رسالة إلى المصممين حول التعاون. كيفية كتابة مقترح للتعاون لن يتم حذفه عند الاستلام. كيفية كتابة اقتراح للتعاون لمدونة

وفقًا لجمعية التسويق المباشر في المملكة المتحدة، فإن كل جنيه إسترليني تم إنفاقه على التسويق عبر البريد الإلكتروني في عام 2015 حقق 38 جنيهًا إسترلينيًا في المقابل. تريد تحقيق نفس النتائج، ولكن لا أعرف كيف تكتب رسالة إلى العميل؟ثم استخدم الأفضلرسائل عينة للعملاء،التي جمعناها لك في هذه المراجعة.

كيفية كتابة رسالة إلى العميل بشكل صحيح

أنت تفكر في عملائك طوال الوقت، لكن الأمر ليس متبادلاً. لجذب انتباههم والتفوق على منافسيك، عليك أن تذكر نفسك بانتظام. رسائل البريد الإلكتروني تفعل هذا بشكل جيد للغاية. وفقًا لمؤلفي مدونة Pipedrive، هناك العديد من الحيل التي يمكن أن تعمل لصالحك:

1. الصبر ومزيد من الصبر.اجعل المشتري المحتمل أقرب إلى الصفقة تدريجيًا عن طريق إرساله بانتظام.
2. الاتفاق على الاستراتيجيةفي إرسال رسائل للعملاء مع قسم التسويق، حتى لا تكون متطفلاً للغاية ولا تسد صندوق بريد العميل بالمعلومات المتكررة.
3. استخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).سيؤدي ذلك إلى تبسيط الجانب الفني للتواصل مع العملاء وتسريع العمل بالبريد.

يعد نظام CRM برنامجًا مناسبًا يساعد في الاحتفاظ بسجلات العملاء والمعاملات، ويسجل جميع المكالمات، ويساعد أيضًا في تنظيم المراسلات مع العميل بشكل ملائم. على سبيل المثال، يتكامل البرنامج مع خدمة البريد (يمكنك توصيل عدد غير محدود من صناديق البريد) ويسمح لك بحفظ سجل المراسلات مباشرة في بطاقة الطرف المقابل. إذا كتب إليك عميل جديد، فيمكنك إنشاء بطاقة صفقة مباشرة من الخطاب الوارد.

رسائل إلى العملاء: أمثلة وعينات جاهزة

لقد قمنا بتجميع مجموعة مختارةرسائل عمل للعملاء،والتي يمكنك أن تأخذها كعينة. كل ما عليك فعله هو إضافة التفاصيل إليهم.

1. هل تكتب إلى عميل محتمل للمرة الأولى؟ أرسل هذه الرسالة القصيرة:

موضوع الرسالة:ربما أنت عميلنا الجديد

مرحبًا، [اسم].

نحن [معلومات مختصرة عن الشركة].

إذا كان هذا يهمك، فأنا مستعد لمناقشة إمكانية التعاون. أخبرنا بالوقت المناسب لك للاتصال.

[إمضاء]

2. أخبر عميلك المحتمل عن تجربتك الناجحة في التعاون مع منافسيه:

موضوع الرسالة:مواكبة منافسيك

مرحبًا، [اسم].

نحن نعمل بنجاح مع [منافس X وY]الخامس [مجال النشاط]بالفعل [الكثير من الوقت]وحققنا معًا نتائج جيدة. يمكنك العثور على معلومات مفصلة عنهم هنا [رابط الحالة/المراجعة].

سنكون سعداء إذا انضممت إلينا.

[إمضاء]

3. إذا تلقيت اتصالات بعملاء محتملين في حدث عمل، ارسلهمرسالة عرضهذهعينة:

موضوع الرسالة:المزيد عن شركتنا

مرحبًا، [اسم].

آمل أن تكونوا قد أحببت ذلك أيضا [حدث]، وأود أن أشكركم على اهتمامكم [اسم الشركة].

أرفق معلومات أكثر تفصيلا عن شركتنا. سأكون سعيدًا بمناقشة جميع أسئلتك عبر الهاتف.

[إمضاء]

رسائل تذكيرية

4. بعض الوقت بعد الإرسال رسائل للعملاء الذين يقدمون الخدماتأو معلومات إضافية تذكرك بنفسك:

موضوع الرسالة:هل هناك شيء تريد مناقشته؟

مرحبًا، [اسم].

أتمنى أن تكون قد أتيحت لك الفرصة لقراءة رسالتي السابقة والتعرف عليها أكثر [معلومات إضافية].

هل لديك أي أسئلة أو أفكار حول اقتراحي؟ سأكون سعيدًا بمناقشتها عبر الهاتف أو شخصيًا. متى سيكون لديك الوقت لهذا؟

[إمضاء]

5. إذا كان بإمكانك إظهار فعالية اقتراحك بالأرقام، قم بمشاركتها رسائل لعملاء الشركة. الحقائق تقنع بشكل أفضل.

موضوع الرسالة:بعض الحقائق التي قد لا تعرفها عنها [اسم الشركة]

مرحبًا، [اسم].

لقد أرسلت لك مؤخرًا رسالة حول [اسم الشركة]، وأعتقد أننا يمكن أن تكون مفيدة [شركتك].

عملائنا يشهدون النمو [حدد المؤشرات]عند استخدامها [اسم المنتج والخدمة]. نحن نقدم أيضا [تحدث عن العروض الترويجية]و [أذكر صفقات رائعة أخرى].

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد من التفاصيل، فيرجى إخبارنا وسنقوم بترتيب المفاوضات عبر الهاتف أو شخصيًا.

أنا أتطلع إلى جوابك.

[إمضاء]

6. تقديم فترة تجريبية أو عينات مجانية للعملاء. يكون المشترون أكثر استعدادًا لعقد صفقة إذا قاموا باختبار المنتج أولاً.

موضوع الرسالة:هدية لشركتك

مرحبًا، [اسم].

قبل أيام قليلة أرسلت لك معلومات عنها [اسم المنتج]والآن أقترح تجربته عمليًا.

لقد قمت بإنشاء/إرفاق بعض تسجيلات دخول الضيوف/العينات المجانية/القسائم التي يمكن استخدامها للوصول/الاستلام [المنتج أو الخدمة]. شاركها مع زملائك. سيكون من المثير للاهتمام سماع رأيهم.

سأكون سعيدًا بمناقشة كل شيء بمزيد من التفصيل عبر الهاتف أو شخصيًا. أنا متأكد من أننا يمكن أن نكون مفيدين لك حقًا [مجال النشاط].

[إمضاء]

7. إذا لم تكن متأكدًا من أنك تراسل أحد الموظفين المخولين بالتفاوض، فاطلب منه المساعدة في الوصول إلى متخذ القرار:

موضوع الرسالة:آمل أن تتمكن من توجيهي إلى الشخص المناسب

مرحبًا، [اسم].

قبل أيام قليلة أرسلت لك رسالة بخصوص [الشركة أو المنتج]والآن أشك في أنني جئت إلى العنوان الصحيح.

هل أنت من يتخذ القرارات بشأن القضية التي تهمني؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، هل يمكنك مساعدتي في الاتصال بالشخص المناسب في شركتك؟

في أنتظار ردك.

8. استخدم نص الرسالة للعميل إذا كنت تريد الاستفسار عن خططه المستقبلية بعد الاجتماع به:

موضوع الرسالة:خططك

مرحبًا، [اسم].

شكرا لك على وقتك. الآن أود أن أعرف كيف ترى المزيد من المناقشة حول قضيتنا.

إذا كنت لا تزال مهتمًا، فيرجى إبلاغنا بخططك.

في أنتظار ردك.

[إمضاء]

9. بعد الاجتماع مع العميل، ذكّره بمراحل المفاوضات التالية:

موضوع الرسالة:خطة العمل للمستقبل القريب

مرحبًا، [اسم].

شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته - كان اجتماع اليوم مثمرًا للغاية. اسمحوا لي أن أذكركم بإيجاز بما سنفعله بعد ذلك:

[تاريخ]: سأرسل لك [العقد/المجموعة الكاملة من المستندات].

[تاريخ]: سوف تمر على تعليقاتك ورغباتك لي.

[تاريخ]: سنقوم بإجراء جميع التغييرات النهائية وتوقيع الاتفاقية.

إذا كنت بحاجة لمناقشة أي شيء قبل هذا التاريخ، واسمحوا لي أن أعرف.

10. مؤلف موسيقىهذهرسالة إلى العميلإذا أراد خلال الاجتماع الحصول على معلومات إضافية:

موضوع الرسالة:معلومات عن طلبك

مرحبًا، [اسم].

لقد سعدنا بلقاء شخصيًا مع ممثلي مؤسستك. لقد وعدت أن أرسل لك معلومات إضافية حول [سؤال]- وهم في الملف المرفق.

على استعداد للإجابة على أي أسئلة. لا تتردد في الاتصال بي على [الرقم] في أي وقت أو الكتابة إلى هذا العنوان.

[إمضاء]

إذا لم يتصل العميل

11. في حالة عدم الرد على المكالمة الهاتفية ، استخدم ما يليعينة من كتابة الرسائل:

موضوع الرسالة:تعذر الاتصال بك

مرحبًا، [اسم].

أردت أن أناقش معك [سؤال]، لكن من المحتمل أنك مشغول. من فضلك اتصل بي مرة أخرى على [رقم]أو اسمحوا لي أن أعرف عندما يكون ذلك مناسبًا لك حتى أتمكن من الاتصال.

[إمضاء]

12. لم أتواصل مع العميل وتركت له رسالة صوتية؟ أكملها بالحرف التالي:

موضوع الرسالة:لم تصل إليك

مرحبًا، [اسم].

لقد اتصلت بك مؤخرًا للمناقشة [سؤال].

[إمضاء]

13. إذا أصر العميل على عدم الرد عبر جميع القنوات، فقد يكون لديه الكثير من الأشياء على عاتقه. استخدم هذا النموذج - حتى الشخص المشغول جدًا يمكنه أن يجد بضع ثوانٍ للإجابة:

موضوع الرسالة:مطلوب إجابة قصيرة

مرحبًا، [اسم].

للأسف لا أستطيع التواصل معك بأي شكل من الأشكال. أفترض أنك مشغول جدًا أو لم تعد مهتمًا بخدماتنا.

يرجى الإشارة إلى الإجابة المناسبة في إجابتك:

1. أرجوك دعني وشأني!
2. مشغول جدًا، اكتب لي مرة أخرى خلال شهر من فضلك.
3. سأتصل بك بنفسي.

[إمضاء]

14. إذا كنت تريد تذكير نفسك بشكل غير مخفي، شارك مع العميل المعلومات التي ستكون مفيدة له:

موضوع الرسالة:معلومات مفيدة لعملك

15. إذا تأخر العميل في السداد، ذكره بما يلي:

موضوع الرسالة:تأخير السداد

مرحبًا، [اسم].

[تاريخ]لقد أرسلت لك الفاتورة عبر البريد الإلكتروني. لم يتم استلام الدفعة بعد، لذا يرجى الاستفسار عما إذا كانت الإدارة المالية لديك قد تلقت فاتورتنا؟ إذا لزم الأمر، سأعيد إرساله. أتوقع الدفع منك خلال أسبوع.

شكرا لك على مساعدتك.

[إمضاء]

ستوفر لك هذه القوالب الوقت للتواصل الفعلي مع العملاء. ولتحقيق تأثير أكبر، قم بأتمتة إنشاء القوالب وتوزيعها عبر . الآن - إنه مجاني ولا يستغرق سوى بضع دقائق.

خطاب التعاون هو وثيقة مكتوبة تعرض فيها إحدى المؤسسات على أخرى العمل معًا على أساس المنفعة المتبادلة. الغرض الرئيسي من الاقتراح هو إثارة اهتمام الشريك المحتمل وتشجيعه على اتخاذ المزيد من الإجراءات تجاه المرسل. غالبًا ما تكون مثل هذه الرسائل بمثابة نقطة البداية لإبرام الاتفاقيات والمعاملات والعقود طويلة الأجل.

الملفات

من يكتب خطاب التعاون

يمكن كتابة خطاب التعاون من قبل موظف في شركة تشمل اختصاصاتها تطوير الأعمال في اتجاه أو آخر. ويجب الاتفاق على نص الرسالة مع الرئيس أو رئيس الشركة.

اسم من يجب أن أكتب؟

يمكن كتابة الرسالة إلى مدير المنظمة التي يرغب مرسل الرسالة في التعاون معها. أيضًا، قد يكون المرسل إليه نائبًا للمدير في منطقة معينة، أو رئيس وحدة هيكلية، أو متخصصًا عالي التخصص. على أية حال، يتم اتخاذ القرار النهائي بشأن التعاون على مستوى إدارة الشركة.

القواعد العامة لكتابة المقترح

بادئ ذي بدء، عليك أن تتذكر أن الرسالة هي نوع من "الربط"، وتتمثل مهمتها الرئيسية في "ربط" الشريك/العميل/العميل. لذلك، يجب أن تكون مثيرة للاهتمام وذات معنى ومختصة. الخيار المثالي هو أن يقوم المرسل إليه، بعد قراءة الرسالة، بتقديم طلب للحصول على قائمة الأسعار مع قائمة السلع والخدمات.

على الرغم من أن الرسالة تتعلق بتدفق المستندات الرسمية وهي جزء من المراسلات التجارية الرسمية، إلا أنه لا يوجد نموذج موحد وموحد لمثل هذه الرسالة. يتم تحرير خطاب التعاون بشكل حر أو وفقًا لقالب تم تطويره داخل المؤسسة، بناءً على أهداف الشركة واحتياجاتها وقدراتها. عند تجميعها، يوصى باتباع بعض القواعد البسيطة للعمل المكتبي وأخلاقيات العمل واللغة الروسية.

في بداية الرسالة، يُنصح بمخاطبة شخص معين باستخدام لقب "عزيزي" ("عزيزي فلاديمير إيفانوفيتش!"، "عزيزتي بيلا فيكتوروفنا!"، وما إلى ذلك).

بالطبع، لهذا تحتاج إلى معرفة اسم الموظف المطلوب ولقبه ومنصبه مسبقًا. ثم يمكنك البدء في الكتابة فعليًا.

تجدر الإشارة هنا إلى أن بعض الخبراء ينصحون بكتابة عنوان للنص، لكن هذا ليس ضروريا، خاصة وأن العنوان المكتوب بشكل سيء يمكن أن ينقلب ضد المرسل (قد لا يكون المتلقي ببساطة مهتما بمزيد من المعلومات). لذلك سوف نتجاوز هذه المرحلة.

محتويات الجزء الرئيسي من خطاب التعاون

يجب أن يحتوي نص الرسالة على جوهر الاقتراح. هنا تحتاج إلى تجنب العبارات الغامضة أو المنمقة، والجمل الطويلة جدًا والمربكة، والمصطلحات الخاصة. يجب أن يكون كل شيء واضحًا ومفهومًا وموجزًا ​​للغاية.

يجب أن يكون التركيز على السمات المميزة والميزات المفيدة للمنتج أو الخدمة.

وفي المعلومات المتعلقة بالمنظمة المرسلة نفسها، يكفي حصرها في السنة التي بدأت العمل منها، وإدراج الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة سيكون غير ضروري. ولكن يمكنك تسمية العملاء الحاليين للمؤسسة الذين يمكنهم تقديم تعليقات إيجابية حولها (يفضل أن تكون هذه شركات ذات اسم معروف). يوصى في نهاية الرسالة بتوفير رابط لموقع ويب حيث يمكن للشريك المحتمل العثور على جميع المعلومات الإضافية التي تهمه ودراستها.

يجب أن تحافظ على نغمة تشجيعية في الرسالة، ولكن لا تذهب أبعد من ذلك - يجب أن يكون النص صحيحًا وغير متطفل بأي حال من الأحوال.

إذا كان النص طويلا جدا، فيجب تقسيمه إلى فقرات أو فقرات قصيرة - وبهذه الطريقة سيكون الإدراك أكثر اكتمالا. يُنصح بوضع المواضيع والرسائل الرئيسية في البداية أو النهاية، لأن هذه الأجزاء هي الأسهل للتذكر.

تظهر الأبحاث أن متلقي مثل هذه الرسائل لا يرغبون في قضاء أكثر من دقيقة في قراءتها (وهذا في أفضل الأحوال).

عند كتابة خطاب مع اقتراح للتعاون، يجب ألا ننسى أن حجمه يجب ألا يتجاوز صفحة واحدة، لذلك ليست هناك حاجة لمحاولة الضغط على كل ما هو معروف عن المؤسسة أو المنتج أو الخدمة في الرسالة.

ما يجب تضمينه في الرسالة

هناك عدد من المعلومات التي يجب بالتأكيد أن تتضمنها الرسالة، وهي:

• اسم الشركة المرسلة،
• عنوانها ورقم هاتفها للتواصل
• المنصب والاسم الكامل لممثلها،
• جوهر الاقتراح.

كما يمكن إرفاق أي مستندات إضافية بالرسالة (في هذه الحالة، يجب أن ينعكس وجودها في نص الاقتراح) أو قد يتم الإشارة إلى الإشارات إلى القوانين واللوائح واللوائح والإجراءات القانونية المرتبطة مباشرة بالاقتراح.

قواعد كتابة خطاب التعاون

يمكنك كتابة اقتراح للتعاون يدويًا (طريقة قديمة ولكنها فعالة في بعض الأحيان) أو كتابتها على الكمبيوتر. يمكن كتابته على ورقة عادية مقاس A4 أو على ورق ذي رأسية (سيسمح لك الخيار الثاني بتجنب إدخال تفاصيل الشركة يدويًا).

يمكن أن تحتوي الرسالة على أي عدد تريده من النسخ، ويجب أن تحتوي جميعها على الاستئناف في بداية الرسالة، وتوقيع المؤلف في النهاية، أي. المسؤول الذي يمثل الشركة المرسلة.

ليست هناك حاجة لوضع تاريخ على الرسالة، ولكن إذا كانت تتضمن معلومات حول العروض الترويجية والخصومات والمكافآت لفترة محدودة وما إلى ذلك، فيجب أن تظل مؤرخة.

ليست هناك حاجة لتسجيل رسالة التعاون في صحيفة المراسلات الصادرة.

كيفية إرسال خطاب

هناك عدة طرق لإرسال خطاب.

1. الأول والأبسط والأكثر فعالية هو البريد الإلكتروني. ومع ذلك، في هذه الحالة، يمكن أن تضيع الرسالة بسهولة، على سبيل المثال، ينتهي بها الأمر في مجلد البريد العشوائي، لذا فإن هذه الطريقة مناسبة فقط عندما يكون المرسل قد أنشأ بالفعل اتصالًا مباشرًا مع المستلم (عبر الهاتف أو الاجتماعات الشخصية).
2. الطريقة الثانية، الأكثر موثوقية، ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً، هي إرسال الاقتراح عبر البريد الروسي العادي بالبريد المسجل مع إقرار بالاستلام (غير مناسب في الحالات التي يكون فيها البريد ذا طبيعة جماعية، ولكن إذا كانت الرسالة تحتوي على بعض الأشياء ذات القيمة الخاصة المعلومات، ثم لا يوجد شيء أفضل لا يمكن تصوره).
3. الخيار الثالث هو الفاكس، وهي الطريقة الكلاسيكية التي لم تفقد أهميتها بعد.
4. الطريقة الرابعة: إرسال رسالة عبر أي برنامج مراسلة فورية ووسائل اتصال حديثة أخرى ليست قياسية تمامًا للمراسلات التجارية (مناسبة فقط عندما يعرف المرسل والمستلم بعضهما البعض شخصيًا).

من هذه المقالة سوف تتعلم:

• كيفية كتابة اقتراح للتعاون بشكل صحيح حتى لا يتمكنوا من قول "لا"
• ما الأخطاء التي يجب عليك تجنبها؟

يواجه العديد من رجال الأعمال وحتى مديري الشركات الكبيرة مشكلة في كتابة اقتراح للتعاون بشكل صحيح. إما أنهم ليس لديهم أي فكرة عن كيفية القيام بهذه المهمة، أو أنهم يرتكبون أخطاء جسيمة ثم ينزعجون عندما لا تنجح الشراكة. لقد حان الوقت لمعرفة كيفية كتابة اقتراح للتعاون بكفاءة وفعالية لمدون أو إعلامي أو ما إلى ذلك، وما هي قواعد تأليف مثل هذه النصوص، وكيفية تقديم نفسك وشركتك بنجاح.

كيفية كتابة اقتراح للتعاون بشكل صحيح

من يقدم التعاون ولمن؟

عادة ما تنشأ الحاجة إلى كتابة مقترح للتعاون بين الموظفين المشاركين في تطوير أعمال الشركة. ويتم اعتماد نصوص هذه الرسائل من قبل المشرف المباشر أو المدير الأعلى للشركة.
من الضروري أن تعرف مقدما من سيتلقى عرضك: موظف عادي، سكرتير، مدير، رئيس القسم. كل واحد منهم يتطلب نهجا خاصا به.
يمكن توجيه الرسالة شخصيًا إلى مدير المؤسسة التي تم التخطيط للتعاون معها، أو إلى رئيس إحدى المناطق، أو رئيس الوحدة الهيكلية، أو حتى متخصص متخصص للغاية. ستظل إدارة الشركة هي التي تتخذ قرار بدء التفاعل.
يقلل الكثير من الناس من أهمية العرض التجاري (CP) ولا يفهمون سبب الحاجة إليه على الإطلاق. يجب أن تفهم وظائف حزب المحافظين وطرق تحضيره.

هيكل مقترح التعاون:

• عنوان.من المؤكد أن مستلمك شخص مشغول للغاية، وقد يقتصر على قراءة موضوع الرسالة فقط لفهم ما إذا كان مهتمًا بها أم لا. صياغة الموضوع بدقة: يجب أن يشجع على قراءة الرسالة بأكملها (وليس الدعوة لشراء منتج، على سبيل المثال). يمكنك إعداد عدة رسائل بريد إلكتروني برؤوس مختلفة واختبارها لاختيار الخيار الأكثر فعالية.
• مشكلة.يوصي الخبراء في مجال كتابة الإعلانات واتصالات الشركات بما يلي: إذا كنت ترغب في كتابة عرض تجاري أو تعاوني عالي الجودة و"جذاب"، فطرح القضايا ذات الصلة بالمرسل إليه في بداية النص.
• خيارات الحل.من خلال السماح للمستلم بمعرفة أنك على دراية بمشاكله وتفهم أهميتها، يمكنك تقديم الحلول الخاصة بك: على سبيل المثال، الخدمات التي قد تكون مفيدة لقارئ الرسالة، أو الشراكات بشروط مواتية.
• سعر.بعض رواد الأعمال، عند إعداد عرض تجاري أو تعاوني، لا يجرؤون على تحديد الأسعار الدقيقة لمنتجاتهم أو خدماتهم، خوفًا من أن يؤدي ذلك إلى تخويف العميل أو الشريك المحتمل. ومع ذلك، ينصح الخبراء بأن تظل تشير إلى التكلفة، مما يتيح لمتلقي الرسالة الفرصة ليقرر بنفسه ما إذا كانت مرتفعة بالنسبة له أم لا. لكن من المهم تبرير هذه الأسعار.
• دعوة للعمل.ويجب أن تكون واضحة لا لبس فيها. ما الذي تريد تحقيقه من خلال كتابة مقترح للتعاون أو إرسال مقترح؟ الاتصال أو زيارة موقع ويب أو تقديم طلب في متجر عبر الإنترنت أو خدمات المقايضة المتبادلة؟ قم بصياغة رغبتك وتأكد من إدراج المكافآت والمزايا التي سيحصل عليها المستلم، مثل الخصم على المنتج في يوم استلام الرسالة على سبيل المثال.
• بيانات المتصل.لا تشير فقط إلى رقم هاتفك، بل أيضًا إلى قنوات الاتصال الأخرى: عنوان موقع الويب، والمجموعات على الشبكات الاجتماعية، وSkype، وما إلى ذلك.
• تاريخ.لمنع الخلط بين المستلم في الرسائل (خاصة إذا كان الاقتراح متبوعًا بإصدارات مصححة وإضافات وما إلى ذلك)، فمن الأفضل الإشارة على الفور إلى تاريخ إرسال الاقتراح.
• إمضاء.يجب أن يكون الاسم الكامل ومنصب كاتب الرسالة حاضرين في النص، وبعد الجزء التمهيدي مباشرة. إذا كنت بحاجة إلى إعداد وإرسال مقترح تجاري أو تعاوني في شكل ورقي، فمن المستحسن التوقيع في النهاية.
• ترقيم الصفحات.النصوص الطويلة المتعددة الصفحات، بما في ذلك مقترحات التعاون والاقتراحات التجارية، تتطلب ترقيمًا (تنسيق "رقم الصفحة....من...").
• ديكور.يتم رسم الفقرات بخط أحمر. في رسائل البريد الإلكتروني، من المستحسن وجود مسافة إضافية بين الفقرات لأنها تسهل قراءتها. التبرير يجعل النص يبدو أكثر أناقة. عند إعداد اقتراح للتعاون أو العرض التجاري، قم بإعطاء الأفضلية للخطوط القياسية – Times New Roman، وما إلى ذلك. حجم الخط الأمثل هو 12-14.

إن كتابة وإرسال مقترح للتعاون ليس كل شيء. اتصل بالمستلم واسأل عما إذا كانت الرسالة قد أثارت الاهتمام. إذا لم يكن الأمر كذلك، فسوف تحتاج إلى تحسين نص وتصميم مقترح التعاون. يمكنك اختبار فعالية خيارات الرسائل المختلفة على العملاء العاديين أو الخبراء أو المعارف الشخصية.

بعض النصائح الإضافية حول كيفية كتابة مقترح للتعاون بشكل صحيح:

1. يجب أن يكون النص على ترويسة الشركة.
2. قم بمخاطبة ممثل الشركة أو الشخص الذي تعرض عليه التعاون بشكل صحيح.
3. أشكر المستلم مقدمًا - يعد مطلب المداراة هذا مهمًا جدًا للمراسلات التجارية.

ترويسةوهذا ليس ضروريًا على الإطلاق؛ يمكنك كتابة مقترح للتعاون على ورقة بيضاء بسيطة. لكن الترويسة التي تحمل شعار الشركة هي وسيلة إعلانية وعنصر من عناصر صورة الشركة.
تحيات– جزء مهم من الرسائل التي تحتوي على مقترحات للتعاون أو شراء السلع والخدمات. قم بتأليف الجزء الترحيبي من الرسالة بعناية. يحتاج بعض المستلمين إلى مخاطبتهم بالاسم والعائل، وهم:

مزاج الرسالة. يجب أن يعكس الاقتراح التجاري الثقة في الجودة الممتازة للمنتج أو الخدمة الموصوفة. تجنب الكليشيهات مثل "دعني أقدم لك..."، "نأمل أن تكون مهتمًا بمقترحنا"، "نحن نتطلع إلى ردك" - فهي تترك انطباعًا مثيرًا للاشمئزاز. هناك تطرف آخر: عبارات مثل "نحن متأكدون من أنك ستحبها!"، "نحن نعلم بالتأكيد أن..."، وما إلى ذلك، تبدو متعجرفة ومتغطرسة للغاية. امنح المتلقي الفرصة لتكوين رأيه الخاص حول عرضك.
اتبع أسلوبًا إيجابيًا في رسائل CP: استخدم حرف "لا" وعبارات النفي نادرًا قدر الإمكان، واستبدلها بعبارات إيجابية، واستخدم المرادفات.

مرفقات الرسالة، التي تأتي في النهاية، تحتوي على معلومات إضافية متنوعة: الأوصاف الفنية، والحسابات، والرسوم البيانية، والرسومات، وما إلى ذلك. يمكنك إرفاق عدة مرفقات بالرسالة، والشيء الرئيسي هو عدم تحميل القارئ بالمعلومات الزائدة.
أما بالنسبة للأسعار، فمن الأفضل وضع الشروط المالية للعرض وفقًا لمبدأ كعكة الطبقات: قم أولاً بوصف الفوائد والفوائد التي سيحصل عليها العميل، ثم حدد السعر، ثم حدد المزايا مرة أخرى. بالنسبة للمنتجات التي لها إصدارات متعددة، يجب توضيح سبب اختلاف السعر.
الحجج.بالطبع، أي شريك محتمل كتبت إليه وأرسلت إليه اقتراحًا للتعاون، أو مستهلكًا محتملاً لمنتجك، سيكون لديه شكوك. خاصة إذا كانت رسالتك مربحة إلى حد عدم المعقولية. أثبت أنه ممكن وواقعي، وقدم الحجج اللازمة (اعتمادًا على تفاصيل منتجك أو خدمتك).
كحجج، يستخدمون عادة الحالات الصغيرة، وحافظات المشاريع المكتملة، ومراجعات العملاء أو قوائمهم، والتوصيات، والحسابات، والأدلة المختلفة، والشهادات والضمانات، وتقارير الصور، واختيارات "قبل وبعد"، وخصائص المنتج الدقيقة أو وصف تفصيلي مع جميع الأرقام اللازمة لأنشطة الشركة.
أهمية العرض. جميع المؤشرات المالية، وخاصة الأسعار، قابلة للتغيير، لذا من الضروري إعطاء المتلقي فهماً واضحاً لتوقيت أهميتها. حدد مدة العرض الخاص بك.

أمثلة على كيفية كتابة مقترح تجاري للتعاون

كيفية كتابة مقترح للتعاون على الشبكات الاجتماعية

يهتم معظم الأشخاص الذين يتعين عليهم كتابة مقترحات للتعاون بشأن كيفية العثور على الشجاعة للتواصل مع شخص أو مدون مشهور (وكيفية عدم فقدان الدافع لمواصلة كتابة مثل هذه الرسائل إذا كان الرد هو الصمت أو الرفض).
إذا فكرت في الأمر، فهذا غريب جدًا: فبعد كل شيء، نفس الأشخاص لا يخشون على الإطلاق البحث عن طرق جديدة لتطوير أعمالهم، والحفاظ على صفحات مشروعهم على الشبكات الاجتماعية بطريقة أصلية وجميلة، والنظر للموظفين وتجميع فريق. علاوة على ذلك، يتمتع الكثيرون بالشجاعة الكافية للقيادة المتهورة، والرياضة المتطرفة، وحتى شراء الشاورما في المحطة. ولكن لسبب ما، فإن الحاجة إلى كتابة رسالة إلى أحد النجوم مع اقتراح للتعاون أمر مخيف.
الشيء هو أن الجميع يكره تلقي الرفض. لكنهم سيكونون هناك على أية حال. صحيح أنه يمكنك تعلم التصرف بحيث يكون عددهم أقل. ولكن حتى الرفض الحاد هو:

• أيضا نتيجة؛
• ليس حكمًا: بعد كل شيء، فقط فاتورة بقيمة مائة دولار يمكنها إرضاء الجميع (وهذه ليست حقيقة، البعض يفضل ألف دولار).

ومع ذلك، لسوء الحظ، فإن مؤلفي الرسائل أنفسهم هم المسؤولون عن 70٪ من رفض مقترحات التعاون. إن استراتيجية الحصار المستمر لعدد قليل من المدونين المختارين وقصفهم بالرسائل كل يوم هي طريق مسدود. من الضروري البحث باستمرار عن منصات جديدة للإعلان، ولكن من المهم اختيار المستلمين المناسبين والاتصال بهم في اللحظة المناسبة، فاحتمالية الرفض تكون في أدنى مستوياتها.

أتلقى باستمرار رسائل بريد إلكتروني تحتوي على عروض تعاون مختلفة. لكن نصفهم لا يفتحون حتى، والنصف الثاني يتعرض لانتقادات شديدة. وجزء صغير فقط (ربما كل حرف عشرين أو ثلاثين) يحقق هدفه ويجلب بعض ثمار التعاون.

سأحاول أن أعطيك الصحيح.

لذلك دعونا نلقي نظرة على مثال لبريد إلكتروني تعاوني نموذجي يسد صندوق الوارد الخاص بي بشكل دوري. كقاعدة عامة، تبدأ هذه الرسالة بالكلمات التالية:

مرحبًا!
- مساء الخير.

الخطأ رقم 1. أو أين اسمي؟؟؟

تذكر، هذا مهم جدًا جدًا، تأكد من كتابة اسم الشخص الذي تستهدفه هذه الرسالة في كل حرف. إن غياب الاسم في رسائل التعاون هو العلامة الأولى للنمط. والقوالب، كما نعلم، لا تعمل، إنها مزعجة فقط!

مثال على العنوان الصحيح:

مرحبا ديمتري!
- مساء الخير يا تاتيانا.
- تحياتي كيريل

الخطأ رقم 2. أو لا أهتم بك !!!

اسمي [XXX]. أنا أمثل دار النشر [XXX]
- اسمي [ХХХ]، أنا مدير تطوير الشراكة في الشركة [ХХХ]
- اسمي [XXX]، أمثل الشركة...

تذكر أنه من الممتع والمثير للاهتمام بطبيعتنا أن نناقش أنفسنا ونحل مشكلاتنا ولا نستمع إلى القصص التي تتحدث عن شركة رائعة أنت!

كيف قاعدة الفقرة الأولى؟ حيث يجب عليك، لا، ببساطة، أن تجذب القارئ؟

لا أزعم أنك بحاجة إلى تقديم نفسك في الرسالة حتى تتمكن من الحصول على فكرة عمن أرسل الرسالة في المقام الأول. ولكن لا ينبغي الإشارة إلى ذلك في الفقرة الأولى. الفقرة الأولى ما هي إلا لإثارة اهتمام القارئ وتشجيعه على قراءة رسالة التعاون كاملة. قدوة - بيع المقالات. يجب أن تتبع الرسائل نفس القواعد.

الخطأ رقم 3. أو لماذا تحتاج رسائل الدعوة للتعاون إلى التصميم؟

إذا كانت الرسالة تحتوي على عناصر تصميم، فسيتم وضعها على الفور في سلة المهملات. لا أفهم سبب الحاجة إلى التصميم في رسائل الدعوة للتعاون؟ هذا ليس موقعًا إلكترونيًا، ولا كتيبًا أو نشرة، بل هو رسالة.

تكشف عناصر التصميم على الفور أن الرسالة عبارة عن قالب، مما يعني أنها أُرسلت إلى مئات، وربما آلاف الأشخاص الآخرين. ينشأ الاشمئزاز على الفور لأنك تشعر بصدق هذه الرسالة. تبدأ في إدراك كل الكلمات المكتوبة بشكل مختلف، كما لو كنت تعلم أن كل ما هو مكتوب مخادع ومزيف تمامًا مثل هذا التصميم. وكل ذلك لأنه لا يوجد نهج فردي. العديد من العملاء على استعداد تقريبًا "لبيع أرواحهم" من أجل نهج فردي.

*يرجى عدم الخلط بين عناصر التصميم والتنسيق. والثاني هو بالضبط ما هو مطلوب في الحروف.

**يمكن العثور على مثال لرسالة ذات تصميم في بريدك الإلكتروني في مجلد الرسائل الاقتحامية (SPAM).

الخطأ رقم 4. الرسالة بأكملها عبارة عن قالب متين.

95٪ من الرسائل التي تدعو إلى التعاون عبارة عن قالب عادي تمت كتابته بشكل ينتهك جميع قواعد التسويق وكتابة الإعلانات الممكنة. هذه الرسائل طنين باستمرار، وهي مشبعة من الرأس إلى أخمص القدمين بصورها النمطية ولا تمثل أي قيمة للمرسل إليهم. أسلوب عمل صارم في الكتابة، وحدود صارمة، وغياب كامل للعواطف - ومع مثل هذه المجموعة، هل يمكن للمرء أن يأمل في تعاون ناجح؟ لا أفهم…

يمكنك العثور على مثال لخطاب التعاون هذا في صندوق البريد الخاص بك، وأنا متأكد من أنهما لا يختلفان.

الآن، باستخدام المواد الواردة في هذه المقالة، حاول إنشاء بنفسك. هذا هو لممارسة مهارات كتابة المقال الخاص بك. بعد كل شيء، كتابة الرسائل أسهل من كتابة المقالات. بالإضافة إلى ذلك، أنصحك بقراءة كيفية كتابة خطاب شكر على التعاون بشكل صحيح.

تجدر الإشارة هنا إلى أن بعض الخبراء ينصحون بكتابة عنوان للنص، لكن هذا ليس ضروريا، خاصة وأن العنوان المكتوب بشكل سيء يمكن أن ينقلب ضد المرسل (قد لا يكون المتلقي ببساطة مهتما بمزيد من المعلومات). لذلك سوف نتجاوز هذه المرحلة. محتويات الجزء الرئيسي من خطاب التعاون يجب أن يحتوي الجزء الرئيسي من الرسالة على جوهر الاقتراح. هنا تحتاج إلى تجنب العبارات الغامضة أو المنمقة، والجمل الطويلة جدًا والمربكة، والمصطلحات الخاصة. يجب أن يكون كل شيء واضحًا ومفهومًا وموجزًا ​​للغاية. يجب أن يكون التركيز على السمات المميزة والميزات المفيدة للمنتج أو الخدمة. وفي المعلومات المتعلقة بالمنظمة المرسلة نفسها، يكفي حصرها في السنة التي بدأت العمل منها، وإدراج الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة سيكون غير ضروري.

انتباه

ولكن يمكنك تسمية العملاء الحاليين للمؤسسة الذين يمكنهم تقديم تعليقات إيجابية حولها (يفضل أن تكون هذه شركات ذات اسم معروف). يوصى في نهاية الرسالة بتوفير رابط لموقع ويب حيث يمكن للشريك المحتمل العثور على جميع المعلومات الإضافية التي تهمه ودراستها.

يُنصح بوضع المواضيع والرسائل الرئيسية في البداية أو النهاية، لأن هذه الأجزاء هي الأسهل للتذكر. تظهر الأبحاث أن متلقي مثل هذه الرسائل لا يرغبون في قضاء أكثر من دقيقة في قراءتها (وهذا في أفضل الأحوال).

خطاب عرض التعاون: عينة، مثال

معلومات

وبهذا المعنى، فإن الخيار الأفضل هو أن تبدأ القصة بالبيانات التي تهم المرسل إليه بالضبط، على سبيل المثال:

1. تشير إلى حقيقة أن محادثة هاتفية أو اجتماع شخصي قد تم بالفعل منذ بعض الوقت، أي. اتصال محدد مع هذا الشخص.
2. ابدأ بوصف شركة المستلم وكيف يمكن أن تكون منتجاتك أو خدماتك مفيدة له. على سبيل المثال: "لقد قمنا بدراسة نطاق أنشطة شركتك والمشاريع التي تشارك فيها حاليًا بعناية.

خطاب عرض التعاون

إذا تمت طباعة الرسالة على الورق، فتأكد من الإشارة إلى الفهرس - احفظ المرسل إليه من الجهود الإضافية للعثور على هذه البيانات. اعرض رقم الهاتف بالرموز الدولية - سيؤدي ذلك إلى تبسيط وتسريع إنشاء جهات اتصال مع المستلم. نموذج خطاب لتوريد المنتجات في مقترحك، ركز على المزايا التي سيحصل عليها المستلم، وليس أنت.
قم بتضمين وصف موجز للمنتج والعمل والخدمة، ويفضل أن يكون ذلك في قائمة ذات تعداد نقطي لتسهيل الفهم. أشر إلى رغبتك في التعاون ومناقشة شروط الشراكة.

مهم

إذا كنت تتوقع بعض الإجراء من المستلم، فاذكر هذا: "اتصل!"، "اطلب!"، "اكتب!" يجب أن تنتهي الرسالة بتوقيعك مع التفاصيل ومعلومات الاتصال حتى يتمكن المستلم من الاتصال بك "بنقرة واحدة". إذا لم تكن متأكدًا من قدراتك، استخدم نموذج خطاب العمل حول التعاون الوارد أدناه.

خطاب عرض التعاون - عينة

• استخدم ترويسة الشركة.
• اكتب نداءً مختصًا إلى ممثل الشركة.
• حدد العنوان الأصلي.
• اذكر باختصار جوهر الاقتراح.
• تشجيع الطرف المقابل على اتخاذ الإجراءات اللازمة.
• توفير جهات الاتصال الحالية.
• أظهر المجاملة في شكل امتنان أولي.

يمكن كتابة استخدام نماذج الإنتاج الأنظف على ورقة عادية، وهذا أمر مقبول تمامًا. ومع ذلك، فإن استخدام ترويسة مع شعار الشركة سيصبح عنصرًا فريدًا للإعلان لشركتك وسيكمل محتوى الرسالة ببلاغة. نص الترحيب الجزء المهم هو مخاطبة العميل المحتمل. عليك أن تأخذ تحضيراته على محمل الجد وأن تفهم من وكيف تتصل به.

نموذج خطاب التعاون. نموذج خطاب اقتراح للتعاون

يمكنك الاتصال به على: 220-20-20. مع أطيب التحيات، بيتر إيفانوف. الرسالة رقم 2 عزيزي فيكتور ألكساندروفيتش، قبل أسبوع، أكملت شركتنا مشروعًا لتطوير شعار جديد. تم تنفيذ العمل في المشروع من قبل مصمم الجرافيك ألكساندر الذي يتعاون معنا عن بعد. لقد فوجئت بسرور بجودة عمل هذا الرجل، فضلاً عن الأسعار المعقولة لخدماته.
يمكنني بكل ثقة أن أصف ألكسندر بأنه مصمم موهوب يهتم بجميع التوصيات والرغبات. إذا كانت شركتك بحاجة إلى خدمات مصمم عن بعد، فإنني أوصي بالاتصال بـ Alexander. أترك لكم تفاصيل الاتصال به: 220-00-10 مع خالص التقدير، بيتر إيفانوف. الرسالة رقم 3 عزيزي فيكتور ألكساندروفيتش، ندعوك إلى التعاون متبادل المنفعة مع شركة Stroy-Master LLC.

اقتراح تجاري للتعاون - زيادة المبيعات

تعتبر هذه الطريقة بحق الأبسط والأسرع والأكثر سهولة. لكن الرسالة الموجهة إلى الخصم يمكن أن تضيع بسهولة، وينتهي بها الأمر في مراسلات المستلم غير المرغوب فيها.

لا يمكن استخدام هذه الطريقة إلا إذا كان المرسل والمستلم قد أقاما جهة اتصال. حسنًا، أو أرسل خطابًا "عشوائيًا"، ربما تكون محظوظًا ولن ينتهي به الأمر في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

• بريد.

  تعتبر هذه الطريقة الأكثر موثوقية، حيث ستصل الرسالة إلى المرسل إليه في أي حال. ولكنه أيضًا الأكثر استهلاكًا للوقت، لأن الجميع يعلم مدى بطء عمل البريد الروسي.

• جهاز فاكس. طريقة قديمة بعض الشيء، لكنها لا تزال مستخدمة لتقديم المقترحات.

  مناسب أيضًا لعرض محدد من شركة معينة.

• أي وسيلة من وسائل الاتصال الحديثة (الرسل، شبكات التواصل الاجتماعي، الخ).

كيفية كتابة خطاب التعاون

عند كتابة خطاب مع اقتراح للتعاون، يجب ألا ننسى أن حجمه يجب ألا يتجاوز صفحة واحدة، لذلك ليست هناك حاجة لمحاولة الضغط على كل ما هو معروف عن المؤسسة أو المنتج أو الخدمة في الرسالة. ما يجب أن يكون في الرسالة هناك عدد من المعلومات التي يجب بالتأكيد أن تحتويها الرسالة، وهي:

• اسم الشركة المرسلة،
• عنوانها ورقم هاتفها للتواصل
• المنصب والاسم الكامل لممثلها،
• جوهر الاقتراح.

كما يمكن إرفاق أي مستندات إضافية بالرسالة (في هذه الحالة، يجب أن ينعكس وجودها في نص الاقتراح) أو قد يتم الإشارة إلى الإشارات إلى القوانين واللوائح واللوائح والإجراءات القانونية المرتبطة مباشرة بالاقتراح.

نماذج من خطابات التعاون لتوريد البضائع

عبارات مثل "سوف يُعطى"، "سيكونون قادرين على الحصول عليها" تنفرك من الشريك المحتمل. اكتب عن محاورك بضمير المتكلم - "تتلقى"، "تكتسب". تفاصيل إلزامية عندما يظهر لك شخص غريب جواز سفر أو بطاقة هوية، فإنه يلهم الثقة بشكل لا إرادي ويكسبك. تلعب التفاصيل الموجودة في الرسالة دور جواز السفر نفسه. سيتمكن الشريك الجاد الذي يسمع عنك لأول مرة من التحقق من موثوقيتك وصلابتك وحالتك ومجال نشاطك باستخدام التفاصيل الخاصة بك. سيؤدي ذلك إلى زيادة فرص نجاحك بشكل كبير ويضمن الثقة الأولية بينكما.

خطاب اقتراح للتعاون (عينات)

أيضًا، لتعزيز تأثير التعليقات، قدم للعميل خصمًا أو أي مكافأة أخرى للرد على الرسالة في الوقت المناسب. معلومات الاتصال الامتنان في مستند شخصي، يعد وجود الامتنان شرطًا إلزاميًا، مثقلًا بمعايير آداب العمل.

تجدر الإشارة إلى أن إعادة ترتيب أو حذف بعض العناصر الهيكلية في هذا القالب مسموح به. أمثلة مثال رقم 1: نموذج نموذج عرض تجاري لتوريد مواد بناء عالية الجودة.

نماذج رسائل حول التعاون في توريد البضائع، عبارات مثل "سيتم توفيره"، "سيكونون قادرين على الاستلام" تنفرك من شريك محتمل. اكتب عن محاورك بضمير المتكلم - "تتلقى"، "تكتسب". تفاصيل إلزامية عندما يظهر لك شخص غريب جواز سفر أو بطاقة هوية، فإنه يلهم الثقة بشكل لا إرادي ويكسبك.

نموذج خطاب اقتراح للتعاون

بعد كل شيء، كلمة واحدة أو عبارة واحدة يمكن أن تدمر على الفور صورة الشركة بأكملها. هل تحتاج إلى الامتنان؟ جانب آخر مهم من اقتراح التعاون هو الامتنان.

وفي نهاية هذه الرسائل يجب أن يكون هناك شكر على وقتك وقراءتك للرسالة. وهذا يتحدث عن جدية التنظيم وعن الأدب الأساسي في إضاعة وقت الخصم.

لن تحتوي هذه الرسائل على الامتنان بشكل افتراضي، لأن هذا نهج فردي لكل منظمة تجاه شريكها أو عميلها المحتمل. الإرسال إذًا، ما هي أفضل طريقة لإرسال خطاب عرض التعاون (تم تقديم النموذج مسبقًا)؟ ويمكن القيام بذلك بطرق مختلفة؛ حيث تختار كل منظمة خيارًا أكثر قبولًا وملاءمة لنفسها.

دعونا نلقي نظرة على الأكثر شيوعا:

1. بريد إلكتروني.