izvršiti pritisak s pozicije snage

Kako se držati odabranog stila?

Osobni stil

Prisutnost osobnih zamjenica: ja, mi, ti
Na primjer: Ispričavam vam se i iskreno se nadam da se slične greške neće ponoviti.
Izravni apeli i molbe
Na primjer: Molimo ne ostavljajte osobne stvari bez nadzora
Upotreba emocionalnih evaluativnih izraza: zvjezdana mladost, zaglušujući neuspjeh

Formalni stil

Zamjena osobnih zamjenica apstraktnim imenicama
Na primjer: Uprava kina se iskreno ispričava zbog promjene rasporeda večernjih predstava
Zamjena osobnih žalbi i zahtjeva izjavama
Na primjer: Molimo ne ostavljajte osobne stvari bez nadzora
Upotreba uobičajenog klerikalizma: skrećem vam pozornost, zbog činjenice da

Formalni stil apsolutno nije prikladan ako pišete pismo zahvalnosti ili pismo sućuti, odnosno ona poslovna pisma u kojima trebate izraziti osjećaje. U situaciji kada pišete zamolnicu ili ponudu, također je bolje držati se osobnog stila.

Što je prigovor i kako ga napisati? Po čemu se razlikuje od drugih vrsta pisama?

Važno: kada sastavljate pismo, usredotočite pažnju primatelja na to koje radnje očekujete od njega. Također navedite konkretne rokove za provedbu zadataka koje ste postavili.

Predložak žalbenog pisma pomoći će vam da ga pravilno sastavite:

Što je pismo odgovora i kako ga napisati?

Postoje dvije vrste pisama savjeta:

pismo odbijanja
pismo s pozitivnim odgovorom

Sastavljanje obiju vrsta pisama ima dva opća pravila (pod uvjetom da je inicijativno pismo ispravno sastavljeno):
1. Odgovorno pismo zadržava vokabular i govorne obrasce inicijativnog pisma
2. Tekst pisma odgovora ne smije sadržavati podatke o

datum sastavljanja inicijativnog pisma
njegov registarski broj

Primjer prijateljskog i ispravnog pisma odbijanja naveden je u nastavku:

Međutim, odbijanje ne mora uvijek biti blago. Postoje situacije kada je neophodan čvrst i strog stil komunikacije. Ispod je predložak pisama odbijanja za sve prilike, od tvrdih do mekih:

Informativno pismo: razlika u odnosu na pisma odgovora i pisma pritužbi

Informativno pismo je višenamjensko:

izvješća (npr. o promjenama cijena u cjenicima)
obavještava (o reizboru članova upravnog odbora)
obavještava (o otpremi robe)
izjavljuje (namjere)
potvrđuje (prijem robe)
podsjeća (na ispunjenje obveza preuzetih ugovorom)
oglašava i informira (općenito o tvrtki, posebno o robi/uslugama)

Možda je danas najhitnije pitanje kako pravilno sastaviti reklamno i informativno pismo.

1. Nedostatak strukture
2. Prisutnost slenga ili neformalnog jezika u tekstu pisma
3. Nemaran dizajn
4. Obilje pravopisnih, sintaktičkih, stilskih pogrešaka
5. Nedostatak pouzdanih činjenica i objektivnih informacija u pismu
6. Kršenje osnovnih pravila pristojnosti (osobito u pismima pritužbi)
7. Upotreba glomaznih i nejasnih rečenica u tekstu
8. Nedostatak logike u prezentaciji gradiva
9. Nedostatak objašnjenja kratica
10. Opća zamagljenost teksta ako se sastavlja besciljno

Što još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za modernu poslovnu korespondenciju koristi se metoda blok strukture sastavljanja teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i održava cjelokupni stil cjelokupne poslovne dokumentacije. Karakteristična značajka metode je otvorena interpunkcija ili odsutnost točaka/zareza (na primjer, pri izradi popisa)

2. Za naslov pisma može se koristiti sans-serif font (na primjer, Arial). Takav font se na podsvjesnoj razini percipira kao stabilan i čvrst.

3. Serifni fontovi (Times News Roman) trebaju se koristiti u tijelu teksta. Serifi olakšavaju vašim očima kretanje od slova do slova, čineći čitanje bržim.

Važno: Postoje slova koja se uvijek pišu samo rukom!
To su pisma čestitke, pisma sućuti, pisma zahvalnosti

Mnogo korisnih informacija o sastavljanju poslovnih pisama možete pronaći u videu Saše Karepine.

Video: Kako napisati propratno pismo i životopis

Video: “Učenje od pripovjedača.” Tajne prodaje tekstova

Poslovni bonton: Poslovno pismo. Pravila kompilacije. (pozdrav i predstavljanje)

Često prvi kontakt u poslovnom svijetu počinje pismom. A ako ne pridajete važnost bontonu dopisivanja, poznanstvo se možda neće održati, a vi ćete izgubiti klijenta, partnera, kolegu.

Suvremeni oblici dopisivanja razvili su se prije otprilike 150 godina. Njihova domovina je Engleska, a odatle potječu osnovna pravila bontona za pisanje korespondencije. Poštivanje pravila dopisivanja pokazuje vašu uljudnost i poštovanje prema partneru.

Uobičajeno je napisati poslovno pismo na memorandumu organizacije, koji već sadrži podatke o instituciji. Izgled obrasca je svojevrsna posjetnica tvrtke, stoga se njegovom dizajnu mora postupati s posebnom pažnjom. Što je forma formalnija, stil pisanja bi trebao biti formalniji.

Omotnica

Za razliku od ruske prakse, u cijelom svijetu pišu prvi Kome, i onda Gdje. Adresa primatelja ispisuje se dva puta: na koverti s donje desne strane i u gornjem lijevom kutu pisma.

Ako se pismo stavlja u omotnicu s prozirnim prozorom, tada se adresa ispisuje jednom - u gornjem lijevom kutu pisma, a samo pismo se savija tako da adresa primatelja bude točno u prozirnom prozoru.

Nakon adrese potrebno je napisati prezime primatelja s inicijalima: prvo inicijale, a zatim prezime. Pristojnost zahtijeva da se ispred inicijala dodaju kratice "Mr", "Ms" ili "Ms".

U većini zemalja je uobičajeno da se prvo piše ime, a zatim prezime. Međutim, postoje iznimke. U Kini je, na primjer, prvo prezime, a zatim ime. U Mađarskoj se iza prezimena piše i ime; ako se prezimenu žene doda završetak "ne", to znači da je udana: Istvan je muškarac, Istvan je njegova žena.

Ako primatelj ima čin ili titulu, bolje je to naznačiti umjesto da jednostavno kažete "gospodin". U svim zapadnoeuropskim zemljama, kao iu Sjedinjenim Državama, izostavljanje naslova u govornom i pisanom govoru smatra se nepristojnim. Međutim, pisanje i izgovaranje “gospodin + titula + prezime” prihvaćeno je samo u Njemačkoj.

Riječi “gospodin” i “gospođa” obično se ne koriste bez prezimena, te se uvijek skraćuju na “gospodin” ili “gospođa”, dok je poželjno da se titule i činovi pišu u cijelosti.

U Engleskoj se često koristi uljudno obraćanje “Esquire” (Esquire - Esq.), a nikada se ne koristi zajedno s riječju “Mr.”

U Francuskoj, kao iu Engleskoj, plemićka titula primatelja uvijek je naznačena u adresi, ali nije uobičajeno spominjati je u tijelu pisma.

U Sjedinjenim Državama uglavnom se slijede engleske konvencije pisanja, ali engleski Esquire obrazac nije naveden. U SAD-u i Engleskoj udate dame pišu ime i prezime muža. A pisma neudanim damama uvijek trebaju sadržavati njihovo ime.

Prihvatljivo je koristiti kratice koje označavaju položaj ili titulu primatelja. Ako želite osobno poslati pismo, nakon svog prezimena navedite "Privatno" - Engleska, "Osobno" - SAD).

Nakon toga treba napisati naziv firme u kojoj adresat radi, njenu poštansku adresu i to sljedećim redoslijedom: kućni broj, ulica, naziv grada, država (okrug, kanton, itd.), poštanski broj, država

Na primjer:

Gospodin Lampikoski

izvršnom direktoru

Tampella Power Inc.

109, Lapinti,

Tampere, 33101

Finska

Pri slanju malih brošura u kuvertama piše “Knjižnom poštom” ili “Tiskovine”.

Struktura poslovnog pisma

1 Naziv organizacije koja šalje.

Može sadržavati inicijale pisca pisma ili daktilografa, digitalne ili abecedne oznake odjela, tvrtke itd. U tom slučaju prvo se nudi poveznica na podatke primatelja (Vaša referenca), zatim na podatke pošiljatelja (Moja referenca).

3 Datum pisanja pisma

Mjesec je naveden slovima, a kratice koje smo usvojili 12. rujna 1998. ne koriste se u međunarodnoj praksi. U SAD-u je uobičajeno da se prvo slovima označi mjesec, zatim dan, a zatim godina.

4 Adresa primatelja e-pošte

Ako je pismo naslovljeno na osobu čija je točna adresa nepoznata, a tvrtka u kojoj radi zna gdje se on nalazi, možete poslati pismo na adresu tvrtke, s naznakom “Care of” ili “C/O” ( u skrbi).

5 Naznaka određene osobe

Ovaj detalj se koristi kada je pismo naslovljeno na tvrtku, a pošiljatelj je zainteresiran da ga pročita određena osoba

U ovom slučaju koristi se izraz "Pažnja...".

6 Uvodna adresa

Tradicionalno se sastoji od riječi "Poštovani gospodine (gospođo) + prezime" ili "Poštovani gospodine (gospođo) + prezime." U korespondenciji na engleskom jeziku najčešće se koriste sljedeće adrese:

Gospodo, - vladinim dužnosnicima.

Gospodine, vladinim službenicima.

Draga gospođo je manje formalna adresa.

Poštovani gospodine, ovo je manje formalna adresa.

Poštovani, - poslovnim ljudima.

Gospodo - poslovnim ljudima.

Dear MrBrown je manje formalan način obraćanja ljudima koje osobno poznajete.

Draga gospođo Walters je manje formalan način obraćanja ljudima koje osobno poznajete.

U službenim pismima nije uobičajeno oslovljavati ljude na "vi". Osobe koje zauzimaju prilično visoke položaje ne bi se trebale oslovljavati s "ti" u takvim pismima, čak i ako ste s njima u kratkim odnosima u životu. Ovisno o stupnju bliskosti s vašim dopisnikom, adresa može započeti riječima "Poštovani + ime" ili "Poštovani + prezime". Nakon uvodnog obraćanja stavlja se zarez, a ne uzvičnik, kako je uobičajeno u Rusiji.

7 Naznaka općeg sadržaja pisma, odnosno predmeta pisma. Da biste to učinili, samo stavite "Re:" (Referenca) ili "U vezi". Suvremeniji način je kada se predmet pisma podcrta ili u potpunosti napiše velikim slovima.

8 Tijelo teksta pisma Danas postaje sve popularniji stil s blokovima, u kojem su paragrafi međusobno odvojeni ne uvlakama, već razmacima. Tada svi paragrafi, adresa, adresa, završna formula uljudnosti itd. počinju u ravnini s lijevom marginom stranice.U pismu od više stranica, sve stranice osim prve moraju biti numerirane.

9. Konačna formula uljudnosti Ako je pismo službeno, u inozemstvu se u pravilu koristi kompliment "Vrlo iskreno", u drugim slučajevima - "S poštovanjem, s poštovanjem, s poštovanjem". Pismo odgovora koristi istu formulu uljudnosti kao ono poslano.

10 Potpis Ako je pismo potpisao netko drugi, treba naznačiti "U ime" ili "U ime" tog i tog ("pp" - po pro): Jones and Co pp ASmith - u ime Jones and Co. potpisano od ASmitha).

11 Indikacija aplikacija.

Vrste poslovnih pisama i pravila za njihovo pisanje

1 Zamolnica. Formulirajte svoj zahtjev jasno i pregledno, što konciznije, uz davanje objašnjenja. Vrijedno je istaknuti Vaš osobni interes i unaprijed Vam zahvaliti na Vašem nastupu.

2 Obavijest pismo. Poslano iz pristojnosti, kao znak zahvalnosti na brzom odgovoru, kao izraz spremnosti na suradnju i sl. ili kao posebna informativna poruka. Ispod takvog pisma dovoljno je staviti potpis referenta.

3 Pismo opomene.Šalje se u slučajevima kada se telefonskim razgovorom ili osobnim kontaktom ne postigne željeni rezultat na vrijeme. Svrha takvog pisma je da vas taktično podsjeti na potrebu ispunjavanja određenih preuzetih obveza.

4 Pismo potvrde. Najčešće je to jamstvo već ranije danih obećanja ili već dogovorenih uvjeta. Takvo pismo je izraz pristojnosti i dubokog poštovanja prema partneru.

5 Pismo žalbe- poput službenog upozorenja. Mora sadržavati razloge za zahtjev, same zahtjeve i posebne zahtjeve.

6 Pismo odbijanja- Ovo je odgovor na žalbu. Kada je ispravno napisano, pomaže u održavanju zdravog odnosa s klijentom ili partnerom unatoč odbijanju. Najbolje je započeti takvo pismo pozitivnim informacijama: na primjer, navesti s čime se slažete. Zatim morate objasniti razloge odbijanja.Završetak pisma također treba biti pozitivan.

7 Pismo isprike obično sadrži izjavu o razlozima zbog kojih je neki predugovor iznenada prekršen. U nekim slučajevima takav se dopis šalje nakon prethodne obavijesti telefonom.

8 Jamstveno pismo- ovo je poseban oblik pisma koji se šalje kao obveza plaćanja kupnje, pružene usluge i sl. Mora označavati vrstu operacije koju treba izvesti. Pismo završava izrazom "Jamčimo plaćanje" i naznakom vaših bankovnih podataka. Takvo pismo mora imati dva potpisa - upravitelja i glavnog računovođe.

9 Cirkularna pisma. Cilj im je prenijeti informaciju istog sadržaja na više adresata.

Takva se pisma obično šalju unutar organizacije potpisana od strane upravitelja o općim pitanjima.

Pisanje je od pamtivijeka bilo i ostalo jedan od najčešćih načina razmjene informacija. Vrste pisama značajno su se promijenile tijekom godina. Ako prije 30 godina građani naše zemlje nisu mogli ni zamisliti elektronički prijenos informacija, sada gotovo sve tvrtke temelje svoj rad na takvoj dokumentaciji. Iako se proces prijenosa značajno promijenio, vrste i suština pisama ostaju isti.

Vrste poslovnih pisama

U procesu poslovanja bilo koje tvrtke, poslovna pisma se koriste za rješavanje raznih pitanja. Dakle, postoji dosta vrsta pisane dokumentacije.

Vrste poslovnih pisama prema teritorijalnoj osnovi:

korespondencija unutar zemlje;
korespondencija međunarodnog značaja.

Prema načinu dostave pisma primatelju postoje:

korespondencija poslana poštom;
pisma poslana faksom;
poruke koje imaju oblik e-pošte.

Na temelju statusa sudionika u prepisci:

korespondencija pravnih osoba (u ime tvrtke, organizacije);
prijenos korespondencije između pojedinaca.

Poslovna pisma razlikuju se prema broju primatelja:

pismo adresirano na 1 primatelja;
pisma koja su adresirana na više primatelja odjednom.

Vrste poslovnih pisama dijele se ovisno o području njihove primjene:

korespondencija uprave organizacije;
dopisivanje u komercijalne svrhe;
pisma u vezi sa sudskim predmetima;
osobno dopisivanje.

Vrste engleskih slova razlikuju se prema smjeru:

proaktivno dopisivanje.
odgovoriti na dopisivanje.

Prema vrsti pisanja pisma:

regulirano (pisma napisana na temelju utvrđenog obrasca);
neregulirano (slova koja nisu uređena pravilima).

Vrste pisama prema stupnju hijerarhije:

pisma organizacija koje zauzimaju viši upravni položaj;
korespondencija podređenih organizacija;
pisma trećih organizacija koja nisu navedena u ugovoru.

Na temelju teme poruke možemo istaknuti:

financijska korespondencija;
pravna korespondencija;
pisma u vezi s materijalnom i tehničkom bazom organizacije.

Pisma se mogu podijeliti ovisno o svrsi pošiljatelja:

korespondencija poslana primatelju radi rješavanja radnih pitanja;
pisma bontonske prirode koja se šalju kako bi utjecala na emocije primatelja.

Vrste informativnih pisama

Na temelju njihove funkcionalne namjene razlikuju se sljedeće vrste slova:

1. Informativna pisma su poruke čija je glavna svrha pružiti informacije primatelju. Ova vrsta korespondencije može se predstaviti sljedećim vrstama:

Informativna poruka je poruka koja obično sadrži službene podatke. Često objašnjava bit propisa i zakonodavstva. Pisma informativne prirode mogu se slati širokom rasponu primatelja.
Pismo poruka je poruka kojom pošiljatelj priopćava informacije koje su zanimljive i bitne za obje strane. Ova vrsta pisma može biti ili proaktivna ili kao odgovor na prethodno poslanu poruku sa zahtjevom ili zahtjevom.
Popratno pismo je poruka koja objašnjava i nadopunjuje paket dokumenata koji se šalje. Na primjer, ako se prijavljujete za posao, trebate poslati kratki popis i sadržaj zajedno sa životopisom, opisom posla, biografijom i ostalim potrebnim dokumentima.

Poruka podsjetnika je pismo koje traži od primatelja da izvrši dužnost ili radnju prema dogovoru.
Obavijest je pismo koje obavještava o nadolazećim masovnim zajedničkim događajima (seminari, konferencije, itd.). Obično se ova poruka šalje velikom krugu primatelja, predstavnicima drugih organizacija, kako bi ih se pozvalo i potaknulo na sudjelovanje.

Obavijest ne samo da informira o datumu i vremenu nadolazećeg događaja, već io temi, ciljevima i uvjetima njegovog održavanja:

Obavijest je pismo koje služi za prenošenje službene informacije o javnom događaju ili skupu. Obavijest, u pravilu, obavještava širok krug zainteresiranih, pa se može objaviti iu tiskanim medijima.
Reklamno pismo je poruka koja pozitivno djeluje na potencijalne kupce roba i usluga, povećava želju za kupnjom određenog artikla ili korištenjem usluga.

Zamolnica i ponuda

Pismo zamolnice ili pismo s prijedlogom je vrsta obavijesti koja potiče primatelja da poduzme određene radnje koje zanimaju pošiljatelja pisma.

Postoje glavne vrste pisama zahtjeva i prijedloga:

Pismo zamolbe je poruka koja ima za cilj potaknuti radnju ili dobiti važne informacije za autora pisma. Takva poruka sa zahtjevom u svakom slučaju zahtijeva odgovor.
Pismo sa zahtjevom je poruka čija je glavna svrha dobivanje službene potvrde, važne informacije ili određenih dokumenata. Kao i pismo zahtjeva, zahtjev zahtijeva odgovor.
Pismo ponude je poruka koja ima za cilj dati ponudu potencijalnom klijentu, partnerskoj organizaciji ili budućem zaposleniku. Takva poruka s prijedlogom može biti ili proaktivna ili kao odgovor na prethodno primljen zahtjev ili zahtjev.

Prijavnica je poruka kojom organizacija izražava želju za sudjelovanjem na određenom događaju, konferenciji, izložbi ili izražava suglasnost za pružanje usluga ili isporuku robe. Ova vrsta pisma ne zahtijeva odgovor od primatelja. Glavno je da on odgovori na pismo prijave i, na primjer, uključi organizaciju u plan događaja ili isporuči potrebnu robu ili pruži uslugu.
Narudžbenica je poruka koja sadrži inicijativni prijedlog kupca za potpisivanje ugovora s određenim uvjetima. Najčešće je narudžba odgovor na poslovni prijedlog.
Pozivno pismo je poruka koja sadrži prijedlog za sudjelovanje određene organizacije u određenim događajima. Ako organizacije imaju posebna zaglavlja, a događaj je svečan i služben, tada se takvo pismo izdaje na njima.

Pismo prigovora i zahtjeva

Pismo sa zahtjevom ili zahtjevom je poruka koja se šalje organizaciji ili pojedincu u slučaju da jedna od strana nije ispunila dodijeljene zadatke ili obveze ili je to učinila nepropisno.
Pismo sa zahtjevom je poruka čija je svrha potaknuti primatelja na ispunjavanje preuzetih obveza i dodijeljenih mu funkcija u slučaju da dođe ili je već došlo do kršenja postojećih ugovora.
Pismo tužbe je poruka koja uključuje zahtjev za nepoštivanje glavnih točaka sklopljenog ugovora i zahtjev za naknadu gubitaka.

Pismo odgovora s odbijanjem ili prihvaćanjem ponude

Pismo odgovor je poruka koja se šalje autoru zamolnice, poziva, zahtjeva ili prijedloga.

Vrste službenih odgovora su sljedeće:

Pismo suglasnosti je komunikacija koja uključuje pozitivan odgovor na pismo upita, ponudu ili zahtjev.
Pismo odbijanja je poruka koja sadrži negativan odgovor na pismo zamolbe, zahtjev ili ponudu.

Pisma koja sadrže obvezu, jamstvo ili potvrdu

Vrste službenih dopisa koji sadrže jamstvo, obvezu ili potvrdu su:

Jamstveno pismo je poruka koja sadrži obvezu ili potvrđuje kvalitetu na vrijeme izvršenih radova, isporuku robe ili uplatu sredstava kredita. Jamstvena pisma mogu se nasloviti na pravne i fizičke osobe.

Potvrdno pismo je poruka kojom primatelj obavještava pošiljatelja inicijativnog pisma da je primio prethodno poslane dokumente ili materijalna sredstva. Ova vrsta pisma također služi za priopćavanje suglasnosti za sudjelovanje u događaju ili provedbu prethodno potpisanih određenih točaka ugovora.
Pismo preporuke je poruka u kojoj, u pravilu, organizacija daje referencu pojedincu kako bi se mogao zaposliti ili proći obuku i sl.

Pisma bontona

Bontonska pisma su poruke koje imaju za cilj izražavanje sućuti, pažnje, čestitke ili sudjelovanja.

Postoje sljedeće vrste bontonskih pisama:

Pismo čestitke službena je poruka kojom se osobi čestita poseban događaj.
Pismo zahvalnosti je poruka koja se upućuje fizičkoj ili pravnoj osobi u svrhu izražavanja zahvalnosti za pružene usluge, mjere ili poduzete radnje.
Pismo sućuti je vrsta teksta koja se sastavlja kada je potrebno sudjelovati i izraziti sućut. Ovo pismo se šalje u slučaju smrti, prirodne katastrofe ili nesreće.
Pismo isprike je poruka u kojoj se pošiljatelj ispričava za nekorektno izvršenje usluge ili radnje.

Koje vrste poštanskih pošiljaka postoje?

Postoje razne vrste pisama. Pošta razlikuje sljedeće vrste pošiljaka:

Jednostavno pismo je poruka čiji je postupak slanja najlakši. Potrebno je uzeti dokument ili poruku napisanu na papiru, staviti u kuvertu, napisati indeksom adresu primatelja i pošiljatelja, zalijepiti markicu i kuvertu ubaciti u poštanski sandučić. Jedan od nedostataka ove vrste pisma je što pošiljatelj ne može pratiti kada je njegova poruka poslana. Iako statistike pokazuju da većina pisama uspješno stigne do primatelja. Međutim, bolje je ne slati važne dokumente jednostavnim pismom. Nedostatak ove vrste slanja poštom je što će pismo nakon vašeg slanja biti izvagano. Ukoliko se pokaže većim od norme (približna veličina je 2 lista papira) s običnim žigom, bit će vraćen u jedan od poštanskih ureda. Da biste ga ponovno poslali, morat ćete stajati u redu i platiti nekoliko novčanica više za višak.

Naručeno pismo. Takvu poruku morat ćete registrirati u jednom od poštanskih ureda. Kada pismo stigne do primatelja možete saznati ako pogledate potvrdu o primitku.
Preporučeno pismo sa dostavom. Posebnost običnog preporučenog pisma je da je uz njega priložen poseban kupon za otkidanje na kojem su naznačeni: adresa pošiljatelja, ime i adresa primatelja te kratak opis onoga što se nalazi u omotnici. Nakon nekoliko dana ovaj se kupon mora predati pošiljatelju s potpisom primatelja kao jamstvo da je pismo osobno predano.
Preporučeno pismo s popisom priloga. Takva se poruka može poslati ili kao registrirana poruka ili s obavijesti. Glavno je ispuniti poštanski obrazac s popisom priloga, koji je dostupan u bilo kojem poštanskom uredu. Ispunjava se u dva primjerka, od kojih se jedan s nezapečaćenim pismom mora predati poštanskom službeniku, a drugi ostaje kod vas.

Slova kao vrsta govorne aktivnosti

Postoje samo 4 vrste govorne aktivnosti: slušanje, govor, čitanje i pisanje. Također treba napomenuti da su se govor i slušanje pojavili, naravno, ranije od pisanja i čitanja. Sve do nedavno prve vrste govorne aktivnosti ostale su glavne. Pisanje i čitanje ne samo da su se izjednačili, već su postali popularniji i dominantniji. Sve se to događa zbog brzog uvođenja IT tehnologija, popularizacije interneta diljem planeta, kao i razvoja ovisnosti o tehničkim sredstvima prijenosa informacija.

Pisanje kao vrsta govorne aktivnosti zauzima vodeće mjesto jer suvremeni ljudi sve više vremena provode na poslu, a komunikacija na društvenim mrežama uz prijenos poruka sve više zamjenjuje komunikaciju licem u lice. U suvremenim uvjetima teško je zamisliti organizaciju čiji rad ne bi ovisio o e-pošti.

Pisanje kao aktivnost je vrlo učinkovit način komunikacije, ali, unatoč svim prednostima, postoje i mnogi njegovi nedostaci:

Primatelj nije prisutan kada je pismo napisano, tako da nema posredne povratne informacije.
Autor nema priliku intonirati pismo, pa ga primatelj može percipirati dvosmisleno. Pošiljatelj mora dulje i pažljivije birati fraze kako bi ispravno protumačio misli.
Pošiljatelj nema priliku koristiti govor tijela i izraze lica.

Pisma Djedu Mrazu

Postoje razne vrste pisama Djedu Mrazu. Ovakva poruka vrlo je važna u životu svakog djeteta, stoga djeca njezino pisanje shvaćaju vrlo ozbiljno. Roditelji trebaju razmisliti o svim sitnim detaljima njegovog pisanja kako bi pomogli svojoj djeci da sve lijepo uredi.

Važnost ove vrste pisma ne može se podcijeniti jer roditelji iz njegovog sadržaja mogu saznati što njihova beba zapravo želi. A djeca pokazuju svoju maštu i u igri stječu prve vještine pisanja poruka. I što je najvažnije, rade to s velikim zadovoljstvom.

Postoji 5 vrsta pisama i primjeri njihovog dizajna za Djeda Mraza:

Predložak za poruku Djedu Mrazu. Ova vrsta je najjednostavnija od svih vrsta. Vi samo trebate pronaći opciju dizajna koja vam se sviđa za pismo s razglednicom i ispisati ga, dodajući svoje podatke i želje.
Ručno rađena razglednica za Djeda Mraza. Dijete može pripremiti takvu karticu uz pomoć odrasle osobe ili samostalno. Da biste to učinili, samo trebate uzeti list raznobojnog kartona i na njemu napraviti ukrase (božićna drvca, snježne pahuljice, snjegoviće, vjeverice, simbol nadolazeće godine, Djeda Božićnjaka, Snjeguljicu itd.) od kiše ili vata. Za prekrasan ukras možete koristiti i raznobojnu tkaninu, perle, papir u boji ili bijeli, serpentin, perle, pijesak, ljuske oraha.
Obiteljsko pismo. Možete napisati originalno pismo sa simbolima svoje obitelji. Da biste to učinili, morate smisliti pseudonime za članove obitelji ili jednostavno sve nazvati likovima iz bajke ili crtića. Za takvo pismo bolje je uzeti pergament i napisati poruku lijepim rukopisom, dodajući na kraju simbole svoje obitelji: zastavu, grb i pečat.
Kolaž u novogodišnjem stilu. Možete uzeti bijeli karton ili list papira i zalijepiti na njega unaprijed izrezane figure djece, životinja, Djeda Mraza, Snjeguljice i drugih omiljenih likova.
Marke i kuverte. Bolje je odabrati svijetlu i svečanu omotnicu za takvu prigodu. Možete ga kupiti u trgovini ili napraviti sami tako da zalijepite žig. Kuvertu također možete ukrasiti na neobičan način u novogodišnjem stilu i izraditi vlastiti pečat.