Основни видове бизнес писма. Видове букви. Видове бизнес писма Бизнес писмата са

Вероятно всеки поне веднъж се е сблъсквал с необходимостта да напише бизнес писмо. При съставянето му неволно стигаш до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писма и обсъжда техните видове и дизайн.

форма

Готовите формуляри ще добавят солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информация за организацията, като например:

Име.
Адрес.
Телефони за връзка.
уебсайт.
Електронна поща.
Лого.
Други данни за контакт.

Няма строги правила по отношение на формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да включи в тях.

Как да пишем правилно бизнес писма? Подготовка

Бизнес писмата се пишат и оформят по определен начин, подчинен на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта, авторът обмисля съдържанието в детайли, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация адресатът вече знае за предмета на писмото, на какво да се основава и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от това каква цел преследва авторът. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

Проучване на проблема.
Писане на чернова на писмо.
Неговото одобрение.
Подписване.
Регистрация.
Изпращане до получателя.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситете с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В обикновеното писмо съдържанието ясно и кратко предава информация, която обикновено не изисква отговор от получателя. Сложният може да се състои от няколко раздела, точки и параграфи. Всеки параграф представя един аспект на информацията. Тези типове образци на бизнес писма обикновено се състоят от уводна част, основна част и заключителна част.

По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации и събития, дава техния анализ и доказателства. Именно в тази част те убеждават, че трябва да действат по един или друг начин, да доказват как стоят нещата и да информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като дават различни аргументи.

Заключението съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, искания, напомняния, откази и др.

Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Това обобщава изискването, посочено в основното.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема.

Всяка буква започва с центриран адрес. Тази малка част е изключително важна. Когато го избира, авторът трябва да вземе предвид:

Позиция на адресата.
Естеството на връзката.
Формалност.
Етикет.

В края на писмото трябва да има учтива форма. Например: „...изразявам надежда за по-нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата)...“ Тези фрази са последвани от подписа на автора.

стил

Всички писма трябва да бъдат написани в официален бизнес стил, което означава използването на език за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на чиито ръководители и длъжностни лица се пишат писма.
Отношенията в организациите са строго регламентирани.
Предмет на комуникация е дейността на фирмата.
Управленските документи обикновено имат определен адресат.
Често в хода на дейността на една организация се случват едни и същи ситуации.

В тази връзка информацията, съдържаща се в бизнес писмо, трябва да бъде:

Официален, безличен, подчертаващ дистанцията между участниците в комуникацията.
Адресиран, предназначен за определен адресат.
Актуално към момента на писане.
Надежден и безпристрастен.
Причинено да подтикне получателя да извърши някакво действие.
Завършен за вземане на решения.

Изисквания

Бизнес писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

Речта е стандартизирана на всички нива – лексикално, морфологично и синтактично. Съдържа много изрази, термини и формули.
Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използването на емоционален и експресивен език.
Точност и яснота на текста, без логически грешки, яснота и обмисленост на формулировката.
Лаконичност и краткост – без използване на изрази, носещи допълнителен смисъл.
Използването на езикови формули, формирани в резултат на повтарящи се ситуации.
Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални концепции.
Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (т.е. сложни думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: LLC, GOST и т.н.) и графични (т.е. обозначения на думи в съкратена форма: grn, zh-d, и т.н.).
Използването на конструкции в родителен и инструментален падеж.
Фрази с вербални съществителни („осигурете подкрепа“ вместо „подкрепа“).
Използване на прости общи изречения.

Горните образци на бизнес писма са показани в пълна версия (с основния текст) по-долу. Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най-добре е да напишете бизнес писмо по конкретен въпрос. Ако е необходимо да се решат няколко проблема наведнъж, се препоръчва да се съставят няколко различни варианта.

Бизнес писмата могат да имат следното съдържание:

Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими, за да ви информират къде да изпратите документи.
(Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат този тип документ.)

Гарантирано. Те са написани, за да потвърдят всякакви обещания или условия. Например, може да се гарантира плащане за работа, наем, срокове за доставка и т.н.
Благодаря. Те започнаха да се използват особено често напоследък. Такива писма показват добър партньорски тон. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
(Как да напиша бизнес писмо? Образец от благодарствения сорт се съставя в свободна форма, в зависимост от задачите, които решава. В този случай писмото изразява същността си в най-кратката форма. Такава проба, направена върху цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в стаята на компанията на почетно място.)

Информационен.
Поучително.
Честито.
реклама.

Има и букви:

Предложения за сътрудничество. Доста често срещани в последно време, изпратени до организации, често са с рекламен характер, например като тази проба. Писането на търговски писма е доста трудно, трябва да вземете предвид много нюанси, за да привлечете внимание и още повече да се заинтересувате. Но ако го съставите според примера по-долу, той има всички шансове за успех.

Покани. Те се изпращат, като ги канят да участват в различни събития. Обикновено са адресирани до мениджър или служител, но могат да бъдат адресирани и до цял екип.
Заявки.
Забележки.
Заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повтаряне на искането, посочено в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или причина за отказ. Писмото с бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено отговаря на следните принципи:

Наличие на връзка към първата буква и нейното съдържание.
Идентични езикови средства.
Сравними аспекти на обхвата и съдържанието.
Спазване на определена последователност.

Декор

В допълнение към използването на корпоративни бланки за бизнес писма, е необходимо да се вземат предвид и други тънкости при проектирането им. Това са подробности, правила за съкращения, писане на адреси, заглавия, дължина на текста, ширини на полетата и др.

Примери за бизнес писмо ви помагат да го съставите, като вземете предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи офис служители, така и от опитни служители. Благодарение на образците те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.

Как да напишем бизнес писмо, което няма да се изгуби в „информационния боклук“ и ще бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думи в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - се осъществява комуникация с клиенти, бизнес партньори и работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не трябва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

Ясно е
ефективно
сериозно
интересно

И никога не е късно да научите това. Нека започнем с основите: разберете разликата между бизнес и обикновено писане.

Как служебното писмо се различава от обикновеното писмо? Специфика на бизнес писмото

Писмото е кратък текст от една или две страници, чиято цел е да предаде информация за нещо на адресата.

Естеството на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

бизнес (официален)
личен (неофициален)

Бизнес писмото се характеризира с:

краткост
точност
разсъждения и логика
информационно съдържание
оценъчна и емоционална неутралност
стандартизация:
се използват официални формуляри
използват се устойчиви фигури на речта, специални канцеларски термини и конструкции
брой теми - 1-2
насочване
ясно дефинирана командна верига (ако е необходимо)

Какви видове бизнес писма има?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

Искате да сключите сделка и да предложите нейните конкретни условия - съставете писмо с оферта (оферта) за адресата

Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
Искате ли да информирате своя получател за нарушение на договорни задължения от негова страна? Напишете искова молба (жалба)

С нестопанска цел

Благодарете в благодарствено писмо
Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо и вашето съгласие с писмо за потвърждение
Пишете бюлетини, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за получателя
Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
Поздравете в поздравителни писма, попитайте в молби, съболезнувайте в съболезнователни писма
Ако трябва да изпратите важни документи или материални активи, не забравяйте да подготвите мотивационно писмо за вашия товар

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава пишете циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна форма на представяне

5. Форма на заминаване

в плик
електронен
по факс

Структура на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Правилно форматираната буква трябва да съответства на следната схема:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

Обикновено това е кратко резюме на темата на писмото.

Важно: Напишете заглавието правилно, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е типична за начинаещи, които нямат основни умения за водене на бизнес кореспонденция.

2. Обжалване

има традиционната форма "скъпи"
с главни букви в средата на реда

Важно: Използването на съкращения е забранено!

3. Преамбюл

въвежда адресата в основната идея на писмото
подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава основната идея, заложена в преамбюла

В тази част на писмото

ясно посочвате същността на предложението/жалбата
дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За по-лесно обосноваване можете да използвате следната диаграма:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпка или очакван резултат и насърчаваща адресата да предприеме действия

5. В заключение:

6. В прозореца „Подпис“ трябва да се посочи информация за адресата:

длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално или, обратно, колко живо, топло и човешко трябва да бъде вашето послание?

Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което пише писмото
При използването на официален стил се представят факти и въз основа на тях се правят подходящи заключения.
Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата при равни условия
Официалният стил демонстрира ясна командна верига и сила, с която читателят на писмото е принуден да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

в какви тегловни категории сте вие и вашият получател?
искате да преговаряте приятелски или да упражните натиск от позиция на силата

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се повтарят.
Преки призиви и искания
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

Официален стил

Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
Например: Администрацията на киното се извинява искрено за промяната на вечерния график
Замяна на лични жалби и молби с изявления
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Употреба на често срещан канцеларизъм: Предлагам на вашето внимание, поради факта, че

Официалният стил абсолютно не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест тези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво е оплакване и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата върху това какви действия очаквате от него. Посочете и конкретни срокове за изпълнение на поставените от вас задачи.

Шаблонът за писмо за жалба ще ви помогне да го съставите правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

писмо за отказ
писмо с положителен отговор

Изготвянето на двата вида писма има две общи правила (при условие, че инициативното писмо е съставено правилно):
1. Писмото-отговор запазва лексиката и говорните модели на инициативното писмо
2. Текстът на писмото за отговор не трябва да съдържа информация за

дата на съставяне на инициативното писмо
неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е даден по-долу:

Отказът обаче не винаги трябва да е мек. Има ситуации, в които е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писма за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писмата с отговори и писмата с оплаквания

Информационното писмо е многофункционално:

доклади (например за промени в цените в ценови листи)
уведомява (за преизбиране на членове на съвета на директорите)
уведомява (за изпращането на стоки)
заявява (намерения)
потвърждава (получаване на стоки)
напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
рекламира и информира (за компанията като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-належащият проблем днес е въпросът как правилно да съставите рекламно и информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличие на жаргон или неофициален език в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти и обективна информация в писмото
6. Нарушаване на основните правила за учтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неясни изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на обяснения на съкращенията
10. Обща замъгленост на текста, ако е компилиран безцелно

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блокова структура за съставяне на текст.
Този метод спестява време и поддържа цялостния стил на цялата бизнес документация. Характерна особеност на метода е отворената пунктуация или липсата на точки / запетаи (например при създаване на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Този шрифт се възприема на подсъзнателно ниво като стабилен и солиден.

3. В основния текст трябва да се използват серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо.

Важно: Има букви, които винаги се пишат само на ръка!
Това са поздравителни писма, съболезнователни писма, благодарствени писма

Голямо количество полезна информация относно съставянето на бизнес писма можете да намерите във видеото от Саша Карепина.

Видео: Как да пишем мотивационни писма и автобиографии

Видео: „Учене от разказвачи на истории.“ Тайните на продажбата на текстове

Бизнес етикет: Бизнес писмо. Правила за компилация. (Поздрави и представяне)

Често първият контакт в света на бизнеса започва с писмо.И ако не придавате значение на етикета на кореспонденцията, запознанството може да не се осъществи и ще загубите клиент, партньор, колега.

Съвременните форми на кореспонденция се развиват преди около 150 години. Тяхната родина е Англия и от там произхождат основните правила на етикета при писане на кореспонденция. Спазването на правилата за кореспонденция показва вашата учтивост и уважение към партньора ви.

Обичайно е да се пише бизнес писмо на бланката на организацията, която вече съдържа подробности за институцията. Външният вид на формуляра е своеобразна визитна картичка на компанията, така че неговият дизайн трябва да се третира с особено внимание. Колкото по-официална е формата, толкова по-официален трябва да бъде стилът на писане.

Плик

За разлика от руската практика, по целия свят първо пишат На кого, и тогава Където.Адресът на получателя се изписва два пъти: върху плика в долния десен ъгъл и в горния ляв ъгъл на писмото.

Ако писмото се поставя в плик с прозрачно прозорче, тогава адресът се изписва еднократно - в горния ляв ъгъл на писмото, а самото писмо се сгъва така, че адресът на получателя да е точно в прозрачния прозорец.

След адреса трябва да напишете фамилията на получателя с инициали: първо инициалите, след това фамилията. Учтивостта изисква пред инициалите да се добавят съкращенията „г-н“, „г-жа“ или „г-жа“.

В повечето страни е прието първо да се изписва собственото име, а след това фамилията. Има обаче и изключения. В Китай, например, първо е фамилията, а след това собственото име. В Унгария първото име също се пише след фамилията; ако към фамилното име на жената се добави окончанието „ne“, това означава, че тя е омъжена: Ищван е мъж, Ищван е негова съпруга.

Ако адресатът има ранг или титла, по-добре е да го посочите, вместо просто да наричате „г-н“. Във всички западноевропейски страни, както и в Съединените щати, пропускането на заглавия както в устната, така и в писмената реч се счита за неучтиво. Писането и казването на „г-н + титла + фамилия“ обаче е прието само в Германия.

Думите „г-н“ и „г-жа“ обикновено не се използват без фамилно име и винаги се съкращават до „г-н“ или „г-жа“, докато титлите и званията за предпочитане се изписват изцяло.

В Англия често се използва учтивото обръщение „Esquire“ (Esquire - Esq.), което никога не се използва заедно с думата „Mr.“

Във Франция, както и в Англия, благородническата титла на адресата винаги се посочва в адреса, но не е обичайно тя да се споменава в основната част на писмото.

В Съединените щати обикновено се спазват английските конвенции за писане, но английският формуляр на Esquire не е посочен. В САЩ и Англия омъжените дами пишат името и фамилията на съпруга си. И писмата до неомъжени дами винаги трябва да включват името им.

Приемливо е да се използват съкращения, указващи длъжността или титлата на адресата. Ако искате да изпратите писмо лично, след вашето фамилно име трябва да посочите „Лично“ - Англия, „Лично“ - САЩ).

След това трябва да напишете името на фирмата, в която работи адресатът, неговия пощенски адрес в следния ред: номер на къща, улица, име на град, щат (окръг, кантон и т.н.), пощенски код, държава

Например:

Г-н Лампикоски

до главен изпълнителен директор

Tampella Power Inc.

109, Лапинти,

Тампере, 33101

Финландия

Когато изпращат малки брошури в пликове, те пишат „По пощата“ или „Печатни материали“.

Структура на бизнес писмо

1 Име на изпращащата организация.

Може да съдържа инициалите на писателя или машинописка, цифрови или буквени обозначения на отдел, компания и др. В този случай първо се предлага връзка към данните на получателя (Вашата референция), след това към данните на подателя (Моята референция).

3 Дата на писане на писмото

Месецът е посочен с букви, а приетите от нас на 12 септември 1998 г. съкращения не се използват в международната практика. В САЩ е обичайно да се посочва първо месецът с букви, след това денят и след това годината.

4 Имейл адрес на получател

Ако писмото е адресирано до лице, чийто точен адрес е неизвестен, а компанията, в която работи, е наясно с местонахождението му, можете да изпратите писмо до адреса на компанията, като посочите „Грижа за“ или „C/O“ ( в грижа).

5 Посочване на конкретно лице

Този детайл се използва, когато писмото е адресирано до компания и подателят се интересува то да бъде прочетено от определено лице

В този случай се използва изразът „Внимание на...“.

6 Начален адрес

Традиционно се състои от думите „Уважаеми г-н (г-жо) + фамилия“ или „Уважаеми г-н (г-жо) + фамилия“. В англоезичната кореспонденция най-често се използват следните адреси:

Господа, - към държавни служители.

Сър, към правителствените служители.

Уважаема госпожо е по-малко официално обръщение.

Уважаеми господине, това е по-малко официален адрес.

Уважаеми господа, - към бизнесмените.

Господа - към хората от бизнеса.

Уважаеми MrBrown е по-малко официален начин да се обърнете към хората, които познавате лично.

Уважаема г-жо Уолтърс е по-малко официален начин да се обърнете към хора, които познавате лично.

Не е обичайно да се обръщате към хората с „вие“ в официални писма. Хората, които заемат доста висока позиция, не трябва да се обръщат на „вие“ в такива писма, дори ако сте в кратки отношения с тях в живота. В зависимост от степента на близост с вашия кореспондент адресът може да започва с думите „Уважаеми + собствено име“ или „Уважаеми + фамилия“. След уводния адрес се поставя запетая, а не удивителен знак, както е обичайно в Русия.

7 Индикация за общото съдържание на писмото, тоест темата на писмото. За да направите това, просто поставете „Re:“ (препратка) или „Относно“. По-модерен метод е, когато темата на писмото е подчертана или написана изцяло с главни букви.

8 Основен текст на писмото В днешно време все по-популярен става изцяло блоковият стил, при който абзаците са разделени един от друг не с отстъпи, а с интервали. След това всички абзаци, обръщение, адрес, крайна формула за учтивост и т.н.

9 Крайна формула на учтивост Ако писмото е официално, в чужбина по правило се използва комплиментът „Много искрено ваш“, в други случаи - „С уважение, с уважение, с уважение“. Писмото с отговор използва същата формула за учтивост като изпратеното.

10 Подпис Ако писмото е подписано от някой друг, то трябва да посочи „От името на“ или „От името на“ такова и такова („pp“ - за професионалист): Jones and Co pp ASmith - от името на Jones and Co. подписано от ASmith).

11 Индикация за приложения.

Видове бизнес писма и правила за тяхното писане

1 Писмо с искане.Формулирайте искането си ясно и ясно, възможно най-сбито, като дадете обяснения. Струва си да подчертаете личния си интерес и да ви благодарим предварително за представянето ви.

2 Уведомително писмо.Изпраща се от учтивост, в знак на благодарност за бърза реакция, като израз на готовност за сътрудничество и др. или като конкретно информационно съобщение. Под такова писмо е достатъчно да поставите подписа на референта.

3 Напомнящо писмо.Изпраща се в случаите, когато чрез телефонни разговори или личен контакт не се постига желаният резултат навреме. Целта на такова писмо е тактично да ви напомни за необходимостта от изпълнение на определени поети задължения.

4 Писмо за потвърждение.Най-често това е гаранция за предварително дадени обещания или вече договорени условия. Такова писмо е израз на учтивост и дълбоко уважение към партньора.

5 Жалба- като официално предупреждение. То трябва да съдържа основанието за иска, самите искове и конкретни изисквания.

6 Писмо за отказ- Това е отговор на жалбата. Когато е написано правилно, то помага да се поддържат здрави отношения с клиент или партньор въпреки отхвърлянето. Най-добре е да започнете такова писмо с положителна информация: например изброяване с какво сте съгласни. След това трябва да обясните причините за отказа.Краят на писмото също трябва да е положителен.

7 Извинително писмообикновено съдържа изложение на причините, поради които дадено предварително споразумение е внезапно нарушено. В някои случаи такова писмо се изпраща след предварително уведомяване по телефона.

8 Гаранция- това е специална форма на писмо, което се изпраща като задължение за плащане на покупка, предоставена услуга и др. Трябва да посочи вида на операцията, която трябва да се извърши. Писмото завършва с фразата „Ние гарантираме плащане“ и посочва вашите банкови данни. Такова писмо трябва да има два подписа - управител и главен счетоводител.

9 Циркулярни писма.Целта им е да предадат информация с едно и също съдържание на няколко адресата.

Такива писма обикновено се изпращат в рамките на организацията, подписани от мениджъра по общи въпроси.

От незапомнени времена писането е било и си остава един от най-разпространените начини за обмен на информация. Видовете букви са се променили значително през годините. Ако преди 30 години жителите на нашата страна дори не можеха да си представят точно електронното предаване на информация, сега почти всички компании базират работата си на такава документация. Въпреки че процесът на предаване се е променил значително, видовете и същността на писмата остават същите.

Видове бизнес писма

В процеса на работа на всяко предприятие бизнес писмата се използват за разрешаване на голямо разнообразие от въпроси. Следователно има доста видове писмена документация.

Видове бизнес писма по териториална основа:

кореспонденция, осъществявана в страната;
кореспонденция с международно значение.

Въз основа на метода за доставяне на писмото до получателя има:

кореспонденция, изпратена по пощата;
писма, изпратени по факс;
съобщения, които са под формата на имейл.

Въз основа на статуса на участниците в кореспонденцията:

кореспонденция на юридически лица (от името на фирма, организация);
предаване на кореспонденция между физически лица.

Бизнес писмата се разграничават според броя на получателите:

писмо, адресирано до 1 получател;
писма, които са адресирани до няколко получателя наведнъж.

Видовете бизнес писма се разпределят в зависимост от тяхната област на приложение:

кореспонденция от ръководството на организацията;
кореспонденция за търговски цели;
писма, свързани със съдебни дела;
лична кореспонденция.

Видовете английски букви се разграничават по посока:

проактивна кореспонденция.
отговор на кореспонденцията.

По вид писане на писмо:

регулирани (писма, написани въз основа на установена форма);
нерегламентирани (букви, които не се регулират от правила).

Видове писма по степен на йерархия:

писма от организации, които заемат по-висока административна длъжност;
кореспонденция на подчинени организации;
писма от трети организации, непосочени в договора.

Въз основа на темата на съобщението можем да подчертаем:

финансова кореспонденция;
правна кореспонденция;
писма относно материално-техническата база на организацията.

Писмата могат да бъдат разделени в зависимост от целта, преследвана от подателя:

кореспонденция, изпратена до адресата за разрешаване на работни проблеми;
писма от етикетен характер, които се изпращат, за да повлияят на емоциите на получателя.

Видове информационни писма

Въз основа на функционалното им предназначение се разграничават следните видове букви:

1. Информационните писма са съобщения, чиято основна цел е да предоставят информация на получателя. Този тип кореспонденция може да бъде представен от следните видове:

Информационното съобщение е съобщение, което обикновено съдържа официална информация. Често той обяснява същността на разпоредбите и законодателството. Писма с информационен характер могат да бъдат изпращани до широк кръг получатели.
Писмото е съобщение, с което изпращачът съобщава информация, която е интересна и подходяща и за двете страни. Този тип писмо може да бъде или проактивно, или в отговор на предварително изпратено съобщение с молба или молба.
Мотивационното писмо е съобщение, което обяснява и допълва изпращания пакет документи. Например, ако кандидатствате за работа, трябва да изпратите кратък списък и съдържание заедно с вашата автобиография, длъжностна характеристика, биография и други необходими документи.

Съобщението за напомняне е писмо, което моли получателя да изпълни задължение или действие, както е договорено.
Уведомителното съобщение е писмо, което информира за предстоящи масови съвместни събития (семинари, конференции и др.). Обикновено това съобщение се изпраща до голям кръг получатели, представители на други организации, за да ги покани и насърчи да участват.

Обявата информира не само за датата и часа на предстоящото събитие, но и за темата, целите и условията за провеждането му:

Уведомителното съобщение е писмо, което служи за предаване на официална информация за публично събитие или среща. Уведомлението по правило уведомява широк кръг от заинтересовани страни, така че може да бъде публикувано в печатни медии.
Рекламното писмо е послание, което има положителен ефект върху потенциалните купувачи на стоки и услуги, повишава желанието за закупуване на определен артикул или използване на услуги.

Писмо-заявка и писмо-оферта

Писмо с искане или писмо за отправяне на предложение е вид уведомление, което насърчава получателя да предприеме определени действия, които интересуват подателя на писмото.

Има основни видове писма с молби и предложения:

Писмото с искане е съобщение, което има за цел да подтикне към действие или да получи важна информация за автора на писмото. Такова съобщение с искане във всеки случай изисква отговор.
Писмото, съдържащо искане, е съобщение, чиято основна цел е да получи официално потвърждение, важна информация или определени документи. Подобно на писмо с искане, искането изисква отговор.
Писмото с оферта е съобщение, което е насочено към отправяне на оферта към потенциален клиент, партньорска организация или бъдещ служител. Такова съобщение с предложение може да бъде проактивно или в отговор на предварително получена заявка или заявка.

Писмото за кандидатстване е съобщение, чрез което дадена организация изразява желанието си да участва в определено събитие, конференция, изложба или изразява съгласието си за предоставяне на услуги или доставка на стоки. Този тип писма не изискват отговор от получателя. Основното е той да отговори на писмото за кандидатстване и например да включи организацията в плана на събитието или да достави необходимите стоки или да предостави услуга.
Заповедта е съобщение, съдържащо инициативно предложение от купувача за сключване на договор с конкретни условия. Най-често поръчката е отговор на бизнес предложение.
Писмото с покана е съобщение, което съдържа предложение за участие на определена организация в определени събития. Ако организациите имат специални бланки и събитието е тържествено и официално, тогава такова писмо се издава върху тях.

Писмо за оплакване и искане

Писмо, съдържащо искане или иск, е съобщение, което се изпраща до организация или физическо лице в случай, че една от страните не е изпълнила възложените й задачи или задължения или го е направила неправилно.
Писмото, съдържащо искане, е съобщение, чиято цел е да насърчи получателя да изпълни поетите задължения и възложените му функции в случай, че могат да възникнат или вече са настъпили нарушения на съществуващи споразумения.
Писмото за рекламация е съобщение, което включва искане за неспазване на основните точки на сключения договор и искане за обезщетение за загуби.

Писмо за отговор с отказ или приемане на офертата

Писмото с отговор е съобщение, което се изпраща до автора на писмо с молба, покана, искане или предложение.

Видовете официални писма с отговор са следните:

Писмото за съгласие е съобщение, което включва положителен отговор на писмо със запитване, оферта или молба.
Писмото за отказ е съобщение, което включва отрицателен отговор на писмо с искане, искане или оферта.

Писма, които съдържат ангажимент, гаранция или потвърждение

Видове официални писма, съдържащи гаранция, задължение или потвърждение са:

Гаранционното писмо е съобщение, което включва задължение или потвърждава качеството на извършената навреме работа, доставката на стоките или плащането на средствата по заема. Гаранционните писма могат да бъдат адресирани както до юридически, така и до физически лица.

Потвърждението е съобщение, с което получателят уведомява подателя на инициативното писмо, че е получил изпратени по-рано документи или материални ценности. Този тип писма служат и за съобщаване на съгласие за участие в събитие или изпълнение на предварително подписани определени клаузи от договора.
Препоръчителното писмо е съобщение, в което по правило дадена организация представя препратка към дадено лице, за да може да си намери работа или да премине обучение и др.

Етикетни писма

Етикетните писма са съобщения, които имат за цел да изразят съболезнования, внимание, поздравления или участие.

Има следните видове етикетни писма:

Поздравителното писмо е официално съобщение, което се изпраща, за да поздрави човек за специално събитие.
Благодарственото писмо е съобщение, което се изпраща до физическо или юридическо лице, за да изрази благодарност за предоставените услуги, предприетите мерки или действия.
Съболезнователното писмо е вид текст, който се съставя при необходимост от участие и изразяване на съболезнования. Това писмо се изпраща в случай на смърт, природно бедствие или злополука.
Извинителното писмо е съобщение, в което подателят се извинява за некоректно изпълнение на услуги или действия.

Какви видове пощенски пратки има?

Има различни видове букви. Пощенската служба разграничава следните видове пратки:

Обикновеното писмо е съобщение, чийто процес на изпращане е най-лесният. Трябва да вземете документ или съобщение, написано на лист, да го поставите в плик, да напишете адреса на получателя и подателя с индекс, да залепите марка и да поставите плика в пощенската кутия. Един от недостатъците на този тип писма е, че подателят не може да проследи кога е изпратено съобщението му. Въпреки че статистиката показва, че повечето писма успешно достигат до получателя. Въпреки това е по-добре да не изпращате важни документи с просто писмо. Недостатъкът на този вид изпращане е, че след изпращането ви писмото ще бъде претеглено. Ако се окаже, че е по-голям от нормата (приблизителният размер е 2 листа хартия) с обикновен печат, ще бъде върнат в някоя от пощенските станции. За да го изпратите отново, ще трябва да се наредите и да платите няколко допълнителни банкноти за излишъка.

Поръчано писмо. Такова съобщение ще трябва да бъде регистрирано в една от пощенските служби. Можете да разберете кога писмото достига до получателя, като погледнете разписката.
Препоръчано писмо с доставка. Отличителна черта от обикновеното препоръчано писмо е, че към него е прикрепен специален талон за откъсване, който показва: адреса на изпращача, името и адреса на получателя и кратко описание на това, което има в плика. След няколко дни този талон трябва да бъде доставен на подателя с подписа на получателя като гаранция, че писмото е предадено лично.
Препоръчано писмо със списък на прикачените файлове. Такова съобщение може да бъде изпратено или като регистрирано съобщение, или с известие. Основното нещо е да попълните пощенски формуляр с опис на прикачения файл, който се предлага във всяка пощенска служба. Попълва се в два екземпляра, единият от които с незапечатано писмо трябва да бъде предаден на пощенския служител, а вторият остава при вас.

Буквите като вид речева дейност

Има само 4 вида речева дейност: слушане, говорене, четене и писане. Трябва също да се отбележи, че говоренето и слушането се появиха, разбира се, по-рано от писането и четенето. Доскоро първите видове речеви дейности оставаха основни. Писането и четенето не само се изравняват, но стават и по-популярни и преобладаващи. Всичко това се случва поради бързото навлизане на ИТ технологиите, популяризирането на Интернет по цялата планета, както и развитието на зависимостта от техническите средства за предаване на информация.

Писането като вид речева дейност заема водеща позиция, тъй като съвременните хора прекарват все повече време на работа, а комуникацията в социалните мрежи с предаване на съобщения все повече измества комуникацията лице в лице. В съвременните условия е трудно да си представим организация, чиято работа няма да зависи от електронната поща.

Писането като дейност е много ефективен начин за комуникация, но въпреки всички предимства, има и много от недостатъците му:

Получателят не присъства, когато писмото е написано, така че няма междинна обратна връзка.
Авторът няма възможност да направи писмото интонирано, така че то може да се възприеме двусмислено от получателя. Подателят трябва да подбира фрази по-дълго и по-внимателно, за да тълкува правилно мислите.
Подателят няма възможност да използва езика на тялото и изражението на лицето.

Писма до Дядо Коледа

Има различни видове писма до Дядо Коледа. Подобно послание е много важно в живота на всяко дете, затова децата се отнасят много сериозно към написването му. Родителите трябва да обмислят всички малки детайли на писането му, за да помогнат на децата си да подредят всичко красиво.

Важността на този тип писма не може да бъде подценена, тъй като родителите могат да разберат от съдържанието им какво наистина иска тяхното бебе. А децата проявяват въображението си и придобиват първите умения за писане на съобщения по игрив начин. И най-важното, те го правят с голямо удоволствие.

Има 5 вида писма и примери за техния дизайн за Дядо Коледа:

Шаблон за послание до Дядо Коледа. Този тип е най-простият от всички видове. Просто трябва да намерите варианта за дизайн, който харесвате за писмо с пощенска картичка и да го отпечатате, като добавите вашите данни и желания.
Ръчно изработена картичка за Дядо Коледа. Дете може да подготви такава карта с помощта на възрастен или самостоятелно. За да направите това, просто трябва да вземете лист многоцветен картон и да направите декорации върху него (коледни елхи, снежинки, снежни човеци, катерици, символ на следващата година, Дядо Коледа, Снежанка и др.) от дъжд или памучна вата. За красива декорация можете да използвате и многоцветен плат, мъниста, цветна или бяла хартия, серпентина, мъниста, пясък, черупки от ядки.
Семейно писмо. Можете да напишете оригинално писмо със символите на вашето семейство. За да направите това, трябва да измислите псевдоними за членове на семейството или просто да наречете всички приказни или анимационни герои. За такова писмо е по-добре да вземете пергамент и да напишете съобщение с красив почерк, като в края добавите символите на вашето семейство: знаме, герб и печат.
Колаж в новогодишен стил. Можете да вземете бял картон или лист хартия и да залепите върху него предварително изрязани фигурки на деца, животни, Дядо Коледа, Снежанка и други любими герои.
Марки и пликове. По-добре е да изберете ярък и празничен плик за такъв повод. Можете да го купите в магазин или да го направите сами, като залепите печат. Можете също така да украсите плика по необичаен начин в новогодишен стил и да създадете свой собствен печат.