Glavne vrste poslovnih pisama. Vrste slova. Vrste poslovnih pisama Poslovna pisma su

Vjerovatno se svako barem jednom suočio s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoji mnogo pravila i propisa za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. Članak detaljno opisuje proces sastavljanja dokumenta, daje uzorke poslovnih pisama i razmatra njihove vrste i dizajn.

Forma

Gotovi obrasci će dodati solidnost i ukazati na pouzdanost kompanije. Oni sadrže potrebne informacije o organizaciji, kao što su:

Ime.
Adresa.
Kontakt telefoni.
Website.
Email.
Logo.
Ostali kontakt detalji.

Ne postoje stroga pravila u vezi sa formularima. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje informacije će uključiti u njih.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Priprema

Poslovna pisma su napisana i oblikovana na određeni način, u skladu sa svojim inherentnim pravilima i zahtjevima. U zavisnosti od cilja, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji računa. On mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o predmetu pisma, na čemu ga treba temeljiti i šta će biti novo u njemu. Argumenti zavise od toga kojem cilju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

Proučavanje problema.
Pisanje nacrta pisma.
Njegovo odobrenje.
Potpisivanje.
Registracija.
Slanje primaocu.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne informacije. Može biti jednostavno ili složeno. U jednostavnom pismu, sadržaj jasno i koncizno prenosi informacije koje uglavnom ne zahtijevaju odgovor od primatelja. Složena se može sastojati od nekoliko odjeljaka, tačaka i paragrafa. Svaki paragraf predstavlja jedan aspekt informacije. Ove vrste uzoraka poslovnih pisama obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije i događaje, daje njihovu analizu i dokaze. U tom dijelu uvjeravaju da treba na ovaj ili onaj način postupiti, dokazati kako je bilo i obavijestiti o potrebi učešća u bilo kojem događaju, iznoseći različite argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se donose u vidu sugestija, zahtjeva, podsjetnika, odbijanja i sl.

Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. Ovo rezimira zahtjev naveden u glavnom.

Sve date informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive.

Svako slovo počinje centriranom adresom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor mora uzeti u obzir:

Položaj primaoca.
Priroda odnosa.
Formalnost.
Etiketa.

Na kraju pisma treba biti učtivan oblik. Na primjer: „...izražavam nadu u dalju saradnju (zahvalnost na pozivu)...” Iza ovih fraza stoji potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju biti napisana službenim poslovnim stilom, što podrazumijeva upotrebu jezika za službene poslovne odnose. Karakteristike takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

Glavni učesnici u poslovnim odnosima su pravna lica u čije ime se pišu pisma i rukovodioci i službenici.
Odnosi u organizacijama su strogo regulisani.
Predmet komunikacije su aktivnosti kompanije.
Upravljački dokumenti uglavnom imaju određenog adresata.
Često se u toku aktivnosti organizacije dešavaju iste situacije.

S tim u vezi, informacije sadržane u poslovnom pismu trebale bi biti:

Službeno, bezlično, naglašavajući distancu između učesnika u komunikaciji.
Adresirano, namijenjeno određenom adresatu.
Aktuelno u vrijeme pisanja.
Pouzdan i nepristrasan.
Obrazloženo da navede primaoca da izvrši bilo koju radnju.
Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uslove:

Govor je standardizovan na svim nivoima - leksičkom, morfološkom i sintaksičkom. Sadrži mnogo izraza, pojmova i formula.
Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnog i ekspresivnog jezika.
Tačnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost teksta.
Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
Upotreba jezičkih formula nastalih kao rezultat ponovljenih situacija.
Upotreba termina, odnosno riječi ili fraza koje imaju posebne pojmove.
Upotreba skraćenica koje mogu biti leksičke (odnosno složene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (odnosno oznake riječi u skraćenom obliku: grn, zh-d, itd.).
Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalnom padežu.
Fraze s verbalnim imenicama („pruži podršku“ umjesto „podrška“).
Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gore navedeni uzorci poslovnog pisma prikazani su u punoj verziji (sa tijelom) ispod. Informacije ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o jednom konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se sastavljanje nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu imati sljedeći sadržaj:

Prateći. Takva pisma su obično potrebna da bi vas obavestili gde da pošaljete dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima koji trebaju da napišu ovu vrstu dokumenta.)

Garantovano. Oni su napisani da potvrde sva obećanja ili uslove. Na primjer, može se garantirati plaćanje rada, zakupnine, rokova isporuke itd.
Hvala. Počele su se posebno često koristiti u posljednje vrijeme. Ovakva pisma pokazuju dobar partnerski ton. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji sa lijepim otiskom.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak sorte zahvalnice sastavlja se u slobodnoj formi, u zavisnosti od zadataka koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji sa ornamentom, može okačiti na zid u sobi kompanije na počasnom mjestu.)

Informativno.
Poučno.
Čestitam.
Oglašavanje.

Tu su i slova:

Prijedlozi za saradnju. U novije vrijeme prilično česte, koje se šalju organizacijama, često su reklamne prirode, na primjer, poput ovog uzorka. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako biste privukli pažnju, a još više, zainteresirali. Ali ako ga komponujete prema uzorku ispod, ima sve šanse za uspjeh.

Pozivnice. Oni se šalju, pozivajući ih da učestvuju u raznim događajima. Obično su upućeni menadžeru ili službeniku, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
Zahtjevi.
Obavještenja.
Zahtjevi i mnogi drugi.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor mora početi ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daju rezultati njegovog razmatranja i izražava se odobrenje ili razlog za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeće principe:

Dostupnost linka do prvog slova i njegovog sadržaja.
Identična jezička sredstva.
Uporedivi aspekti obima i sadržaja.
Usklađenost s određenim redoslijedom.

Decor

Osim korištenja korporativnih memoranduma za poslovna pisma, potrebno je uzeti u obzir i druge suptilnosti prilikom njihovog dizajna. To su detalji, pravila za skraćenice, pisanje adresa, naslova, dužine teksta, širine polja i još mnogo toga.

Uzorci poslovnog pisma pomažu vam da ga sastavite, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede mnogo vremena.

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u „informacionom smeću“ i koje će biti pročitano? Pravila, preporuke, primjeri

Riječ je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja u svom poslu ne koristi riječi.

Moderno poslovanje postepeno se pretvara u dopisni posao. Uz pomoć pisama - elektronskih ili tradicionalnih - ostvaruje se komunikacija sa klijentima, poslovnim partnerima i poslodavcima. Pismo pozicionira autora ili kao profesionalca ili kao osobu s kojom ne treba nastaviti vezu.

Profesionalac mora biti u stanju da piše

To je jasno
efektivno
iskreno
Zanimljivo

I nikad nije kasno da se ovo nauči. Počnimo s osnovama: shvatite razliku između poslovnog i redovnog pisanja.

Po čemu se službeno pismo razlikuje od običnog pisma? Specifičnosti poslovnog pisma

Pismo je kratak tekst od jedne ili dvije stranice, čija je svrha prenijeti informacije o nečemu primaocu.

Priroda informacija i odnos između pošiljaoca i primaoca pisma dijele prepisku na

poslovno (formalno)
lični (neformalni)

Poslovno pismo karakteriše:

kratkoća
tačnost
rasuđivanje i logika
informativni sadržaj
evaluativna i emocionalna neutralnost
standardizacija:
koriste se službeni obrasci
koriste se stabilne figure govora, posebni činovnički termini i konstrukcije
broj tema - 1-2
ciljanje
jasno definisan lanac komandovanja (ako je potrebno)

Koje vrste poslovnih pisama postoje?

Vrsta poslovnog pisma određuje

1. Svrha pisanja

Komercijalne svrhe

Želite da zaključite posao i predložite njegove konkretne uslove - sastavite pismo ponude (ponudu) za primaoca

Ako se niste odlučili za uslove transakcije koji su Vam prihvatljivi, pošaljite pismo sa zahtjevom
Želite li obavijestiti primatelja o kršenju ugovornih obaveza s njegove strane? Napišite žalbu (žalbu)

Neprofitne svrhe

Zahvalite se u pismu zahvalnosti
Svoje obaveze potvrdite garancijskim pismom, a svoju saglasnost pismom potvrde
Pišite biltene ako mislite da će vaše informacije biti od interesa za primaoca
Podsjetite na važne dogovore, obaveze, kazne uz pomoć pisama podsjetnika
Čestitajte u pismima čestitki, pitajte u pismima sa zahtjevima, izražavajte saučešće u pismima saučešća
Ako trebate poslati važne dokumente ili materijalnu imovinu, obavezno pripremite propratno pismo za svoj teret

2. Primalac

Ako pismo upućujete na nekoliko primalaca odjednom, onda pišete cirkularno pismo

Vaše pismo se može dotaknuti nekoliko tema istovremeno, što ga automatski čini višestrukim

4. Struktura

Regulirana slova podrazumijevaju sastavljanje tekstualnog dijela pisma prema određenom obrascu, dok neregulirana slova imaju slobodan oblik prezentacije.

5. Forma polaska

u koverti
elektronski
faksom

Struktura poslovnog pisma: uvod, tijelo, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisma zahtijeva pažljivije razmatranje.

Pravilno oblikovano pismo treba odgovarati sljedećem nacrtu:

Pogledajmo bliže neke točke sheme:

1. Naslov

Obično je ovo kratak sažetak predmeta pisma.

Važno: Napišite ispravno naslov ako želite da primalac pročita vaše pismo.

Odsustvo naslova u poslovnoj korespondenciji tipično je za početnike koji nemaju osnovne vještine vođenja poslovne korespondencije.

2. Žalba

ima tradicionalni oblik "draga"
napisano velikim slovima na sredini reda

Važno: Upotreba skraćenica je zabranjena!

3.Preambula

uvodi primatelja u glavnu ideju pisma
priprema primaoca za ispravnu percepciju naknadnih informacija sadržanih u pismu

4. Glavni dio teksta potkrepljuje ključnu ideju iznesenu u preambuli

U ovom dijelu pisma

jasno naznačite suštinu prijedloga/žalbe
dati argumente: činjenice, brojke, druge pojedinosti o temi pisma. stručno mišljenje, sopstveno pozitivno/negativno iskustvo

Radi lakšeg opravdanja, možete koristiti sljedeći dijagram:

Važno: Poslednji pasus treba da sadrži frazu koja ukazuje na konkretan korak ili očekivani rezultat i podstiče primaoca da preduzme akciju

5. Zaključno:

6. U prozoru “Potpis” moraju se navesti podaci o primaocu:

naziv posla

Kako ne pogriješiti u odabiru stila pisanja?

U poslovnoj korespondenciji stalno morate da birate stil pisanja i ton komunikacije sa primaocem. Koliko suvoparna, formalna ili, obrnuto, koliko bi vaša poruka trebala biti živa, topla i ljudska?

Lični stil u poslovnoj korespondenciji naglašava individualne kvalitete osobe koja piše pismo
Kada se koristi formalni stil, iznose se činjenice i na osnovu njih se donose odgovarajući zaključci.
Lični stil podrazumeva komunikaciju između autora pisma i primaoca pod jednakim uslovima
Formalni stil pokazuje jasan lanac komandovanja i snagu na koju je čitalac pisma primoran da računa.

Da biste odabrali pravi stil komunikacije u poslovnom pismu, uzmite u obzir:

u kojim ste težinskim kategorijama vi i vaš primalac?
želite da pregovarate prijateljski ili vršite pritisak sa pozicije snage

Kako se pridržavati odabranog stila?

Lični stil

Prisutnost ličnih zamjenica: ja, mi, ti
Na primjer: Izvinjavam vam se i iskreno se nadam da se slične greške neće ponoviti.
Direktne žalbe i zahtjevi
Na primjer: Ne ostavljajte lične stvari bez nadzora
Upotreba emocionalnih evaluacijskih izraza: zvjezdana mladost, zaglušujući neuspjeh

Formalni stil

Zamjena ličnih zamjenica apstraktnim imenicama
Na primjer: Uprava kina se iskreno izvinjava zbog promjene rasporeda večernjih emisija
Zamjena ličnih žalbi i zahtjeva izjavama
Na primjer: Ne ostavljajte lične stvari bez nadzora
Upotreba uobičajenog klerikalizma: Skrećem vam pažnju, zbog činjenice da

Formalni stil apsolutno nije prikladan ako pišete pismo zahvalnosti ili pismo saučešća, odnosno ona poslovna pisma u kojima trebate izraziti osjećaje. U situaciji kada pišete pismo-zahtjev ili pismo ponude, također je bolje držati se ličnog stila.

Šta je pismo pritužbe i kako ga napisati? Po čemu se razlikuje od drugih vrsta pisama?

Važno: Prilikom sastavljanja pisma usmjerite pažnju primatelja na ono što tačno od njega očekujete. Takođe navedite konkretne rokove za realizaciju zadataka koje ste postavili.

Šablon pisma žalbe će vam pomoći da ga pravilno sastavite:

Šta je pismo odgovora i kako ga napisati?

Postoje dvije vrste pisama savjeta:

pismo odbijanja
pismo sa pozitivnim odgovorom

Izrada obe vrste pisama ima dva opšta pravila (pod uslovom da je inicijativno pismo ispravno sastavljeno):
1. Pismo odgovora zadržava vokabular i govorne obrasce inicijativnog pisma
2. Tekst pisma odgovora ne treba da sadrži informacije o

datum sastavljanja inicijativnog pisma
njegov registarski broj

Primjer prijateljskog i ispravnog pisma odbijanja dat je u nastavku:

Međutim, odbijanje ne mora uvijek biti blago. Postoje situacije kada je neophodan strog i strog stil komunikacije. Ispod je šablon pisama odbijanja za sve prilike, od tvrdih do mekih:

Informativno pismo: njegova razlika od pisama odgovora i pisama žalbe

Informativno pismo je multifunkcionalno:

izvještaji (na primjer, o promjenama cijena u cjenovnicima)
obavještava (o ponovnom izboru članova upravnog odbora)
obavještava (o otpremi robe)
izjavljuje (o namjerama)
potvrđuje (prijem robe)
podsjeća (na ispunjenje obaveza preuzetih ugovorom)
reklamira i informiše (o kompaniji općenito, o robi/uslugama posebno)

Možda najhitnije pitanje danas je pitanje kako pravilno sastaviti reklamno i informativno pismo.

1. Nedostatak strukture
2. Prisustvo slenga ili neformalnog jezika u tekstu pisma
3. Neuredan dizajn
4. Obilje pravopisnih, sintaksičkih, stilskih grešaka
5. Nedostatak pouzdanih činjenica i objektivnih informacija u pismu
6. Kršenje osnovnih pravila ljubaznosti (posebno u pismima pritužbi)
7. Upotreba glomaznih i nejasnih rečenica u tekstu
8. Nedostatak logike u prezentaciji materijala
9. Nedostatak objašnjenja skraćenica
10. Opšta zamućenost teksta ako je sastavljen besciljno

Šta još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za savremenu poslovnu korespondenciju koristi se metod blok strukture sastavljanja teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i održava cjelokupni stil sve poslovne dokumentacije. Karakteristična karakteristika metode je otvorena interpunkcija ili odsustvo tačaka/zareza (na primjer, prilikom kreiranja lista)

2. Za naslov slova može se koristiti sans-serif font (na primjer, Arial). Takav font se na podsvjesnom nivou percipira kao stabilan i čvrst.

3. Serif fontove (Times News Roman) treba koristiti u tijelu teksta. Serifi olakšavaju vašim očima da se kreću od slova do slova, čineći čitanje bržim.

Važno: Postoje slova koja se uvijek pišu samo rukom!
Ovo su pisma čestitke, pisma saučešća, pisma zahvalnosti

Veliku količinu korisnih informacija o sastavljanju poslovnih pisama možete pronaći u videu Saše Karepine.

Video: Kako napisati propratna pisma i životopis

Video: “Učenje od pripovjedača.” Tajne prodajnih tekstova

Poslovni bonton: poslovno pismo. Pravila kompilacije. (pozdrav i predstavljanje)

Često prvi kontakt u poslovnom svetu počinje pismom.A ako ne pridajete važnost bontonu dopisivanja, do poznanstva možda neće doći, a vi ćete izgubiti klijenta, partnera, kolegu.

Moderni oblici korespondencije razvili su se prije otprilike 150 godina. Njihova domovina je Engleska i odatle potiču osnovna pravila bontona za pisanje korespondencije. Poštivanje pravila dopisivanja pokazuje vašu uljudnost i poštovanje prema partneru.

Uobičajeno je da se na memorandumu organizacije napiše poslovno pismo, koje već sadrži podatke o ustanovi. Izgled forme je svojevrsna vizit karta kompanije, pa se prema njenom dizajnu mora postupati s posebnom pažnjom. Što je forma formalnija, to bi stil pisanja trebao biti formalniji.

Koverta

Za razliku od ruske prakse, u cijelom svijetu prvo pišu Kome, i onda Gdje. Adresa primaoca ispisuje se dva puta: na koverti u donjem desnom uglu i u gornjem levom uglu pisma.

Ako je pismo stavljeno u kovertu sa prozirnim prozorom, tada se adresa upisuje jednom - u gornjem lijevom uglu pisma, a samo pismo je presavijeno tako da adresa primatelja bude tačno u prozirnom prozoru.

Nakon adrese potrebno je upisati prezime primaoca sa inicijalima: prvo inicijale, pa prezime. Uljudnost zahtijeva prefiks inicijala sa skraćenicama “Mr”, “Ms” ili “Ms”.

U većini zemalja uobičajeno je da se prvo piše ime, a zatim prezime. Međutim, postoje izuzeci. U Kini, na primjer, prvo dolazi prezime, a zatim ime. U Mađarskoj se i ime piše iza prezimena; ako se prezimenu žene doda završetak "ne", to znači da je udata: Ištvan je muškarac, Ištvan mu je žena.

Ako adresat ima čin ili titulu, bolje je to naznačiti umjesto da jednostavno zovete „g. U svim zapadnoevropskim zemljama, kao iu Sjedinjenim Državama, izostavljanje naslova u govornom i pisanom govoru smatra se nepristojnim. Međutim, pisanje i izgovaranje “gospodin + titula + prezime” prihvaćeno je samo u Njemačkoj.

Riječi „gospodin“ i „gospođa“ se obično ne koriste bez prezimena, a uvijek se skraćuju sa „gospodin“ ili „gospođa“, dok se titule i činovi po mogućnosti pišu u cijelosti.

U Engleskoj se često koristi ljubazno obraćanje „Eskvajer“ (Eskvajer - Esq.), a nikada se ne koristi u sprezi sa rečju „gospodin“.

U Francuskoj, kao iu Engleskoj, primaočeva plemićka titula je uvijek naznačena u adresi, ali nije uobičajeno da se spominje u tijelu pisma.

U Sjedinjenim Državama se općenito poštuju engleske konvencije pisanja, ali engleski Esquire obrazac nije preciziran. U SAD i Engleskoj udate dame pišu ime i prezime svog muža. A pisma neudatim damama uvek treba da sadrže njihovo ime.

Prihvatljivo je koristiti skraćenice koje označavaju poziciju ili titulu adresata. Ako želite da pošaljete pismo lično, onda iza vašeg prezimena treba da navedete “Private” - Engleska, “Personal” - SAD).

Nakon toga treba upisati naziv firme u kojoj primatelj radi, njenu poštansku adresu sljedećim redoslijedom: kućni broj, ulica, naziv grada, država (županija, kanton itd.), poštanski broj, država

Na primjer:

g. Lampikoski

generalnom direktoru

Tampella Power Inc.

109, Lapinti,

Tampere, 33101

Finska

Kada šalju male brošure u kovertama, pišu “Knjigom poštom” ili “Štampani materijal”.

Struktura poslovnog pisma

1 Naziv organizacije koja šalje.

Može sadržavati inicijale pisca ili daktilografa, digitalne ili abecedne oznake odjela, kompanije itd. U ovom slučaju, prvo se nudi link na podatke primaoca (Vaša referenca), a zatim na podatke pošiljaoca (Moja referenca).

3 Datum pisanja pisma

Mjesec je označen slovima, a skraćenice koje smo usvojili 12. septembra 1998. ne koriste se u međunarodnoj praksi. U SAD-u je uobičajeno da se mjesec prvo označi slovima, zatim dan, pa godina.

4 Adresa primaoca e-pošte

Ako je pismo upućeno osobi čija je tačna adresa nepoznata, a kompanija u kojoj radi zna gdje se nalazi, možete poslati pismo na adresu kompanije, navodeći “Care of” ili “C/O” ( u zbrinjavanju).

5 Oznaka određene osobe

Ovaj detalj se koristi kada je pismo upućeno kompaniji i pošiljalac je zainteresovan da ga pročita određena osoba

U ovom slučaju se koristi izraz “Pažnja...”.

6 Otvaranje adrese

Tradicionalno se sastoji od riječi “Poštovani gospodine (gospođo) + prezime” ili “Poštovani gospodine (gospođo) + prezime”. U prepisci na engleskom jeziku najčešće se koriste sljedeće adrese:

Gospodo, vladinim zvaničnicima.

Gospodine, vladinim zvaničnicima.

Draga gospođo je manje formalna adresa.

Poštovani gospodine, ovo je manje formalna adresa.

Poštovani, - poslovnim ljudima.

Gospodo - poslovnim ljudima.

Dragi MrBrown je manje formalan način obraćanja ljudima koje lično poznajete.

Draga gospođo Walters je manje formalan način obraćanja ljudima koje lično poznajete.

Nije uobičajeno obraćati se ljudima koristeći "vi" u službenim pismima. Ljude koji zauzimaju prilično visok položaj ne treba u takvim pismima oslovljavati sa „vi“, čak i ako ste s njima u kratkim životnim odnosima. U zavisnosti od stepena bliskosti sa vašim dopisnikom, adresa može da počinje rečima “Dragi + ime” ili “Poštovani + prezime”. Nakon uvodnog obraćanja stavlja se zarez, a ne uzvičnik, kako je to uobičajeno u Rusiji.

7 Oznaka opšteg sadržaja pisma, odnosno teme pisma. Da biste to učinili, samo stavite “Re:” (Referenca) ili “U vezi”. Modernija metoda je kada je tema slova podvučena ili u potpunosti napisana velikim slovima.

8 Osnovni tekst pisma Danas je sve popularniji stil svih blokova, u kojem se pasusi ne odvajaju jedan od drugog uvlakama, već razmacima. Zatim svi paragrafi, adresa, adresa, konačna formula ljubaznosti, itd. počinju u ravni sa lijevom marginom stranice.U pismu sa više stranica, sve stranice osim prve moraju biti numerisane.

9 Konačna formula ljubaznosti Ako je pismo službeno, u inostranstvu se po pravilu koristi kompliment „Vrlo zaista Vaš“, u drugim slučajevima – „S poštovanjem, s poštovanjem, s poštovanjem“. Pismo odgovora koristi istu formulu ljubaznosti kao i pismo koje je poslano.

10 Potpis Ako pismo potpisuje neko drugi, u njemu treba navesti “U ime” ili “U ime” takvih i takvih (“pp” - per pro): Jones and Co pp ASmith - u ime Jones and Co. potpisano od ASmith).

11 Indikacija aplikacija.

Vrste poslovnih pisama i pravila za njihovo pisanje

1 Pismo zamolnice. Jasno i jasno formulirajte svoj zahtjev, što je moguće sažetije, dajući objašnjenja. Vrijedi naglasiti vaš lični interes i unaprijed se zahvaliti na vašem nastupu.

2 Pismo obavještenja. Poslano iz ljubaznosti, u znak zahvalnosti za brz odgovor, kao izraz spremnosti za saradnju itd. ili kao posebna informativna poruka. Ispod takvog pisma dovoljno je staviti potpis referenta.

3 Pismo podsjetnika.Šalje se u slučajevima kada telefonski razgovori ili lični kontakt ne daju željeni rezultat na vrijeme. Svrha ovakvog pisma je da vas taktično podsjeti na potrebu ispunjavanja određenih preuzetih obaveza.

4 Pismo potvrde. Najčešće je to garancija prethodno datih obećanja ili već dogovorenih uslova. Takvo pismo je izraz ljubaznosti i dubokog poštovanja prema partneru.

5 Pismo žalbe- kao službeno upozorenje. Mora sadržavati razloge za tužbu, same zahtjeve i specifične zahtjeve.

6 Pismo odbijanja- Ovo je odgovor na žalbu. Kada je napisano ispravno, pomaže u održavanju zdravog odnosa sa klijentom ili partnerom uprkos odbijanju. Najbolje je započeti takvo pismo pozitivnim informacijama: na primjer, navesti ono s čime se slažete. I onda treba objasniti razloge odbijanja.Završetak pisma također treba biti pozitivan.

7 Pismo izvinjenja obično sadrži izjavu o razlozima zbog kojih je neki preliminarni sporazum iznenada prekršen. U nekim slučajevima, takvo pismo se šalje nakon prethodnog obavještenja putem telefona.

8 Garantno pismo- ovo je poseban oblik pisma koje se šalje kao obaveza plaćanja kupovine, pružene usluge i sl. Mora naznačiti vrstu operacije koja se izvodi. Pismo se završava frazom “Garantujemo plaćanje” i navođenjem vaših bankovnih podataka. Takvo pismo mora imati dva potpisa - menadžera i glavnog računovođe.

9 Kružna slova. Njihov cilj je da informacije istog sadržaja prenesu na više adresa.

Takva pisma se obično šalju unutar organizacije koju potpisuje menadžer o opštim pitanjima.

Od pamtivijeka, pisanje je bilo i ostaje jedan od najčešćih načina razmjene informacija. Vrste pisama su se značajno promijenile tokom godina. Ako prije 30 godina građani naše zemlje nisu mogli ni zamisliti elektronski prijenos informacija, sada gotovo sve kompanije svoj rad zasnivaju na takvoj dokumentaciji. Iako se proces prijenosa značajno promijenio, vrste i suština slova ostaju isti.

Vrste poslovnih pisama

U procesu poslovanja bilo kojeg poduzeća, poslovna pisma se koriste za rješavanje širokog spektra pitanja. Dakle, postoji dosta vrsta pisane dokumentacije.

Vrste poslovnih pisama po teritorijalnoj osnovi:

korespondencija koja se obavlja unutar zemlje;
prepiska od međunarodnog značaja.

Na osnovu načina dostave pisma primaocu, razlikuju se:

korespondencija poslana poštom;
pisma poslana faksom;
poruke koje imaju oblik e-pošte.

Na osnovu statusa učesnika u prepisci:

korespondencija pravnih lica (u ime preduzeća, organizacije);
prenošenje korespondencije između pojedinaca.

Poslovna pisma se razlikuju na osnovu broja primalaca:

pismo upućeno 1 primaocu;
pisma koja su adresirana na više primalaca odjednom.

Vrste poslovnih pisama se distribuiraju ovisno o području primjene:

korespondencija menadžmenta organizacije;
Korespondencija u komercijalne svrhe;
pisma u vezi sa sudskim predmetima;
ličnu prepisku.

Vrste engleskih slova razlikuju se po smjeru:

proaktivno dopisivanje.
odgovorite na prepisku.

Po vrsti pisanja pisma:

regulisana (pisma napisana na osnovu utvrđenog obrasca);
neregulisano (slova koja nisu regulisana pravilima).

Vrste slova po stepenu hijerarhije:

pisma organizacija koje zauzimaju viši administrativni položaj;
korespondencija podređenih organizacija;
pisma trećih organizacija koja nisu navedena u ugovoru.

Na osnovu teme poruke možemo istaći:

finansijska korespondencija;
pravna korespondencija;
pisma u vezi sa materijalno-tehničkom bazom organizacije.

Pisma se mogu podijeliti u zavisnosti od svrhe koju želi pošiljalac:

prepiska koja se šalje primaocu radi rješavanja radnih pitanja;
pisma bontonske prirode koja se šalju da utiču na emocije primaoca.

Vrste informativnih pisama

Na osnovu funkcionalne namjene razlikuju se sljedeće vrste slova:

1. Informativna pisma su poruke čija je osnovna svrha pružanje informacija primaocu. Ova vrsta korespondencije može se predstaviti sljedećim tipovima:

Informativna poruka je poruka koja obično sadrži službene informacije. Često objašnjava suštinu propisa i zakona. Pisma informativne prirode mogu se slati širokom spektru primalaca.
Pismo poruke je poruka kojom pošiljalac saopštava informacije koje su interesantne i relevantne za obe strane. Ova vrsta pisma može biti proaktivna ili kao odgovor na prethodno poslanu poruku sa zahtjevom ili zahtjevom.
Propratno pismo je poruka koja objašnjava i dopunjuje paket dokumenata koji se šalju. Na primjer, ako se prijavljujete za posao, potrebno je da pošaljete kratku listu i sadržaj zajedno sa vašom biografijom, opisom posla, biografijom i drugim potrebnim dokumentima.

Poruka podsjetnika je pismo kojim se od primaoca traži da izvrši dužnost ili radnju kako je dogovoreno.
Obaviještena poruka je pismo koje obavještava o predstojećim masovnim zajedničkim događajima (seminari, konferencije, itd.). Obično se ova poruka šalje velikom krugu primalaca, predstavnicima drugih organizacija, kako bi ih pozvali i ohrabrili da učestvuju.

Obaveštenje ne samo da obaveštava o datumu i vremenu predstojećeg događaja, već io temi, ciljevima i uslovima održavanja:

Poruka obavijesti je pismo koje služi za prenošenje službenih informacija o javnom događaju ili sastanku. Obaveštenje, po pravilu, obaveštava širok krug zainteresovanih, pa se može objaviti u štampanim medijima.
Reklamno pismo je poruka koja pozitivno djeluje na potencijalne kupce robe i usluga, povećava želju za kupnjom određenog artikla ili korištenjem usluga.

Pismo zahtjeva i pismo ponude

Pismo zamolnice ili pismo za prijedlog je vrsta obavijesti koja podstiče primaoca da preduzme određene radnje koje zanimaju pošiljaoca pisma.

Postoje glavne vrste pisama zahtjeva i prijedloga:

Pismo sa zahtjevom je poruka koja ima za cilj podsticanje na akciju ili dobijanje važnih informacija za autora pisma. Takva poruka sa zahtjevom u svakom slučaju zahtijeva odgovor.
Pismo koje sadrži zahtjev je poruka čija je osnovna svrha dobivanje službene potvrde, važnih informacija ili određenih dokumenata. Kao i pismo zahtjeva, zahtjev zahtijeva odgovor.
Pismo ponude je poruka koja ima za cilj da ponudi ponudu potencijalnom klijentu, partnerskoj organizaciji ili budućem zaposleniku. Takva poruka sa prijedlogom može biti ili proaktivna ili kao odgovor na prethodno primljeni zahtjev ili zahtjev.

Pismo prijave je poruka kojom organizacija izražava želju da učestvuje na određenom događaju, konferenciji, izložbi ili izražava svoju saglasnost za pružanje usluga ili isporuku robe. Ova vrsta pisma ne zahtijeva odgovor od primaoca. Najvažnije je da on odgovori na molbu i, na primjer, uključi organizaciju u plan događaja ili isporuči potrebnu robu ili pruži uslugu.
Pismo narudžbe je poruka koja sadrži inicijativni prijedlog kupca za potpisivanje ugovora sa određenim uslovima. Najčešće je narudžba odgovor na poslovni prijedlog.
Pozivno pismo je poruka koja sadrži prijedlog za učešće određene organizacije u određenim događajima. Ako organizacije imaju posebne memorandume, a događaj je svečan i zvaničan, onda se takvo pismo izdaje na njima.

Pismo prigovora i zahtjeva

Pismo koje sadrži zahtjev ili zahtjev je poruka koja se šalje organizaciji ili pojedincu u slučaju da jedna od strana nije ispunila svoje zadatke ili obaveze ili ih je izvršila na neodgovarajući način.
Pismo koje sadrži zahtjev je poruka čija je svrha da podstakne primaoca da ispuni preuzete obaveze i dodijeljene funkcije u slučaju da može doći ili je već došlo do kršenja postojećih ugovora.
Tužbeno pismo je poruka koja uključuje zahtjev za nepoštivanje glavnih tačaka zaključenog ugovora i zahtjev za naknadu štete.

Pismo odgovora sa odbijanjem ili prihvatanjem ponude

Odgovorno pismo je poruka koja se šalje autoru pisma zamolnice, poziva, zahtjeva ili prijedloga.

Vrste službenih pisama odgovora su sljedeće:

Pismo o saglasnosti je komunikacija koja uključuje pozitivan odgovor na pismo upita, ponudu ili zahtjev.
Pismo odbijanja je poruka koja uključuje negativan odgovor na pismo sa zahtjevom, zahtjevom ili ponudom.

Pisma koja sadrže obavezu, garanciju ili potvrdu

Vrste službenih pisama koje sadrže garanciju, obavezu ili potvrdu su:

Garantno pismo je poruka koja uključuje obavezu ili potvrđuje kvalitet na vrijeme obavljenog posla, isporuku robe ili isplatu kreditnih sredstava. Garancijska pisma mogu biti upućena i pravnim i fizičkim licima.

Pismo potvrde je poruka u kojoj primalac obavještava pošiljaoca inicijativnog pisma da je primio prethodno poslana dokumenta ili materijalna sredstva. Ova vrsta pisma takođe služi za saopštavanje saglasnosti za učešće u događaju ili za sprovođenje prethodno potpisanih određenih klauzula ugovora.
Pismo preporuke je poruka u kojoj, po pravilu, organizacija predstavlja referencu na pojedinca kako bi se zaposlio ili prošao obuku itd.

Pisma etiketa

Pisma etiketa su poruke koje imaju za cilj izražavanje saučešća, pažnje, čestitke ili učešća.

Postoje sljedeće vrste etiketnih pisama:

Pismo čestitke je zvanična poruka koja se šalje da se osobi čestita poseban događaj.
Pismo zahvalnosti je poruka koja se šalje fizičkom ili pravnom licu kako bi se izrazila zahvalnost za pružene usluge, preduzete mjere ili preduzete radnje.
Pismo saučešća je vrsta teksta koji se sastavlja kada je potrebno učestvovati i izraziti saučešće. Ovo pismo se šalje u slučaju smrti, prirodne katastrofe ili nesreće.
Pismo izvinjenja je poruka u kojoj se pošiljalac izvinjava zbog netačnog izvršenja usluga ili radnji.

Koje vrste poštanskih pošiljaka postoje?

Postoje različite vrste slova. Pošta razlikuje sljedeće vrste pošiljaka:

Jednostavno pismo je poruka čiji je proces slanja najlakši. Potrebno je da uzmete dokument ili poruku ispisanu na papiru, stavite je u kovertu, napišete adresu primaoca i pošiljaoca indeksom, zalijepite markicu i stavite kovertu u poštansko sanduče. Jedan od nedostataka ove vrste pisma je to što pošiljalac ne može da prati kada je njegova poruka poslata. Iako statistika pokazuje da većina pisama uspješno stigne do primaoca. Međutim, bolje je ne slati važne dokumente jednostavnim pismom. Nedostatak ove vrste slanja poštom je u tome što će nakon vašeg slanja pismo biti izvagano. Ako se pokaže da je veći od norme (približna veličina je 2 lista papira) s običnim pečatom, bit će vraćen u jednu od poštanskih ureda. Da biste ga ponovo poslali, morat ćete stati u red i platiti nekoliko novčanica dodatno za višak.

Naručeno pismo. Takvu poruku treba registrovati u jednoj od poštanskih ureda. Kada pismo stigne primaocu, možete saznati uvidom u potvrdu.
Preporučeno pismo sa dostavom. Posebnost od običnog preporučenog pisma je to što se uz njega prilaže poseban kupon za otkidanje na kome se navodi: adresa pošiljaoca, ime i adresa primaoca, te kratak opis onoga što se nalazi u koverti. Nakon nekoliko dana, ovaj kupon se mora dostaviti pošiljaocu uz potpis primaoca kao garanciju da je pismo predato lično.
Preporučeno pismo sa spiskom priloga. Takva poruka se može poslati ili kao registrovana poruka ili uz obavijest. Najvažnije je ispuniti poštanski obrazac s popisom priloga, koji je dostupan u bilo kojoj pošti. Popunjava se u dva primjerka, od kojih jedan sa nezapečaćenim pismom treba dati poštanskom službeniku, a drugi ostaje kod vas.

Slova kao vid govorne aktivnosti

Postoje samo 4 vrste govorne aktivnosti: slušanje, govor, čitanje i pisanje. Također treba napomenuti da su se govor i slušanje pojavili, naravno, prije pisanja i čitanja. Donedavno su prve vrste govorne aktivnosti ostale glavne. Pisanje i čitanje ne samo da su postali ravnopravni, već su postali popularniji i dominantniji. Sve se to dešava zbog brzog uvođenja IT tehnologija, popularizacije interneta širom planete, kao i razvoja zavisnosti od tehničkih sredstava za prenos informacija.

Pisanje kao vid govorne aktivnosti zauzima vodeću poziciju, budući da savremeni ljudi sve više vremena provode na poslu, a komunikacija na društvenim mrežama uz prenošenje poruka sve više zamjenjuje komunikaciju licem u lice. U savremenim uslovima teško je zamisliti organizaciju čiji rad ne bi zavisio od elektronske pošte.

Pisanje kao aktivnost je veoma efikasan način komunikacije, ali, uprkos svim prednostima, ima i mnogo nedostataka:

Primalac nije prisutan kada je pismo napisano, tako da nema međupovratne informacije.
Autor nema mogućnosti da intonira pismo, pa ga primalac može dvosmisleno shvatiti. Pošiljalac mora duže i pažljivije birati fraze kako bi ispravno protumačio misli.
Pošiljalac nema mogućnost da koristi govor tijela i izraze lica.

Pisma Deda Mrazu

Postoje razne vrste pisama Djedu Mrazu. Ovakva poruka je veoma važna u životu svakog deteta, pa deca veoma ozbiljno shvataju njeno pisanje. Roditelji treba da promisle kroz sve male detalje njegovog pisanja kako bi pomogli svojoj djeci da sve lijepo urede.

Važnost ove vrste pisma ne može se potcijeniti, jer roditelji iz njegovog sadržaja mogu saznati šta njihova beba zaista želi. A djeca pokazuju svoju maštu i stiču prve vještine pisanja poruka na igriv način. I što je najvažnije, oni to rade sa velikim zadovoljstvom.

Postoji 5 vrsta pisama i primjeri njihovog dizajna za Djeda Mraza:

Šablon za poruku Deda Mrazu. Ova vrsta je najjednostavnija od svih vrsta. Vi samo trebate pronaći opciju dizajna koja vam se sviđa za pismo s razglednicom i odštampati ga, dodajući svoje detalje i želje.
Ručno rađena razglednica za Djeda Mraza. Dijete može pripremiti takvu kartu uz pomoć odrasle osobe ili samostalno. Da biste to učinili, samo trebate uzeti list raznobojnog kartona i na njemu napraviti ukrase (božićna drvca, pahulje, snjegovići, vjeverice, simbol nadolazeće godine, Djed Mraz, Snjeguljica itd.) od kiše ili vata. Za lijepu dekoraciju možete koristiti i raznobojnu tkaninu, perle, obojeni ili bijeli papir, serpentine, perle, pijesak, ljuske oraha.
Porodično pismo. Možete napisati originalno pismo sa simbolima vaše porodice. Da biste to učinili, morate smisliti pseudonime za članove porodice ili jednostavno sve nazvati likovima iz bajke ili crtanih filmova. Za takvo pismo je bolje uzeti pergament i napisati poruku lijepim rukopisom, dodajući na kraju simbole svoje porodice: zastavu, grb i pečat.
Kolaž u novogodišnjem stilu. Možete uzeti bijeli karton ili list papira i na njega zalijepiti unaprijed izrezane figure djece, životinja, Djeda Mraza, Snjeguljice i drugih omiljenih likova.
Marke i koverte. Bolje je odabrati svijetlu i svečanu kovertu za takvu priliku. Možete ga kupiti u prodavnici ili napraviti sami tako što ćete zalijepiti markicu. Kovertu možete ukrasiti i na neobičan način u novogodišnjem stilu i kreirati vlastiti pečat.