Длъжностни задължения на секретаря. Длъжностна характеристика и отговорности на секретаря Длъжностни отговорности на секретаря на SNT

Квалификационен справочник за длъжности на ръководители, специалисти и други служители, утвърден. Резолюция на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 класифицира длъжността секретар на управителя като технически изпълнител.

СЕКРЕТАРЯТ е изпълнителен помощник, който отговаря за документалното осигуряване на дейността на ръководителя, структурното звено или организацията като цяло, работещ самостоятелно, без пряк контрол от ръководителя, вземайки решения и изразявайки преценки по въпроси от неговата компетентност.

Международна асоциация на секретарите

Квалифициран секретар освобождава до 30% от работното време на мениджъра, предоставя необходимата информация на всеки четвърти посетител и самостоятелно разрешава до половината от всички телефонни запитвания

Но професионалните задачи и функции на секретаря до голяма степен се определят от посоката и спецификата на дейността на организацията, нейната корпоративна култура, стила на работа на мениджъра и някои други фактори.

Квалификационният указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители съдържа квалификационните характеристики на следните служители на секретариата:

машинописки;

секретар-машинописец;

секретарка на управителя;

секретар-стенограф;

администратор;

научен секретар.

Всяка квалификационна характеристика, включена в наръчника, е нормативен документ, регламентиращ съдържанието на функциите, изпълнявани от служителя.

Съответствието на служителя с изискванията за квалификация е необходимо, но не достатъчно условие за неговата ефективна работа. В зависимост от сферата на дейност на организацията, нейната корпоративна култура, организационна структура, размер, стил на управление, списъкът с функционални отговорности на секретаря може да бъде различен и тяхното ефективно изпълнение изисква не само подходящо ниво на професионални знания, но и определени умения, способности, бизнес и лични качества.

Секретар в търговска организация

В съвременните търговски структури няма ясно разделение на секретарите по квалификация, както е предвидено в Наръчника за квалификация, а терминът „секретар“ се използва за обозначаване на секретари на различни нива.

Пазарът на труда за секретари днес е представен от такива позиции като телефонен секретар, секретар на рецепцията; офис секретар; помощник секретар; секретар-деловодител; офис мениджър (администратор); секретар-преводач; асистент (личен секретар) на управителя; шеф на секретариата.

Нека разгледаме основните длъжностни отговорности и изисквания към тези категории работници.

Секретарката е на телефона. Основните служебни задължения включват отговаряне и пренасочване на телефонни обаждания и получаване на факсове. Телефонният секретар трябва да знае основните правила за провеждане на телефонни разговори, да говори добре и да може да използва офис оборудване. Допълнително изискване е да имате приятен глас.

В чуждестранни компании и руски фирми, работещи с чуждестранни клиенти, позиция, подобна по естество на работа, може да се нарече секретар на рецепцията. Освен да отговаря на телефонни обаждания, нейните задължения включват срещи с клиенти и организиране на преговори. Едно от основните изисквания към кандидатите за тази позиция е владеене на чужд език на добро разговорно ниво.

Секретарят на ръководителя (офиса) изпълнява доста голям брой задължения: приемане на телефонни обаждания, срещи с клиенти, провеждане на офис работа, снабдяване на офиса с офис консумативи и консумативи. Секретарят на управителя трябва да познава системата за управленска документация, бизнес етикета и да може да използва компютър, компютърни програми и интернет ресурси.

Работните задължения на помощник-секретаря, в допълнение към изброените по-горе, включват планиране на работното време на мениджъра, подготовка и организиране на срещи и изпълнение на важни задачи. В тази връзка помощник-секретарят трябва да познава добре сферата на дейност на компанията и нейния управленски екип, както и да умее да работи с информационни и правни системи.

В големите компании често се въвежда длъжността офис мениджър (администратор), чиито отговорности включват решаване на всички въпроси за осигуряване на функционирането на офиса (закупуване на офис консумативи и консумативи, организиране на почистване на помещения), управление на куриери и секретари, наблюдение на спазването на работния график и др. Офис мениджърът трябва да познава основите на маркетинга, управлението, организацията на производството, да може да организира офис работа, да подготвя презентации и преговори. Добрите организационни умения са задължителни.

Длъжността секретар-преводач е предвидена във фирми, извършващи активна външноикономическа дейност. В допълнение към владеенето на чужд език, специалистът трябва да има познания по специална терминология, способност за улесняване на преговорите, овладяване на техниката на устен и писмен превод и способност да придружава мениджър в командировки в чужбина. Познаването на бизнес етикета е задължително изискване.

Помощникът на мениджъра (личен секретар) следи за изпълнението на инструкциите, решенията, спазването на вътрешните трудови разпоредби, помага на ръководителя да формулира конструктивни решения, организира срещи и преговори, планира и организира работния ден на мениджъра. Помощник-мениджърът трябва да има познания в областта на управлението, документацията за управление, да познава основите на организацията на труда, икономиката и технологията. Допълнителни изисквания са психологическа съвместимост с мениджъра и познаване на правилата на етикета.

Позицията на ръководител на секретариата се въвежда, като правило, в големи компании с персонал от най-малко 5-8 секретари в офиса. Основните длъжностни задължения са разположението, организацията, координацията на работата на секретарите и контролът върху тяхната дейност. В някои компании служебните задължения на ръководителя на секретариата са частично съчетани с функциите на администратор (офис мениджър).

През последните години, в контекста на новите икономически и социални реалности, започнаха да се появяват интегрирани изисквания към секретарите. Всъщност много работодатели започват да изискват служителите да отговарят на международните професионални стандарти. Основата на професионалните стандарти в Европа и САЩ е стандартът ISO-9000 - на него се основават системите за управление на качеството, в центъра на които е сертифициран служител.

Всяка квалификационна характеристика, включена в указателя, е нормативен документ, регламентиращ съдържанието на функциите, изпълнявани от служителя.

В съвременните търговски структури няма ясно разделение на секретарите по квалификация, както е предвидено в квалификационния указател, а терминът „секретар“ се използва за обозначаване на секретари от различни нива

Пазарът на труда за секретари днес е представен от такива позиции като телефонен секретар, секретар на рецепцията, секретар в офиса, помощник-секретар, деловоден секретар, офис мениджър, секретар-преводач, изпълнителен асистент, ръководител на секретариата.

Правното регулиране на дейността на секретаря се извършва с помощта на длъжностни характеристики. Длъжностната характеристика на секретаря е съставена така, че да обхваща целия набор от професионални права и отговорности на този служител. В него са определени неговите права и трудови задължения, както и отговорността при неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовата му функция.

Важността на длъжностната характеристика на секретаря е много голяма. Преди всичко е необходимо да се избягват нарушения на трудовото законодателство и да се уточнят задълженията на посочения служител, тъй като той съдържа основните изисквания към секретаря по отношение на специални знания, познаване на закона, определени методи и средства, които секретарят трябва да може да използва при изпълнение на служебните си задължения.

Длъжностната характеристика на секретаря има определена форма. В същото време, когато го разработва, работодателят трябва да разчита на разпоредбите на структурното звено на организацията. Длъжностната характеристика и правилникът за структурното звено са взаимосвързани документи, които се допълват взаимно. Тази връзка може да се види във факта, че отговорностите на всеки секретар произтичат от задачите и функциите на структурното звено на самата организация.

Длъжностната характеристика се съставя по общ формуляр. Текстът на длъжностната характеристика на секретаря включва следните раздели:

1. Общи положения”;

2) "Функции";

3) „Длъжностни задължения”;

4) "Права";

5) „Отговорност“.

Трябва също да се отбележи, че ефективната съвместна работа между мениджъра и секретаря е възможна само ако има пълно взаимно доверие между тях. Това доверие се основава на единство на възгледите, общо разбиране на целите и задачите на работата, страст към работата, желание за постигане на висока ефективност на организацията, достатъчно професионално обучение, усърдие и надеждност на секретаря, усвояване на индивидуален стил на работа на мениджъра, способност за разбиране и прогнозиране на хода на неговите мисли и логиката на преценките, взаимно уважение.

Също така важни фактори за успеха на работата на личния секретар са способността да се държи с хората и способността да създава впечатление, което повишава авторитета на мениджъра. Секретарят трябва да бъде важна връзка в системата за контакти на своя ръководител, осигуряваща ефективна комуникация и навременно предприемане на необходимите мерки. Секретарят е личен представител на своя мениджър и изпълнението на тази ключова роля изисква способността да се направи благоприятно впечатление на служителите на организацията и представители на други компании. Ролята на секретаря на мениджъра, както е дефинирана в брошурата на Европейската асоциация на професионалните секретари, е да познава същността на дейността на своя мениджър и да може да поеме значителна част от тази работа.

1.1. Секретарката на управителя е от категорията на техническите изпълнители.

1.2. За длъжността секретар на управителя се приема лице с висше професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.

1.3. Секретарят на мениджъра трябва да знае:

— укази, заповеди, заповеди и други ръководни материали и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и воденето на документация;

— структура и управление на предприятието и неговите поделения;

— организация на работата в офиса;

— методи за регистрация и обработка на документи;

- архивно дело;

- машинопис;

— правила за използване на домофони;

— стандарти за единна система от организационна и административна документация;

— правила за отпечатване на бизнес писма с помощта на стандартни формуляри;

— основи на етиката и естетиката;

— правила за бизнес комуникация;

— основи на организацията и управлението на труда;

— правила за работа с компютърна техника;

— основи на административното право;

— основи на трудовото законодателство;

— Правилник за вътрешния трудов ред;

— правила за защита на труда и пожарна безопасност;

— ______________________________________________________________________.

1.4. Секретарят на управителя в своята дейност се ръководи от:

— Харта (Правилник) ________________________________________________;

(име на компания)

— тази длъжностна характеристика;

— _____________________________________________________________________

(други актове и документи, пряко свързани с

трудова функция на секретар на управителя)

1.5. Секретарят на управителя докладва директно на _______________

__________________________________________________________________________.

(име на длъжността на мениджъра)

1.6. По време на отсъствието на секретаря на управителя (ваканция, болест и др.), Неговите задължения се изпълняват от служител, назначен по предписания начин, който придобива съответните права и носи отговорност за неизпълнение или неправилно изпълнение на възложените му задължения. във връзка със замяната.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функции

2.1. Организационна и техническа поддръжка на дейността на ръководителя на организацията.

2.2. Водене на отчетност.

2.3. Следи за изпълнението от служители на заповеди и инструкции на ръководителя.

Служебни задължения

Секретарят на управителя изпълнява следните задължения:

3.1. Извършва работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на организацията.

3.2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или подготовка на отговори.

3.3. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения.

3.4. Приема документи и лични изявления за подпис от управителя.

3.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

3.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни звена и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изготвените проекти на документи, предадени на ръководителя за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране.

3.7. Организира телефонните разговори на управителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, довежда информация до своя своевременно внимание, получено по комуникационни канали.

3.8. По указание на ръководителя съставя писма, искания и други документи и подготвя отговори до авторите на писмата.

3.9. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.

3.10. Следи за изпълнението от служителите на организацията на издадените заповеди и инструкции, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.

3.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

3.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, офис консумативи и създава условия, благоприятстващи ефективната му работа.

3.13. Отпечатва, по указание на ръководителя, официални материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни.

3.14. Организира приемането на посетители, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите.

3.15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установения срок.

3.16. Копира документи на лична копирна машина.

3.17. ____________________________________________________.

(други задължения)

права

Секретарят на управителя има право:

4.1. Участвайте в срещи по организационни въпроси.

4.3. Участва в обсъждането на въпроси, свързани с изпълняваните от него задължения.

4.4. Изискване от ръководството за оказване на помощ при изпълнение на служебните задължения.

4.5. ______________________________________________.

(други права)

Отговорност

5.1. Секретарката на управителя носи отговорност:

- за неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - по начина, установен от действащото трудово законодателство на Руската федерация;

- за нарушения и престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - по начина, установен от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация;

Отговорностите на секретарката на управителя са много разнообразни: планиране на работния ден на шефа, организиране на работата в офиса, преговори с клиенти и партньори по указания на шефа, намиране и осигуряване на превозни средства за управителя и други служители и услуги, организиране на срещи, както в в офиса и извън него, водене на документация и много други служебни въпроси. В допълнение, шефът може да възлага лични проблеми на своя помощник, например изпращане на поздравления (подаръци, цветя) за празници не само на организации, с които компанията си сътрудничи, но и на роднини. Тъй като работният ден на мениджъра обикновено е нередовен, секретарят често трябва да остане до късно на работа.

За да стане незаменим помощник на шефа, секретарят трябва да притежава такива лични качества като готовност за работа, усърдие, точност, отговорност, деликатност, скромност, умерена инициативност, способност да запомня и да прави заключения. Невъзможно е да заемете тази позиция без да имате умения за машинопис (200 удара/мин), работа в офис, стенография и добри компютърни познания. Всички тези умения се придобиват независимо от книги и уроци (има много от тях), в процеса на предишна работа или в курсове. Професионалните умения също изискват способност за преговори, грамотност и добро владеене на устен и писмен език, тъй като секретарят на мениджъра трябва да записва поръчки, да води бизнес кореспонденция и др.

Ако задълженията са доминирани основно от работата на секретар-чиновник, тогава се изисква висше езиково образование, но ако е необходим асистент, тогава се дава предимство на висшето образование в областта на специализацията на компанията.

Психологическата съвместимост, сходството на героите, както и способността на секретаря да поддържа нисък профил играят много важна роля. Тези, които са напълно доволни от позицията на асистент, дясна ръка, отиват в тази професия. Понякога мениджърът е несправедлив към секретарката си, тъй като е по-вероятно от другите да попадне под горещата ръка.

Въпреки това, добрият шеф и умната, опитна секретарка функционират като една добре смазана машина. Има много примери за това, особено за секретарки на учени или писатели. Много известни хора са започнали като секретарки.

Друг деликатен въпрос не може да бъде пренебрегнат: извънработните отношения между шефа и неговата секретарка. За да не попаднете в двусмислена ситуация, трябва незабавно да погледнете по-отблизо потенциалния шеф и, когато отивате на интервю, да се обличате по начин, който подчертава вашите бизнес качества, а не външните ви предимства. Ако не получите тази позиция, тогава шефът се нуждаеше от нещо съвсем различно от секретарката и вие успешно сте избегнали проблемите.

Когато кандидатствате за работа, трябва да обсъдите подробно задълженията си или още по-добре да поискате длъжностна характеристика. Често наивността на секретарките, повечето от които са млади момичета, които малко разбират хората и живота, се превръща в една от причините за неприятни последици. Приемайки и насърчавайки подаръци, отговаряйки на предложенията, поддържайки игриви разговори и двусмислени шеги, обличайки се в открити или провокативни тоалети, момичето често несъзнателно създава впечатление за своята наличност. Следователно, без да намаляваме вината на тези, които обичат да се възползват от служебното си положение, все пак си струва да ги предупредим да не правят грешни стъпки.

Въпреки че секретарят е най-близо до мениджъра, неговото кариерно израстване е ограничено. Разбира се, има изключения от всяко правило, но не бива да се заблуждавате твърде много.

В зависимост от набора от изисквания, използването на владеене на чужди езици, трудов опит и функционални отговорности, заплатата също варира: от 200 до 800 USD. д. Имайте предвид, че ако свободната позиция „личен асистент“ показва заплата над 1000 USD. Тоест с голяма степен на вероятност можем да предположим, че това е мрежов маркетинг.

Основните функции включват:

извършване на работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието;

водене на отчетност;

организация на приемане на посетители Зиновиева Н. Б. Документация: учебно-методическо ръководство. - стр.75..

Секретарят на управителя трябва в хода на своята дейност:

извършва работа по организационна и техническа поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието;

приема кореспонденция, получена от ръководителя, за разглеждане, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или подготовка на отговори;

извършват офис работа, извършват различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения;

приема документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието;

подготвя документи и материали, необходими за работата на управителя;

следи за навременния преглед и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изготвените проекти на документи, представени на ръководителя за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране;

организира телефонни разговори на управителя, записва информацията, получена в негово отсъствие, и предоставя съдържанието й на неговото внимание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, незабавно предоставя на неговия информация за внимание, получена чрез комуникационни канали;

от името на управителя изготвя писма, искания, други документи, изготвя отговори на авторите на писмата;

извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържане и изготвяне на протоколи от срещи и срещи;

упражнява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол;

поддържат контролно и регистрационно досие;

осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, офис консумативи и създава условия, благоприятстващи ефективната му работа;

отпечатва, по указание на ръководителя, официални материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни;

организира приемането на посетителите, улеснява бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите;

оформя делата в съответствие с утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава навреме в архива;

копиране на документи на лична копирна машина Стандартни инструкции за секретаря на управителя. Банка с длъжностни характеристики.=http//www/kadrovik.ru/.

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА

Секретар на гл

1. Общи положения

1.1. Тази инструкция е изготвена в съответствие с постановлението на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37 „Общоотраслови квалификационни характеристики на длъжностите на работниците, заети в предприятия, учреждения и организации.“

1.2. Секретарят на управителя принадлежи към категорията технически изпълнител.

1.3. Тази длъжностна характеристика определя длъжностните задължения, правата и отговорностите на секретаря на управителя.

1.4. За длъжността секретар на управителя се приема лице с висше професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.

1.5. Секретарят на ръководителя се назначава на длъжността със заповед на директора на техникума, докладва на директора на техникума и ръководителя на структурното звено на службата за документация на техникума.

1.6. Секретарят на мениджъра трябва да знае:

Конституция на Руската федерация;

Трудово законодателство;

Основни положения на Единната държавна система за управление на архивите;

Законови и регулаторни правни актове, резолюции, правилници, инструкции и други нормативни документи на висши органи, свързани с документацията на техническото училище;

Основни нормативни и методически документи, регламентиращи правилата за съставяне и обработка на документи и организиране на работа с тях,

Указания за работа в офиса;

Стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация;

Процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали;

Методи за изследване, анализ, проектиране и разработване на документационни системи;

Редът за регистрация, класификация, съхранение, проверка на ценността на документите;

Организация на архивното дело;

Процедурата за планиране, проектиране и технология на работа, базирана на организационни и компютърни технологии на службата за поддръжка на управление на документи;

Организация и управление на труда;

Структурата на техникума и неговите услуги;

Правилник за вътрешния трудов ред на техникума;

Правила и разпоредби за защита на труда.

1.7. Секретарят на управителя се ръководи в работата си от:

Устав, заповеди и инструкции на директора на техникума;

Основните нормативни и методически документи, регламентиращи правилата за съставяне и обработка на документи и организиране на работата с тях, инструкции за деловодство;

Правилник за вътрешния трудов ред на техникума;

Тази длъжностна характеристика.

1.8. По време на ваканция или временно отсъствие на секретаря на ръководителя, неговите задължения се възлагат на служителя на службата за предучилищно образование със заповед на директора на техническото училище. Това лице придобива съответните права и носи отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

2. Функции

2.1. Организационна и техническа поддръжка на дейността на ръководителя на организацията.

2.2. Водене на отчетност.

2.3. Следи за изпълнението от служители на заповеди и инструкции на ръководителя.

3. Длъжностни задължения

Секретарят на управителя изпълнява следните задължения:

3.1. Извършва работа по организационно и техническо осигуряване на административно-административната дейност на директора на техникума.

3.2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от директора, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или изготвяне на отговори.

3.4. Приема документи и лични изявления за подпис от управителя.

3.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

3.10. Следи за изпълнението от служители на техникума на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.

3.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

3.16. Копира документи на лична копирна машина.

3.17. Изготвя и издава удостоверения по различни въпроси на учениците.

3.18 Изпълнява други указания от ръководителя на техникума и ръководителя на структурното звено (DOU) на техникума по въпроси, възникнали във връзка със служебни нужди.

4. Права

Секретарят на управителя има право:

4.1. Получават от ръководителите на службите на техническите училища информацията, необходима за извършване на тяхната дейност;

4.2. Внася предложения по въпросите на деловодството в техникума за разглеждане от непосредственото ръководство;

4.3. Изискване от сервизните мениджъри да съдействат при изпълнението на техните задължения.

5. Отговорност

Секретарят на управителя отговаря за:

5.1. За неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовите си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в рамките, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

5.2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от трудовото, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.4. За нарушение на изискванията на федералния закон „За личните данни“ и други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и вътрешните разпоредби на техникума, регулиращи въпросите за защита на интересите на субектите на лични данни, процедурата за обработка и защита на личните данни - в границите, установени от действащото законодателство на Руската федерация.

5.5. За неизпълнение или неправилно изпълнение на функциите и задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика, заповеди, инструкции, инструкции на ръководството на техникума, които не са включени в тази длъжностна характеристика, но възникват във връзка с производствена необходимост и други нарушения - в съответствие с с действащото законодателство на Руската федерация: забележка, порицание, уволнение.

6. Взаимодействия

Главен секретар:

6.1. Работи по график при 40 часова работна седмица и утвърден от директора на техникума.

6.2. Самостоятелно планира работата си за всяка учебна година и полугодие. Работният план се одобрява от директора на техникума не по-късно от пет дни от началото на планирания период.

6.3. Получава от директора на техникума информация от нормативен, организационен и методически характер и се запознава срещу разписка със съответните документи.

6.4. Систематично обменя информация по въпроси от своята компетентност със заместник-директорите на техникума и служителите на техникума.

6.5. Спазва конфиденциалност.

Всяко предприятие извършва своята дейност въз основа на местни разпоредби, които са съставени в съответствие с нормите на действащото законодателство. И тъй като всяка компания е отделен организъм, тя трябва да работи хармонично.

Един от важните документи, на които се основават дейностите на специалистите в предприятието, е длъжностната характеристика. Това е документ, който определя функционалните отговорности на служител в определена посока или специалност. Необходимо е задълбочено запознаване на служителите не само с техните отговорности, но и с техните права, правомощия и функции.

Длъжностната характеристика е местен документ, който определя правата и отговорностите на всеки служител в зависимост от заеманата длъжност и изпълняваната трудова функция.
Този документ е разработен от специалисти по човешки ресурси съвместно с юристи. Инструкциите се одобряват от работодателя или наетия ръководител, ако той има такива правомощия.

Работодателят е длъжен да запознае кандидата с длъжностната характеристика преди подписване на трудовия договор. Ако това не бъде направено, тогава работодателят няма да може да привлече служителя към дисциплинарна отговорност за неизпълнение на служебните му задължения.

Документът трябва да описва подробно длъжностните задължения на секретаря в зависимост от спецификата на работата. Колкото по-подробно са разписани тези отговорности, толкова по-лесно ще се разрешават досъдебни и съдебни конфликти между служителя и работодателя.

Защо ви е необходима длъжностна характеристика?

При изготвянето на този документ отговорното лице трябва да разчита на нормите на действащото федерално, регионално и местно ниво. Ръководителят на предприятието, като лице, отговорно за правилното управление на документооборота, трябва да провери това съответствие. Освен това ръководителят на персонала трябва да е наясно и със съответствието на инструкциите с действащото законодателство.

Съставя се или за група от еднакви позиции, или за конкретна отделна позиция. Служителят трябва да се запознае с документа срещу подпис. Това трябва да се направи при кандидатстване за работа. Ако не е съставен правилно, тогава служителят и ръководителят със сигурност ще имат разногласия и конфликтни ситуации относно разделението на труда и функциите, изпълнявани от служителя.

При правилното изготвяне на длъжностните характеристики ръководството трябва да преследва конкретни цели и да решава следните задачи:

правилно разпределете работните отговорности между служители на сходни позиции. Необходимо е ясно да координирате действията си, за да постигнете най-полезния резултат;
подобряване на психологическия климат в екипа, подобряване на средата. Необходимо е да се намали възможно най-много вероятността от конфликти;
ясно разграничават правата и отговорностите на специалистите от същото ниво, уточняват правомощията им и ясно определят отговорностите на всеки. Ако е необходимо, можете отделно да се съсредоточите върху дисциплинарни санкции, които могат да бъдат приложени към специалист под формата на отговорност за пренебрегване на задълженията им;
за осигуряване на психологическо и трудово облекчение на служители, които са принудени да съвместяват няколко позиции. Не е достатъчно просто да ги разтоварите, този товар трябва да бъде разпределен правилно и равномерно;
създаване на система от психологически и финансови стимули и мотивация;
правилно разпределете отговорностите между мениджърите.

С помощта на длъжностната характеристика ръководството на предприятието осъществява всички аспекти на взаимодействие между управленския апарат и персонала. Но не винаги е възможно да се постигне максимален възможен резултат. Следователно трябва правилно да изберете и назначите лицето, което ще отговаря за изготвянето на длъжностни характеристики.

В зависимост от големината на фирмата и броя на наетия персонал се изготвя стандартна инструкция за група от еднакви длъжности. При необходимост могат да се направят корекции за конкретна позиция. Ако компанията е малка, има само 25-50 души, тогава документът се съставя за всяка позиция поотделно. Отговорното лице е служител на отдел „Човешки ресурси“.

Основни правила за съставяне на длъжностна характеристика на секретар

За позиция като секретар (може да бъде многостепенна, като се започне от секретар на ръководителя на структурно звено до секретар на ръководителя на холдинг или концерн), няма разработена унифицирана форма на длъжностна характеристика. Следователно всяко предприятие има право да избере как да състави документ.

Когато съставя документ, отговорният служител трябва да помни, че е необходимо да се вземат предвид спецификите на дейността на конкретно предприятие. В компании от различен тип секретарите могат да изпълняват различни функции и отговорности. Това трябва да се вземе предвид при компилирането.

Можете да разчитате на общоприет шаблон. Всяка длъжностна характеристика трябва да съдържа следните разпоредби:

Ако е необходимо, към длъжностната характеристика на секретаря могат да се добавят допълнителни раздели:

"условията на труд". Тук можете да направите справка с вътрешния правилник, за да определите работното време на секретаря. Ако има нужда от придружаване на мениджъра в командировки, този нюанс може да бъде отразен и тук;
"право на подпис" Секретарят може да подписва документи в рамките на правомощията си.

Длъжностната характеристика, съставена от отговорния служител на отдела по човешки ресурси, трябва да премине през процедурата за одобрение от ръководителя на отдела по човешки ресурси. Освен това самият секретар трябва да бъде запознат с него срещу подпис.

Изготвяне на длъжностна характеристика на секретар

Документът се съставя в един екземпляр. Подписва се лично от секретаря след внимателно прочитане и изучаване. Ако едно предприятие има няколко секретари в персонала, тогава можете да отпечатате няколко копия, като направите съответните промени за всеки поотделно, в зависимост от позицията на мениджъра, към когото е „прикрепен“ секретарят.

Ако самият секретар се нуждае от допълнителен екземпляр за лично ползване, той може да направи копие на длъжностната характеристика, която вече е подписала. Не е забранено!

За да съставите правилно документ, трябва да следвате някои правила. По-специално, трябва да има „заглавие“ в горния десен ъгъл. Това е мястото за одобрение на инструкции от ръководителя на цялото предприятие. Тук трябва да попълните няколко реда:

трябва да има думата „потвърждавам“;
След това се посочва длъжността на мениджъра. Например „изпълнителен директор“ или „директор“;
Пълно име на ръководителя;
подпис на управителя.

След това в средата на листа трябва да посочите името на документа. Това е „длъжностната характеристика на секретар“. Едва след това се записват всички основни точки.

По-горе бяха споменати разделите, от които трябва да се състоят инструкциите на секретаря. Те се предписват в съответствие с правилника за изпълняваните задължения. Например, функционалните отговорности на секретар на ръководителя на отдел могат да бъдат малко „по-тесни“ от отговорностите на помощник на ръководителя на цялото предприятие.

След изготвянето на инструкциите те трябва да бъдат съгласувани със служителя, който отговаря за секретариата. Това може да бъде ръководителят на съответното структурно звено. Ако няма такова лице в персонала, тогава с ръководителя на службата за персонал или друг служител, чиито отговорности включват такава координация.

В края на документа се поставя знак за одобрение. Трябва да попълните няколко реда:

не забравяйте да посочите думата „съгласувано“;
длъжността е отговорност на човек;
съкратено наименование на фирмата;
Пълно име на този служител;
календарна дата за одобрение;
подпис на лицето, одобрило инструкциите.

След това трябва да дадете документа на самия секретар за преглед. Трябва също да попълните няколко реда:

Необходимо е да се посочи фразата „Прочетох инструкциите“;
длъжността секретар, посочена в щатното разписание;
съкратено наименование на фирмата;
Пълно име на този служител;
паспортни данни. Ако е необходимо, можете да направите копие на страницата на паспорта, където са посочени личните данни на секретаря. Приложете копие към инструкциите като потвърждение на посочените данни;
календарна дата за одобрение;
подпис на служителя, който потвърждава, че той действително е прочел длъжностната му характеристика.

Не трябва да „прекарвате“ документ, без да сте го прочели внимателно. Внимателното запознаване е гаранция, че той ще изпълнява задълженията си коректно и няма да работи за други служители. Ако секретарят се отклони от служебните си задължения или не ги изпълни, той носи отговорност.

Напротив, ако бъде подведен под отговорност за предполагаемо неизпълнение, той винаги може да се позове на инструкциите и да оспори заповедта на ръководството за налагане на дисциплинарно наказание. Това ще помогне и при подаване на жалба в инспекцията по труда или при завеждане на иск в съда. Затова трябва да внимавате!

Длъжностни задължения на секретаря

Всяка организация се нуждае от секретар. Следователно длъжностната характеристика на такъв служител ще бъде полезна за всяка компания. Секретарят може да бъде както ръководител на предприятието, така и ръководител на структурно звено. От това зависят служебните задължения на секретаря.

Задълженията на секретаря включват:

получаване и сортиране на кореспонденция, получена за шефа;
извършване на деловодство в рамките на дейността на отдел или структурно звено;
приемане на лични изявления от служителите за подпис от шефа;
подготовка на документи и материали, необходими на шефа за работа;
работа с компютърна, копирна и друга офис техника;
поддържане на контролни и регистрационни досиета;
отпечатване на документи, необходими на шефа за работа;
извършване на работа по подготовката на различни срещи, сесии и други срещи;
подготовка и отпечатване на документи, необходими за такива срещи;
организиране на посрещане на посетители;
поддържане на регистър на входящите и изходящите документи;
учтиво общуване по телефона;
други задължения, които зависят от спецификата на отдела или структурното звено.

Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя

Секретарката на управителя също има длъжностна характеристика. Задълженията на секретаря на управителя включват:

извършва работа по организиране на техническа поддръжка за дейността на мениджъра;
получава и сортира цялата кореспонденция, която пристига адресирана до мениджъра;
ако има такава необходимост, след това сортирайте цялата кореспонденция в структурни звена и организирайте доставката на тази кореспонденция до съответните структурни звена;
организиране на телефонни разговори с управителя;
приемане и записване на входяща информация по време на отсъствието на ръководителя;
работа с офис техника;
организиране на срещи, конференции и сесии;
подготовка и отпечатване на необходимите материали за срещи;
изпълнение на индивидуални указания от ръководителя.

Изтегли

Можете да изтеглите примерна длъжностна характеристика на секретар във формат .doc