Структурний підрозділ: визначення, функції, посібник. Керівник структурного підрозділу Як створити структурний підрозділ – порядок дій
заклади освіти
Типовий зразок
ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________________ (ініціали, прізвище)
(найменування організації, перед- ________________________
прийняття і т.п., його організаційно-(директор чи інше долж-
правова форма) нісна особа, уповноважена-
чене затверджувати долж-
інструкцію)
____________ 20__г.
Посадова інструкція
керівника структурного підрозділу
заклади освіти
(навчально-консультаційного пункту, секції,
лабораторії, кабінету тощо)
______________________________________________
(найменування організації, підприємства тощо)
______________ 20__г. N_________
Справжня посадова інструкція розроблена та затверджена на
на підставі трудового договору з __________________________________________
(найменування посади особи, на яку
______________________________________________________ та відповідно до
складено справжню посадову інструкцію)
положеннями Трудового кодексу Російської Федерації та інших нормативних актів
актів, регулюючих трудові правовідносини Російської Федерації.
1. Загальні положення
1.1. Керівник структурного підрозділу закладу освіти
відноситься до категорії керівників.
1.2. На посаду керівника структурного підрозділу установи
освіти призначається особа, яка має вищу професійну освіту
та стаж роботи на педагогічних або керівних посадах в установах,
організаціях, на підприємствах, що відповідають профілю роботи установи
освіти, щонайменше 5 років.
1.3. Керівник структурного підрозділу закладу освіти
призначається на посаду та звільняється від неї наказом директора
установи за поданням ____________________________________________.
1.4. Керівник структурного підрозділу закладу освіти
повинен знати:
- Конституцію Російської Федерації;
- закони РФ, постанови та рішення Уряду РФ та регіональних
органів управління освітою з питань освіти та виховання
учнів (вихованців);
- статут закладу освіти;
- Конвенцію про права дитини;
- педагогіку, педагогічну психологію, досягнення сучасної
психолого-педагогічної науки та практики;
- основи фізіології, гігієни;
- теорію та методи управління освітніми системами;
- основи економіки, права, соціології;
- Організацію фінансово-господарської діяльності установи;
- адміністративне, трудове та господарське законодавство;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки
та протипожежного захисту;
- _________________________________________________________________.
1.5. Керівник структурного підрозділу закладу освіти
підпорядковується безпосередньо _____________________________________________
(директору установи, іншій посадовій особі)
і у своїй практичній діяльності керується розпорядженнями
директора установи освіти та справжньою посадовою інструкцією.
1.6. Під час відсутності керівника структурного підрозділу
установи освіти (відрядження, відпустка, хвороба та ін.) її
обов'язки виконує особа, призначена наказом директора установи.
Ця особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за
якісне та своєчасне виконання покладених на нього обов'язків.
1.7. ______________________________________________________________.
2. Посадові обов'язки
Керівник структурного підрозділу закладу освіти:
2.1. Керує діяльністю структурного підрозділу.
2.2. Організовує освітній процес.
2.3. Контролює виконання навчальних планів та програм.
2.4. Вживає заходів щодо методичного забезпечення освітнього
процесу.
2.5. Організовує укладання договорів із зацікавленими
підприємствами, установами та організаціями з підготовки кадрів.
2.6. Забезпечує комплектування освітнього закладу
учнями (вихованцями).
2.7. Створює необхідні соціально-побутові умови учням
(вихованцям) та працівникам установи.
2.8. Вживає заходів щодо збереження контингенту учнів
(Вихованців).
2.9. Вносить пропозиції керівництву установи щодо підбору та
розміщення кадрів.
2.10. Забезпечує розвиток та зміцнення навчально-матеріальної бази
установи, збереження обладнання та інвентарю, дотримання
санітарно-гігієнічних вимог, правил та норм охорони праці та техніки
безпеки.
2.11. _____________________________________________________________.
3. Права
Керівник структурного підрозділу закладу освіти
вправі:
3.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва установи,
що стосуються діяльності підрозділу.
3.2. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних ним
посадових обов'язків.
3.3. Вносити на розгляд керівництва установи пропозиції щодо
покращення діяльності структурного підрозділу.
3.4. Здійснювати взаємодію з керівниками всіх (окремих)
структурних підрозділів установи
3.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних
підрозділів до вирішення завдань, покладених на нього (якщо це
передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - з
дозволу керівника установи освіти).
3.6. Підписувати та візувати документи в межах своєї
компетенції.
3.7. Вносити пропозиції про заохочення працівників, що відзначилися,
накладення стягнень на порушників виробничої та трудової
дисципліни.
3.8. Вимагати від керівництва установи сприяння
виконанні своїх посадових обов'язків та прав.
3.9. ______________________________________________________________.
4. Відповідальність
Керівник структурного підрозділу закладу освіти несе
відповідальність:
4.1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових осіб
обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією,
межах, визначених трудовим законодавством України.
4.2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї
діяльності, - у межах, визначених адміністративним, кримінальним та
цивільним законодавством Російської Федерації.
4.3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених
трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.
4.4. ______________________________________________________________.
Посадова інструкція розроблена відповідно до ________________
(найменування,
_____________________________.
номер та дата документа)
Керівник структурного підрозділу (ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
" " _____________ 20__г.
ПОГОДЖЕНО:
Начальник юридичного відділу
(ініціали, прізвище)
_____________________________
(Підпис)
________________ 20__г.
З інструкцією ознайомлено: (ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
Пропонуємо до Вашої уваги типовий приклад посадової інструкції керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу, зразок 2019 року. повинна включати такі розділи: загальне положення, посадові обов'язки керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу, права керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу, відповідальність керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу.
Посадова інструкція керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділувідноситься до розділу " Кваліфікаційні характеристики посад керівників та спеціалістів вищої професійної та додаткової професійної освіти".
У посадовій інструкції керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу мають бути відображені такі пункти:
Посадові обов'язки керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу
1) Посадові обов'язки.Керує діяльністю структурного підрозділу освітньої установи вищої професійної та додаткової професійної освіти: філії, інституту, представництва, кабінету, лабораторії, управління, відділу, відділення, підготовчих курсів (відділень), студентського бюро, майстерні, навчальної станції (бази), міжкафедральної (міжфакультетської) навчальної лабораторії та інших структурних підрозділів (у т.ч. відокремлених структурних підрозділів), у межах наданих повноважень. Організує поточне та перспективне планування діяльності структурного підрозділу з урахуванням цілей, завдань та напрямків, для реалізації яких воно створено, видає необхідні розпорядження, контролює виконання планових завдань. Здійснює координацію діяльності працівників структурного підрозділу, створює умови для їхньої роботи. Вживає заходів щодо створення необхідних соціально-побутових умов для учнів та працівників освітньої установи, вносить необхідні пропозиції щодо їх покращення. Бере участь у підборі та розстановці кадрів, у вирішенні питань підвищення кваліфікації та професійної майстерності працівників, формування структури та штату освітньої установи. Бере участь у розвитку та зміцненні навчально-матеріальної бази освітньої установи, оснащенні сучасним обладнанням, навчальною літературою, посібниками та технічними засобами навчання, забезпечує їх збереження, поповнення та ефективне використання. Організовує та проводить навчально-методичні (наукові, науково-методичні) семінари (наради, конференції) та інші заходи. Координує підготовку, рецензування та видання навчально-методичних документів, виконання науково-дослідної, науково-методичної роботи. Забезпечує своєчасне складання встановленої звітної документації.
Організовує роботу та взаємодію структурного підрозділу з іншими структурними підрозділами освітньої установи та зацікавленими організаціями в межах наданих повноважень. У межах повноважень керує діяльністю вченої ради структурного підрозділу, представляє її інтереси у вченій раді головного навчального закладу. Здійснює звіт про роботу з питань навчально-виховної, науково-дослідної, науково-методичної та іншої діяльності, що здійснюється відповідно до положення про структурний підрозділ. Забезпечує заходи щодо створення сприятливих та безпечних умов праці, дотримання вимог правил щодо охорони праці та пожежної безпеки.
Керівник (директор, завідувач, начальник) структурного підрозділу має знати
2) Керівник (директор, завідувач, начальник) структурного підрозділу при виконанні своїх посадових обов'язків повинен знати: закони та інші нормативні правові акти Російської Федерації, що стосуються сфери вищої професійної та додаткової професійної освіти, що регламентують освітню, наукову, виробничо-господарську та фінансово-економічну діяльність освітніх установ; пріоритетні напрями розвитку освітньої системи Російської Федерації; локальні нормативні акти освітньої установи, її структурного підрозділу; основи педагогіки, педагогічної психології; основні відомості про розвиток освіти у зарубіжних країнах; теорію та методи управління освітніми системами; основи податкового, економічного та екологічного законодавства; фінансово-господарську діяльність освітньої установи; основи цивільного, адміністративного, трудового, бюджетного, господарського законодавства; основи управління, управління персоналом, проектами; правила з охорони праці та пожежної безпеки.
Вимоги до кваліфікації керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу
3) Вимоги до кваліфікаціїВища професійна освіта за спеціальністю «Державне та муніципальне управління», «Менеджмент», «Управління персоналом» та стаж роботи не менше 3 років або вища професійна освіта та додаткова професійна освіта в галузі державного та муніципального управління, менеджменту та економіки та стаж роботи не менше 3 роки.
Для керівників філій (інститутів) – вища професійна освіта, наявність наукового ступеня, стаж роботи на педагогічних посадах або керівних посадах в організаціях за напрямом професійної діяльності, відповідної діяльності освітньої установи не менше 5 років.
Посадова інструкція керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу – зразок 2019 року. Посадові обов'язки керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу, права керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу, відповідальність керівника (директора, завідувача, начальника) структурного підрозділу.
Цей розділ сайту НКЦ присвячений робочим формам кадрової документації, що регламентує відносини працівника та організації. Пропоновані тексти є реальними раніше затвердженими, працюючими кадровими документами, які були підготовлені співробітниками нашого кадрового центру та пані Ольгою Віталіївною Жуковою.
Якщо вам сподобався стиль, ці зразки посадових інструкцій ви можете взяти за зразки інструкцій, додатково доопрацювавши під індивідуальні потреби вашого підприємства або можете оформити замовлення та доручити це завдання співробітникам нашого кадрового центру.
Посадова інструкція Керівника
відокремленого структурного підрозділу (ОСП)
1. Загальні положення:
1.1. Призначення на посаду Керівника ОСП та звільнення з неї провадяться відповідно до наказу Генерального директора ТОВ «А» (далі – Товариства).
1.2. У своїй діяльності Керівник ОСП підпорядковується безпосередньо Генеральному директору Товариства.
1.3. Діяльність Керівника ОСП регламентується цією Інструкцією, розпорядженнями та наказами Генерального директора та Законодавством РФ.
1.4. У підпорядкуванні Керівника перебувають усі співробітники ОСП.
1.5. На посаду Керівника можуть бути призначені особи, які мають вищу освіту та досвід керівної роботи.
2. Обов'язки:
2.1. Здійснює керівництво господарсько-фінансовою діяльністю ОСП у галузі матеріально-технічного постачання, зберігання та збуту продукції за договорами постачання, а також транспортного та адміністративно-господарського обслуговування.
2.2. Забезпечує:
— ефективне використання матеріальних та фінансових ресурсів, зниження їх втрат,
- Прискорення процесу обороту вкладених коштів,
- Облік трудовитрат і своєчасну виплату заробітної плати співробітникам ОСП.
2.3. Організує:
— участь підпорядкованих йому відділів та служб у складанні перспективних планів щодо доставки, зберігання та реалізації продукції Товариства, щодо налагодження прямих та тривалих зв'язків з регіональними покупцями,
- роботу складського господарства, створення умов для належного зберігання та збереження матеріальних цінностей,
- Дотримання кадрової політики компанії в області штатного розкладу.
2.4. Вживає заходів:
— щодо розширення господарської діяльності ОСП,
— щодо забезпечення виконання завдань та зобов'язань щодо постачання продукції Товариства регіональним покупцям (за кількістю, якістю, асортиментом, строками та іншими умовами постачання),
- з раціонального використання всіх видів транспорту,
- З вдосконалення організації вантажно-розвантажувальних робіт.
2.5. Здійснює контроль:
- Матеріально-технічного забезпечення ОСП,
- правильного витрачання оборотних коштів та цільового використання фінансового кредиту,
- Виконання плану з реалізації продукції Товариства.
2.6. Керує розробкою заходів:
— з ресурсозбереження та комплексного використання матеріальних засобів та цінностей,
— щодо покращення економічних показників роботи ОСП,
- по максимальному оснащенню вантажно-розвантажувальної служби необхідними механізмами та пристроями,
— щодо запобігання перевитраті фінансових та матеріальних коштів,
— щодо вирішення питань інформаційної безпеки,
- По поліпшенню морально-психологічного клімату в колективі.
2.7. Контролює роботу підпорядкованих йому відділів та служб.
3. Повинен знати:
3.1. Постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні матеріали вищих та інших органів щодо діяльності ОСП,
3.2. Профіль, спеціалізацію, особливості структури ОСП,
3.3. Перспективи технічного та економічного розвитку ОСП,
3.4. Порядок розроблення та затвердження планів господарсько-фінансової діяльності ОСП,
3.5. Порядок ведення обліку та складання звітів про господарсько-фінансову діяльність ОСП,
3.6. Організацію фінансової роботи, матеріально-технічного забезпечення, транспортного обслуговування та збуту продукції,
3.7. Організацію вантажно-розвантажувальних робіт,
3.8. Порядок розроблення нормативів оборотних коштів, норм витрати та запасів товарно-матеріальних цінностей,
3.9. Порядок укладання та виконання господарських договорів,
3.10. Економіку, організацію виробництва, праці та управління,
3.11. Основи Законодавства РФ,
3.12. Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту.
4. Відповідальність:
Керівник ОСП несе персональну відповідальність:
4.1. За діяльність ОСП у цілому та за виконання окремими співробітниками функцій, визначених у посадових інструкціях;
4.2. За забезпечення безперебійності роботи відділів та служб ОСП з організації технологічного процесу руху товару;
4.3. за необґрунтований перевитрата фінансових та матеріальних коштів;
4.4. Матеріальну відповідальність за збереження товарно-матеріальних цінностей на складі та в офісі ОСП;
Департамент загального аудиту щодо призначення керівника відокремленого підрозділу.
за своєчасне надання достовірної інформації за підсумками роботи ОСП;
4.6. За порушення норм та правил охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежної безпеки;
4.7. За збереження та конфіденційність інформації, довіреної йому Товариством.
5. У разі виробничої необхідності компанія залишає за собою право коригування посадової інструкції.
 |
Повернутись назад на Обов'язки керівника
Обов'язки керівника підрозділу:
— керує відповідно до чинного законодавства виробничо-господарську та фінансово-економічну діяльність відокремленого підрозділу, несучи всю повноту відповідальності за наслідки прийнятих рішень, збереження та ефективне використання майна підприємства, а також фінансово-господарські результати його діяльності;
— організує роботу та ефективну взаємодію всіх структурних підрозділів відокремленого підрозділу, спрямовує їх діяльність на розвиток та вдосконалення торговельного процесу з урахуванням соціальних та ринкових пріоритетів, підвищення ефективності роботи підприємства, зростання обсягів збуту продукції та збільшення прибутку, якості та конкурентоспроможності продукції, що реалізується, її відповідність стандартам з метою завоювання сегменту ринку спецодягу та задоволення потреб контрагентів у відповідних видах продукції;
— дотримується наказів та внутрішнього трудового розпорядку дня, встановленого керівництвом підприємства, локальних нормативних актів підприємства та вимагає їх виконання від підлеглих;
— дотримується та контролює дотримання працівниками відокремленого підрозділу правил та норм охорони праці та техніки безпеки;
— дотримується пожежної дисципліни та вимагає її дотримання від усіх співробітників, у т.ч. суворо стежить, щоб у торгових і складських приміщеннях не курили;
— дотримуватись чистоти та порядку у приміщеннях відокремленого підрозділу;
— забезпечує у межах своєї компетенції виконання відокремленим підрозділом бізнес-планів, затверджених для відокремленого підрозділу підприємством, усіх зобов'язань перед співробітниками відокремленого підрозділу, у тому числі щодо обов'язкових зборів до державних позабюджетних фондів;
- організує виробничо-господарську діяльність на основі широкого використання прогресивних форм управління та організації праці, обґрунтованих нормативів матеріальних, фінансових та трудових витрат, вивчення кон'юнктури ринку з метою всебічного підвищення якості торговельної діяльності, економічної ефективності, раціонального використання наявних резервів та економного витрачання всіх видів ресурсів ;
— за погодженням з керівництвом підприємства вживає заходів щодо забезпечення відокремленого підрозділу кваліфікованими кадрами, раціонального використання та розвитку їх професійних знань та досвіду, створення безпечних та сприятливих для життя та здоров'я умов праці, дотримання вимог законодавства про охорону праці;
— допускає до роботи нових співробітників після оформлення їх трудових відносин із підприємством та проведення інструктажу з техніки безпеки;
- перевіряє навички нових співробітників, проводити їх стажування;
— забезпечує правильне поєднання економічних та адміністративних методів керівництва, єдиноначальності та колегіальності в обговоренні та вирішенні питань, матеріальних та моральних стимулів підвищення ефективності діяльності, застосування принципу матеріальної зацікавленості (за погодженням з керівництвом підприємства) та відповідальності кожного працівника за доручену йому справу та результати роботи всього колективу відокремленого підрозділу;
- Забезпечує дотримання трудової дисципліни, сприяє розвитку трудової мотивації, ініціативи та активності співробітників відокремленого підрозділу;
— вирішує питання щодо фінансово-економічної та виробничо-господарської діяльності підприємства, у межах наданих йому керівництвом підприємства прав, за погодженням з керівництвом підприємства доручає ведення окремих напрямків діяльності іншим посадовим особам – своїм заступникам;
— забезпечує дотримання законності у діяльності відокремленого підрозділу та здійснення його господарсько-економічних зв'язків, використання правових засобів для фінансового управління та функціонування, зміцнення договірної та фінансової дисципліни, регулювання соціально-трудових відносин, забезпечення інвестиційної привабливості всього підприємства з метою підтримки та розширення масштабів підприємницької діяльності ;
— двічі на день проводить планерку: зранку – для розподілу доручень на робочий день, увечері – для підбиття підсумків роботи за день;
— складає табель відпрацьованого годинника працівниками;
- щодня, о 17 год.30 хв., повідомляє _______________________ підприємства про результати виконання роботи за день;
— здійснює аналіз та оцінку фінансових ризиків, розробляє заходи щодо їх зведення до мінімуму, забезпечує контроль за дотриманням фінансової дисципліни, своєчасним та повним виконанням договірних зобов'язань та надходженням доходів, порядком оформлення фінансово-господарських операцій;
- представляє інтереси підприємства в органах державної влади та управління.
Повинен знати:
- законодавчі та нормативні правові акти, що регламентують виробничо-господарську та фінансово-економічну діяльність як підприємства в цілому, так і відокремленого підрозділу, постанови регіональних та місцевих органів державної влади та управління, що визначають пріоритетні напрямки розвитку економіки та відповідного сегменту ринку;
- основи податкового та трудового законодавства;
- систему економічних індикаторів, що дозволяють відокремленому підрозділу та підприємству в цілому, визначати своє становище на ринку та розробляти програми виходу на нові ринки збуту;
— порядок укладання та виконання господарських та фінансових договорів;
- Кон'юнктуру ринку;
- правила та норми охорони праці.
ЕКСД - Керівник (начальник) відокремленого (структурного) підрозділу організації
Укладання договорів відокремленими підрозділами
При укладанні цивільно-правових договорів відокремленими підрозділами юридичної особи практично виникає чимало питань.
В даний час арбітражні суди при вирішенні спорів, що виникають у процесі виконання договорів, укладених філією, представництвами та іншими відокремленими підрозділами юридичних осіб, виходять з того, що керівники зазначених відокремлених підрозділів за наявності належно оформлених повноважень мають право від імені юридичної особи та в межах даних ним повноважень укладати відповідні договори. При цьому повноваження на укладення договорів можуть випливати тільки з довіреності, але не зі Статуту юридичної особи або Положення про структурний підрозділ. За наявності довіреності, виданої керівником юридичної особи, та оформленого належним чином договору, укладеного керівником відокремленого підрозділу, не може бути визнано недійсним лише через відсутність у ньому вказівки на те, що вона укладена від імені юридичної особи та за її уповноваженням.
Приклад посадової інструкції для Керівника філії
І тут договір вважається укладеним від імені юридичної особи.
Представництва та філії не є юридичними особами, їх керівники призначаються юридичною особою та діють на підставі його довіреності (п. 3 ст. 55 ЦК України).
Необхідно мати на увазі, що відповідні повноваження керівника філії (представництва) повинні бути засвідчені довіреністю і не можуть ґрунтуватися лише на вказівках, що містяться в установчих документах юридичної особи, положенні про філію (представництво) тощо, або випливати з обстановки, якою діє керівник філії.
При вирішенні спору, що випливає з договору, підписаного керівником філії (представництва) від імені філії та без посилання на те, що договір укладено від імені юридичної особи та за її довіреністю, слід з'ясувати, чи були у керівника філії (представництва) на момент підписання договору відповідні повноваження, виражені в положенні про філію та довіреність. Угоди, вчинені керівником філії (представництва) за наявності таких повноважень, слід вважати вчиненими від імені юридичної особи.
Необхідно також враховувати, що керівник філії (представництва) має право перевірити вчинення дій, на які він уповноважений довіреністю, іншій особі з дотриманням правил, передбачених ст. 187 ЦК України.
Ще статті на тему
Керівник відокремленого підрозділу
Останній місяць року в усіх організаціях зазвичай проходить не лише під егідою підготовки до корпоративного новорічного заходу. Практично всі служби та структурні підрозділи так чи інакше задіяні у розробці одного з найважливіших локальних нормативних актів будь-якого підприємства – штатного розкладу. Дістається і секретареві.
Взагалі, штатний розпис - документ, що належить здебільшого до бухгалтерії та відділу кадрів. Але якщо організація невелика, не має у штаті свого юриста, кадровими питаннями управляє у таких випадках найчастіше саме секретар. І тут аж ніяк не викрутишся, доводиться нести цей тягар разом із головбухом, і добре ще, якщо разом, нарівні.
У процесі діяльності будь-якого підприємства постійно виникають питання з найменуванням посад, побудовою організаційної структури та правильною комплектацією відповідних структурних підрозділів. Тим часом, усі перелічені вище питання необхідно врахувати і правильно вирішити саме зараз, при складанні штатного розкладу на наступний рік.
Ціна запитання
Відповідно до п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодексу Республіки Білорусь (далі - ТК) однією з обов'язкових умов трудового договору є положення про трудову функцію працівника, під якою розуміється робота з однієї або кількох професій, спеціальностей, посад із зазначенням кваліфікації відповідно до штатного розкладу наймача, функціональних обов'язків, посадової інструкцією. Ця норма ТК також встановлює, що найменування професій, посад, спеціальностей має відповідати кваліфікаційним довідникам,затверджуваним у порядку, що визначається Урядом Республіки Білорусь.
Як показує практика, далеко не всі наймачі розуміють сенс наведеної вимоги ТК, а багато хто навіть не уявляє тих наслідків, до яких можуть призвести порушення зазначеної норми. А наслідки можуть бути відчутними як наймача, так працівника. І, мабуть, саме з метою захисту прав працівника держава вважає за необхідне суворо регламентувати ці питання. Адже така, здавалося б, невинна річ, як неправильне найменування посади, може, наприклад, порушити право працівника на справедливу винагороду за свою працю, не кажучи вже про те, що у працівника в майбутньому можуть виникнути проблеми з обчисленням стажу - як загального ( при виході на пенсію), так і за певною спеціальністю (професією).
Для наймача наслідки порушення норми п. 3 ч. 2 ст. 19ТК можуть вилитися у великі штрафи. Законодавство не передбачає спеціальної санкції за неправильне найменування посади. Проте п. 4 ст. 9.19 Кодексу Республіки Білорусь про адміністративні правопорушення (далі - КпАП) встановлено відповідальність наймача за інші порушення законодавства про працю,крім порушень, передбачених ст. 9.16–9.18 та ч. 1–3 ст. 9.19 КпАП, заподіяли шкоду працівникові,- накладення штрафу у вигляді від 4 до 20 базових величин.Таким чином, можна припустити, що якщо в результаті неправильного найменування посади працівникові заподіяно будь-яку шкоду, про яку говорилося вище, виникають підстави для застосування до наймача зазначеної санкції.
Тому тим, хто раніше не загострював уваги на таких питаннях та вважав їх незначними, настійно рекомендуємо при складанні штатного розкладу на 2013 рік провести ретельну ревізію найменувань посад своїх працівників та привести їх у відповідність до вимог законодавства. Слід пам'ятати, що згідно із ч. 2 ст. 32 ТК найменування професії, посади визнається суттєвою умовою праці.Тому, якщо виникла необхідність внесення відповідних змін до штатного розпису та (обов'язково!) трудових книжок, працівники повинні бути попереджені про це не пізніше ніж за один місяць.
Загальні вимогидо найменувань посад
Відповідно до Загальнодержавного класифікатора Республіки Білорусь «Професії робітників та посади службовців» (ОКРБ 006-2009), затвердженого постановою Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 22.10.2009 № 125, всі службовці підрозділяються на три категорії: керівник код категорії 2, інші службовці (технічні виконавці) – код категорії 3. У свою чергу, документом, що містить посадові обов'язки, кваліфікаційні та інші вимоги щодо кожної посади, є Єдиний кваліфікаційний довідник посад службовців (далі – ЕКСД). Вказівки щодо застосування ЕКСД містяться у такому документі, як Загальні положення Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника посад службовців, затверджені постановою Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 02.01.2012 № 1 (далі – Загальні положення ЄКСД).
Важливо знати, що застосування всіх згаданих вище документів, всупереч поширеній помилці, є обов'язковимв організаціях незалежно від своїх організаційно-правових форм, у яких трудові відносини засновані на трудовому договорі (контракті).
Перш ніж «обкликати» когось із своїх співробітників якоюсь витонченою посадою, обов'язково переконайтеся, чи є така посада в довідниках, щоб потім, наприклад, при виході на пенсію, не вийшло, що працював ваш співробітник ніким і звали його ніяк.
При визначенні назви посади необхідно відрізняти поняття «посада» від поняття «спеціальність». Посада - це службове становище працівника, обумовлене колом його обов'язків, посадовими правами та характером відповідальності. В той час як спеціальність- це вид професійної діяльності, що вимагає певних знань, навичок та компетенції, що набувають шляхом навчання та практичного досвіду.
У всіх випадках посаді службовця присвоюється її базове (типове) найменування згідно з ОКПД (наприклад, інженер, економіст, лікар, майстер тощо), а за необхідності – повне. Під базовим найменуванням посадирозуміється основне найменування посади службовця, що міститься в ОКПД та визначається у відповідній кваліфікаційній характеристиці. Повне найменування посадислужбовця - це конкретне найменування посади службовця, що уточнює характер виконуваної ним трудової функції, спеціальність, сферу діяльності, режим та (або) місце роботи та ін. . При цьому відповідний додаток до базового найменування посади може бути розміщений безпосередньо в ньому, після нього, а також перед ним.
Якщо службовець виконує дві або кілька трудових функцій, найменування посади встановлюється з урахуванням найбільшої питомої ваги робіт, що виконуються в межах тієї чи іншої функції. У виняткових випадках можуть встановлюватися подвійні найменування посад:художник-модельєр, секретар-референт тощо. Умова встановлення таких подвійних найменувань - наявність складових цих найменувань в ОКПД та виконання службовцями у межах цих функцій робіт (обов'язків), споріднених за змістом та рівних за складністю в рамках однієї спеціальності та кваліфікації.
Розглянемо особливості, які слід враховувати за найменування посад службовців у комерційних організаціях.
Керівники організаційта їх заступники
Пунктом 6 Загальних положень ЕКСД встановлено, що до категорії «Керівники» (код категорії - 1) належать службовці, які в межах певних повноважень здійснюють організаційно-розпорядчі (керівні, організуючі, направляючі, координуючі та контролюючі) функції стосовно організації, відповідні ) підрозділам, працівникам, напрямам діяльності.
Найменування посад керівників класифікується залежно від об'єкта керівництва:
- керівники організації- це особи, які здійснюють безпосереднє управління організацією (директор, керуючий тощо);
- керівні працівники організації- особи, призначені в установленому порядку як заступники керівника організації, з певними адміністративними функціями та напрямками роботи, які мають право в межах своїх повноважень здійснювати дії від імені організації, представляти її інтереси у взаємовідносинах з іншими організаціями, включаючи судові (заступник директора, головний інженер) і т.д.).
Назва посади керівника залежить від рівня управління, організаційної структури, характеру повноважень, відповідальності та інших факторів (керівник організації, керівник відокремленого підрозділу, керівник структурного підрозділу, інші керівники, їх заступники). У зв'язку з цим слід мати на увазі, що така, наприклад, посада, як генеральний директор,встановлюється для керівників організацій, що мають у структурі дочірні підприємства та відокремлені підрозділи (філії, представництва), а без таких посада іменуватиметься просто директор.Тому якщо ваш шеф, бажаючи підняти свій статус, назвав себе невідповідно, спробуйте якось йому про це сказати.
Часто доводиться стикатися із запитанням: скільки заступників може бути у керівника? Чітких вимог законодавство із цього приводу не встановлює. Зазвичай кількість заступників керівника організації встановлюється наймачем залежно від кількості видів і напрямів діяльності, структурних підрозділів, спискової чисельності працівників і виконуваних функцій.
Зауважимо, що ЕКСД не містить таких найменувань посад, як фінансовий директор, комерційний директор, директор з продажу, директор з персоналу тощо. Тому якщо у вас у штаті є перелічені вище посади, то їх слід перейменувати на заступників директора (генерального директора, завідувача, начальника тощо) за відповідним напрямом діяльності.
Згідно з чинним законодавством, директор в організації може бути один - керівник юридичної особи або відокремленого структурного підрозділу (представництва, філії). І жодних комерційних, фінансових та ін.
При цьому слід враховувати, що наявність у штаті, наприклад, таких двох посад, як заступник директора з комерційних питань та заступник директора з продажу, є явно нелогічною, оскільки функціональні обов'язки таких заступників якщо не ідентичні, то багато в чому перетинаються. У такому разі варто переглянути структуру організації, внаслідок чого виявиться, що один із заступників за своїми функціональними обов'язками, рівнем управління, компетенції відповідає посаді не вище за начальника структурного підрозділу.
Керівникиструктурних підрозділів
Керівники структурних підрозділів – це особи, призначені керівником організації для управління діяльністю структурного підрозділу (начальник, майстер, завідувач тощо), а також їх заступники.
Перед тим як визначатися з найменуванням посади керівника структурного підрозділу, слід чітко вибудувати організаційну структуру підприємства, привести її у сувору відповідність до вимог чинного законодавства, беручи до уваги напрямки діяльності цих підрозділів та ступінь їхньої взаємодії (взаємозалежності). Ще кілька років тому законодавством було встановлено чітку вимогу, згідно з якою при створенні структурних підрозділів необхідно враховувати такі норми керованості:
- управління, службамогли створюватися за наявності у їхньому штаті не менше 7
- відділміг створюватися за наявності у його штаті не менше 4штатних одиниць, включаючи посаду керівника;
- сектор (бюро, група)могла створюватися за наявності у його штаті не менше 3штатних одиниць, включаючи посаду керівника.
В управлінні (службі) – відділи, сектори (бюро, групи);
У відділі – сектори (бюро, групи).
Інакше у вас в організаційній структурі буде суцільна вакханалія.
При побудові організаційної структури слід пам'ятати, що від неї залежать не лише заробітні плати деяких працівників, а й керованість підприємства.У зв'язку з цим зауважимо, що організації зовсім не обов'язково, як це часто зустрічається, мати кілька споріднених за своїми функціями відділів, наприклад відділів продажів: відділ активних продажів, відділ телефонних продажів, відділ інтернет-продажів, відділ регіональних продажів тощо. Відділ продажів у разі має бути один, але може підрозділятися на сектори (бюро, групи) з специфіки роботи кожного (сектор телефонних продажів, сектор активних продажів тощо.).
На керівників структурних підрозділів організації Посадові інструкції, як правило, не розробляються.Їхні права, обов'язки, повноваження та відповідальність зазначаються у відповідному положенні про структурний підрозділ.
За умови, що працівник має у своєму підпорядкуванні функціональні структурні підрозділи за певним найменуванням посади видом діяльності організації, можливе встановлення найменування посади зі словом «головний»попереду (головний механік, головний енергетик, головний економіст тощо). Виняток із цього правила становлять посади "головний інженер"і "головний бухгалтер":перший є заступником керівника організації, а другий може іменуватися головним, не маючи у підпорядкуванні співробітників та структурного підрозділу.
Пунктом 6 Загальних положень ЕКСД встановлено також, що посада «менеджер» належить до категорії керівниківі за потреби може передбачати наявність підлеглих працівників. Ця посада, як правило, запроваджується, якщо немає необхідності створювати окремий структурний підрозділ.
Припиніть смішити народ та називати кожного продавця чи консультанта менеджером. Запам'ятайте: менеджер – це керівник!
Фахівці
Відповідно до п. 7 Загальних положень ЕКСД фахівці- це службовці, які виконують аналітико-конструктивні функції, що мають спеціальні знання, навички, вміння та досвід роботи з певного виду професійної діяльності, які мають вищу (фахівці вищого рівня кваліфікації) або середню спеціальну (фахівці середнього рівня кваліфікації) освіту, підтверджену встановленими законодавством видами . Цією ж нормою визначено, що найменування базової посади «спеціаліст» застосовується при встановленні повного найменування посади лише в тих випадках, коли працівнику для виконання посадових обов'язків необхідні знання, отримані в обсязі вищої чи середньої спеціальної освіти, а зміст посадових обов'язків не передбачений посадовими обов'язками. кваліфікаційних характеристик інших посад спеціалістів, які у випусках ЕКСД. У цьому випадку найменування посади прописується як «фахівець з…», «фахівець в області…».
Пунктом 5 Загальних положень ЕКСД передбачено, що встановлення найменування посади «старший»можливо для посад спеціалістів, за якими не встановлено кваліфікаційне категорування, а похідної посади «ведучий»- для посад спеціалістів найвищого рівня кваліфікації, за якими встановлено кваліфікаційне категорування. Зазначені найменування похідних посад можуть застосовуватися за умови, якщо працівник поряд з виконанням обов'язків, передбачених по посаді, здійснює функціональне, координаційне або методичне керівництво підлеглими йому виконавцями або на нього покладаються функції керівництва самостійною ділянкою роботи (при недоцільності створення окремого структурного підрозділу).
Найменування посади із застосуванням похідної «головний»(код категорії - 2) встановлюється для посад спеціалістів за умови, що це передбачено відповідною кваліфікаційною характеристикою, яка міститься в ЕКСД.
У характеристиках посад фахівців ЕКСД передбачає в межах однієї і тієї ж посади без зміни її найменування внутрішньопосадове кваліфікаційне категорування:без категорії, друга, перша категорія. Для присвоєння спеціалістам категорій потрібне проведення атестації. Однак ця тема заслуговує на окрему увагу, і до неї ми постараємося повернутися в одному з найближчих номерів журналу.
Ефективний керівник підрозділу - це той, який виконує поставлені перед підрозділом завдання. Це той, хто готовий взяти на себе відповідальність.
Щоб бути ефективним керівником, людина повинна мати ряд характеристик:
- Компетентність - сила, здатність, вміння робити що-небудь.
- Управління – вплив на будь-кого для досягнення бажаного результату.
- Управлінська компетентність - здатність впливати на підлеглих для досягнення бажаних результатів.
- Компетенція – це базова характеристика індивіда, пов'язана з критеріями ефективної та/або успішної дії у професійних чи життєвих ситуаціях.
Співвідношення професійних (що стосуються спеціальності напряму області, в якій людина працює) та управлінських навичок (уміння керувати) у менеджерів.
Якщо ми йдемо з низів, починаючи зі старшого співробітника в компанії, 90% вашого успіху залежить від професійних навичок. І далі кар'єрними сходами все більше цінуються управлінські навички.
Керівнику достатньо розбиратися у предметній галузі лише на рівні середнього співробітника, розуміючи структуру, як і працює. І коли ми доходимо до вищого керівництва, директор не повинен бути найкращим фахівцем, а має бути «управлінцем». Його завдання — знайти фахівців: найкращого головного бухгалтера, найкращого фінансиста, найкращого продажника. І поставити їм грамотно завдання, мотивувати досягнення.
Висновок: чим вище ви піднімаєтесь кар'єрними сходами, тим більше потрібно управлінських навичок.
Менеджерські навички
Розглянемо необхідні навички, які вам потрібні, навіть якщо у вас у підпорядкуванні 1 співробітник.
- Базові менеджерські навички:
- керування часом (тайм менеджмент). Це найперша навичка, з якої варто починати. Коли у вас у підпорядкуванні кілька людей, і у кожного 8-годинний робочий день, ви маєте ефективно організувати весь робочий процес кожного. Наприклад, 5 підлеглих – організувати роботу протягом 40 годин, 20 підлеглих – 160 годин;
- делегування відповідальності. Багато начальників роблять помилку, вони делегують повноваження, забувши делегувати відповідальність. Якщо конкретний працівник щось робить, він за це відповідає;
- міжособистісна ефективність. Це вміння спілкуватися;
- оперативне лідерство — уміння заразити ентузіазмом інших співробітників, вірою в те, що ми можемо перевиконати план, наприклад.
- Навички оперативного менеджменту(більше 7 підлеглих):
- пошук та підбір кадрів (співбесіди - це завдання кадрової служби) - складання опису вакансій, хто вам потрібен;
- навчання та супервізорство – керівник повинен розуміти, як можна «вирости» свої кадри, як здійснювати контроль за співробітниками за підсумками навчання;
- контроль та оцінка виконання - контролювати, щоб вчасно дати «зворотний хід», якщо співробітник щось робить не так;
- управління нарадами - розвиває міжособистісну ефективність керівника. Якщо на базовому рівні ми давали завдання індивідуально співробітникам, контролювали виконання, то тепер у вас багато підлеглих і контролювати кожного з них нереально. Грамотне проведення нарад дозволить у стислий термін дати завдання всім працівникам та отримати від усіх зворотний зв'язок;
- управління проектами - досягнення заздалегідь відомого результату, який має характеристики: терміни, обсяги, якість, бюджет, виділений на це.
- Навички управління організацією(Рівень департаменту, дирекції):
- планування - чим буде зайнятий департамент наступного року, півроку, кварталу;
- організація виконання. Необхідно забезпечити взаємодію між собою підрозділів, департаментів, подивитися, які необхідні матеріальні ресурси;
- контроль - контроль підсумків;
- розвиток. Начальник відділу не знає, чим його підрозділ займатиметься наступного року — це вирішує саме директор за напрямом. Саме начальник департаменту (директор) знає, що нас чекає у найближчі 3 року, визначає, які потрібні додаткові вміння, знання, тобто. у якому напрямі розвивати відділ.
- Навички організаційного розвитку(Рівень Ген. директора):
- стратегічне планування - планування діяльності компанії на 5-7 років уперед;
- організаційне планування — які потрібні додаткові департаменти, підрозділи, цехи чи якісь необхідно скоротити;
- стратегічне лідерство - вміння створити бачення для робітників, чого досягне компанія через рік, два, три;
- керування організаційною культурою.
- Навички організаційних змін(Рівень власників компанії). Ці злиття, поглинання організації.
Цілепокладання за S.M.A.R.T.
Перший інструмент, який буде потрібний керівнику — це вміння правильно ставити метущоб ми могли грамотно формулювати думки, ставити мету підлеглим (коли делегуємо завдання), для себе, коли ми визначаємо фронт робіт, керівникам, коли ми хочемо попросити щось.
І один із найефективніших інструментів з цілепокладання — це цілепокладання за S.M.A.R.T.
- Specific- Конкретна. Мета/завдання має бути недвозначною та однозначною, тобто. сформульована таким чином, щоб співробітнику було зрозуміло, що ми хочемо робити.
- Measure- Вимірна мета (доступна). Має бути чіткий критерій, який дозволить вам розуміти: досягли/не досягли мети. Параметри можуть бути кількісні (відсотки, гроші, штуки) та якісні (більш якісне обслуговування, більше позитивних відгуків, ділова репутація та популярність в інтернеті, безперебійна робота обладнання).
- Achievable- Здійсненна, реальна мета. Завищена мета демотивує: якщо співробітник вважає за мету нездійсненною, то найімовірніше він не докладатиме достатніх зусиль для її виконання.
- Result Oriented- Мета, орієнтована на результат. Співробітник повинен розуміти, якого результату він має досягти, а не якоюсь діяльністю займатися.
- Time Bounded- Мета, обмежена в часі, тобто. що має кінцевий термін.
Якщо завдання, яке ви формулюєте як керівник, має ці 5 доданків, то зрозуміти його інакше неможливо.
Коли замовник дає завдання, виконати яке не у ваших силах, не кажіть йому «неможливо». Головне – питання ціни.
SWOT-аналіз
На першому етапі необхідно оцінити наявні активи. Це все те, що у вас є як матеріальні, так і нематеріальні ресурси. І які з них у вас «сильні», а які спричинять можливі ризики.
Ваші сильні сторони, які є зараз (а у випадку керівника підрозділу це може бути сучасне програмне забезпечення, кваліфікований персонал, новітні технології, унікальні нематеріальні активи - винаходи, бренди), вони дають вам можливості.
Наприклад, наявність кваліфікованого персоналу дозволяє вам братися за складні завдання, важкі контракти та дає вам можливість своєчасно та якісно їх виконувати, отримуючи задоволених клієнтів та додаткові замовлення.
І навпаки, слабкі сторони(низькокваліфікований персонал, невмотивовані працівники, слабке технічне забезпечення) - це тягне за собою ризики та загрози.
Наприклад, низькокваліфіковані робітники — це завжди загроза зриву термінів або втрата якості продукту, що може призвести до конфлікту із замовником та повною втратою контракту.
Грамотний SWOT аналіз допоможе посилити роботу керівника.
Цей аналіз можна використовувати для оцінки сильних/слабких сторін всього підрозділу, окремо взятого співробітника чи команди. І далі зробити висновки, щоб мінімізувати загрози і максимально використовувати можливості.
Етапи SWOT аналізу
SWOT аналіз проводиться у 2 етапи. Починається з аудиту зовнішнього середовища, а потім проводиться аудит внутрішнього середовища.
1 Етап - аудит зовнішнього середовища:
- Тенденція ринку. Це ринок, на якому ми присутні. Кожна компанія виробляє певний продукт/товар. І ми дивимося, які тенденції ринку: зростає/зменшується попит на якийсь сегмент, кількість конкурентів знижується/зростає, з'явилася мода на продукт тощо.
- Поведінка покупця. Як він приймає рішення про купівлю, які критерії для нього є найбільш значущими. Є час, коли покупець віддає перевагу продукту бізнес-класу, пред'являючи підвищені вимоги до нього (таке часто буває при зростанні доходів покупця). І навпаки, продукт дешевше та менш якісний, коли доходи падають.
- Структура збуту. Як продаються товари в регіонах, як працює служби збуту у компанії.
- Конкурентне середовище. Вплив ринку споживачів і постачальників, загроза товарів-замінників, різні бар'єри входу ринку.
Всі ці 4 пункти є обов'язковими при проведенні SWOT аналізу, наступні пункти необов'язкові та залежать від виду діяльності підрозділу.
- Законодавство та політичне середовище. Діяльність деяких підрозділів є строго регламентованою (наприклад, запровадження списку санкцій продуктів для ввезення в Росію).
- Економічний стан країни, регіону. Великі зміни економіки країни (підвищення ПДВ до 20%, підвищення пенсійного віку), які можуть безпосередньо чи опосередковано вплинути діяльність компанії.
- Соціально-демографічні чинники. Зростання чи скорочення персоналу у підприємства.
- Зміна технологій. Нові технології можуть перетворити ваш товар на нікому не потрібне «старіння». Навчання співробітників за новими технологіями.
- Міжнародне середовище.
- Екологічне середовище.
2 Етап - аудит внутрішнього середовища:
- Оцінка персоналу: кваліфікація, мотивація, майбутній потенціал співробітника, лояльність діяльності компанії.
- Оцінка власної системи збуту. Чи хтось готовий просувати наші послуги, крім нашої компанії.
- Продуктовий портфель. Це асортимент продуктів чи послуг, які пропонує компанія. Наприклад, якщо компанія продає лише 1 товар, попит знизився - компанія збанкрутувала. Якщо ж продуктів багато, зміну попиту одному сегменті можна замінити іншим.
- Основні конкуренти. Шукаємо наші конкурентні переваги, ніж наша компанія краще за них. Знаходимо слабкі сторони конкурентів.
- Аналіз цінової політики. Навіть якщо у нашого продукту купа переваг, але коштує він у 2-3 рази вище, ніж у конкурентів, ми завжди програватимемо. Обов'язково порівняння цін із конкурентами, ціни мають бути конкурентними, не завищеними.
Метод технологічних карт
Цей інструмент дозволяє розробляти проекти, створювати посадові інструкції, правильно готувати систему мотивації, розробляти організаційну структуру підрозділу.
Використовуємо метод технологічних крат для описи бізнес-процесів. Основна відмінність методу багатьох інших — доступність. Усі інші методи вимагають чи то чіткого знання методологій, чи володіння програмними продуктами.
Метод технологічних карт потрібен у тому, щоб забезпечити однозначність розуміння. Тому коли ви плануєте роботу з іншим підрозділом і вам потрібно чітко розуміти, хто що робить, кому передає, в які терміни, які методи є критичними, цей метод прийде вам на виручку.
Коли ви розподіляєте функціонал усередині підрозділу, коли ви погоджуєте свої дії з керівництвом, коли здійснюєте управління проектом, якимось унікальним (не серійним) продуктом. І тут вам потрібна технологічна карта.
Висока практичністьметоду. Його можна використовувати для вирішення будь-яких завдань у компанії.
Доступність. Вам знадобиться лише ручка та аркуш паперу, не потрібні якісь особливі знання чи вміння.
Система позначень
- Коло(Овал). Будь-який процес/функція, т.к. те, що відповідає питанням «Що ми робимо?» або «Що ми робитимемо?»
- Прямокутникпозначає продукт. Підсумок наших дій, що нам вдалося зробити.
- Стрілочки- причинно-наслідкові зв'язки.
- Ромб- Необхідні ресурси. Для виконання дії вам потрібні додаткові. ресурси (чужі активи – послуги юристів, телефонний зв'язок, інтернет). Ресурси передують наступній дії на технологічній карті.
- Замкнута лінія(червона на нашій карті) будь-якої форми, що поєднує кілька процесів, - сфера відповідальності. Зона відповідальності завжди починається з продукту та закінчується продуктом. Хтось із співробітників за що відповідає.
Завдяки використанню цих позначень у керівника з'являється «продуктове» мислення. Він починає мислити не процесами (що сьогодні за день зробив конкретний співробітник), а результатами (яких результатів сьогодні досяг працівник — уклав кілька договорів, відправив 40 комерційних пропозицій, продав 50 товарів). Тобто. приходить розуміння, якщо результатів немає, необхідно щось міняти у своїй діяльності.
Організаційна структура підприємства
Лінійна структурапідрозділи. Тобто. є керівник та фахівці. Начальник сектора (старший співробітник) з'являється, коли кількість ваших спеціалістів перевищує 7.
Усі співробітники перебувають у однаковому становищі, працюють із однієї посадової інструкції. Звідси виникає головний плюс цієї системи — фахівці легко взаємозамінні. Якщо один пішов у відпустку, захворів, ми легко можемо покласти його обов'язки на іншого співробітника, оскільки він сам добре знає цю роботу, сам займається аналогічною.
Основний мінус. Усі питання, які потрібно узгодити чи уточнити, замикаються на керівника підрозділу. І ми часто спостерігаємо ситуацію, коли без керівника робота «встане», тільки він вирішує всі основні питання компанії. Тому керівнику слід звернути увагу на «вирощування» повноцінної заміни.
Коли у вас з'являються продукти з подвійною підлеглістю, буде функціональна структура.
Ми маємо функціональні висококваліфіковані співробітники (суворо на окрему функцію): спеціаліст з маркетингу, спец. з сервісу, спец. з розвитку, юрист. І є співробітники, які безпосередньо займаються операційним процесом.
І всі співробітники компанії можуть отримувати консультацію (або узгоджують свої дії) у вузькопрофільних працівників, підвищуючи якість своєї роботи.
У разі відсутності керівника його можуть замінити спец. працівники — бухгалтер закриває всі питання щодо оплати та документів, юрист вирішує суперечки із замовниками та постачальниками, сервісмен ремонтує техніку.
Основний мінус: можливі ситуації, коли фахівці одночасно отримають кілька різних завдань, по одному від кожної служби (у схемі вище – 3 різні завдання).
Лінійно-функціональнаОрганізаційна структура підприємства. В рамках компанії може йти паралельно рутинна та проектна роботи, вирішення складних завдань. Є різні процеси, і їх виконання потрібен різний функціонал.
У кожного начальника відділу своя команда: у начальника сектора випробувань свої спеціалісти, у начальника сектора виробництва свої тощо. Кожен спеціаліст відповідає за свій початковий/кінцевий продукт.
З точки зору продуктивності роботи дана схема ефективна, тому що фахівці мають вузьку спеціалізацію, вони можуть займатися лише своєю справою, і за рахунок цього зростає кваліфікація.
Керівник підприємства/відділу може бути відсутнім дома, т.к. начальники секторів відповідають кожен за свою працю.
Часто така схема підприємства діє у двох випадках:
- На етапі зростання ринку. Завантаження підприємства постійно зростає і всі працівники постійно завантажені роботою. Тому витрати на додатковий персонал виправдовують себе.
- Високорентабельний бізнес.
- У держструктурах, коли витрати на робітників, що «простують», не рахуються. Не стоїть головне завдання — отримання прибутку — виконання інших функцій.
Основний мінус: схема найвитратніша з погляду витрат на персонал. Це знижує мотивацію співробітників, і, як правило, норма виробітку людини знижується. Наприклад, вузький фахівець у літню пору «простоює», а в сезон, коли навалюється купа роботи, вимагає доплати за переробку.
Дивізіональнаоргструктура. Однакові паралельні процеси, але вони відрізняються за продуктом, застосуванням.
Дивізіон з продукту «А» та дивізіон з продукту «Б», а далі йдуть фахівці, вони мають однакові функції, але різні знання.
Це може бути і поділ по регіонах, свій дивізіон у кожному регіоні країни (наприклад, продаж сільгосптехніки: дивізіон «Захід» та «Схід. І фахівець, який працює в даному регіоні, повинен розуміти, яка потрібна агротехніка, як вона комплектується, хто основні споживачі).
Плюси та мінуси такої структури, як і в лінійно-функціональній. Тобто. наші спеціалісти – це професіонали у своїй справі, керівник може передовірити свою функцію управління начальникам відділів/дивізіонів.
Основний мінус: Витрати персонал. Потрібно наймати всіх фахівців, часом не завжди завантажені роботою на 100%.
Зі зростанням бізнесу, щоб організувати співробітників, компанія приходить до висновку, що потрібно поділ за функціями та контроль за продуктами. Тобто. фактично відбувається нашарування лінійно-функціональної схеми на дивізіональну.
Виникає.
Керівник відділу має дивізіональні підлеглі (фармпродукція та охоронні послуги). А далі з'являються функціональні керівники (начальник навчального відділу та начальник сектору продажу).
У межах відділу матрична структура має сенс, якщо кількість співробітників понад 20; у межах компанії — коли понад 300 працівників.
Основні плюси: економія на персоналі, полегшений набір кадрів.
Основні мінуси: великий документообіг, т.к. чітко прописані як вертикальні, і горизонтальні зобов'язання кожної ланки. Ця схема не сприймає особистісний підхід.
Мотивація працівників
Розглянемо багатофакторну модель мотивації ваших працівників.
- Потреба формувати довгострокові відносини. Чим менше співробітників у компанії, тим ближче взаємини.
- Потреба завоювання визнання з боку людей. Для них важливо, щоб їхні заслуги визнавали. Якщо тестування виявляє серед ваших співробітників таких людей, ідеальний варіант для компанії — проведення змагань серед відділів з підбиттям підсумків, почесні грамоти, кубок кращого відділу, що переходить, почесні дошки, звання «працівник місяця».
- Потреба ставити собі дуже складні мети. Їх інтерес до роботи вирішується складністю розв'язуваної задачі. Такі співробітники – найкращі кандидати на виконання складних, не типових завдань.
- Потреба впливу та влади. Якщо у співробітника високий професіоналізм, це наставник робочої групи. Якщо розвинуті особисті якості – такому співробітнику можна довірити соціальну роботу. Якщо він має зачатки деспотії, то владу йому давати не можна чи можна ізолювати від колективу (запропонувати сольну роботу).
- Потреба різноманітності. Таким людям важко зосереджуватися лише на одному робочому процесі. Це перші кандидати на роботу у режимі багатозадачності.
- Потреба самостійно приймати рішення: "Я вирішую, як це зробити". Таким співробітникам важливо ставити завдання за метою, а як досягти цієї мети працівник вирішує сам.
- Потреба у вдосконаленні. Є працівники, які хочуть рости професійно, особистісно, кар'єрне зростання.
- У ряду співробітників є потреба у цікавій суспільно корисній роботі. Робітникові важливо розуміти, що те, що він робить, значимо, що це не безглузда робота. Він хоче розуміти, яку це приносить користь (справі, компанії, суспільству). Керівнику необхідно проводити роз'яснювальну роботу, чому це важливо. Що ти не просто папірці перекладаєш, а створюєш каталог, завдяки якому наші співробітники можуть швидко знаходити потрібну інформацію. Ти не просто підлогу миєш, ти створюєш затишок для наших співробітників.
