Препоръки за отчитане на движението на стоките. Отчитане на оборота в търговските организации на дребно Отчитане на движението на суровините в счетоводството

Процесът на разпределение на стоките е важен, тъй като вашата печалба зависи от организацията на отчитането на движението на стоките и ефективността на управлението на движението на стоките. Този материал ще ви разкаже как е изградена системата за разпространение на продуктите.

Общи принципи за организиране на дистрибуцията на продуктите

Правилната организация на дистрибуцията на продуктите има положителен ефект върху финансовия резултат на компанията, тъй като:

• намалява преките финансови разходи за доставка, съхранение на стоки и доставката им до потребителя;
• намалява броя на служителите, участващи в процеса на дистрибуция;
• минимизира загубите;
• по този начин увеличава маргиналността на стоките;
• намалява времето между покупката на стоките и тяхната продажба;
• увеличава оборота на фирмените средства;
• максимизира печалбата.

Нека разгледаме основните фактори, които определят ефективността на системата за дистрибуция на продукти.

Разходите за дистрибуция на стоки до голяма степен зависят от избора на оборудване. Според експерти използването на контейнерно оборудване при движението на стоки намалява времето за товарене и разтоварване пет пъти, повишава ефективността на транспорта почти наполовина и намалява разходите за доставка и продажби почти наполовина.

Процесът на дистрибуция на продукта започва много преди стоките да стигнат до вашия склад. Когато избирате доставчици, вземете предвид, наред с други неща, скоростта на доставка и организацията на веригата за доставки. Колкото повече спирания прави даден продукт по пътя си, толкова по-голям е рискът от загуба и толкова повече усилия трябва да положите, за да контролирате доставката. Моля, вземете предвид този фактор, когато определяте реалната цена на доставката. Изчисляването на веригата на дистрибуция на стоките ще помогне за това - средният брой складове, които продуктите ще посетят по време на процеса на доставка от производителя до вас. Например, по време на транзитно движение на стоки, когато стоките идват при вас директно от производството, връзката в движението на стоки е нула.

Ако продавате сезонни стоки, имайте предвид, че сезонността ще повлияе и на организацията на дистрибуцията на продуктите. Всъщност ще ви е необходима отделна диаграма за всеки отделен сезон, тъй като комбинацията от транзакции ще варира.

Автоматизирано отчитане на движението на стоките

Изграждането на ефективна система за дистрибуция на продукти опростява. На първо място е необходимо да се определи честотата на инвентаризацията в склада и в магазина. Ресконтирането на активите се извършва най-малко веднъж годишно - при изготвяне на годишни отчети. Въпреки това, за нормално управление на инвентара се препоръчват по-чести периоди на инвентаризация. Те са установени в счетоводната политика на дружеството.

След това трябва да осигурите своевременно актуализиране на данните в програмата за автоматизация. По-лесно е да се следи точността на служителите при работа с програмата, отколкото постоянно да се извършват непланирани проверки, например в склад. Разделете процеса на разпространение на продукта на етапи, определете състава на производствените операции и установете отговорниците за всеки етап. Задачите трябва да бъдат детайлизирани до такава степен, че всяка операция да бъде завършена чрез въвеждане на съответните данни в програмата за автоматизация. Служителят, който провежда операцията, е отговорен не само за организирането на процеса на този етап, но и за поддържането на информацията в системата актуална.

Удобно е да възлагате задачи на служители и да проследявате изпълнението им направо в програмата. Задължението за въвеждане на данни е фиксирано в длъжностни характеристики и други фирмени документи с цел записване на отговорност. Това е необходима мярка дори за малки организации. Въвеждането на правилни данни в програмата за автоматизация не трябва да се възприема като незадължителна дейност, а като нормална част от работата. Всеки трябва да разбере за какво носи отговорност и последствията от неизпълнение на задълженията си. Така ще гарантирате актуалност на информацията при отчитане движението на стоките. Данните, събрани в отчет в удобен за вас вид, ще показват реалното движение на активите.

Система за дистрибуция на продукти в действие

Вие предоставихте основата за организиране на разпространението на продуктите. Сега трябва да приложите на практика автоматизиран контрол на поставянето и движението на стоките в склад и магазин с помощта на програма. Следи се потокът от стоки, като се започне от приемането на стоките в склада и се стигне до продажбата на продуктите. Чрез скенери за баркод, свързани с програмата за автоматизация в склада, информацията за стоките се подава в единна база данни:

• приети от доставчици;
• преместени в рамките на склад или от склад на склад;
• изпълнени в поръчки;
• прехвърлени в магазина за продажба.

При продажба на стоки същите баркод скенери и фискални регистратори (ПОС терминали) автоматично записват информация за продаваните продукти в програмата. Касиерът предава най-новата информация на системата за автоматизация като част от основните си задължения - неговите работни функции се регулират не само от вас, но и от закона.

Благодарение на единна база данни статусът на всяка продуктова единица в системата за дистрибуция на продукти се променя едновременно в цялата компания. Ако даден продукт се прехвърли от склад в магазин, това се вижда в програмата за автоматизация от вас, складодържателя, счетоводителя и касиера на търговския етаж - всеки в рамките на собственото си ниво на достъп.

При използване на правилно подбрано складово и касово оборудване, данните в програмата за автоматизация се актуализират на всеки етап без допълнителна намеса на работниците, което елиминира грешки при ръчно въвеждане и манипулиране на информация. Освен това системата за дистрибуция на продукти става прозрачна. Това намалява риска от щети от кражби и липси, присвояване и други злоумишлени действия. Личната отговорност също намалява нивото на небрежност и злоупотреба.

Резултати от организирането на дистрибуцията на продукта

Автоматизирането на отчитането и контрола на движението на стоките, при условие на навременно актуализиране на информацията, осигурява:

• счетоводна точност;
• простота и удобство на отчитането;
• пълен контрол на вземанията и задълженията;
• намаляване на риска.

Тъй като разполагате с актуална информация за продукта и другите активи във всеки един момент, ви е по-лесно да анализирате финансовото състояние на компанията, да контролирате служители и контрагенти. Прекарвате време не за да разберете къде е всичко и къде отива, а за вземане на решения:

• при какви условия стоките трябва да бъдат освободени на този клиент;
• дали да продължите да работите с този доставчик;
• да вземеш заем или да не го вземеш;
• какви стоки да закупите;
• какви продукти трябва да бъдат продадени възможно най-бързо;
• как да коригирате асортиментната матрица;
• как да се стимулира търсенето;
• каква процедура за сетълмент с контрагенти трябва да бъде избрана;
• какви дългове да се съберат първо;
• кои задължения трябва да бъдат погасени първи;
• какво да обърнат внимание на служителите.

В същото време вашите решения се основават не само на навик и интуиция, но и на свежи факти за състоянието на нещата.

ВЪВЕДЕНИЕ

Поради факта, че гражданското и данъчното законодателство тълкуват по различен начин понятието „търговия на дребно“, за служителите на търговските организации е трудно да определят какво се счита за търговия на дребно.
От разпоредбите на гражданското законодателство (членове 492 и 506 от Гражданския кодекс на Руската федерация) следва, че основният критерий за разграничаване на търговията на едро от търговията на дребно е крайната цел на използване на стоките, закупени от купувача. Ако стоките се закупуват за по-нататъшна употреба в бизнес дейности, тогава имаме предвид търговия на едро. Ако даден продукт е закупен за лична, семейна, домашна или друга употреба, която не е свързана с бизнес дейности, тогава възниква продажба на дребно.
Освен това, ако при продажбите на едро отношенията между продавача и купувача на стоките се регулират от договор за доставка, то при търговия на дребно те винаги имат характер на договор за покупко-продажба. Съгласно определението за търговия на дребно, залегнало в чл. 346.27 от Данъчния кодекс на Руската федерация, за целите на данъчното счетоводство търговията на дребно означава продажба на стоки за пари в брой.
Тъй като Данъчният кодекс на Руската федерация съдържа концепцията за търговия на дребно, която е различна от концепцията, дадена в Гражданския кодекс на Руската федерация, данъкоплатците (за данъчни цели) трябва да се ръководят от данъчната дефиниция, тъй като институциите, понятията , условията на гражданското право не се прилагат в данъчните отношения, ако Данъчният кодекс на Руската федерация определя тези институции, условия, понятия по друг начин (клауза 2 на член 11 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Обектите на контрол са:
1) структура на дистрибуция на продукта (канали за дистрибуция на продукта, пропорции за смесени канали);
2) форми на разпространение на продукта;
3) форми на директни продажби;
4) съотношението на видовете посредници.
Контролните параметри са както следва: структурата и формите на дистрибуция на продукта, формите на директни продажби, както и съотношението на видовете посредници (в структурата на дистрибуцията на продукта) съответстват на целите и стратегиите на организацията, се избират според към критерия за максимизиране на рентабилността на продажбите, осигуряване на максимален обем на продажбите и минимизиране на разходите за продажби.
Техниката на управление включва няколко стъпки.
1. Разберете (чрез разпити и интервюиране на персонала, разговори с ръководството, събиране и анализ на документация и др.) Целите и стратегиите на организацията, външните и вътрешните фактори на функциониране.
2. Определете степента, в която дистрибуционната политика съответства на целите, стратегиите и възможностите на организацията.
3. Определете обемите на продажбите и разходите, рентабилността на продажбите в контекста на:
- преки и непреки методи на разпространение;
- с транзитни и складови форми на разпределение на стоките;
- при различни форми на директни продажби (работа по поръчка, работа на свободния пазар чрез търговия на едро - магазин, извън магазин, лични продажби, телефонни продажби, продажби с апликационни талони, продажби на изложения и панаири и др.);
- видове посредници (независими посредници: търговски посредници, редовни дистрибутори; зависими посредници: брокери, изкупвателни офиси, агенти, комисионери и др.).
4. Използвайки метода за сравнение (или рангов анализ), оценете оптималността на политиката за разпространение.
Понастоящем практиката за откриване на магазини за търговия на дребно от производствени организации, които са техни отделни подразделения и продават на дребно както готовите продукти на тези организации, така и закупените стоки, стана доста широко разпространена, което определи актуалността на темата на дипломната работа.
Целта на дипломната работа е да отчете и одитира стокоразпределителните операции в търговията на дребно, да оцени счетоводната политика на предприятието и да разработи мерки за подобряване на счетоводството и одита в предприятието.
Въз основа на целта в работата се поставят следните задачи:
- проучване на нормативната уредба на търговията на дребно;
- отразяване на счетоводния ред на стокоразпределителните операции в търговията на дребно;
- разкриват се методи за одитиране на стокоразпределителната дейност в търговията на дребно;
- дадена е организационно-икономическа характеристика на предприятието;
- разработване на мерки за подобряване на счетоводната политика на предприятието и одита.
Обектът на дипломната работа е OJSC "Denver-MK", предметът е счетоводство и одит на потока от продукти в търговията на дребно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Процедурата за организиране на отчитането на материалите е установена от PBU 5/01 и раздел 2 „Отчитане на материалите“ и 6 „Отчитане на материалите в складовете“ от Указанията за отчитане на материалните запаси. Същите тези документи могат да се използват и при разглеждане на счетоводни въпроси на готовата продукция. Това заключение е направено в писмото на Министерството на финансите на Русия от 16 ноември 2004 г. N 07-05-14/298 „Относно възможностите за оценка и отчитане на продукцията на готовата продукция“: готовата продукция е част от запасите, предназначени за продажба (крайният резултат от производствения цикъл, активи, завършена обработка (монтаж), чиито технически и качествени характеристики отговарят на условията на договора или изискванията на други документи, в случаите, установени със закон). В тази връзка, когато отчитате готовите продукти, трябва да се ръководите от PBU 5/01.
Процедурата за изготвяне на документи при публикуване на материали е установена в клауза 49 от Методическите инструкции. Ако няма несъответствия в количеството и качеството на материалите между данните на доставчика и действителните данни, приемането и осчетоводяването на входящите материали се формализира от складовете, като правило, чрез съставяне на нареждания за получаване (стандартен междуиндустриален формуляр N M-4 ).
За насипни хомогенни товари, пристигащи от един и същи доставчик няколко пъти през деня, е разрешено да се изготви една разписка за целия ден. В същото време за всяко отделно получаване на материал през този ден се правят записи на гърба на поръчката, които се изчисляват в края на деня и общата сума се записва в поръчката за получаване.
Вместо поръчка за получаване, приемането и изпращането на материали може да бъде формализирано чрез поставяне на печат върху документа на доставчика (фактура, фактура и т.н.), чийто отпечатък съдържа същите данни като в поръчката за получаване. В този случай попълнете данните на посочения печат и поставете следващия номер на поръчка за получаване. Такъв печат е еквивалентен на нареждане за получаване.
В същото време конкретната процедура, избрана от организацията за обработка на документи за приемане и осчетоводяване на материали, трябва да бъде залегнала в нейната счетоводна политика в съответствие с писмо на Министерството на финансите на Русия от 29 октомври 2002 г. N 16-00 -14/414 „Относно процедурата за обработка на входящите материали“. По този начин, за да се намали броят на документите, организацията има право да приема материали за счетоводство, без да издава нареждания за получаване. Този метод на капитализация обаче трябва да бъде фиксиран в счетоводната политика на предприятието.
Неспазването на установената процедура за счетоводство може да доведе до административна глоба съгласно член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация за грубо нарушение на счетоводните правила. В съответствие с този член, грубо нарушение на правилата за счетоводно отчитане на приходите и разходите и обектите на данъчно облагане за целите на този член означава липсата на първични документи или липсата на фактури или счетоводни регистри, системни (два или повече пъти през една календарна година) ненавременно или неправилно отразяване по счетоводните сметки и в отчитането на стопански операции, парични средства, материални активи, нематериални активи и финансови инвестиции на данъкоплатеца.
Освобождаване на материали от склада, в съответствие с което производствената единица, изпълняваща функции за доставка или планиране, изготвя специален оперативен документ за освобождаване на материали (карта на плана). Отразява утвърдените лимити и календарни дати за доставка на материалите. Въз основа на този документ служителят на склада издава фактура за освобождаване на материали в рамките на месечния лимит и доставя материалите до местоназначението им. Процедурата за отпуск, графикът за доставка и формите на оперативните документи се определят от организацията в реда за документооборот. На всеки склад трябва да бъде присвоен постоянен номер със заповед на организацията, който трябва да бъде посочен във всички документи, свързани с дейността на този склад.

Вие сте управител на магазин или търговска фирма с нарастващ оборот на стоки и пари. Може би имате няколко малки магазина или търговски обекти или извършвате доставки на стоки на едро.

Компанията се разраства и вие имате нужда да контролирате продуктовия поток и касовата отчетност.

Също така бихте искали да получите следната информация:

• Анализ на продажбите за периоди;
• салда в склад или няколко склада;
• за кого е запазена стоката;
• поръчки, направени при доставчика;
• планове за плащане на доставчици;
• поддържа база данни с контрагенти
• контрол на платени сметки;
• печалба за фирмата.

Какви са предимствата от използването на Excel при отчитане на стоки и средства?

• Безплатен софтуер, ако използвате Open Office;
• Бързо стартиране (бързо попълване на директории);
• Само вие определяте какви данни са ви необходими за счетоводството;
• Няма трудности при ученето, повечето служители знаят как да го използват на основно ниво.

Използвате Excel от известно време и изпитвате следните трудности:

• Не е възможно няколко служители да редактират базата данни едновременно;
• Действителни наличности? не съвпадат с данните в Excel;
• Не се знае кой е коригирал данните в складовите наличности;
• Не е известно кога са пристигнали стоките или кога са били изписани;
• Компанията поддържа няколко таблици, данните от които трябва да бъдат обединени в една таблица;
• Прекарвате много време в отчитане на пари в Excel;
• Печатните формуляри на фактурите и фактурите се попълват изцяло „на ръка”;
• Поддържате база данни с клиенти, но трябва допълнително да изчислите взаимните разчети;
• При напускане мениджърът копира цялата база данни с контакти.

И така, кога и как е по-добре да използвате Excel?

• Във фирми с 1-3 служители;
• Имате много ограничени счетоводни нужди;
• Трябва само да преброите количеството стоки в 1-3 склада;
• Количеството на стоките не надвишава 100 единици;
• Не издавате товарителни документи по установени образци;
• Не поддържате точни финансови записи и разплащания с доставчици.

За тези цели Excel е идеален, в него можете също да поддържате записи, като използвате онези технологии, които ви харесват най-добре и разбирате. Тоест вие организирате работа за себе си, като използвате собствената си уникална технология. Удобно е и не е финансово скъпо.

Ситуацията се променя, когато в компанията се появят няколко души и срещнете трудности, описани по-рано.

Какъв избор имаш?

Първо, можете да продължите да използвате Excel до определен момент, но за вас е важно да контролирате разходите за труд на служителите за изготвяне на отчети, например отчет за взаимни разплащания с доставчици може да бъде изготвен от служители от 30 минути до няколко часа.

По-добре ли е вашите служители да вършат работата или да изпълняват нискоквалифицирани роли? Ръководителят на компанията плаща за работно време от печалбата. Ето защо е важно да се проследи балансът на разходите за труд за извършване на определени действия.

Също така се смята, че 1C е специализирана счетоводна програма. Тя е сложна и разбираема само за счетоводителите. Въпреки че корените на много софтуерни продукти 1C наистина са в областта на счетоводството, въпреки това компанията 1C отдавна е разработила програми за решаване на счетоводни проблеми в търговски фирми, които не са пряко свързани със счетоводството, дори ще кажа повече, тези програми са разработени специално за задоволяване нуждите на мениджърите и персонала на търговските фирми. Ами счетоводителят?

Основната задача на счетоводителя е да изготвя отчети за данъчните власти и за това той има собствен 1C - 1C: Счетоводство.

И така, има специална програма за работа в търговска компания

Мнозина ще кажат, че отнема много време, за да го овладеете. От опит мога да кажа, че от момента на монтажа до момента на пускане в експлоатация се провеждат 8-10 часа обучение на персонала.

Разбира се, няма да можете бързо да овладеете всички тънкости. Въпреки това, дори използването на 20% от функционалността на програмата ще даде огромно увеличение на производителността в компанията.

И така, каква е основната тайна?

Работата е там, че всичко, което измислите в Excel за отчитане на движението на стоки и парични потоци, отдавна е измислено в 1C. Както се казва, няма нужда да преоткриваме колелото. И всички идеи отнемат огромно количество време и съответно пари.

В основата на счетоводната система 1C са следните данни:

Цената на притежание е софтуерни актуализации. Актуализациите на програмата са разделени на критични (нови форми на фактури, фактури) и некритични. Критичните актуализации обикновено се пускат веднъж годишно. Некритичните се издават ежемесечно. Обикновено критичните актуализации се актуализират. Типичната актуализация отнема 15-30 минути работа на специалист веднъж годишно.

Също така имате възможност да модифицирате 1C, за да отговаря на вашите конкретни задачи, но това е тема на отделна статия. А това се изисква главно от компании с установени, ясни процеси, големи обеми документи и които искат да спестят максимално работното време на служителите.

Практиката на търговските вериги и личният опит показват, че основната причина за загубите за търговските организации не са загубите, причинени от умишлени действия на клиенти и персонал. От 80 до 95% от загубите са причинени в процеса на осигуряване на оперативната дейност на търговските обекти в резултат на грешки и нарушения на различни категории длъжностни лица, които осигуряват отчитане на движението на стоките на различни етапи от дистрибуцията на продукта - като се започне от договорните работа с доставчици и поръчване на стоки и завършване с продажба на стоки, връщане на стоки доставчик или изхвърляне на неликвидни продукти.

Изглежда, че единственият ефективен начин за намаляване на този вид загуби може да бъде само установена система за отчитане на движението на стоките, стандартизация на всички процедури, извършвани на различните етапи, и строг контрол върху тяхното спазване.

В тази статия се опитах да опиша подробно всички процедури и операции, които трябва да се извършват от служители на търговска организация в процеса на осигуряване на записи на движението на продуктите на различните му етапи.

Разбира се, разпоредбите на статията имат препоръчителен характер, но бих искал да отбележа, че те не са теоретични заключения, а препоръки от приложен характер, тъй като те са тествани на практика и са доказали своята ефективност.

В търговските мрежи за търговия на дребно се използват различни заглавия на линейния и управленския персонал на търговските организации, различни компютърни програми за отчитане на разпределението на продуктите и други индивидуални характеристики, така че има смисъл да се посочи какво означават някои от термините, използвани в тази статия.

Търговска организация (търговска мрежа),- Търговско предприятие, което управлява мрежа от структурни единици за търговия на дребно (търговски обекти) с различни формати и посоки (търговски комплекси, търговски центрове, хипермаркети, супермаркети, магазини, дискаунтъри, дистрибуторски центрове и др.);

ИЗПЪЛНИТЕЛЕН ДИРЕКТОР,- Ръководител на търговска организация (Президент, Председател на Управителния съвет и др.);

Доставчик,- Фирма, която доставя стоки на търговски вериги;

Мениджър на категориите,- служител на търговска организация (като правило част от структурата на търговския отдел (отдел, служба и др.), отговарящ за конкретна продуктова категория;

Директор на търговски обект,- служител на търговска организация, който ръководи дейността на нейното структурно звено за търговия на дребно (директор, управител и др.);

Началник сектор,- служител на търговски обект, който управлява отдел за продажба на група продуктови категории (например секции „Гастрономия“, „Хранителни стоки“, „Плодове и зеленчуци“ и др.);

Мениджър на кацане,- служител на търговски обект, който контролира работата на служителите в товарната зона (кацане, рампа и др.) на търговския обект;

Мениджър прием на продукти,- служител на търговски обект, който приема стоките и ги връща на доставчика;

Началник служба за сигурност на търговска фирма– топ мениджър на търговска компания, ръководещ отдела за решаване на проблеми със сигурността и минимизиране на загубите;

Началник служба за сигурност на търговски обект– представител на администрацията на търговски обект, ангажиран с осигуряване на сигурността и минимизиране на загубите, или началник охрана на частна охранителна фирма;

Началник смяна– служител, отговорен за организирането на работата на сменен екип от служители на пълен работен ден, които пряко осигуряват защитата и сигурността на търговския обект, или ръководител на сменен екип от охранителни служители на частна охранителна фирма;

Охранител– щатен служител в охранителния отдел на търговски обект или служител в частна охранителна фирма.

Търговска система,- компютърна система за отчитане на стоки (която отразява всички транзакции със стоки, от поръчка до продажба или връщане на доставчика), използвана в търговска организация Операциите, споменати в тази статия, са приложими съответно към търговската система Supermag-2000 това трябва да се вземе предвид при адаптирането на разпоредбите на статията към друга система за търговия.

Като цяло предполагам, че инструкциите за алгоритъма на действията на служителите, изложени в тази статия, могат да бъдат адаптирани към всяка търговска организация и да бъдат взети като основа при разработването на корпоративни стандарти, инструкции и разпоредби за процесите на отчитане на движението на стоки .

Подготовка на договорни документи

Договор за доставка на стоки

Стоките могат да се доставят в търговската верига само след сключване на договор за доставка с Доставчика. Условията на споразумението се определят от категорийния мениджър, юристът на търговската организация проверява споразумението за съответствие със законите на Руската федерация и интересите на търговската организация, споразумението за доставка на продукти се подписва от генералния Директор или лице с пълномощно за подписване на договори (често такова лице е Финансовият директор на търговската организация). В договора за доставка на стоки трябва да бъдат посочени условията за доставка, условията за връщане и условията за плащане на продуктите на Доставчика.

Договор за покупка

След сключване на договор за доставка Категориен мениджър в Търговската система съставя договор за покупка. Договорът за покупка трябва да посочва:

• номер на договора;
• дата на договора (ако договорът е променен, първоначалната му дата се променя с датата на промяната на договора);
• продължителност на договора (от ... до ...);
• място на доставка (посочват се конкретни търговски обекти);
• Име на доставчик;
• дни от седмицата, в които е възможна заявка, дни от седмицата, в които е възможна доставка;
• спецификации (артикули и наименования), съгласно които Доставчикът има право да доставя стоки;
• изкупни цени на стоките;

За да работите с договор, той трябва да има статус „приет“, ако работата с договора е забранена, трябва да му бъде присвоен статус „блокиран“. Когато договорът изтече, той или трябва да бъде подновен, или блокиран. При създаване или промени в договор, той трябва да бъде изпратен до периферните бази данни на магазини, където могат да се доставят стоки по този договор.

При изключване на който и да е продукт от договора е необходимо да премахнете знака „разрешено приемане“ от картата на Търговската система за този продукт. Всички карти със знак „разрешено приемане“ трябва да присъстват в един от съществуващите договори. Артикулите могат да бъдат изключени от договора само след като Доставчикът изпълни всички поръчки, съдържащи този артикул.

При промяна на договорите, Мениджърът на категорията е длъжен да направи промени в номенклатурата на артикула за търговия на дребно в Търговската система. Ако продажбите и поръчките са забранени, премахнете артикула от номенклатурата на съответния търговски обект и когато е включен в договора или разрешението за продажба, добавете артикула към номенклатурата на съответния търговски обект.

Всички решения и действия за промяна на параметрите на даден артикул, както и всички промени в документа „договор за покупко-продажба” се извършват само от Категориен мениджър.

Правене на поръчка при Доставчика

Планиране на поръчки

Поръчката към Доставчика се формира само по график на поръчките. Графикът на поръчката трябва да посочва дните от седмицата, в които Доставчикът приема поръчката и дните от седмицата, в които се доставят стоките.

Оформяне на поръчка за Доставчика

Поръчка за стоки може да бъде направена от Ръководител на отдел на търговски обект, Заместник-ръководител на сектор или Ръководител на категория. Поръчка може да се направи само въз основа на договор.

За да формира поръчка, Доставчикът трябва да използва отчета на Търговската система „Формуляр за поръчка“.

В отчета „Формуляр за поръчка” трябва да посочите:

• срок на изпълнение;
• номера на договори за покупка;
• място за съхранение (магазин);
• ако е необходимо, изберете продуктовата група, за която се генерира поръчката.

Отчетът на формуляра за поръчка показва следните данни:

• номер на договора;
• артикул и неговото име;
• дати на последно пристигане и последна продажба;
• цена на дребно;
• продажби в размер на последните три месеца и дни на продажбите;
• изпълнение през същия месец преди година;
• продажби за избрания период;
• текущ баланс;
• колко дни ще продължи този текущ баланс?
• количество на вече поръчаните стоки;
• количество стоки в транспортна опаковка.

В колона „поръчка” трябва да посочите необходимото количество стоки за поръчката. Поръчката трябва да бъде оформена като кратно на числото, посочено в колона „Количество стока в транспортна опаковка”.

Правене на поръчка към доставчик

За да прехвърлите поръчка към Доставчика, тя трябва да бъде поставена в Търговската система. В поръчката доставчикът трябва да посочи:

• Номер на поръчка;
• името на Доставчика, към който се прави поръчката;
• място на доставка (търговски обект, за който е предназначена да бъде доставена поръчката);
• дата на кандидатстване (когато е направено заявлението);
• дата на доставка (кога стоките ще бъдат доставени в търговския обект);
• спецификация на поръчката (артикул и наименование на продукта, поръчан на Доставчика);
• покупна цена;
• количество поръчана стока в бройки (килограми);
• външни баркодове на поръчаните стоки и количество в транспортни опаковки.

Необходимо е да се даде статус „направена“ на поръчка само в деня, посочен в „График за поръчки и доставки“.

Редактирането на поръчка, след като й е присвоен статус „направена“, е забранено.

Готовата поръчка трябва да бъде предадена на Представителя на Доставчика или изпратена на Доставчика по имейл или факс преди 14:00 часа на деня, в който е направена поръчката.

Ако поръчката е генерирана от Category Manager, тя трябва да бъде изпратена до периферните бази данни на търговски обекти чрез електронните канали на Търговската система преди 17:00 часа на същия ден.

Контрол на изпълнението на поръчката

Ежедневно ръководителят на отдел на търговски обект трябва да проверява изпълнението на поръчките за предходния ден. В Системата за търговия трябва да изберете поръчки със статус „поставени“, с дата на доставка от предишния ден. Списъкът с неизпълнените поръчки трябва да бъде изпратен по имейл до Мениджъра на категорията, отговарящ за съответната продуктова група.

Изпълнението на поръчките се следи ежеседмично чрез справка „Анализ на поръчките по позиции”.

Отчетът „Анализ на поръчката по артикул“ показва следните данни:

• Номер на поръчка;
• дата на поръчка;
• доставчик;
• дата на доставка и номер на фактура (ако е извършена доставка);
• артикули и наименования на стоки, участващи в поръчката;
• количество на поръчаните стоки;
• количество на доставените стоки;
• процент на изпълнение на поръчката по количество;
• количество поръчани стоки;
• количество доставени стоки;
• сума на недоставена доставка;
• процент на изпълнение на поръчката по сума.

В отчета „Анализ на поръчките по артикули“ трябва да посочите:

• числа или период от време, необходими за контрол на поръчките;
• място за съхранение (магазин);
• доставчикът, за когото се следи изпълнението на поръчката;
• при необходимост група стоки, за които се следи изпълнението на поръчката.

Въз основа на справката „Анализ на поръчките по артикули“ се извършва анализ на доставките. Именно пълнотата на доставките е определящият фактор за изпълнение на плана за продажби на търговски обект, тъй като продажбите зависят от наличността на стоки в магазина. При установяване на неизпълнение на поръчката от Доставчика с повече от 20% е необходимо да се уведомят Заместник-директорът на търговския обект и Категориен мениджър, за да се вземат мерки за осигуряване на търговския обект с необходимите стоки.

На този етап от осигуряването на движението на стоките могат да възникнат нарушения, които водят до големи загуби за търговската организация:

Грешки при формиране на поръчка за стоки към доставчика (неправилна поръчка). Трябва да се има предвид, че причиняването на пряка вреда на предприятието чрез неправилна поръчка зависи от договорните условия с конкретен доставчик, а именно от условията за връщане на стоки. Изобщо предлага ли се връщане, при какви условия се извършва връщане (100% връщане; връщане в размер на определен процент от доставката на стоките; причини за връщане - изтичане на сроковете на годност, загуба на представяне, стоки без движение, и др.) и други обстоятелства. Как една неправилна поръчка може да доведе до директни загуби? Пример: При подаване на поръчка за конкретен артикул, отговорният мениджър (ръководител на секция, отдел, продуктова линия, зам. директор, управител и др.) не анализира складови наличности, не анализира среднодневни продажби, честота на доставките , или други обективни обстоятелства, влияещи върху намаляването или увеличаването на потребителското търсене на даден продукт (делнични или почивни дни, предпразнични разпродажби и др.). В резултат на това се поръчва и получава такова количество стоки, от които само половината могат да бъдат продадени в срока на годност. При невъзможност за връщане на непродадени стоки на доставчика, всички такива стоки подлежат на отписване и изхвърляне. Съответно цената му пада изцяло върху загубите на търговското предприятие. Такива грешки обикновено се откриват по време на процеса на рециклиране. Ръководителят на службата за сигурност, както и ръководителят на търговския обект, който заверява акта за изписване, трябва да зададат въпроса за количеството стоки, които се отписват, причините и вината на съответните длъжностни лица за големи количества от отписани стоки.

Приемане на стоки

Планиране на получаване на стоки

Всеки ден в 18.00 часа заместник-директорът на търговския обект разпечатва регистъра на поръчките със статус „подадени“ с дата на доставка, съответстваща на деня, следващ деня на отпечатване на регистъра. Заместник-директорът на търговския обект подписва този регистър и го предава на управителя на дестинацията не по-късно от 19:00 часа. Заместник-директорът на търговския обект предава копие от регистъра на поръчките на началника на смяната на звеното за охрана, за да организира запис на пристигането на превозни средства в търговския обект.

Мениджърът на декада разпределя работата на персонала на товарната зона според регистъра. В регистъра на поръчките Landing Stage Manager отбелязва номерата на фактурите за движение на стоки от виртуалния склад за връщане, подготвени за връщане. Мениджърът на етапа на приземяване взема данни за подготвени връщания от „счетоводния дневник за връщания на доставчика“.

Регистрация на пристигане на доставчик

При пристигане на превозното средство на Доставчика със стоки, служителят на службата за сигурност на пост „Дебъркадер” записва часа на пристигане на превозното средство в „дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване”, като предварително е проверил наличието на този Доставчик в регистъра на поръчките. Ако данните съвпадат, служителят на службата за сигурност въвежда данните в „Дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване“ и докладва пристигането на Доставчика на мениджъра по приемане на стоки. Ако Доставчикът не е в регистъра на поръчките, служителят по сигурността ще се свърже с Мениджъра на пристанището. Мениджърът на дестинацията уведомява за това заместник-директора на търговския обект. Заместник-директорът на търговския обект, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките. При вземане на решение за приемане на стоки от доставчик, който не е регистриран в регистъра на поръчките, заместник-директорът на търговския обект вписва този Доставчик в регистъра на поръчките, като удостоверява това решение с подписа си.

Правилото за приемане по регистъра на поръчките не важи за Доставчици, които доставят стоки на търговски обект повече от веднъж на ден или имат такава възможност (местни производители и доставчици на плодове). Във всеки търговски обект управителят на дестинацията трябва да има списък с такива доставчици, одобрен от директора на търговския обект. Посочените в списъка доставчици се приемат без регистър на поръчките при наличие на поръчка със срок на доставка, съответстващ на текущата дата.

Списание „Отчитане на пристигането и заминаването на превозни средства със стоки и оборудване“

Приемане на стоки

Представителят на Доставчика предава съпътстващата документация на Ръководител Приемане на стоките. Мениджърът по приемане на стоки проверява пълнотата и коректността на придружаващите документи (товарителница, фактура, сертификат, сертификат за качество и др.). Мениджърът по приемане на стоки започва приемането само ако има пълен набор от правилно изпълнени документи.

Ако документацията не е предоставена в пълен обем или е попълнена неправилно, ръководителят на приемането на стоките уведомява ръководителя на отдела. Ръководителят на секцията, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките. Ако Мениджърът на отдела реши да откаже приемането на стоки, той е длъжен да уведоми Мениджъра на категорията за решението си по телефона. Мениджърът на категорията може да реши да приеме стоките от Доставчика, като изпрати имейл до Мениджъра на отдела със съответните инструкции и гаранция за предоставяне на съответната документация или да поеме отговорност за разрешаване на спорния въпрос.

Мениджърът по приемане на стоки информира Оператора на базата данни за номера на „Поръчка на доставчик“ от регистъра на поръчките, за да зареди съответната поръчка в терминала за събиране на данни и прехвърля на Оператора на база данни едно копие от фактурата, за да провери съответствието на цените. във фактурата към цените в поръчката. Операторът на базата данни създава фактура в Търговската система въз основа на съответната поръчка към доставчика. Операторът на базата данни попълва автоматично спецификациите и цените от съответната поръчка към доставчика. Ако се установи, че цената на доставената стока надвишава цената, Операторът на базата данни внимателно задрасква цената на артикула в бележката за доставка и до нея вписва цената от поръчката към доставчика.

В този случай Операторът на базата данни присвоява статус на фактурата „приета в склада“. Подписът и печатът при приемане на стоките се поставят върху товарителницата само след като доставчикът предостави коригирания (или пълен пакет) документи. Статусът на фактурата „приета изцяло” се присвоява само след като Доставчикът предостави коригирани документи.

Ако цената във фактурата се окаже по-ниска от тази в поръчката към доставчика, цената от фактурата се въвежда в съответния ред за спецификация.

Вторият екземпляр от товарителницата се предава на ръководител приемане на стоките за получаване на стоките по количество и качество. Терминалът за събиране на данни с поръчката се получава от мениджъра по получаване на стоки от оператора за въвеждане на данни.

По време на приемането на стоките мениджърът по получаване на стоки проверява:

• количество на доставените стоки (стоките се приемат в кратни опаковки);
• цялост и качество на доставяните стоки и опаковка. При приемане на стоки, които изискват качествен контрол (плодове, зеленчуци), ръководителят на декана се обажда на заместник-управителя на отдела, който отговаря за качеството на приетите стоки от този списък;
• наличието и четливостта на баркод, в този случай всички стоки на бройка трябва да бъдат сканирани отделно; стоки без баркод не се приемат;
• съответствие на баркода с името на продукта;
• претеглените стоки, които трябва да бъдат претеглени при приемане, се приемат в количеството, посочено в отпечатаната поръчка. Разрешено е приемане на стоки, надвишаващи теглото, посочено в поръчката, с не повече от 20%;
• срок на годност на стоките, не се приемат стоки с дълги срокове на продажба, чийто остатъчен срок на годност е по-малък от 1/3 от датата на продажба; Не се приемат стоки със срок на годност до 1 месец, ако остатъчният срок на годност е по-малък от 2/3 от срока на годност. Ако оставащият срок на годност е по-малък от 1/3 (2/3 при период на продажба до 1 месец), мениджърът по приемането на стоките уведомява ръководителя на отдела. Ръководителят на секцията, след като анализира ситуацията, взема решение относно целесъобразността на приемането на стоките.

Получените стоки се палетизират по видове стоки (по секции) на декада в съответствие с предпочитанията на Заместник-ръководител секция.

Стоките, които не са приети поради една от горните причини, се задраскват внимателно от фактурата от мениджъра по приемане на стоки. Ако даден артикул не е приет по количество, тогава се зачертава само броят на артикулите, посочен в бележката за доставка, а до него внимателно се изписва реално приетото количество.

Ако доставчикът разполага с опаковки за връщане, тогава мениджърът по приемане на стоки трябва да ги върне, като същевременно потвърди връщането на опаковката и нейното количество, като постави съответния печат и подпис върху два екземпляра от фактурите.

Действителното количество стоки, получени при преброяването, се въвежда в терминала за събиране на данни. Терминалът за събиране на данни с въведените данни се прехвърля от Мениджър приемане на стоки към оператора за въвеждане на данни за генериране на фактура за получаване и получава от оператора за въвеждане на данни първия екземпляр от фактурата с проверени цени и липса на надценени артикули. Мениджърът по приемане на стоки задрасква артикулите в двата екземпляра на разписката, както по количество, така и по цена. Всички зачертани артикули трябва да бъдат заверени с подписа на спедитора на Доставчика, срещу всеки задраскан.

Мениджърът по приемане на стоки регистрира приемането на стоките в „Дневник за приемане на стоки“, подписва бележката за доставка и прехвърля един екземпляр на службата за сигурност на декапата.

Мениджър приемането на стоки предава втория екземпляр на разписката за доставка на оператора за въвеждане на данни за окончателна проверка на коректността на въведените данни в Търговската система. След проверката документът за доставка и фактурата се предават на старши оператор (счетоводител на търговския обект) за проверка на съответствието на данните, архивиране на документи и поддържане на счетоводна документация.

На пост „Дебъркадер” служител по сигурността отбелязва часа на тръгване и прави бележка в „дневник за пристигане и заминаване на автомобили със стоки и оборудване”.

Ръководителят на дестинацията информира заместник-ръководителя на секция за приключване на получаването на стоките. Заместник-управителят на секция, в контакт с управителя на пристанището, организира транспортирането на получените стоки до търговския етаж.

важно

По време на получаването на стоките могат да се допуснат грешки както от страна на мениджърите по приемане на стоките, така и от страна на операторите по въвеждане на данни. И двете грешки могат да причинят значителни щети на търговската организация.

Невниманието на мениджъра при получаване на стоки може да доведе до факта, че стоките са поставени на получаване, които всъщност не са доставени в търговския обект. На практика трябваше да се справя със ситуация, при която стоките бяха приети (т.е. бяха поставени подписи върху фактурите) въз основа на данните за поръчката към доставчика, но всъщност стоките не бяха преизчислени. В резултат количеството на „приетите“ стоки беше два пъти по-малко от действително доставеното.

Грешки в процеса на обработка на документи за получаване. Тези грешки се правят от операторите за въвеждане на данни. Дори ако не е имало нарушения по време на получаване на стоките и стоките са приети в действителност, по време на процеса на осчетоводяване на стоките операторът може да не вземе предвид изтриванията, направени от мениджъра за получаване на стоките и да достави стоките на разписка, която всъщност липсва (не се приема). Опции: Механична грешка. Вместо 10 броя стоки се поставят 100 броя на касова бележка. Съответно 90 единици стоки, които естествено няма да бъдат открити при инвентаризацията, тъй като не са съществували, ще бъдат преки загуби на търговското предприятие. На практика има и по-сложни грешки. Например, един ден оператор въвежда баркода на продукт в графата „количество“. Такива грешки се идентифицират по време на проверка след събитие, чрез сравняване на поръчката на стоките за определен ден, информацията за нейното получаване в програмата за счетоводна инвентаризация и директно анализиране на първичната документация за пристигането на стоките.

Приемане на стоки от транспортната фирма

При получаване на стока от доставчици, чиято доставка се извършва от транспортна фирма (автомобили, заплатени от търговска организация), е необходимо тя да бъде приета в следния ред:

1. Информация за датата на пристигане на стоките от такива доставчици трябва да бъде предоставена от Мениджъра на категорията чрез изпращане на имейл до имейл адреса на Мениджъра на отдела, с копие до заместник-директорите на търговския обект, в деня, предхождащ дата на доставка. Писмото трябва да съдържа информация за датата на доставка на стоката в търговския обект, името на Доставчика и номера на поръчката, ако е генерирана от Category Manager.

2. Заместник-директорът на търговския обект трябва да въведе данни за поръчката за Доставчика в регистъра на поръчките за следващия ден, като провери наличността на направената поръчка в Търговската система.

3. Разтоварването на наети превозни средства трябва да се извършва без опашка, не повече от един час, от момента на регистрацията му в „Дневник за пристигане и заминаване на превозни средства със стоки и оборудване“.

4. Приемане на броя на палетите (бали, кашони) и подписване на транспортни документи за доставка на товара до търговския обект.

5. Приемане на стоки по количество и качество се извършва само при направена поръчка в Търговската система за тези продукти.

6. Всеки епизод на транзит на стоки трябва да бъде предшестван от информационно писмо от Мениджър Логистика на адреса на заместник-директора на търговския обект, обясняващо действията за осигуряване на безопасността и изпращане на стоките до търговските обекти, за които стоките са предназначени.

7. Приемането на стоките по количество и качество се извършва едностранно, по заявка, в същия ден. При установяване на вътрешен липс или дефект при получаване на стоката, направете зачеркване във фактурата и го подкрепете с подписа на мениджъра по приемане на стоки. Дефектите и излишъците трябва да бъдат заснети на мястото на приемане.

8. Изпратете сканираната фактура и снимки на същия ден по електронни комуникационни канали (изпращане по факс) на Доставчика и Мениджъра на категорията за предоставяне на коригирани фактури (от адреса на Ръководителя на секция или Зам. Директора на търговския обект).

9. Въведете данните в Системата за търговия по предписания начин.

10. Окончателната разписка за доставка, с подпис и печат на търговския обект (без заличавания), трябва да бъде изпратена от старшия оператор (счетоводител) на търговския обект до мениджъра по логистика в централния офис на търговската организация, отбелязана с „ изпрати до доставчика.“

11. Мениджърът по логистиката трябва да организира документацията, получена от търговския обект, да бъде изпратена на Доставчика по пощата.

12. Ако има заличавания във фактурата, Доставчикът, след като е получил документите по електронна поща или факс, трябва да изпрати обратно коригирани версии на документите по пощата. При липса на коригирани документи в рамките на 7 работни дни от датата на изпращане, Мениджърът на категорията трябва да преговаря с Доставчика и да вземе решение за подмяна на документите.

13. Офис мениджърът на централния офис на търговската организация изпраща коригираните документи, получени по пощата (товарителници и фактури), до съответното търговско съоръжение.

Приемане на стоки с баркод

Във всички търговски обекти стоките се приемат само с баркод върху предлаганите продукти.

Без баркод са РАЗРЕШЕНИ само следните видове продукти:

1. Тегло на стоките.
2. Продукти, продавани с кратък баркод, съгласно одобрения списък.
3. Опаковъчни съдове (субстрати, торби, контейнери за салати), които търговският обект не продава на дребно. Тези продукти се приемат без поръчка.
4. Продукти, доставени на вътрешното производствено звено.
5. Съдове за еднократна употреба. При получаване на стока към всяка транспортна опаковка (кутия) трябва да бъде прикрепен локален баркод, отпечатан на машина Datamax, като по време на опаковането баркодът, залепен на транспортната опаковка, се сканира и необходимия брой баркодове се отпечатват на машината Datamax.

1. Без баркод, освен както е отбелязано по-горе.
2. При получаване на стоки баркодът не се разчита от скенера и не се открива при ръчно въвеждане в терминала за събиране на данни.
3. На един артикул от даден продукт има няколко баркода, ако нито един от тях не се идентифицира с даден артикул.
4. Баркодът е дефиниран в системата за търговия под друго име, например: действително се приема позицията „горен рафт“ и при сканиране се показва „розова сьомга без глава, прясно замразена“.

Стоки се приемат само на база заявка.

Всички стоки на бройка трябва да бъдат сканирани.

Проверка на работата на служителите на товарната зона

Групи стоки, включени в рисковата група (стоки, за които има най-значими загуби, установени по време на текущи и окончателни инвентаризации) и посочени в списъка, одобрен от първия заместник генерален директор (оперативен, изпълнителен директор на търговската организация) и съгласуван с ръководителя на службата за сигурност на търговската организация, се приемат само в присъствието на служители по сигурността и се придружават от тях до влизане в търговската зала.

Служител по сигурността трябва да провери микробусите за доставка, за да се увери, че всички стоки са разтоварени. Ако едно превозно средство доставя стоки с един полет до няколко търговски обекта от мрежата, тогава служителят по сигурността трябва да се увери, че има фактури за стоките, останали в микробуса на превозното средство след разтоварването му в търговския обект, което според до представител на доставчика, е предназначен за друго място за доставка.

Ежедневно началник-смяната на звеното за охрана организира проверка на приемането на плодове и зеленчуци, без да уведомява работниците в товарната зона. Извършва се селективно контролно претегляне на приетите позиции. При констатирани несъответствия се съставя протокол, който се предава на директора на търговския обект за предприемане на действия. Началникът на смяната по своя инициатива може да извършва контролно претегляне и преброяване на всяка приета стока.

Най-малко веднъж месечно комисия, която се състои от ръководителя на отдела за сигурност на търговския обект, ръководителя на декадата и ръководителя на секцията, проверява всеки мениджър за получаване на стоки. Комисията преизчислява количеството на получените стоки веднага след получаване на стоките и ги сравнява с изчисленията на мениджъра за получаване на стоките. Резултатите от проверката се отразяват в протокола.

Регистрация на фактури

Преди получаването на стоката по количество и качество, Мениджър Стоковият прием уведомява Оператора база данни за номера на поръчката на Доставчика, по която ще бъде приета стоката. Операторът на базата данни зарежда определената поръчка в терминала за събиране на данни и прехвърля терминала за данни SOBR към мениджъра за приемане на стоки.

Регистрация на фактура

След приемане на стоките документите се прехвърлят към Оператора по въвеждане на данни за генериране на фактура в Търговската система. Фактура трябва да бъде създадена само въз основа на поръчка. Спецификациите и цените трябва да се попълват автоматично от документа, който е основа за тази фактура. Във фактурата трябва да се посочи:

• номер на фактура;
• датата на фактурата;
• името на Доставчика, от който идват стоките;
• търговския обект, където е пристигнал продуктът;
• Номер на фактура на доставчика;
• Номер на фактура на доставчика;
• Дата на фактурата на доставчика;
• дата на получаване на фактурата от Доставчика;
• спецификация на фактурата (артикул и наименование на приетата стока);
• количество на получените стоки;
• покупна цена;
• сума в покупни цени;
• данък върху добавената стойност.

Издадената фактура трябва да бъде прехвърлена в статус „напълно приета“. Редактирането на фактура за Оператори след присвояване на фактурата със статус „напълно приета“ е ЗАБРАНЕНО. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на магазина.

Операторът по въвеждане на данни записва регистрацията на фактурата в „Дневник за получаване на стоки“.

При създаване на фактура в Търговската система Операторът трябва да провери цените, посочени в първичната документация, за тяхното съответствие с цените, посочени в поръчката (договора). Ако сумата и цените съвпадат с фактурата на Доставчика, тогава Операторът дава разрешение на Мениджър Приемане на стоките да подпише документите. Ако сумата и цените не съвпадат, мениджърът по приемане на стоки поставя следните печати върху фактурата:

1. „Прието по количество“ (поставя подписа си под печата),

2. „Търговски обект „_________“ гр. ___________, адрес _________“ (всеки търговски обект трябва да има собствен печат, посочващ града и юридическия адрес),

3. „Предоставяне на коригирани документи“ (задава датата на генериране на фактурата).

Ако цените в първичната документация по отношение на поръчката надвишават цената, фактурата в Търговската система получава статус „приета в склада“ и трябва да бъде изпратена по електронни канали на Търговската система до централната база данни на търговската организация .

Старши оператор (счетоводител) попълва таблицата „Разминаване в цените“. Всяка седмица в понеделник тази таблица се изпраща на служител на финансовата служба на търговска организация, за да блокира плащанията към Доставчика.

Старшият оператор (счетоводител) на търговски обект присвоява статус на фактурата „напълно приета“ само след като Доставчикът предостави коригирани документи.

Контрол на приемане и движение на стоки, класифицирани като „рискова група”

За да се засили контролът върху приемането на стоките, за които има най-значителни липси, трябва да се създаде специален ред за тяхното приемане и движение до търговския етаж. Тъй като процесът на засилен контрол включва допълнителни резерви от служители на търговския обект, се препоръчва списъкът на стоковите позиции, класифицирани като „рискова група“ за конкретен търговски обект, да бъде одобрен от първия заместник генерален директор (операции, изпълнителен директор ) съгласувано с ръководителя на службата за сигурност на търговската организация.

Задължително е да се запознаете с този списък:

• директор на търговски обект;
• заместник-директор на търговски обект;
• началник отдел охрана на дребно;
• Началник смяна на звено за охрана на търговски обект;
• служители на службата за сигурност;
• мениджъри на кацане;
• мениджъри по приемане на стоки;
• ръководители на секции;
• заместник-началници на секции;

Процедурата за приемане на стокови позиции, класифицирани като „рискови стоки“

Процедурата за получаване на стоки на етапа на кацане:

При пристигане на стоки, които подлежат на засилен контрол, мениджърът по приемане на стоки информира началника на смяната на отдела за охрана, съответния ръководител на секция (заместник-ръководител на секция) и ръководителя на дека за пристигането на този продукт.

Началникът на смяната на звеното за охранителна служба (в негово отсъствие служител на звеното - измежду най-обучените служители) е длъжен да присъства и да осигури контрол на процеса на получаване на стоките, а ръководителят на декада е длъжен да създават всички необходими условия за качествено приемане на стоките.

Приемането се извършва само в присъствието на служител (ръководител на смяна) от отдела за сигурност.

Процедурата за комисионна проверка на „рискови стоки“ при преместване от зоната за приемане до търговския етаж:

При преместване на приетите стоки от платформата за кацане до зоната за продажби се създава комисия, която допълнително да проверява резултатите от получаването на стоките на площадката за кацане. Комисионната включва:

• старши смяна (най-обученият служител) на звеното за охранителна служба;
• управител на дестинация или заместник-директор на търговски обект;
• началник на съответния участък (заместник-началник участък).

В присъствието на членовете на комисията заместник-ръководителя на отдела (управителя на отдела) преизчислява стоките по артикули съгласно разписката и я сравнява с калкулациите на ръководителя на приемането на стоките.

Всички пакети се отварят отново за сравнение с изчисленията на мениджъра по получаване на стоките.

След приключване на преизчислението на стоките членовете на комисията поставят потвърждение върху фактурата, че количеството на преизчислените стоки съвпада с количеството във фактурата.

Движение на стоки между търговските обекти на мрежата

Координация на движенията

Движението на стоки между търговските обекти на мрежата може да бъде инициирано от Категориен мениджър на търговска организация или Директор на търговски обект.

Директорът на търговския обект е длъжен да координира движението на стоките със съответния категориен мениджър, отговарящ за групата стоки, които се преместват, като обоснове необходимостта от движение с бележка, изпратена по имейл.

Мениджърът на категорията трябва да прегледа бележката за прехвърляне и да вземе решение по нея в рамките на два работни дни. Решението за преместване на стоки може да бъде взето само от Category Manager. Въпреки това, всяко решение за преместване на стоки между търговски обекти се съгласува с ръководителя на категорийния мениджър.

В случай на отказ за преместване на стоки, Мениджърът на категория трябва незабавно да уведоми инициатора на движението със своята бележка или съответно решение върху бележката на инициатора.

Ако бъде взето положително решение за преместване на стоките, Мениджърът на категорията уведомява с бележка всички директори на търговски обекти, участващи в това движение. Копие от бележката се изпраща и на мениджъра по логистика, за да организира транспортирането на преместваните стоки. Бележката трябва да включва следната информация:

• наименование на стоките, които се преместват;
• количество;
• адреси на търговски обекти, участващи в движението;
• дата на движение.

Преместване на стоки

По указание на директора на търговския обект (разрешено е да се изпрати копие от бележката за движение), ръководителят на отдела осигурява събирането на стоките, предназначени за движение, не повече от един ден преди датата на движение. Старши оператор (счетоводител) на търговски обект изготвя документи за движение само по вътрешна бележка (копие от вътрешна бележка за движение) след предоставяне на данни за количеството на стоките, които се придвижват от Ръководител на секция. Окомплектованата стока на отделен палет (отделни, ако са няколко), палетизиран със стреч фолио, заедно с документите се предават на декан и се съхраняват на декада до експедиране. Мениджърът на дестинацията е отговорен за безопасността на транспортираните стоки преди изпращане.

Спедиторът може да приеме превозваната стока само при наличие на коректно оформени документи за движението. Спедиторът е длъжен да приеме стоките по количество и качество и отговаря за безопасността на превозваните стоки.

Контрол на движението

Контролът върху движението се възлага на Category Manager. Всеки участник в движението носи отговорност за движението на стоките на своя етап.

Процедурата за преместване на продукти от собствено производство в други търговски обекти на мрежата

Не винаги всички търговски обекти на търговска организация имат подразделения за производство на собствени продукти. Често в рамките на един регион (град) е по-целесъобразно да се организира движението на готови продукти от един търговски обект, в който се намира производството, до други търговски обекти в мрежата.

Ред на преместване

Движението на стоки от собствено производство между търговските обекти на мрежата може да бъде инициирано от ръководителя на отдела на търговския обект или ръководителя на отдела за собствено производство, като прехвърлите поръчката по имейл (или факс) на адрес на управителя за изпращане на продукти собствено производство, предадени в деня, по график, утвърден от ръководителя на отдела, произведени вътрешно и изпратени до 14.00 часа на същия ден.

В бъдеще процесът на производство, подготовка и директно движение на стоките се извършва от следните служители в следната последователност:

1. Мениджър изпращане на продукти собствено производство:

С изпращане на писмо по електронен път до началника на секцията той потвърждава получаването на поръчката си. Разпечатва поръчката изцяло и поотделно за отделите на собственото си производство: „Готварство“, „Хлебопроизводство“, „Сладкарски изделия“ и прехвърля поръчката за продукти с посочване на търговския обект и датата на изпращане на продуктите в 15.00 ч. същия ден до бригадирите на съответните отдели за подпис в специален дневник „Приходни бележки“.

2. Бригадир на собствено производство:

Не по-късно от 15.05 на същия ден разпределя работата, свързана с подготовката на поръчката, между цеховете на своето ръководство и назначава отговорни лица: готвач (пекар) и опаковчик-поръчач. Част от апликацията, която се прави директно в деня на изпращане, се поставя в специално оборудвани джобове за апликации в цеховете, за да се запознаят и двете смени. Отговорността за подготовката на приложението е на готвача (пекаря). След като продуктите преминат всички етапи на подготовка за изпращане:

• проверява качеството на готовите стоки;
• проверява качеството и правилността на опаковката (съответствие на опаковката, продуктите, поставени в нея и ценовия етикет - стикер, поставен върху опаковката, коректност на претеглянето);
• сверява действителното количество приготвени продукти с данните от временната фактура и заявка;
• при установяване на несъответствия предприема мерки за отстраняването им;
• при липса на несъответствия потвърждава правилността и комплектността на поръчката с подписа си върху временната фактура;
• временно поставя продуктите, подготвени за движение, в специално обособени помещения, включително хладилни камери, в съответствие с необходимите условия за съхранение;
• прехвърля временни фактури към оператора по въвеждане на данни за обработка на фактури за движение в Търговската система;
• осигурява безопасността и постоянството на качеството и количеството на продуктите, подготвени за движение, до предаването им на ръководителя на експедицията за продукти от собствено производство;
• след приключване на изготвянето на транспортни фактури, сертификати за качество и ветеринарномедицински сертификати предава подготвените за движение продукти на управителя за изпращане на продуктите собствено производство на отговорно съхранение до предаването им на представител на получателя.

3. Готвач (пекар) от нашата собствена производствена единица:

• приготвя продукти по заявка:

1. салати, пайове в деня на изпращане;
2. шишчета, пушени продукти, хлебни изделия, кнедли в навечерието на деня на изпращане.

• сортира и сглобява готовите продукти в специално проектирани контейнери (кутии, палети, контейнери) според склада на получателя, като посочва търговския център, където се изпращат продуктите, и ги поставя в специално предназначена хладилна камера.

4. Опаковчик на собствена производствена единица:

• събира и опакова продукти за транспортиране в специализирани контейнери;
• поставя етикет с цена - стикер върху опаковката;
• посочва датата на производство;
• ако има етикет, залепете го върху опаковката;
• поставя ценови етикет - стикер на временна фактура;
• сглобената стока в специално предназначени контейнери (кутии, палети), с документи, се предава на бригадира.

5. Оператор за въвеждане на данни:

• въз основа на временната фактура (или изтегляне на информация от терминала за събиране на данни) генерира фактура в Търговската система;
• проверява коректността на въведените от него данни чрез проверка на данните от временната и генерираната фактура;
• потвърждава с подписа си верността на данните във фактурата, този екземпляр остава за съхранение в архива на отдела за собствено производство;
• прехвърля фактури на майстора на собствената си производствена единица.

6. Ветеринарен лекар:

• проверява качеството на произвежданите продукти;
• При наличие на продукти, подготвени за движение, които трябва да бъдат придружени от ветеринарномедицински сертификат, се издава ветеринарномедицински сертификат и се предава на управителя за изпращане на продукти от собствено производство.

7. Мениджър изпращане на продукти собствено производство:

• проверява наличието и коректността на изпълнението на придружаващите документи, включително сертификати за качество и ветеринарни сертификати;
• в случай на откриване на недостатъци в изпълнението на придружаващите документи, ги връща на ръководителя на собственото производствено звено за коригиране;
• при липса на забележки по изготвянето на придружаващите документи, приема за съхранение от бригадира, в съответствие с фактурите, дадени му от ръководителя на производството, подготвените за движение продукти, като същевременно проверява действителното количество стоки, подготвени за движение с данни от фактурата;
• поставя подготвените за движение продукти в специално обособени помещения, включително хладилни камери, в съответствие с изискваните условия за съхранение;
• осигурява безопасността и постоянството на качеството и количеството на подготвените за движение продукти до момента на предаване на представителя на получателя;
• предава продуктите за преместване на представителя на получателя, като потвърждава този факт, както и коректността на пратката, с подписа си върху всички екземпляри на фактурите в колона „Товарът е освободен от ________”;
• присъства лично, когато служител по сигурността извършва контролни мерки по време на товарене на стоките в превозното средство на получателя.

Контрол на движението на продукта

Контролът върху движението на продуктите от собствено производство се възлага на ръководителите на отдели за собствено производство. Всеки участник в движението на неговия етап носи дисциплинарна отговорност по начина, установен от руското законодателство и правилника на търговската организация.

Процедурата за запечатване на товара при преместването му между търговски обекти на мрежата

Въпреки факта, че този въпрос не е пряко свързан с процедурата за отчитане на движението на стоки, като се има предвид значението му от гледна точка на осигуряване на безопасността и сигурността на стоките на един от доста „критичните“ етапи от тяхното движение, Реших да го включа като подраздел на тази статия.

Важен компонент за осигуряване на безопасността на стоките, транспортирани между търговските обекти, както и един от ефективните начини за решаване на проблеми, свързани с осигуряването на безопасността и сигурността на транспортираните стоки, е използването на надеждни средства за запечатване и индикация, които ви позволяват да ограничите достъпа до материални активи и своевременно да откриете факта на неоторизиран достъп до товара по време на транспортиранеи регулиране на отношенията с доставчици и клиенти в случай на конфликтни ситуации. Използването на средства за запечатване и индикация намалява финансовите и времевите загуби, дисциплинира персонала, увеличава скоростта на обработка на товара и ви позволява да проследявате товара на всеки етап от пътуването му.

Процедура за запечатване

При възлагане на товара на получателя, натоварените закрити превозни средства и ремаркета, отделни части от превозни средства и контейнери трябва да бъдат пломбирани. При транспортиране на товари с едно превозно средство до няколко търговски обекта, запечатването се извършва на всяка точка на разтоварване до последната дестинация, докато целият товар бъде приет от получателя.

Печатите са окачени:

• за ванове или автосекции - едно уплътнение на всички врати;
• за контейнери - по една пломба на всяка врата;

Уплътняването на вратите на каросерия, покрита с тента, може да се извърши само когато връзката на тента с платформата на каросерията прави невъзможен достъпа до товара. Ако на кръстовището на тента с платформата на тялото има места за свободен достъп до товара, на връзката се поставят пломби на такива интервали, че да се изключи възможността за неоторизиран достъп до товара.

При необходимост в краищата на свързващия кабел на сенника с платформата на тялото се окачват уплътнения, за да се предотврати отварянето на сенника.

За пълнеж може да се използва олово камера (трябва да е на разположение на старшия касиер)или индикаторни пластмасови пломби.

При окачване на оловни пломби краищата на телта се прекарват през входните отвори на печата, след което се усукват заедно на две завъртания, единият край на телта се усуква около втория, а след това вторият около първия и т.н. След това полученият възел се изтегля докрай в камерата и уплътнението се затяга с уплътнително менгеме, с което трябва да разполага и старши касиерът на търговския обект.

Когато се използват оловни камерни уплътнения, те се компресират с менгеме, така че така че отпечатъците от двете страни да са отчетливи и ясни и жицата да не може да бъде издърпана от печата.След компресиране с менгеме всяко уплътнение трябва да бъде внимателно проверено и ако се открие дефект (неясни номера на знака на менгемето, следи от изрязване и др.), то се подменя. Контролните знаци на пломбите трябва да имат ясно четими буквени и цифрови обозначения;

Указателни универсални пластмасови пломби(най-често).

Тази група самозаключващи се пломби включва уплътнителни устройства от индикаторен тип, които са изработени от полимерни материали и се монтират ръчно, без много физически усилия, чрез затягане с „примка“.

В зависимост от конструктивните характеристики индикаторните уплътнения от тази група се разделят на уплътнителни устройства с фиксирана дължина на контура и самозатягащи се уплътнения, които позволяват, когато са затворени, да се получи произволен контур, включително минимален размер. Неподвижен контур е необходим при запечатване на обекти, чиито уплътнителни отвори имат свободно движение (врати на автомобили, складове и др.), Тъй като самозатягащото се уплътнение може да се деформира при движение. В зависимост от конструкцията на гъвкавия елемент, индикаторните уплътнения се разделят на лентови уплътнения и уплътнения с гъвкав елемент с кръгло напречно сечение. Пломбите от лентов тип са по-взискателни към диаметъра на отвора за пълнене (обикновено повече от 6 mm). Пломбите също се различават по предназначение и материал. Някои уплътнения са проектирани с комбинация от пластмасово тяло и метален заключващ елемент. Индикаторните пломби са устройства за еднократна употреба;

Необходим атрибут на всяка пломба е индивидуален код, който изключва възможността за подмяна на пломбата след отваряне. По правило идентификационният код е набор от числа, нанесени върху печата чрез лазерно маркиране, щамповане или печат със специална незаличима боя. Цифровият код на всеки печат е уникален и подлежи на регистрация при запечатване на обекта.

Пломбирането на товара се извършва от изпращача в присъствието на водача, превозващ товара (шофьор спедитор) и представители на търговската организация. За предпочитане е те да бъдат управител на декада и началник-смяна на звеното за охрана на търговския обект.

Фактът на запечатване на товара (дата и час) и видът на пломбата (оловна камера или индикаторна пластмасова пломба), както и контролните знаци на пломбата са посочени в товарителницата. След това данните за запечатване, посочени в товарителницата, се удостоверяват с подписите (с препис) на лицата, присъствали по време на запечатването на товара (шофьорът-спедитор, ръководителят на декада и началникът на смяната на службата за сигурност).

Процедура за премахване на пломбата

При доставяне на товара до местоназначението, мениджърът по получаване на стоките на търговския обект в присъствието на шофьора (шофьор спедитор) и служителя по сигурността на пристанището проверява наличието и целостта на печата и съответствието на печата с данните, посочени в товарителницата. Освен това се проверява целостта на каросерията за възможността за достъп до товара на кръстопътя на тента с платформата на каросерията или други места (например разкъсване на тента).

Въз основа на резултатите от проверката на комисията, ако няма видими признаци на неоторизирано влизане в товара и пломбата съвпада с поставената от изпращача, мениджърът за получаване на стоките прави бележка в товарителницата, като посочва вида на пломба (оловна камера или индикаторна пластмасова пломба), контролни знаци, дата и час на отваряне на пломбата. Фактът на отваряне на печата се удостоверява с подписи (с препис) на присъстващите (шофьорът спедитор, мениджърът по приемане на стоките и старшата смяна (служител) на службата за сигурност).

В случай на нарушение на целостта на печата или неправилно поставен печат, мениджърът по приемане на стоки има право да откаже да приеме товара или, съгласувано с директора на търговския обект, да вземе решение за приемане на товара. Ако бъде взето решение за приемане на товара, мениджърът по приемането на стоките (под знака за запечатване на тялото от изпращача) прави бележка върху товарителницата, като посочва датата и часа на установените нарушения и записва нарушенията на видео-фото камера. Записите за установени нарушения, направени в товарителницата, се заверяват от мениджъра за получаване на стоки, шофьора (шофьор-спедитор) и служителя на отдела за сигурност (началник на смяна) на търговския обект.

Ако бъдат открити тези нарушения, стоките се приемат от комисия, състояща се от мениджър по приемане на стоки, шофьор (шофьор спедитор) и служител по сигурността на търговския обект. Стоката се получава внимателно, отварят се всички кашони, съдържащи стоката, преброява се съдържанието (теглото на стоката се претегля). Констатираните несъответствия в количеството (теглото) се отразяват във фактурата, като данните във фактурата се коригират спрямо действителните, като под всяко заличаване се полага подпис на спедитора. Всички констатирани факти за несъответствия при получаване на стоката се записват на видео-фото камера, съставя се Протокол за констатирани несъответствия, който се подписва от управителя за получаване на стоката, шофьора (шофьора спедитор) и служителя по сигурността на търговския обект.

Ако целостта на печата е нарушена или не съответства на номера, посочен в товарителницата, и превозвачът на товара (шофьорът) обясни, че печатът е отворен от служители на службата за пътна полиция на Държавната инспекция по безопасност на движението на Министерството, на вътрешните работи на Руската федерация, превозвачът на товара е длъжен да предостави протокол за проверка на товара. Протоколът за проверка на товара трябва да съдържа бележка за отварянето на печата (печатът е приложен към протокола за проверка), данни на инспектора на пътния патрул (фамилия, собствено име, бащино име, длъжност и ранг, звено, от което той е служител, номер на личен бадж и др.), основанието за проверка на товара и номера на новата пломба.

Действия на водача (превозвача на товари) по време на превоз на товари , спиране и проверка на запечатан товар от инспектори на службата за пътна полиция на Държавната инспекция по безопасност на движението на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация или други представители на упълномощени органи (наричани по-нататък служители на КАТ):

• Водачът трябва да спазва правилата за движение и да управлява автомобила по такъв начин, че да намали вероятността превозното средство да бъде спряно от служители на КАТ;
• Ако пътен полицай подаде сигнал за спиране извън стационарен пътен патрулен пост, полицейски контролно-пропускателен пункт или контролно-пропускателен пункт, водачът трябва да спре, но да не напуска кабината на автомобила, освен ако не е абсолютно необходимо. Водачът трябва да е сигурен, че е спрян от упълномощени служители на КАТ.

При спиране на превозни средства служителите на КАТ са длъжни да се приближат до водача, да се представят, да посочат своята длъжност, специално звание и фамилия и да съобщят причината за спиране на превозното средство. Лицата, които имат право да спират пътни превозни средства, са длъжни да представят служебната си книжка при поискване от водача.

Служителите на КАТ могат да имат други основания за спиране на превозно средство, различно от водача, който нарушава правилата за движение, а именно:

• наличието на данни, показващи участието на водача и пътниците в извършването на пътнотранспортно произшествие, административно нарушение, престъпление;
• МПС се издирва, както и наличие на данни за използване на МПС за незаконни цели;
• необходимостта от интервюиране на водача или пътниците относно обстоятелствата на извършване на пътнотранспортно произшествие, административно нарушение, престъпление, на което те са или могат да бъдат очевидци;
• изпълнение на решения на оправомощени държавни органи или длъжностни лица за ограничаване или забрана на движението;
• необходимостта от включване на водач или превозно средство за подпомагане на други участници в движението или полицейски служители;
• проверка на документи за право на ползване и управление на МПС, както и на документи за превозното средство и превозвания товар.

Извън фиксираните постове служителите на КАТ имат право да спират превозно средство за минимално кратък период от време, с изключение на специални събития.

Водачът трябва да знае, че:

• проверка на документите за право на ползване и управление на МПС, както и на документите за превозното средство и товара, който се превозва, може да се извършва само на стационарни постове на КАТ, полицейски контролни пунктове и контролно-пропускателни пунктове, с изключение на случаите, когато превозно средство е спрян от служител на КАТ извън стационарен пост на КАТ (КПП). полицейски пост или КПП) за нарушение на правилата за движение от водача;
• Проверката на превозно средство и товар, с изключение на специални събития, е разрешена само в стационарни постове.

Когато общувате със служителите на КАТ, водачът трябва да се държи учтиво и тактично, като се опитва да отстрани причината за спирането възможно най-бързо и да продължи да шофира.

Ако при спиране извън стационарен пост на КАТ или полицейски контролно-пропускателен пункт водачът е длъжен да провери превозното средство и товара, водачът трябва да уведоми полицейския служител, че съгласно инструкциите на превозвача (както и на застрахователя, ако товарът е застрахован), той няма право да напуска кабината на превозното средство и да поиска да го придружи до най-близкия пост на КАТ или полицейски контролен пункт;

На поста на КАТ или КПП при проверка на документи за право на използване и управление на МПС, както и документи за превозното средство и превозвания товар, водачът трябва да представи:

• шофьорска книжка, а при отнемане на шофьорска книжка по установения ред - временно разрешение;
• документи за регистрация на МПС;
• товарителница и документи за превозвания товар (пътни листове).

На поста служителите на КАТ имат право да изискат проверка на превозното средство и товара, ако подозират, че превозното средство се използва за незаконни цели или товарът се превозва нелегално.

При отправяне на такова искане водачът трябва да информира, че превозва товар, който отговаря на транспортните документи, и му е строго забранено да отваря пломбата сам.

Ако служител на КАТ настоява за проверка на запечатан товар, водачът трябва учтиво, без да дразни служителя на КАТ, да го информира, че му е забранено да отваря пломбата. В същото време обяснете, че в съответствие с действащото законодателство проверката трябва да се извърши в присъствието на двама свидетели и той ще настоява за тяхното присъствие при проверка на товара и запечатване на товара след проверка с печати от полицейски служители или резервни пломби, издадени на водача от изпращача;

При проверка на товара водачът трябва да поиска съставянето на протокол за проверка на товара или съответна бележка в протокола за административно нарушение (административно задържане), ако има такова.

Водачът трябва да провери съдържанието на съставения протокол, където трябва да бъде удостоверен фактът на отваряне на пломбата, като се посочат нейните контролни знаци. Ако този факт не е удостоверен от служител на КАТ, водачът трябва да направи това самостоятелно при подписване на протокола. Един екземпляр от протокола след подписването му се предава на водача със счупен печат.

Водачът трябва да изиска от служителите на КАТ да запечатат каросерията (контейнера) след проверка с пломби с полицейски контролни знаци. Ако това е отказано на водача, това обстоятелство също се вписва в протокола за оглед в присъствието на двама свидетели, като се посочва причината за отказа.

Ако на водача бъде отказано да запечата товара с полицейски знаци поради липсата им, водачът трябва да има собствени пломби, издадени от изпращача, чиито контролни знаци трябва да бъдат регистрирани при изпращача.

В този случай водачът трябва да поиска служителите на КАТ в присъствието на двама свидетели да впишат в протокола за проверка на товара запис за липсата на полицейски контролни знаци и запечатването на товара с резервни пломби на водача.

3.5.16. Във всеки случай, когато пломбата е нарушена по някаква причина, водачът трябва незабавно да уведоми изпращача и получателя за това.

При преместване на стоки между търговски обекти на мрежата е забранено:

• Превоз на товари без пломба;
• Превоз на товари с неясни отпечатъци от установени белези върху пломби;
• Транспортиране с неправилно поставени пломби;
• Приемане на товари без пломба.

Във всички случаи на отказ за приемане на товар от мениджъра по приемане на стоки или други отговорни лица на търговския обект по вина на изпращача, както и когато се установи липса на пломба, всички разходи, свързани с транспортирането на товара, се заплащат. поема от изпращача. Ако се установи, че целостта на пломбата е нарушена по вина на превозвача на товара, тогава разходите (щетите) са за сметка на превозвача на товара. Освен това, ако се установи, че карго превозвачът е виновен за нарушаване на целостта на печата и се установи липса на транспортиран товар, всички щети, причинени на търговската организация, се поемат от карго превозвача.

Отчитане на стоките на етапа на тяхната продажба

Продажби през касов апарат

Продажбите на стоки на дребно се извършват през касов апарат чрез разчитане на баркода на продукта. Касиерът няма право да идентифицира артикула по никакъв начин, освен с помощта на баркод.

Продажба на стоки по фактура (по банков път)

Продажбите на стоки по банков път се извършват въз основа на договор за покупко-продажба и платежно нареждане от Клиента.

Заместник-началникът на отдела на търговския обект с Представител на Клиента събира мостри от продуктите в търговската част и ги предоставя на Оператора на база данни за изготвяне на фактура. Количеството на стоките се съобщава устно на Оператора на база данни от заместник-ръководителя на отдела.

Операторът на базата данни създава и попълва фактура за избраните от Клиента продукти. Спецификацията се попълва само по баркодовете на предоставените стоки. Във фактурата трябва да се посочи:

• номер на фактура;
• дата на фактурата;
• номер на фактура;
• датата на фактурата;
• разсрочено плащане (задава се автоматично от договора);
• цена на дребно;
• сума в цени на дребно;

Издадената фактура трябва да бъде преведена в статус „издадена изцяло” от старши оператор (счетоводител) на търговския обект след предаване на стоките на Клиента и получаване на фактурата с подписа на Клиента. ЗАБРАНЕНО е редактирането на фактурата от Оператора след присвояване на фактурата със статус „освободена изцяло“. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект.

След попълване на документацията, заместник-началникът на отдела или друг служител, специално назначен от директора на търговския обект (като правило, служител на отдела за сигурност) е длъжен да придружи представителя на клиента до изхода на търговския обект. и да присъствате, когато фактурата се проверява от служителя по сигурността на поста „Изход от търговския етаж“ или поста на площадката за кацане. Ако Клиентът е закупил голямо количество стоки и е необходимо да се натовари транспортът на Клиента през площадката, тогава заместник-ръководителят на отдела уведомява за това началника на смяната на службата за сигурност и осигурява достъп до вратата на транспорта на Клиента. пристанище.

Резервация на стоки от Клиента

Когато Клиентът резервира стоки, Заместник-управителят на секция или друг служител, специално назначен от Директора на търговския обект, трябва да изтегли избраното количество стоки от продажба на дребно от Клиента и да ги премести на място, специално определено за съхранение на тези стоки.

Операторът на базата данни създава и попълва фактура за заявените от Клиента продукти. Спецификацията се попълва само по баркодовете на предоставените стоки. Във фактурата трябва да се посочи:

• номер на фактура;
• дата на фактурата;
• име на клиента, на когото е продадена стоката;
• обект за търговия на дребно, който продава стоки;
• номер на фактура;
• датата на фактурата;
• разсрочено плащане (задава се автоматично от договора);
• спецификация на фактурата (артикул и наименование на продаваната стока);
• количество на доставените стоки;
• цена на дребно;
• сума в цени на дребно;
• данък върху добавената стойност и неговия размер;

Операторът на база данни трябва да присвои на създадената фактура статус „освободена от склад“, за да коригира остатъчния баланс на стоките, запазени от Клиента.

Фактурата трябва да е със статус „Освободена от склад” до предаването на стоката на Клиента.

След предаване на стоките на Клиента и получаване на фактура с подпис на Клиента, издадената фактура трябва да бъде преведена в статус „освободена изцяло” от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект. ЗАБРАНЕНО е редактирането на фактурата от Оператора след присвояване на фактурата със статус „освободена изцяло“. Редакция, в случай на грешка, може да се извърши само от Старши оператор (счетоводител) на търговския обект.

Ако в рамките на три дни от момента на запазване на стоката от Клиента, Клиентът не заплати стоката, тогава всички запазени стоки се връщат за продажба на дребно, за което Заместник-управителят на отдела е длъжен да уведоми Клиента предварително, когато Клиентът избира стоките за резервация.

Ежедневно Главният оператор (счетоводител) на търговски обект е длъжен да избира фактури в Търговската система със статус „освободени от склад” и да следи навременността на плащане от страна на Клиента на запазените стоки. Ако фактурата в Търговската система е била в статус „освободена от склад” четири или повече дни или Клиентът е съобщил за отказ от закупуване на запазения продукт, тогава Старшият оператор (счетоводител) на търговския обект трябва да прехвърли документирайте в статус „чернова” и информирайте ръководителя на секция за бронята за отмяна.

Ръководителят на отдела трябва да организира движението на стоките от специално обособена складова зона за запазените стоки до търговския етаж за продажби на дребно и да коригира поръчките в зависимост от оставащите стоки.

Връщане на стоки на Доставчика

Процедура за премахване на стоки от продажба

Продавач-консултантът на съответния раздел, ако бъде открит дефект или продукт с подходящи срокове на годност (остава по-малко от 1/3 от целия срок на годност), съставя списък на тези стоки (въвежда данните в терминала за събиране на данни и прехвърля на заместник-началника на отдела.От своя страна, заместник-ръководителя на отдела координира по-нататъшните действия по този продукт с ръководителя на отдела.

Ръководителят на отдела взема решение въз основа на условията на договора за връщане на стоки със съответния доставчик.

Виртуален склад за връщане

Когато Ръководителят на секция вземе решение за изваждане от продажба на дадена стока, Ръководителят на секция е длъжен да организира преместването на стоката на специално определено място, недостъпно за купувача. В Търговската система ръководителят на секция издава фактура за движение от складово място „Магазин” до складово място „Склад за връщане”, като посочва количеството стоки, преместени в „Склад за връщане”. Фактурата за движение получава статус „изпратена” от ръководителя на секция. Фактурата може да съдържа всяка комбинация от стоки и от всеки доставчик.

Ежеседмично заместник-директорът на търговския обект трябва да проверява, използвайки отчета „Оставащи” в склад „Склад за връщане”, количеството стоки, изтеглени от продажба и подлежащи на връщане на Доставчика.

За всеки факт на невъзможност за връщане на стоките на Доставчика, ръководителят на отдела за сигурност на търговския обект трябва да извърши разследване (вътрешно разследване) за идентифициране на длъжностни лица, чието неправилно изпълнение на служебните задължения е довело до необходимостта от отписване и последващо разпореждане със стоките.

Резултатите от разследването (Заключение въз основа на резултатите от вътрешния одит) трябва да бъдат изпратени от ръководителя на отдела за сигурност на адреса на ръководителя на службата за сигурност на търговската организация и директора на търговския обект. Обезщетението за вреди въз основа на резултатите от производството се събира от виновните лица.

Преместване на стоки до платформата

При подаване на поръчка Ръководителят на секция разпечатва справка „Остатъци” на склад „Склад за връщане”, за асортиментната единица на Доставчика, за която се генерира поръчката. За всички стоки, посочени в отчета „Остатъци“, Ръководителят на секция съгласува връщането на този продукт с доставчика чрез изпращане на „Сертификат за връщане“ по имейл, с получаване на уведомление за одобрение на връщането от Доставчика.

След съгласуване на връщането с Доставчика, Ръководителят на секция генерира фактура в Търговската система за движение от складово място „Склад за връщане“ до складово място „Магазин“, като във фактурата се посочва само количеството стоки, договорено с Доставчика. да бъдат върнати.

Ръководителят на секция дава на фактурата статус „чернова“ и я разпечатва. На отпечатания документ ръководителят на отдела посочва името на Доставчика, на когото се връща стоката, и удостоверява факта на договореност с доставчика за връщане на стоката с надпис „Връщане с доставчика съгласувано“, също посочва датата на договаряне на връщането и полага удостоверителния си подпис.

Разпечатаната и подписана доставна фактура се предава на заместник-управителя на отдела за транспортиране на стоките до специално обособено място на площадката за складиране на подготвени за връщане стоки. Заместник-началникът на участъка, съгласно списъка на стоките във фактурата, ги събира и транспортира до специално определено място на площадката за съхранение на стоки, подготвени за връщане.

При прехвърляне на стоки, които трябва да бъдат върнати на Доставчика, до платформата за кацане, заместник-управителят попълва съответните колони на „връщане в дневника на доставчика“. Стоките се прехвърлят към Мениджъра на дестинацията заедно с подписаната от Ръководителя секция фактура за движението на стоките от склад „Склад за връщане” до склад „Магазин”.

Ръководителят на отдела е отговорен за безопасността на стоките преди прехвърлянето им на дебаркада.

Връщане към доставчика

Мениджърът на площадката за кацане подписва „Дневник за връщане към доставчика“ и приема стоките на площадката за кацане, като ги сверява с фактурата за доставка. Преди връщане на Доставчика, стоките се съхраняват на площадка на специално обособено място, недостъпно за неупълномощени лица, със задължителното наличие на съответни фактури за движение, подписани от Ръководител на секция.

Всеки ден в регистъра на поръчките Landing Stage Manager отбелязва номерата на фактурите за движение от виртуалния склад за връщане, подготвени за връщане, докато Landing Stage Manager взема данни за готовите връщания от „Дневника за връщания към доставчика“.

При пристигането на доставчика мениджърът по приемане на стоки определя наличността на връщания към този доставчик, като използва регистъра на поръчките.

Ако има подготвено връщане за Доставчика, тогава Мениджърът по приемане на стоки координира връщането с Представителя на Доставчика, преди да приеме стоките.

Ако Доставчикът откаже да получи договореното връщане, съответният ръководител на отдел се извиква в зоната за приемане, за да вземе решение за приемане на стоките от този Доставчик.

Ако ръководителят на секция реши да приеме стоките, без да извърши връщане, тогава той е длъжен да направи запис в „дневника за връщания към доставчика“, като посочи причината за отлагане на датата на връщане, например: „връщане, отменено поради .. .. подпис". Стоките се транспортират до специално обособен склад за дефектни стоки, а фактурата за движение получава статус „блокирана“. Цялата процедура по връщане се извършва отново.

При извършване на връщане мениджърът по приемане на стоки предоставя на оператора на базата данни фактура за доставка. Операторът на базата данни избира получената фактура в Търговската система по номер на документ, присвоява статус „изпратен“ на избрания документ и с помощта на функцията „експорт“ генерира фактура с операция „връщане на доставчик“. Операторът на база данни въвежда във фактурата следните данни:

Готовият документ „фактура” в статус „чернова” се разпечатва в три екземпляра с две фактури и се предава на мениджър „Приемане на стоки” за връщане.

Ръководителят по приемане на стоки извършва връщането на стоките на Доставчика само в присъствието на служител от службата за сигурност или началник смяна. Преди всяка процедура по връщане мениджърът по приемане на стоки уведомява ръководителя на смяната, който лично контролира предаването на стоките към доставчика или назначава най-обучения служител за това. Служител на службата за сигурност е длъжен да провери съответствието на действителното количество на върнатите стоки с количеството във фактурата, като извърши процедури за преизчисляване или претегляне на стоките с участието на мениджъра по получаване на стоките (мениджър на дестинацията) връщане на стоката на доставчика. Ако няма грешки, служителят по сигурността във фактурата, в долния десен ъгъл на последния лист, в копието, предназначено за търговската организация, потвърждава факта на проверка на процедурата за връщане с надпис: „Връщане потвърдено“, след което посочва своята длъжност, фамилия и се подписва. Ако бъдат открити грешки, процедурата по връщане се спира до отстраняване на грешките.

Мениджърът по приемане на стоки въвежда данните от фактурата в съответните колони на „Дневник за връщания към доставчика“.

Подписаната фактура се предава на Старши оператор (счетоводител) на търговския обект за регистрация в Търговската система. Старши оператор проверява коректността на фактурата за връщане, присвоява й статус „издадена изцяло“ и премахва плащанията от фактурите на този Доставчик. Старшият оператор трябва да приеме само бележка за доставка, подписана от служителя по сигурността.

Всяка седмица Мениджърът на дестинацията проверява „Дневника за връщане към Дневника на доставчика“ и взема обяснение от Мениджъра по приемане на стоки за елементите в дневника, които нямат попълнени полета за връщане на стоките на Доставчика.

Изготвяне на фактури за връщане на стоки към Доставчика

Регистрация на фактура за движение

Мениджърът по приемане на стоки предоставя на оператора на база данни фактура за движението. Операторът на базата данни избира получената фактура в Търговската система по номер на документ. Във фактурата за прехвърляне Операторът на базата данни променя датата на „текуща“ и присвоява статус на избрания документ „изпратен“.

Регистрация на фактура

Използвайки функцията „експорт“, Операторът на базата данни генерира фактура с операцията „връщане на доставчика“. Операторът на база данни въвежда във фактурата следните данни:

• операция „връщане на доставчика”;
• консумация от складовото място “магазин”;
• клиент "име на доставчик";
• причини за движението на стоките за всяка позиция.

Ако базата за движение на стоките не е въведена автоматично, тогава Операторът на базата данни трябва да въведе базата за движение на стоките ръчно. Всички причини за движението на стоките трябва да съответстват на разписки от Доставчика, към когото се извършва връщането.

Ако артикулът никога не е бил доставен от Доставчика, на когото се извършва връщането, тогава Операторът на базата данни премахва този артикул от фактурата и го докладва на мениджъра на отдела. Този артикул не може да бъде върнат чрез тази фактура.

Готовият документ „фактура“ в статус „чернова“ се отпечатва в три екземпляра, с две фактури и се предава на мениджър „Приемане на стоки“ за връщане.

Стоката се връща от Мениджър Приемане на стоките, фактурите за връщане се подписват от Мениджър Приемане на стоки и Представителя на Доставчика.

Подписаната фактура се предава на Оператора на база данни. Операторът на база данни трябва да приеме фактурата само с подписа на служителя на службата за сигурност. Операторът на базата данни й присвоява статус „освободена от склада” и предава фактурата на старши оператор (счетоводител) на търговския обект за окончателна регистрация в Търговската система. Старшият оператор проверява коректността на фактурата за връщане, присвоява й статус „издадена изцяло“ и премахва плащанията в централната база данни на Търговската система от фактурите на този Доставчик.

В заключение на разглеждането на въпросите, повдигнати в тази статия, бих искал още веднъж да подчертая, че рентабилността на всяка търговска организация може да се увеличи както чрез увеличаване на оборота, така и чрез намаляване или поне минимизиране на загубите. Създадена единна и ясно регламентирана система за отчитане на движението на стоките, контролирана на всичките му етапи, значително ще намали загубите на търговското предприятие!

Съгласно измененията на Федералния закон № 381-FZ от 28 декември 2009 г. „За основите на държавното регулиране на търговската дейност в Руската федерация“, мрежата за търговия на дребно е съвкупност от две или повече търговски обекта, които са под общо управление, или съвкупност от две или повече търговски обекта, които се използват под едно търговско наименование или друго средство за индивидуализация.

Съгласно измененията на Федералния закон № 381-FZ от 28 декември 2009 г. „За основите на държавното регулиране на търговската дейност в Руската федерация“, търговският обект е сграда или част от сграда, структура или част от структура , конструкция или част от конструкция, специално оборудвана с оборудване, предназначена и използвана за излагане, демонстриране на стоки, обслужване на клиенти и извършване на парични плащания на клиенти при продажба на стоки.

Нормативна уредба на счетоводството в търговията

По отношение на счетоводството търговията се регулира от Федералния закон „За счетоводството“, който регулира процеса на счетоводство за предприятието като цяло.

Сметкопланът за отчитане на финансовите и икономическите дейности на организацията и инструкциите за неговото използване обясняват кои сметки трябва да се използват за отразяване на търговски транзакции.

Наборът от методи за поддържане на счетоводни записи на търговски операции: първично наблюдение, измерване на разходите, текущо групиране и окончателен синтез на фактите на икономическата дейност са разкрити в PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“

Правилата за формиране в счетоводството на информация за материалните запаси на организацията, които включват стоки, се регулират от PBU 5/01 „Отчитане на материалните запаси“ и методически препоръки към него. По-специално: оценка на материалните запаси, освобождаване на материални запаси, разкриване на информация във финансови отчети.

Покупката и продажбата на стоки засяга приходите и разходите на организацията, а правилата за генериране на информация за приходите и разходите в счетоводството се регулират от PBU 9/99 „Приходи на организацията“ и PBU 10/99 „Разходи на организацията “, съответно.

Данъчното счетоводство се регулира от Данъчния кодекс по отношение на данъка върху добавената стойност и данъка върху печалбата: начин на включване в данъчната основа, данъчен период, метод за изчисляване на данъка, ставка, краен срок за подаване на информация и др. Информацията съдържа и писма и разяснения от данъчни органи относно облагането на стокови сделки.

Също така, отчитането на движението на стоки изисква спазване на следните правни актове:

Единни форми на документи за търговски обекти и заведения за обществено хранене, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 25 декември 1998 г. № 132;

Международни правила за тълкуване на Incoterms;

Счетоводни разпоредби „Счетоводно отчитане на активи и пасиви, чиято стойност е изразена в чуждестранна валута“ PBU 3/2006,

Федерален закон от 24 юли 2002 г. № 104-FZ „За единен данък върху условния доход за определени видове дейности“;

Същност на стоковото обръщение и оборот

Обект на пазарна дейност е продукт.

Стока - продукт, т.е. резултат от човешка или природна дейност, и услуга, т.е. целенасочено действие, което има полезни потребителски свойства (потребителска стойност) и е предназначено за продажба (размяна на пари).

Пазарният процес, търговията, се проявява във факта, че даден продукт, разменен за пари, сменя собственика си: преминава от продавача към купувача, а купувачът може да се окаже краен потребител на продукта или просто препродавач, който спомага за пренасянето на продукта от сферата на производство в сферата на потребление . Дистрибуцията на продуктите се осъществява в икономическо и географско пространство.

Движението в икономическото пространство се състои в прехвърляне на стоки от един собственик на друг, в промяна на правата на собственост върху стоките. Физическото движение на даден продукт се състои в неговото териториално движение – от една географска точка до друга. Движението на стоките предвижда потенциална възможност за многократно (многовръзково) прехвърляне на стоки от един собственик на друг.

Верига за дистрибуция на продукта (търговска или търговско-организационна) - броят на прехвърлянията на стоки от един собственик към друг; складова връзка - броят на превозите на стоки от един склад до друг.

Канал за разпространение, различен от първоначалния продавач, т.е. производителят и крайният купувач, потребителят, включва набор от посреднически предприятия, които извършват доставката на стоки от производителя до потребителя, както и последователността, в която те участват в този процес.

Дистрибуторът е предприятие или физическо лице, което купува и след това препродава стоки или подпомага доставянето на стоките до потребителя.

Дистрибуторите и дистрибуторите включват следните видове:

Доста големи компании за търговия на едро, които имат складова мрежа и често поемат права на собственост (понякога се наричат ​​дистрибутори);

Дилърите (обикновено компании за търговия на дребно или едро, занимаващи се със следпродажбено обслужване) имат складова база и дистрибуторска мрежа и често поемат собствеността;

Jobbers са относително малки фирми, които нямат складове, поемат права на собственост и бързо препродават стоки.

В дистрибуцията на стоките е възможно да участват и посредници, които не придобиват собственост върху стоките, а само обединяват доставчика и купувача, помагат им да сключат сделка, организират дистрибуцията на стоките и взимат комисионна за това (брокери, брокери, агенти, комисионери и др.). Те обаче не са сред нивата на канала за разпространение и следователно не засягат връзките му.

Има два етапа в дистрибуцията на стоките (и съответно в търговските дейности):

първият е търговията на едро, където големи количества стоки се движат и сменят собствеността си, а купувачите (както прекупвачи, така и потребители, производство и маса) са юридически лица и доста големи предприятия;

вторият е търговията на дребно, където стоки в количества, достатъчни за лично потребление, се прехвърлят на отделни потребители, населението (потребителски пазар).

Движението на стоките в икономическото пространство, прехвърлянето на стоки от един собственик на друг се извършва във формата търговски оборот: обмен на стоки срещу пари. Базира се на прехвърляне на собственост върху продукт в замяна на неговия паричен еквивалент.

В статистиката търговският оборот е количествена мярка за обема на продажбите/покупките на стоки в парични единици. Натуралното му съдържание се характеризира с паралелен показател - брой продадени стоки. Безплатното прехвърляне на продукт или услуга (предоставяне, помощ, движение) не е оборот. В тесен смисъл оборотът се отнася само до покупката и продажбата на продукт, докато продажбата на услуги се откроява самостоятелно.

Свързана информация.