Managementul costurilor proiectului: acțiuni ale managerului și echipei. Principii de bază ale managementului costurilor proiectului Managementul costurilor proiectului constă din următoarele procese

Una dintre primele întrebări pe care un investitor le va adresa inițiatorului proiectului va fi: „Cât costă?” Răspunsul este necesar pentru a lua o decizie adecvată cu privire la lansarea proiectului. Și este foarte important să găsiți acest răspuns. Pentru a fi complet sincer, veți obține un răspuns exact doar după finalizarea proiectului. În restul timpului, se cunosc doar ipoteze despre costul viitorului proiect.

Ipotezele privind costul proiectului și fondurile necesare pentru implementarea acestuia ar trebui prezentate sub forma unui document clar, structurat, care să răspundă la întrebările: cât, când și pe ce fonduri vor fi cheltuite în timpul proiectului.

Pe viitor, managerul de proiect va trebui să depună multe eforturi pentru a se asigura că ipotezele sale devin realitate și proiectul este finalizat în limita bugetului aprobat. Acțiunile enumerate ale managerului de proiect și ale echipei constituie conținutul managementului costurilor proiectului.

Conceptul de management al costurilor de proiect

Managementul costurilor este asigurat prin implementarea următoarelor procese pe parcursul proiectului:

• Costurile estimate;
• elaborarea bugetului proiectului;
• controlul costurilor proiectului.

Procesele de management al costurilor de proiect asigură:

• înțelegerea de către client și investitorul proiectului a costului proiectat al lucrărilor individuale, pachetelor de lucrări și al întregului proiect (proces de estimare a costurilor);
• o înțelegere clară de către managerul de proiect a când, cât și pe ce fonduri vor fi cheltuite în proiect (procesul de elaborare a bugetului);
• absența cheltuielilor neprevăzute în proiect, reducerea numărului de modificări și abateri ale bugetului efectiv de la bugetul de bază aprobat (proces de control al costurilor).

Mai mult, aceste procese, ca orice proces din timpul implementării unui proiect, pot fi iterative și desfășurate pe principiile dezvoltării secvențiale.

Principalele sarcini ale unui manager de proiect în managementul costurilor:

• determinarea regulilor și principiilor generale pentru managementul costurilor proiectelor;
• dezvoltarea unui sistem de management al costurilor de proiect;
• implicarea specialiștilor funcționali relevanți în lucrările de estimare a costurilor;
• evaluarea cantității de resurse necesare implementării proiectului;
• organizarea elaborării devizelor și bugetului pentru proiect;
• asigurarea finantarii proiectului conform planului financiar;
• contabilizarea costurilor reale pe parcursul proiectului;
• controlul parametrilor de cost al proiectului, identificarea abaterilor și implementarea la timp a acțiunilor corective;
• arhivarea informațiilor faptice despre parametrii de cost ai proiectului.

Managementul costurilor de proiect combină procesele efectuate în timpul planificării, elaborării bugetului și controlului costurilor pentru a asigura finalizarea proiectului în limitele bugetului aprobat ()

Managementul costurilor și finanțelor de proiect - o secțiune a managementului de proiect care include procesele necesare pentru formarea și monitorizarea implementării bugetului de proiect aprobat (STC)

O caracteristică importantă a proceselor de management al costurilor de proiect este legătura lor foarte strânsă cu alte procese de planificare. În special, este dificil de presupus că va fi posibil să se elaboreze un buget corect fără informații despre resursele necesare și fără un plan calendaristic. Informațiile despre riscurile proiectului pot influența semnificativ atât dimensiunea, cât și designul proiectului.

Unul dintre primii pași pe care îi face un manager de proiect în gestionarea costurilor proiectului este dezvoltarea unui concept de management al costurilor. Acest concept ar trebui să conțină reguli generale de organizare a managementului costurilor proiectului, principii de contabilitate și documentare, metode și tehnologii recomandate.

Dezvoltarea unui concept de management al costurilor proiectului și finanțării

• dezvoltarea unei strategii de gestionare a costurilor și finanțelor proiectului (definirea scopurilor și obiectivelor, criteriilor de succes și eșec, limitări și ipoteze);
• efectuarea analizei economice și justificarea proiectului (marketing, evaluarea costurilor și a surselor de finanțare, prognoza implementării);
• evaluarea economică generală a proiectului;
• dezvoltarea unui calendar de finanțare extins;
• determinarea cerințelor pentru sistemul de management al costurilor și finanțării în proiect;
  aprobarea conceptului.

Toate costurile din proiect pot fi împărțite în trei tipuri:

1. obligatii;
2. costuri bugetare;
3. costurile reale.

Datorii- acestea sunt costuri planificate, viitoare, care apar la incheierea de acorduri, contracte, sau la comanda oricăror bunuri sau servicii. Acest lucru se întâmplă de obicei în avans, conform planului proiectului. Facturile emise de furnizori sunt supuse plății obligatorii. Cu toate acestea, plata poate fi efectuată în conformitate cu reguli diferite în momente diferite:

• în momentul pregătirii materialelor și componentelor;
• după livrarea bunurilor și serviciilor;
• în condițiile plății anticipate integrale sau parțiale;
• în conformitate cu politicile organizației care achiziționează sau furnizează bunuri și servicii.

În funcție de modul în care este organizată contabilitatea în organizație, se poate documenta mai devreme sau mai târziu o reducere a bugetului cu suma obligațiilor. Unele organizații nu iau în considerare aceste costuri până când factura nu este primită sau plătită. În acest caz, starea actuală a bugetului proiectului este disponibilă managerului într-o formă distorsionată și nu oferă o imagine completă pentru luarea deciziilor.

Costuri bugetare reprezintă costul estimat al muncii distribuit în timp. Acesta este programul de cost al proiectului. Acesta este uneori numit plan de costuri. Conține informații despre valoarea și calendarul cheltuielilor planificate ale proiectului în timpul execuției lucrării.

Costuri reale arată fluxul real de numerar din proiect. Raportul costurilor reale oferă informații despre costurile reale ale proiectului. În acest caz se pot întâmpla:

• în timpul execuției proiectului;
• la momentul plății fondurilor;
• la momentul debitării fondurilor din cont.

Caracteristicile contabilității obligațiilor, costurile bugetare și efective pot schimba semnificativ imaginea prin care este determinată starea financiară a proiectului.

Exemple

În timpul unui proiect de construire a unei instalații asociate de deshidratare a gazelor într-un câmp petrolier, au fost comandate de la producător cazane cu pereți groși. Bugetul proiectului a fost redus cu 4.500.000 RUB. datorita faptului ca dupa incheierea contractului si comandarea cazanelor au aparut obligatii pentru aceasta suma. Perioada de producție a cazanului este de șapte luni, dar aceste costuri au fost deja luate în considerare în bugetul proiectului.

Contractul de furnizare de echipamente pentru proiectul de instalare a unei linii de fibră optică în interesul companiei - operator de telefonie mobilă, prevedea plata pentru routerul furnizat în termen de 30 de zile de la semnarea certificatelor de acceptare. Conform regulilor de contabilitate ale firmei client, aceste costuri vor fi luate in calcul in buget doar la plata efectiva.

Astfel, a apărut o situație în care lucrarea a fost deja finalizată, echipamentele se află în depozitul clientului, iar costurile pentru acestea nu au fost încă luate în considerare în bugetul efectiv.

Pentru a crește eficiența sistemului de management al costurilor proiectului în conceptul de gestionare a costurilor și finanțării proiectului, este de dorit să se definească clar:

• politica de plata pentru munca (plata anticipata, plata la livrare etc.);
• politica de plată a facturilor (în ziua primirii, într-o anumită perioadă etc.);
• principii de anulare a costurilor pentru manopera, materiale si componente;
• principiile contabilității costurilor într-un proiect;
• principiile plății pentru muncă atunci când sunt implicați subcontractanți;
• relația dintre programul de lucru și anularea costurilor cu forța de muncă și plata utilajelor.

Practica de management de proiect

În practică, principalele probleme conceptuale ale managementului costurilor proiectului sunt de obicei determinate de organizația-mamă care implementează proiectul. În cazul creării unei companii sau a unui consorțiu specializat pentru implementarea unui proiect, regulile și principiile definite pentru proiect devin cel mai adesea regulile interne ale acestei organizații și invers.

Estimarea costului muncii

Cost estimat- procesul de determinare a tuturor costurilor necesare pentru implementarea cu succes si completa a proiectului. Estimarea costurilor este un proces iterativ de obținere a datelor aproximative despre costul muncii și al resurselor. Estimările pot fi actualizate pe măsură ce proiectul progresează. Eroarea admisibilă a estimărilor depinde de scopul datelor obținute și de faza proiectului.

Astfel, orice estimare a costurilor într-un proiect este aproximativă. Dar totuși aproximativ - acesta provine de la cuvântul „aproape”. Pe măsură ce proiectul progresează, estimările ar trebui să fie rafinate și să devină mai realiste.

Exemplu

Mesajul șefului departamentului IT despre costul implementării sistemului SAP R3 în companie în etapa de analiză a fezabilității unui astfel de proiect poate arăta ca „3-4 milioane de ruble”. În viitor, această evaluare ar trebui să devină mult mai precisă.

Tipuri de estimări de costuri

În managementul de proiect se pot distinge patru tipuri de evaluări:

1. ordin brut de mărime - așteptările de cost ale unui proiect în faza de concept sau idee;
2. ordinul de mărime - ipotezele de cost ale proiectului calculate într-un plan de afaceri sau document similar;
3. estimare bugetară - o estimare a costului proiectului, obținută pe baza datelor furnizate de furnizori și executanți ai lucrărilor;
4. exact - estimare de cost inclusă în buget la determinarea costului final planificat al proiectului înainte de a trece la faza de implementare.

Intervalele de eroare de estimare

Este curios că chiar și o estimare precisă, care, de fapt, este utilizată în stabilirea prețurilor și a ajustărilor bugetare finale, are o eroare (Figura 1).

Figura 1. Intervalele de precizie pentru estimările de cost

Ca intrare pentru estimarea costurilor, managerul de proiect are nevoie de informații despre domeniul de aplicare al proiectului. În fazele inițiale, aceasta va fi Carta sau WBS a proiectului, iar în etapele ulterioare va solicita programul detaliat al acestuia. Totul depinde de numărul de iterații al estimării costurilor. Pentru a obține o estimare aproximativă a costului unui proiect, uneori sunt suficiente doar ideea și designul proiectului. Estimările mai precise necesită informații mai precise.

Componentele estimării costurilor

La estimarea costului lucrării, trebuie luate în considerare toate elementele de cost pentru efectuarea lucrării:

• materiale si componente;
• echipamente achizitionate, transport;
• plăți de închiriere (spațiu, echipamente, transport);
• costuri de leasing (cumparare, inchiriere, leasing);
• capacitatea de producție;
• costul muncii personalului;
• costurile consumabilelor;
• costurile de formare și stagii de practică;
• costurile organizarii de evenimente (conferinte, seminarii);
• cheltuieli de calatorie;
• costuri logistice;
• cheltuieli de distractie.

Metodele care vor fi utilizate în evaluarea costurilor depind de proiectul specific, de calificările experților și de alți factori. De exemplu, pentru a obține un rezultat de înaltă calitate al estimării costurilor folosind metoda „de jos în sus”, este necesar să existe o structură ierarhică a muncii destul de detaliată. Un WBS bine dezvoltat nu va fi de prisos atunci când se utilizează alte metode de evaluare. Dacă nu aveți o structură detaliată a defalcării muncii, poate fi necesar să începeți cu o abordare de sus în jos.

Se disting următoarele metode de estimare a costurilor.

• Estimarea parametrică- o metodă în care o relație statistică între costul unei operațiuni și alte variabile (parametri), obținute dintr-o analiză a datelor istorice (de exemplu, dimensiunea zonei structurii în construcție, numărul de linii din codul programului, numărul de ore de lucru) este utilizat pentru estimarea costurilor. Costul unei unități de lucru este calculat empiric. De exemplu, costul construcției de 1 mp. m de locuință, 1 oră de muncă expertă etc. Atunci când se calculează costul, se folosesc diverse formule și pentru a calcula costul întregului domeniu de activitate, acestea pornesc de la costul unei unități individuale de activitate.
• Evaluare prin analogi- o metodă de estimare a costurilor prin analogie cu lucrări similare efectuate în acest sau alte proiecte. Metoda de evaluare analogică se poate aplica întregului pachet de lucrări sau poate fi utilizată împreună cu o evaluare parametrică atunci când există informații despre efectuarea unei lucrări similare, dar cu un domeniu de aplicare diferit sau în condiții diferite. Avantajul metodei este capacitatea de a obține o estimare mai precisă. Motivul pentru aceasta este disponibilitatea informațiilor nu numai despre costul planificat al lucrării analizate, ci și despre costul real al acesteia. Diferența dintre estimarea planificată și costul real poate oferi managerului de proiect mai multe lucruri de gândit.
• Evaluare de jos în sus- tehnologie de evaluare a volumelor mari de muncă prin însumarea estimărilor obținute pentru componente mai mici ale acestei lucrări. Cu cât proiectul WBS este mai detaliat și mai precis, cu atât pot fi obținute estimări de costuri mai precise și mai corecte pentru proiect. Metoda de jos în sus este considerată pe bună dreptate una dintre cele mai precise.
• Metoda de evaluare de sus în jos considerată semnificativ mai puțin precisă decât metoda de jos în sus. Este utilizat în absența WBS detaliată și în lipsa informațiilor despre resursele și materialele necesare pentru implementarea lucrării. Tehnologia de evaluare presupune exact pașii opuși în raport cu metoda de jos în sus. În primul rând, se oferă o evaluare cuprinzătoare a întregului pachet de lucrări, apoi este detaliată și descompusă în elemente individuale (în funcție de muncă, executant etc.). Metoda este utilă în etapele incipiente ale unui proiect, când viabilitatea acestuia este evaluată și nu este clar dacă resursele ar trebui cheltuite pentru o planificare și o evaluare mai detaliată.
• - o metodă foarte simplă, cu condiția să existe executanți și antreprenori dispuși să execute această cantitate de muncă. Termenii de referință, licitația sau alte documente sunt trimise solicitanților cu o solicitare de a furniza estimările lor cu privire la costul (și, deseori, durata) executării acestor lucrări.

Practica de management de proiect

Când utilizați metoda de analiză a propunerilor interpreților, ar trebui să respectați reguli simple:

• nu accepta prima oferta;
• nu accepta oferta cea mai ieftina;
• nu accepta o ofertă prea scumpă;
• Nu utilizați prețul de ofertă ca singur criteriu atunci când luați o decizie.

Unul dintre autorii acestei cărți a efectuat un mic experiment. Începând renovarea propriului apartament, a încercat să obțină o estimare a costului acestui proiect, analizând propunerile interpreților și metoda „de sus în jos”. După cum știți, metoda de sus în jos este considerată ca nu foarte precisă. Fără să dezvolte ISR, fără a stabili compoziția și structura lucrării, a pregătit un caiet de sarcini pentru renovarea unui apartament cu două camere în suprafață de 55 de metri pătrați. m, l-a trimis la șase companii care oferă pe piață servicii de renovare a apartamentelor și a solicitat o estimare pentru proiect. Pentru puritatea experimentului, au fost selectate companii din același segment de piață, oferind reparații de nivel „mediu”. Companiile care oferă renovari de lux nu au luat parte la experiment.

Cele mai mici și mai mari estimări ale costurilor de reparații primite de la toți furnizorii au diferit cu un factor de opt (8). În devizul cu cel mai mic preț, trebuia să se folosească 24 de saci de amestec pentru nivelarea pereților (25 kg fiecare) în timpul reparației, cel mai scump - 420 de saci.

Exact același lucru se întâmplă în orice proiect. Să adăugăm aici componente de imagine și de marketing. O estimare a unei companii contractante lider de piață va fi mult mai costisitoare decât a unui alt participant pe piață. Același lucru se va întâmpla dacă estimarea este elaborată pentru o companie client care este lider de piață.

Acest lucru nu trebuie să deruteze managerul de proiect. Este necesar să renunțați la valorile extreme - cele mai mari și cele mai mici - și să continuați să analizați propozițiile rămase.

În cazul unei licitații pentru selectarea furnizorilor, toate componentele propunerii sunt analizate în ansamblu. Sunt analizate termenele propuse, criteriile de calitate și alți indicatori, nu doar prețul, iar această problemă devine mai puțin acută.

Caracteristicile comparative ale diferitelor metode de estimare a costurilor sunt prezentate în Tabelul 1. Rezultatul estimării costurilor este o estimare a costurilor pentru efectuarea fiecărei lucrări separat și în ansamblu pentru proiect. Acest lucru se poate face în formă tabelară (Tabelul 2).

Pentru a obține estimări de cost de înaltă calitate, managerul de proiect trebuie să implice experți în domeniu și specialiști funcționali cu suficientă experiență pentru a participa la astfel de lucrări.

tabelul 1

Tabelul 2. Estimarea costului proiectului „Organizarea competiției „Cel mai bun contribuabil din Sankt Petersburg””

Pentru a îmbunătăți calitatea procesului de estimare a costurilor, managerului de proiect i se recomandă să respecte următoarele principii.

• Principiul responsabilitatii optime- cel care o înțelege cel mai bine va estima cel mai bine costul unei sarcini. Adesea, o astfel de persoană este executantul direct al sarcinii. Evaluările sale sunt cele mai precise, bazate pe experiența și cunoștințele sale de specialitate. În plus, prin implicarea interpreților în procesul de planificare, managerul de proiect crește astfel motivația și responsabilitatea acestora pentru rezultat la finalizarea sarcinii.
• Principiul independenței- evaluarea costurilor operațiunilor și lucrărilor trebuie efectuată independent de evaluarea lucrărilor asociate acestora. Fiecare loc de muncă este considerat independent de celelalte locuri de muncă. Relația dintre activități, riscurile asociate și abaterile asociate va fi luată în considerare la agregarea informațiilor primite la un nivel superior de planificare.
• Principiul adecvării condițiilor- atunci când evaluează și calculează munca, expertul trebuie să fie ghidat de ipoteza că are condiții adecvate pentru implementare, o cantitate suficientă de resurse și metode eficiente de executare a muncii îi sunt disponibile. Desigur, viața este mai complexă decât presupunerile despre ea, așa că calculele obținute în acest fel sunt predispuse la un optimism excesiv. Pentru a obține estimări mai precise, expertul trebuie să țină cont în mod adecvat de limitările proiectului în ipotezele sale. Cel mai probabil, acest lucru va duce la o creștere a notelor, dar va fi rezonabil și adecvat.
• Principiul recunoașterii riscului- estimările introduse în documentele de planificare trebuie să țină cont de circumstanțe neprevăzute și riscuri care pot afecta costul și calendarul lucrărilor. Este absolut normal să includeți rezerve de risc în evaluare. Cu toate acestea, valoarea lor trebuie să fie rezultatul unei analize și calcule adecvate și semnificative. Introducerea unei rezerve „pentru orice eventualitate” în costul muncii este cel mai adesea ineficientă. Se transformă în planificare elementară de „reasigurare”, „pentru orice eventualitate”, care nu este justificată nici de circumstanțe obiective, nici de situația reală din proiect.
• Principiul dreptului de a greși- orice estimare este o presupunere. Orice presupunere conține o eroare. Sarcina expertului este să minimizeze această eroare. Introducerea de penalități pentru erori, sancțiuni pentru orice abatere a datelor reale de la cele prognozate va duce la „reipotecare” și „reasigurări”. Interpreții și experții vor face rezerve nerezonabile pentru a evita pedeapsa. Toate estimările vor conține valori exclusiv pesimiste. În același timp, practic nu există nicio speranță că în astfel de condiții costurile reale și planificate vor coincide sau vor apărea economii. Celebra lege a lui Murphy spune: „Orice buget va fi cheltuit integral”. A avea încredere într-un expert va îmbunătăți considerabil acuratețea estimărilor dvs.

Elaborarea estimărilor

Elaborarea estimărilor- procesul de structurare si sistematizare a estimarilor de costuri obtinute la etapa de evaluare a costurilor. Structurarea și sistematizarea datelor privind costul lucrărilor se realizează în conformitate cu elementele de cost adoptate în sistemul contabil al organizației-mamă a proiectului.

Deviz - un document care conține o listă a costurilor proiectului derivate din domeniul de activitate al proiectului, resursele necesare și prețurile, structurate pe articole.

Dacă într-un proiect (organizație-mamă) se obișnuiește să se structureze estimările de proiect în funcție de muncă, atunci procesul de elaborare a estimărilor este mult simplificat. Devizele structurate pe lucrări sunt transferate în deviz și compilate într-un singur document.

Dacă cerința companiei este de a structura costurile în estimare pe post de cost, procesul devine ceva mai complicat. De obicei distins:

• costuri directe (cheltuieli);
• costuri generale (indirecte);
• cheltuieli generale și administrative.

Costuri directe- cheltuieli legate direct de producerea produselor și lucrările de proiect; costurile de producție incluse în costul de producție, în costurile directe de producție.

Costurile directe sunt direct legate de pachetul de lucru. Acestea includ:

• costurile forței de muncă;
• costurile materialelor și echipamentelor;
• alte cheltuieli asociate cu prestarea muncii.

Costurile directe pot fi influențate direct de managerul de proiect și echipa sa. Influența echipei de proiect asupra altor costuri este limitată.

Costuri generale (costuri indirecte)- cheltuieli care însoțesc producția principală, dar nu au legătură directă cu aceasta și nu sunt incluse în costul forței de muncă și materialelor. Costurile generale nu pot fi legate de nicio lucrare specifică sau de un rezultat specific. Ele se aplică întregului proiect în ansamblu. Acestea sunt costurile pentru:

• întreținerea și exploatarea mijloacelor fixe;
• managementul, organizarea, întreținerea producției;
• calatorii de afaceri;
• formarea angajatilor.

Cheltuieli generale și administrative (costuri fixe)- costuri care nu sunt asociate cu niciun proiect anume. Ele se referă la cheltuielile companiei, dar în același timp se referă și la proiect. Cheltuielile generale și administrative includ, de obicei, costurile de întreținere a personalului de conducere și a departamentelor suport (contabilitate, secretariat, securitate etc.).

Practica de management de proiect

Unele companii au o sumă fixă ​​de cheltuieli generale și administrative (de exemplu, ca procent). Această sumă este calculată de managerul de proiect și adăugată la costurile directe calculate. Această practică are dreptul la viață, deși utilizarea ei poate provoca uneori o creștere semnificativă a costului proiectului.

Clasificarea estimărilor

• local;
• obiect;
• estimări pentru anumite tipuri de costuri;
• consolidat (calcul de deviz consolidat).

Estimări locale- un document primar care conține calcule și estimări ale costului elementelor structurale și ale tipurilor de lucrări pentru proiect în prețuri curente sau prognozate.

Lista de resurse locale include:

• costurile forței de muncă ale angajaților (ore om);
• timpul de utilizare a echipamentului (ore mașini);
• consum de materiale, produse, structuri etc. (în unități fizice de măsură acceptate).

Estimarea resurselor locale poate include:

• costurile forței de muncă;
• costurile de operare a echipamentelor;
• Costul materialelor;
• cheltuieli generale;
• profit estimat;
• cost estimat.

Structura aproximativă a estimării locale este dată în Tabelul 3.

Tabelul 3

Estimarea obiectului- un document care conține calcule și estimări de cost pentru obiectul (obiectele) în ansamblu la prețuri de bază sau curente.

• Pret de baza- prețul unui produs de calitate standard, pe baza căruia se stabilește prețul unui produs de calitate superioară și inferioară, de exemplu în cazul în care proprietățile produsului efectiv livrat diferă de cele specificate în contract.
• Pretul curent- prețul sau tariful în vigoare într-o anumită perioadă de timp (poate fi en-gros, achiziții, retail, prețuri și tarife în construcții, tarife și prețuri pentru serviciile prestate întreprinderilor, organizațiilor, populației).

Pe baza rezultatelor dezvoltării estimării obiectului proiectului, echipa de management al proiectului și clientul pot obține indicatori ai costului unitar al obiectului:

• cost de 1 mp. m de suprafață (de exemplu, rezidențială sau de birou);
• costă 1 cub m volum (de exemplu, o structură în curs de construcție);
• cost de 1 m lungime (de exemplu, utilități);
• intensitatea standard a muncii;
• salariul estimat.

Estimări pentru tipuri individuale de costuri- documente care conțin calcule și estimări de costuri bazate pe costuri care nu sunt luate în considerare de standardele de deviz.

Unele tipuri de costuri includ:

• bonusuri pentru finalizarea timpurie a proiectului;
• plata pentru servicii de consultanta si audit;
• plata beneficiilor și compensațiilor;
• plata pentru călătorii de afaceri neprevăzute;
• plata transportului angajatilor (livrare la locul de munca);
• cheltuieli de publicitate;
• prime de asigurare pentru asigurarea voluntară;
• Plata pentru servicii ale operatorilor de telefonie mobila, furnizorilor de internet;
• alte.

Estimare sumară- documentul principal care definește costul proiectului, care rezumă datele devizelor locale și de șantier și estimărilor pentru tipuri individuale de costuri, în prețuri de bază și curente sau în prețuri de bază și prognozate.

În calculul devizului sumar, datele devizelor locale și de amplasament sunt însumate și reunite la nivelul întregului proiect. Estimarea finală include date din estimări pentru tipuri individuale de costuri. Devizul rezumat (devizul rezumat) este de obicei însoțit de o notă explicativă, care conține informații aferente necesare pentru înțelegerea documentului și facilitarea lucrului cu acesta.

Structura și componența estimării consolidate sunt prezentate în Figura 2.

Figura 2. Structura devizului sumar al proiectului

Pe baza scopului lor, estimările sunt împărțite în următoarele (a se vedea tabelul 4):

• preliminar - destinat să determine ordinul de mărime al costurilor preconizate ale unui proiect de pornire;
• primar - conceput pentru a compara costurile planificate ale proiectului cu restricțiile financiare existente;
• factorial - la fel ca primar;
• apropiate - destinate să ia decizia finală de investiție la lansarea sau renunțarea la proiect;
• rezumat - conceput pentru a finaliza costul proiectului.

Tabelul 4

Astfel, un deviz este un document care conține informații structurate despre câți bani vor fi cheltuiți pentru ce în proiect.

Elaborarea bugetului proiectului

Principalul document de planificare care determină indicatorii de cost planificați ai proiectului este bugetul proiectului. Pe lângă întrebările despre câți bani vor fi cheltuiți pe proiect și pe ce, managerul de proiect este foarte interesat de întrebarea când ar trebui și când pot fi cheltuiți. Răspunsul la această întrebare este oferit prin elaborarea unui buget de proiect.

Bugetul proiectului- un alt document, a cărui elaborare ilustrează perfect principiul dezvoltării secvențiale.

Este aproape imposibil să elaborezi un buget precis, complet și realist din prima încercare. Bugetul este clarificat și ajustat pe măsură ce proiectul progresează. În funcție de stadiul și scopul proiectului, se disting mai multe tipuri de bugete (vezi Tabelul 5). Ele pot avea diferite grade de precizie. Cu toate acestea, pe măsură ce bugetul este rafinat pe parcursul proiectului, eroarea ar trebui să scadă.

Bugetarea- procesul de structurare a cheltuielilor proiectului conform planului de conturi pentru contabilitatea costurilor unui anumit proiect. Structurarea bugetului se poate face:

• după tipul de muncă;
• elemente de cost;
• perioade de raportare;
• riscuri;
• structură diferită.

Bugetare - planificarea costurilor. Rezultatul acestuia este un buget sau un plan de costuri, adică răspunsul la întrebările: când, câți și pe ce bani vor fi cheltuiți. Algoritmul pentru elaborarea unui buget de proiect este prezentat în Tabelul 6. Este aproape imposibil să se elaboreze un buget de proiect fără un plan calendaristic. De obicei, elaborarea unui program și a unui buget se desfășoară în paralel.

Tabelul 5

Tabelul 6

Calculul si optimizarea bugetului proiectului

Diferențele fundamentale dintre un buget și o estimare sunt prezența unei părți a veniturilor în buget și distribuția costurilor în timp. Un buget este un program al cheltuielilor și veniturilor viitoare. În cazul în care proiectul nu prevede o fază de post-investiție, adică o fază de profit, partea de venituri a bugetului nu este dezvoltată.

Dacă este furnizată o parte a veniturilor, aceasta este dezvoltată pe baza datelor de la marketeri despre volumele de vânzări planificate ale produsului proiectului și prețurile prognozate.

Dacă se elaborează un buget de cost, atunci dacă sunt disponibile estimări corecte, procesul de conversie a estimării într-un buget devine o funcție tehnică. Un deviz este un document care răspunde la întrebările despre cât și pentru ce să plătești în proiect. Bugetul adaugă la aceste întrebări răspunsul la întrebarea când se va întâmpla acest lucru.

Estimarea este suprapusă pe axa timpului, iar toate plățile sunt distribuite în timp. Atunci când se utilizează sisteme informatice de bugetare și se atribuie costuri unui anumit loc de muncă, sistemul face restul automat.

Bugetul poate fi prezentat sub diferite forme. Cea mai comună formă de prezentare a unui buget este sub forma unui tabel. Uneori, histogramele sau diagramele circulare sunt folosite pentru claritate.

Fixarea bugetului de bază (inițial).

La fel ca un program, un plan de costuri sau un buget va fi urmărit și controlat de manager pe măsură ce proiectul progresează. După ce primește date despre costurile reale ale executării lucrărilor, managerul va trebui să le compare cu cele planificate. Rolul bugetului de referință va fi jucat de un buget de bază (inițial) fix în timp util.

Practica de management de proiect

La unele companii de investiții, construcții și dezvoltare, bugetul de bază are 2-3 versiuni.

Prima versiune a bugetului de bază se stabilește după aprobarea studiului de fezabilitate, încheierea fazei de preinvestiție și decizia de lansare a fazei de investiții a proiectului, adică trecerea la construcție.

A doua versiune a bugetului de bază se fixează după primirea documentației de proiectare și deviz și efectuarea ajustărilor necesare la bugetul de bază al primei versiuni.

A treia versiune este fixată în cazul unor abateri semnificative de la bugetul de bază în timpul implementării. Această versiune a bugetului de bază nu este întotdeauna cazul. Modificările aduse celei de-a doua versiuni a bugetului de bază sunt considerate o schimbare majoră a proiectului.

Controlul costurilor proiectului

Elaborarea unui buget de proiect este jumătate din luptă. Finalizarea lucrării proiectului și nu depășirea bugetului este a doua jumătate a sarcinii.

Managerul de proiect trebuie să construiască un sistem eficient de control al costurilor proiectului și să asigure implementarea la timp a acțiunilor corective pentru a minimiza abaterile de la buget. Există două sarcini principale ale controlului costurilor:

1. contabilizarea costurilor reale;
2. prognoza costurilor viitoare.

Utilizarea metodelor tradiționale de control al costurilor permite adesea rezolvarea doar a primei probleme de control – contabilitatea.

Controlul tradițional al costurilor

Angajamentul managerului de proiect față de procesul de elaborare a bugetului oferă echipei de proiect un plan financiar detaliat și realist. Sistemul de control al execuției bugetare oferă managerului de proiect date reale privind execuția bugetului. Aceste informații ar trebui să permită managerului de proiect să ia decizia corectă cu privire la starea actuală a proiectului.

Pe baza datelor disponibile, devine posibilă efectuarea unei analize „plan-la-fapt” a costului proiectului.

De obicei se compară două valori:

• costul planificat al muncii efectuate sau valoarea câștigată (EV - Earned Value);
• costul real al lucrării efectuate (AC - Cost Actual).

Diferența dintre acești indicatori se numește variația costurilor (CV - Cost Variance) (vezi Fig. 3).

Din figura 3 se poate observa că costul real al lucrării efectuate (AC) este cu 4.000 de ruble mai mult decât costul planificat al lucrării (EV). Există o depășire a costurilor de 4.000 RUB în proiect. (CV). S-ar părea că lucrurile stau rău. Dar este prematur să luăm o astfel de decizie.

Figura 3. Controlul tradițional al costurilor proiectului

Variația costurilor într-un proiect este calculată folosind formula

CV = EV - AC.

În metoda tradițională de control, sunt monitorizați doar indicatorii de cost ai finalizării lucrărilor. Nu are capacitatea de a controla indicatorii volumetrici ai proiectului. Informațiile disponibile nu sunt suficiente pentru a prezice progresul lucrărilor.

Pentru a lua deciziile corecte, managerul de proiect trebuie să aibă o mulțime de informații:

• cât de multă lucrare a fost finalizată în raport cu planul;
• dacă proiectul este în întârziere sau înainte de termen;
• dacă s-a făcut ceea ce ar trebui făcut până la data raportării;
• există abateri de la planul de lucru în ceea ce privește indicatorii de volum;
• Abaterile de la program sunt aleatorii sau este o tendință rezonabilă?

Toate aceste informații sunt solicitate de managerul de proiect pentru a înțelege progresul ulterioar al proiectului și pentru a calcula costul proiectat al întregului proiect în condiții modificate. Capacitatea de a rezolva problemele enumerate este asigurată de utilizarea metodei valorii câștigate (Earned Value Analysis), care este adesea folosită în controlul proiectelor.

Metoda valorii câștigate

Metoda valorii câștigate este un set de instrumente care vă permit să măsurați, să analizați și să preziceți valorile principalelor indicatori ai proiectului pentru costul, durata și conținutul proiectului. Principalii indicatori ai metodei sunt:

• EV- costul planificat al lucrărilor efectuate. Acesta este costul lucrărilor care au fost finalizate la momentul analizei conform planului conform bugetului aprobat. Această cifră este inclusă în bugetul de bază ca costul planificat al unei anumite cantități de muncă (realizate efectiv);
• A.C.- costul real al muncii efectuate. Acesta este costul lucrării care a fost finalizată la momentul analizei de fapt, banii cheltuiți efectiv pe lucrări care au fost efectiv finalizate în acest moment;
• PV(volum planificat, Valoarea planificată) - costul planificat al lucrării planificate. Acesta este costul lucrărilor care trebuie finalizate în momentul analizei conform bugetului aprobat. Această valoare este inclusă în bugetul de bază ca cost al cantității de lucru care trebuie finalizată până în acest moment.

Primul și al doilea indicator ne sunt deja familiari și este clar de ce sunt necesari. Comparând volumul stăpânit și costul real, adică costul conform bugetului și costul real al acelor lucrări care au fost deja finalizate, este posibil să se determine dacă există depășiri de costuri în proiect.

CV (varianța costurilor) este diferența dintre volumul câștigat și costul real:

CV = EV - AC.

• Daca CV< 0, в проекте имеет место перерасход средств.
• Dacă CV > 0, proiectul are economii bugetare.

Semnificația fizică a calculării indicatorului CV este o comparație a muncii efectiv finalizate în bani planificați (buget) și efectivi. Din Figura 3 este clar că există o depășire a bugetului de 4.000 RUB, dar nu este deloc clar cum este implementat calendarul proiectului. Poate depășirea costurilor se datorează vitezei de execuție? Au fost finalizate toate lucrările planificate până în prezent? Sau există o lucrare neterminată? Sau poate s-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat?

Un indicator vă va ajuta să răspundeți la această întrebare PV- volumul planificat. Comparându-l cu volumul stăpânit, poți răspunde la întrebările puse.

Figura 4. Indicatorii metodei valorii câștigate

SV (Schedule Variance, Schedule Variance) este diferența dintre volumul masterat și volumul planificat:

SV = EV - PV

• Dacă S.V.< 0, в проекте имеет место отставание от графика выполнения работ.
• Dacă SV > 0, proiectul este înainte de termen.

Semnificația fizică a calculării indicatorului SV este o comparație în bani planificați (buget) a volumului de muncă care este efectiv finalizat (EV) și volumul de muncă care trebuie finalizat conform programului de lucru. În Figura 4, situația prezentată în Figura 12.3 a fost dezvoltată și poate fi caracterizată oarecum diferit.

Analizând abaterea costului CV = -4000 de ruble, putem spune că există o cheltuială excesivă, iar acest lucru este rău. Cu toate acestea, având în vedere valoarea abaterii programului SV = 5000 de ruble, putem trage o concluzie diferită. Într-adevăr, există o depășire a costurilor de 4.000 RUB. Dar, în același timp, abaterea conform programului este de +5000 de ruble, adică s-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat. Poate că depășirea costurilor se datorează vitezei mari de lucru. După cum știți, timpul înseamnă bani. S-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat și trebuie să plătiți pentru asta.

Prognoza costului proiectului

Deci, funcția de control contabil este finalizată. Situația care s-a dezvoltat pe proiect a fost analizată în mod adecvat și a fost clarificată starea actuală a proiectului.A doua și cea mai importantă componentă a controlului este prognoza progresului ulterioar al proiectului.

Care va fi costul real al proiectului la finalizare? Câți bani vor fi cheltuiți efectiv pentru proiect? Aceste întrebări sunt importante pentru managerul de proiect. Metoda valorii câștigate poate oferi, de asemenea, un răspuns la acestea. Indicatorii absoluti CV și SV fac posibilă tragerea de concluzii despre starea actuală, instantanee, a proiectului. Înțelegerea tendințelor și previziunilor necesită valori relative.

Metoda valorii câștigate oferă nu numai indicatori absoluti, ci și relativi ai finalizării proiectului.

CPI (Indice de performanță a costurilor) - indice de performanță a costurilor:

• un indicator relativ care caracterizează eficiența cheltuirii banilor într-un proiect;
• raportul dintre valoarea câștigată și costul real.

IPC = EV/AC.

SPI (Schedule Performance Index) - indicele de performanță al programului:

• un indicator relativ care caracterizează gradul de realizare a indicatorilor proiectului în ceea ce privește sfera de activitate și îndeplinirea graficului proiectului;
• raportul dintre valorile volumului stăpânit și volumul planificat.

SPI = EV/PV.

Indicele de performanță a costurilor proiectului caracterizează parametrii de cost ai proiectului:

• dacă IPC< 1, в проекте имеет место перерасход средств;
• dacă IPC > 1, proiectul are economii bugetare.

Indicele de execuție a programului caracterizează parametrii implementării programului și volumul de muncă efectuat:

• dacă SPI< 1, в проекте имеет место отставание по срокам;
• Dacă SPI > 1, proiectul este înainte de termen.

Indicii îl vor ajuta pe managerul de proiect în calcularea prognozelor pentru progresul ulterioar al proiectului. Pentru a prezice costurile viitoare ale proiectului, în special pentru calcularea estimărilor la sfârșitul proiectului, managerul de proiect va avea nevoie de:

• înțelegerea câți bani au fost deja cheltuiți;
• estimarea câți bani mai rămân de cheltuit.

Prognoza costului rămas al proiectului este sarcina principală a echipei de management al costurilor. Metoda valorii câștigate face posibilă calcularea acesteia ținând cont de situația reală din proiect.

Pentru a înțelege capacitățile metodei valorii câștigate de a prezice indicatori de cost viitor ai unui proiect, vom introduce câteva concepte suplimentare.

BAC (buget la finalizare)- te-a costat planificat! finalizarea tuturor lucrărilor proiectului, înregistrate în bugetul de bază al proiectului. Bugetul de finalizare se calculează în timpul planificării și dezvoltării estimărilor și bugetului pentru proiect.

EAC (estimare la finalizare)- costul estimat (previzual) al realizării lucrării proiectului, calculat pe baza informațiilor efective disponibile despre progresul proiectului și indicatorii de cost al acestuia la momentul actual. Devizul de finalizare poate fi calculat în orice moment al proiectului. Pentru a calcula valoarea corectă a acesteia este necesară valoarea costurilor efective din proiect. La începutul proiectului, când nu există încă costuri efective, estimarea la finalizare este valoarea bugetului la finalizare:

EAC = BAC (la momentul fixării bugetului de bază).

ETC (estimare de finalizat)- valoarea de prognoză a costului finalizării lucrărilor rămase din proiect din momentul analizei până la finalul proiectului. Calculul estimării înainte de finalizare este sarcina principală a managerului de proiect atunci când prezice indicatorii de cost. Având valoarea estimată înainte de finalizare, calcularea devizului de finalizare este o sarcină tehnică:

Principalele previziuni și estimările de bază ale costului proiectului sunt prezentate mai clar în Figura 5. Metoda valorii câștigate vă permite să calculați estimarea înainte de finalizare, ținând cont de situația actuală a proiectului. Pentru a face acest lucru, sunt analizate informațiile actuale existente și este selectată o metodă de calcul a indicatorilor de prognoză. Opțiunile și formulele pentru calcularea indicatorilor de costuri de proiect previzionate folosind metoda valorii câștigate sunt prezentate în Tabelul 7.

Figura 5. Prognoza costurilor folosind metoda valorii câștigate

După cum se poate observa din formulele de mai sus, indicele de performanță a costurilor IPC este introdus în formula de calcul pentru a lua în considerare tendința performanței costurilor în proiect.

• Dacă proiectul are depășiri de costuri, introduceți valoarea IPC în formulă< 1 в знаменатель увеличивает значение оценки до завершения. Это логично. Раз есть перерасход сейчас, то сохранение тенденции приведет к общему перерасходу по итогам проекта.
• Dacă proiectul se confruntă în prezent cu economii de costuri, atunci introducerea unei valori IPC > 1 în numitorul din formulă crește valoarea estimării până la finalizare. Deoarece acum există economii, menținerea tendinței va duce la economii pe întregul buget.

Analiza tendințelor și tendințelor

Estimările și previziunile nu trebuie să fie de încredere. Principiile contabilității costurilor în cadrul proiectelor pot varia. Este posibil ca valoarea costurilor reale ale proiectului (AC) să nu corespundă realității (a se vedea secțiunea „Conceptul de management al costurilor proiectului”).

• Opțiunea 1. Ne-am dobândit obligații doar prin plasarea unei comenzi pentru echipamente la fabrica de producție, iar valoarea costului efectiv al lucrării efectuate (AC) a crescut. Indicele de finalizare a costurilor proiectului ar trebui să demonstreze depășirile bugetare: lucrările nu au fost încă finalizate, dar banii au fost cheltuiți.
• Opțiunea 2.În cazul plății lucrărilor la finalizare, apare situația inversă: lucrarea a fost finalizată, dar costurile efective nu au fost încă anulate. Valorile calculate ale indicilor și previziunilor vor arăta economii serioase în bugetul proiectului.

Tabelul 7

Pentru a crește acuratețea prognozelor, este necesar să se organizeze colectarea periodică a informațiilor faptice privind indicatorii de cost și recalcularea estimărilor de prognoză. Pe baza evaluărilor obținute, trebuie întocmite grafice și trebuie analizate tendințele și tendințele existente.

Dacă trei sau patru perioade de raportare indicatorii calculați ai estimărilor principale au același sens, de exemplu „depășirea bugetului”, încrederea în o astfel de estimare crește semnificativ. Dacă trei sau patru perioade de raportare de evaluare arată valori diferite (fie „cheltuieli excesive”, fie „economii”), acest lucru se poate datora particularităților contabilității costurilor din proiect sau din alte motive.

Costul proiectului este determinat de costul total al resurselor proiectului, costurile și timpul de finalizare a lucrării proiectului.

Pentru proiectele de construcție se determină costul construcției, care este partea din costul proiectului care include fondurile necesare pentru construcția capitală. Estimarea tuturor costurilor proiectului este echivalentă cu estimarea costului total al proiectului.

Managementul costurilor proiectului include procesele necesare pentru a asigura și asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat.

În contextul acestui capitol, managementul valorii și managementul costurilor sunt concepte practic identice. Obiectivele unui sistem de management al costurilor (costurilor) sunt de a dezvolta politici, proceduri și metode care să permită planificarea și controlul în timp util al costurilor.

Managementul costurilor (costului) proiectului include următoarele procese:

evaluarea costurilor proiectului;

bugetarea proiectului, adică stabilirea țintelor de cost pentru implementarea proiectului;

controlul costului (cheltuielilor) proiectului, evaluarea constantă a costurilor efective, compararea cu cele planificate anterior în buget și elaborarea măsurilor corective și preventive.

Principalul document prin care se gestionează costul proiectului este bugetul. Un buget este un document directiv care este un registru al cheltuielilor și veniturilor planificate distribuite pe post pentru perioada corespunzătoare de timp. Bugetul este un document care definește limitele de resurse ale proiectului, prin urmare, atunci când se gestionează costul, componenta de cost a acestuia iese în prim-plan, care se numește de obicei deviz de proiect.

Devizul de proiect este un document care conține justificarea și calculul costului unui proiect (contract), de obicei bazat pe domeniul de aplicare al proiectului, resursele necesare și prețurile.

O modalitate de a gestiona costurile proiectului este utilizarea unei structuri de conturi de cost (planuri de conturi). Pentru efectuarea muncii sunt necesare resurse, care pot fi exprimate atât în ​​forța de muncă a muncitorilor, materiale, echipamente, cât și sub formă de elemente de cost în numerar, atunci când nu este nevoie sau oportunitatea de a cunoaște ce resurse specifice le constituie. În etapa de bugetare a lucrărilor, toate resursele implicate în implementarea acesteia sunt anulate în diferite elemente de cost.

Întrucât structura conturilor de costuri este elaborată după principiile descompunerii, prin agregarea informațiilor din conturile nivelurilor inferioare ale structurii, se pot obține date de cost la nivelul de detaliere cerut, până la nivelul superior, caracterizând bugetul proiectului.

Atunci când se efectuează lucrări de proiect, informațiile despre costurile reale sunt înregistrate și în conturile de cost adecvate, ceea ce permite o comparație a costurilor planificate (bugetate) cu costurile reale la niveluri adecvate de detaliu.

Managementul costurilor se desfășoară pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului și, desigur, procesele de management sunt implementate diferit în diferite etape ale ciclului proiectului.

Conceptul prezentat va fi descris pe măsură ce ne uităm la procesele care compun managementul costurilor, în special procesul de estimare a costurilor proiectului, deoarece acest proces este fundamental atât pentru bugetare și control, cât și pentru funcția de management al costurilor în ansamblu.

Distribuția costului proiectului pe parcursul ciclului său de viață este neuniformă, dar trebuie remarcat faptul că principalele decizii care determină indicatorii costului proiectului sunt luate în faza de pre-investiție a proiectului. Astfel, capacitatea de a gestiona costurile proiectului este, de asemenea, distribuită inegal pe parcursul ciclului său de viață.

Costul proiectului este determinat de costul total al resurselor proiectului, costurile și timpul de finalizare a lucrării proiectului. Pentru proiectele de construcție se determină costul construcției, care este partea din costul proiectului care include fondurile necesare pentru construcția capitală. Estimarea tuturor costurilor proiectului este echivalentă cu estimarea costului total al proiectului.

Managementul costurilor proiectului include procesele necesare pentru a asigura și asigura că proiectul este finalizat în bugetul aprobat. În contextul acestui capitol, managementul valorii și managementul costurilor sunt concepte practic identice. Obiectivele unui sistem de management al costurilor (costurilor) sunt de a dezvolta politici, proceduri și metode care să permită planificarea și controlul în timp util al costurilor.

Managementul costurilor (costului) proiectului include următoarele procese:

Evaluarea costurilor proiectului;

Bugetarea proiectului, adică stabilirea țintelor de cost pentru implementarea proiectului;

Controlul costului (cheltuielilor) proiectului, evaluarea constantă a costurilor efective, compararea cu cele planificate anterior în buget și elaborarea măsurilor corective și preventive.

Principalul document prin care se gestionează costul proiectului este bugetul. Un buget este un document directiv care este un registru al cheltuielilor și veniturilor planificate distribuite pe post pentru perioada corespunzătoare de timp. Bugetul este un document care definește limitele de resurse ale proiectului, prin urmare, atunci când se gestionează costul, componenta de cost a acestuia iese în prim-plan, care se numește de obicei deviz de proiect.

Deviz de proiect - un document care conține justificarea și calculul costului unui proiect (contract), de obicei bazat pe domeniul de aplicare al proiectului, resursele necesare și prețurile.

O modalitate de a gestiona costurile proiectului este utilizarea unei structuri de conturi de cost (planuri de conturi). Pentru efectuarea muncii sunt necesare resurse, care pot fi exprimate atât în ​​forța de muncă a muncitorilor, materiale, echipamente, cât și sub formă de elemente de cost în numerar, atunci când nu este nevoie sau oportunitatea de a cunoaște ce resurse specifice le constituie. În etapa de bugetare a lucrărilor, toate resursele implicate în implementarea acesteia sunt anulate în diferite elemente de cost.

Întrucât structura conturilor de costuri este elaborată după principiile descompunerii, prin agregarea informațiilor din conturile nivelurilor inferioare ale structurii, se pot obține date de cost la nivelul de detaliere cerut, până la nivelul superior, caracterizând bugetul proiectului.

Atunci când se efectuează lucrări de proiect, informațiile despre costurile reale sunt înregistrate și în conturile de cost adecvate, ceea ce permite o comparație a costurilor planificate (bugetate) cu costurile reale la niveluri adecvate de detaliu.

Managementul costurilor se desfășoară pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului și, desigur, procesele de management sunt implementate diferit în diferite etape ale ciclului proiectului. Acest lucru se reflectă în conceptul modern de management al costurilor de proiect - managementul costurilor pe tot parcursul proiectului (costarea ciclului de viață - LCC)

Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață este neuniformă și are de obicei structura prezentată în Fig. 1. După cum puteți vedea, cea mai mare parte a costurilor apare în faza de implementare a proiectului. Dar trebuie remarcat faptul că principalele decizii care determină costul proiectului sunt luate în faza de preinvestiție a proiectului. Astfel, capacitatea de a gestiona costurile proiectului este, de asemenea, distribuită inegal pe parcursul ciclului său de viață.

EVALUAREA COSTURILOR PROIECTULUI

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului și de scopul evaluării, se folosesc diverse tipuri și metode de estimare a costului proiectului. Pe baza scopurilor evaluărilor, acuratețea acestor evaluări variază, de asemenea.

În tabel 1 prezintă diferite tipuri de estimări ale costurilor proiectului, indicând scopul devizelor și acuratețea acestora. Pentru a estima costul unui proiect, trebuie să cunoașteți costul resurselor care compun proiectul, timpul necesar pentru finalizarea lucrării și costul acestei lucrări. Astfel, estimarea costurilor începe cu determinarea resurselor și structurii de lucru a proiectului. Aceste sarcini sunt rezolvate ca parte a planificării proiectului (Capitolul 13), iar modulul de estimare a costurilor ar trebui să primească rezultatele acestui proces.

Costul proiectului este determinat de resursele necesare pentru finalizarea lucrării, inclusiv:

*echipament (cumparare, inchiriere, leasing);

*dispozitive, dispozitive și instalații de producție;

*munca (angajati cu norma intreaga angajati cu contract);

*consumabile (papetărie etc.);

*materiale;

*instruire, seminarii, conferințe;

*subcontracte;

*transport etc.

Orez. 1. Distribuția costului proiectului pe parcursul ciclului său de viață

Toate costurile pot fi clasificate astfel:

* costuri directe și generale;

* recurent și unic. De exemplu, plățile lunare pentru utilizarea instalațiilor de producție sunt costuri recurente, achiziționarea unui set de echipamente este un cost unic;

* constante si variabile in functie de volumul de munca;

* plata orelor suplimentare.

Structura costurilor unui proiect în funcție de elementul de cost se bazează de obicei pe structura planului de conturi a proiectului, care este o descompunere a costurilor de la cel mai ridicat nivel de cost al întregului proiect până la cel mai scăzut nivel de cost al unei unități de resurse. Pentru un anumit proiect, vă selectați propriul plan de conturi sau familia acestora. Ca opțiuni de bază pot fi utilizate planurile de conturi contabile rusești, planurile de conturi internaționale și planurile de conturi de gestiune.

Tabelul 1 Tipuri de estimări ale costurilor proiectului

Tehnica de estimare a costurilor proiectului constă din 13 pași. Acestea pot varia în funcție de proiect și includ, în general, următoarele:

1. Determinarea necesarului de resurse ale lucrării.

2. Dezvoltarea unui model de rețea.

3. Dezvoltarea unei structuri de defalcare a muncii.

4. Estimarea costurilor din punct de vedere al structurii de defalcare a lucrărilor,

5. Discuție despre WBS (structura de defalcare a muncii) cu fiecare dintre managerii funcționali.

6. Dezvoltarea directiei principale de actiune.

7. Estimarea costurilor pentru fiecare element al WBS.

8. Coordonarea costurilor de bază cu cel mai înalt nivel de management

9. Discuție cu managerii funcționali a nevoilor de personal.

10. Dezvoltarea unei scheme de responsabilitate de linie.

11. Elaborarea graficelor detaliate.

12. Formarea unui raport de sinteză privind costurile.

13. Includerea rezultatelor estimării costurilor în documentele proiectului.

O estimare a costurilor unui proiect este în esență o estimare a tuturor costurilor necesare pentru implementarea cu succes și completă a proiectului. Aceste costuri pot avea idei diferite, colorate de semnificații economice diferite. Mai mult, diferențele dintre astfel de idei sunt uneori foarte subtile.

Există trei tipuri de costuri:

*obligatii;

* costuri bugetare (costul estimat al lucrării distribuit în timp);

* costuri reale (ieșiri de numerar). Obligațiile apar, de exemplu, la comandarea oricăror bunuri sau servicii înainte de utilizarea lor în proiect. Ca urmare, se emit facturi, a căror plată se poate face fie în momentul în care mărfurile sunt gata de livrare, fie în momentul primirii, fie în conformitate cu politica de plată adoptată de organizație. In orice caz, la comanda, bugetul se reduce cu suma acestei comenzi. În unele cazuri, nu se ia în calcul până la primirea facturii, care nu reflectă corect starea actuală a bugetului. În acest sens, este nevoie de un sistem de planificare și contabilizare a obligațiilor de proiect.Pe lângă îndeplinirea principalelor sale funcții, acest sistem va face posibilă prevederea plăților viitoare.

Costurile bugetare caracterizează costurile planificate pentru producerea muncii.

Costurile reale reflectă cheltuielile suportate în timpul implementării lucrării proiectului sau în momentul plății fondurilor.

Raportul real al acestor tipuri de costuri depinde de mai mulți factori, printre care:

* raportul dintre volumele de resurse de muncă, materiale și subcontracte din proiect;

* politica de plată a facturilor în organizație;

* perioada de livrare a echipamentelor principale;

* program de lucru in cadrul subcontractelor;

* influența programului de lucru asupra momentului și modului în care costurile lucrătorilor vor fi anulate la livrarea echipamentelor.

Înțelegerea diferențelor dintre „expresiile” de cost descrise vă va permite să gestionați eficient costurile totale ale proiectului.

Pe baza structurii ciclului de viață al proiectului, costul acestuia include următoarele componente:

Costul cercetării și dezvoltării: efectuarea de studii de pre-investiție, analiză cost-beneficiu, analiză de sistem, proiectare detaliată și dezvoltare de prototipuri de produse, evaluare preliminară a produselor proiectului, dezvoltarea de proiectare și alte documentații pentru produse;

Costuri de producție: producție, asamblare și testare a produselor proiectului, menținerea capacității de producție, logistică, pregătirea personalului etc.;

Costuri de construcție: spații de producție și administrare (construirea unor noi sau reconstrucția celor vechi);

Costuri curente: salarii, materiale și semifabricate, transport, managementul informațiilor, controlul calității etc.;

Scoaterea produselor din producție: costuri pentru reechiparea instalațiilor de producție, eliminarea reziduurilor.

BUGETAREA PROIECTULUI

Bugetarea se referă la determinarea valorilor costurilor lucrării efectuate în cadrul proiectului și al proiectului în ansamblu, procesul de formare a unui buget de proiect care conține o distribuție stabilită (aprobată) a costurilor pe tip de lucrare, elemente de cost, după timpul de lucru, pe centrele de cost sau prin altă structură. Structura bugetului este determinată de planul de conturi pentru contabilitatea costurilor unui anumit proiect.Bugetul poate fi format atât în ​​cadrul unui plan de conturi contabil tradițional, cât și folosind un plan de conturi special dezvoltat pentru contabilitatea de gestiune. Practica arată că în cele mai multe cazuri planul de conturi contabil nu este suficient.Pentru fiecare specific proiectul necesită luarea în considerare a anumitor specificități din punct de vedere al managementului costurilor, prin urmare fiecare proiect trebuie să aibă propriul plan de conturi unic, dar care este pe baza unor indicatori stabiliţi ai contabilităţii de gestiune.

Diferite tipuri de bugete sunt dezvoltate în diferite faze și etape ale unui proiect. Acuratețea și scopul acestor tipuri de bugete sunt prezentate în tabel. 2. Bugetarea este planificarea costurilor, adică determinarea planului de costuri: când, cât și pentru ce bani vor fi plătiți.

Bugetul poate fi întocmit astfel:

1) grafice de costuri,

2) matrice de distribuție a costurilor,

3) diagrame cu bare de cost,

4) diagrame cu bare ale costurilor cumulate (cumulative),

5) diagrame liniare ale costurilor cumulate distribuite în timp

6) diagrame circulare ale structurii costurilor etc.

masa 2

Tipuri de bugete

Forma în care sunt prezentate bugetele depinde de:

Document consumator;

Scopul creării documentului;

Standarde stabilite;

Informații de interes.

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului, bugetele pot fi:

preliminar (evaluative);

Aprobat (oficial);

Curent (corectabil);

Real.

După efectuarea studiilor de fezabilitate (Capitolul 4), se întocmesc bugete preliminare, care sunt mai mult evaluative decât prescriptive. Astfel de bugete sunt negociate cu toate părțile interesate și aprobate în cele din urmă de managerul de proiect sau de alt factor de decizie. Odată ce bugetul a dobândit statutul oficial, acesta devine standardul cu care sunt comparate rezultatele reale. Pe parcursul implementării proiectului apar abateri de la indicatorii planificați anterior, care ar trebui reflectate în timp util în bugetele curente. Și la finalizarea tuturor lucrărilor, un buget real este creat ca document final, care reflectă numere reale.

Estimările care reprezintă bugete de cheltuieli merită o atenție deosebită. Documentația de deviz este o componentă importantă a documentației bugetare în proiectele mari de investiții

Una dintre primele întrebări pe care un investitor le va adresa inițiatorului proiectului va fi: „Cât costă?” Răspunsul este necesar pentru a lua o decizie adecvată cu privire la lansarea proiectului. Și este foarte important să găsiți acest răspuns. Pentru a fi complet sincer, veți obține un răspuns exact doar după finalizarea proiectului. În restul timpului, se cunosc doar ipoteze despre costul viitorului proiect.

Ipotezele privind costul proiectului și fondurile necesare pentru implementarea acestuia ar trebui prezentate sub forma unui document clar, structurat, care să răspundă la întrebările: cât, când și pe ce fonduri vor fi cheltuite în timpul proiectului.

Pe viitor, managerul de proiect va trebui să depună multe eforturi pentru a se asigura că ipotezele sale devin realitate și proiectul este finalizat în limita bugetului aprobat.

Acțiunile enumerate ale managerului de proiect și ale echipei constituie conținutul managementului costurilor proiectului.

Obiectivele de învățare

După studierea acestui capitol, cititorul va primi răspunsuri la următoarele întrebări.

• Cum determinăm costul unui proiect?
• Ce este o estimare și ce informații oferă managerului de proiect?
• Care este bugetul proiectului și de ce este adesea depășit?
• Cum să elaborezi un buget realist al proiectului?
• Cum se organizează un control eficient al costurilor într-un proiect?
• Ce este metoda valorii câștigate și de ce este necesară?

Conceptul de management al costurilor de proiect

Acest capitol discută mijloacele, metodele și instrumentele care asigură managementul costurilor pentru un proiect în diferite etape ale implementării acestuia.

Managementul costurilor este asigurat prin implementarea următoarelor procese pe parcursul proiectului:

• Costurile estimate;
• elaborarea bugetului proiectului;
• controlul costurilor proiectului.

Procesele de management al costurilor de proiect asigură:

• înțelegerea de către managerul de proiect, clientul și investitorul proiectului a costului proiectat al lucrărilor individuale, pachetelor de lucru și al întregului proiect (proces de estimare a costurilor);
• o înțelegere clară de către managerul de proiect a când, cât și pe ce fonduri vor fi cheltuite în proiect (procesul de elaborare a bugetului);
• absența cheltuielilor neprevăzute în proiect, reducerea numărului de modificări și abateri ale bugetului efectiv de la bugetul de bază aprobat (proces de control al costurilor).

Mai mult, aceste procese, ca orice proces din timpul implementării unui proiect, pot fi iterative și desfășurate pe principiile dezvoltării secvențiale.

Principalele sarcini ale unui manager de proiect în managementul costurilor:

• determinarea regulilor și principiilor generale pentru managementul costurilor proiectelor;
• dezvoltarea unui sistem de management al costurilor de proiect;
• implicarea specialiștilor funcționali relevanți în lucrările de estimare a costurilor;
• evaluarea cantității de resurse necesare implementării proiectului;
• organizarea elaborării devizelor și bugetului pentru proiect;
• asigurarea finantarii proiectului conform planului financiar;
• contabilizarea costurilor reale pe parcursul proiectului;
• controlul parametrilor de cost al proiectului, identificarea abaterilor și implementarea la timp a acțiunilor corective;
• arhivarea informațiilor faptice despre parametrii de cost ai proiectului.

Managementul costurilor de proiect integrează procesele efectuate în timpul planificării, bugetării și controlului costurilor pentru a se asigura că un proiect este finalizat în bugetul aprobat.
PMBOK

Managementul costurilor și finanțelor de proiect- sectiunea management de proiect, care cuprinde procesele necesare formarii si controlului implementarii bugetului proiectului aprobat.
NTK

O caracteristică importantă a proceselor de management al costurilor de proiect este legătura lor foarte strânsă cu alte procese de planificare. În special, este dificil de presupus că va fi posibil să se elaboreze un buget corect fără informații despre resursele necesare și fără un plan calendaristic.

Informațiile despre riscurile proiectului pot influența semnificativ atât dimensiunea, cât și designul proiectului.

Unul dintre primii pași pe care îi face un manager de proiect în gestionarea costurilor proiectului este dezvoltarea unui concept de management al costurilor. Acest concept ar trebui să conțină reguli generale de organizare a managementului costurilor proiectului, principii de contabilitate și documentare, metode și tehnologii recomandate.

Dezvoltarea unui concept de management al costurilor proiectului și finanțării:

• dezvoltarea unei strategii de gestionare a costurilor și finanțelor proiectului (definirea scopurilor și obiectivelor, criteriilor de succes și eșec, limitări și ipoteze);
• efectuarea analizei economice și justificarea proiectului (marketing, evaluarea costurilor și a surselor de finanțare, prognoza implementării);
• evaluarea economică generală a proiectului;
• dezvoltarea unui calendar de finanțare extins;
• determinarea cerințelor pentru sistemul de management al costurilor și finanțării în proiect;
• aprobarea conceptului.

Toate costurile din proiect pot fi împărțite în trei tipuri:

1. obligatii;
2. costuri bugetare;
3. costurile reale.

Datorii- acestea sunt costuri planificate, viitoare, care apar la incheierea de acorduri, contracte, sau la comanda oricăror bunuri sau servicii. Acest lucru se întâmplă de obicei în avans, conform planului proiectului. Facturile emise de furnizori sunt supuse plății obligatorii. Cu toate acestea, plata poate fi efectuată în conformitate cu reguli diferite în momente diferite:

• în momentul pregătirii materialelor și componentelor;
• după livrarea bunurilor și serviciilor;
• în condițiile plății anticipate integrale sau parțiale;
• în conformitate cu politicile organizației care achiziționează sau furnizează bunuri și servicii.

În funcție de modul în care este organizată contabilitatea în organizație, se poate documenta mai devreme sau mai târziu o reducere a bugetului cu suma obligațiilor. Unele organizații nu iau în considerare aceste costuri până când factura nu este primită sau plătită. În acest caz, starea actuală a bugetului proiectului este disponibilă managerului într-o formă distorsionată și nu oferă o imagine completă pentru luarea deciziilor.

Costuri bugetare reprezintă costul estimat al muncii distribuit în timp. Acesta este programul de cost al proiectului. Acesta este uneori numit plan de costuri. Conține informații despre valoarea și calendarul cheltuielilor planificate ale proiectului în timpul execuției lucrării.

Costuri reale arată fluxul real de numerar din proiect. Raportul costurilor reale oferă informații despre costurile reale ale proiectului. În acest caz se pot întâmpla:

• în timpul execuției proiectului;
• la momentul plății fondurilor;
• la momentul debitării fondurilor din cont.

Caracteristicile contabilității obligațiilor, costurile bugetare și efective pot schimba semnificativ imaginea prin care este determinată starea financiară a proiectului.

Exemple

În timpul unui proiect de construire a unei instalații asociate de deshidratare a gazelor într-un câmp petrolier, au fost comandate de la producător cazane cu pereți groși. Bugetul proiectului a fost redus cu 4.500.000 RUB. datorita faptului ca dupa incheierea contractului si comandarea cazanelor au aparut obligatii pentru aceasta suma. Perioada de producție a cazanului este de șapte luni, dar aceste costuri au fost deja luate în considerare în bugetul proiectului.

Alt exemplu. Contractul de furnizare de echipamente pentru proiectul de instalare a unei linii de fibră optică în interesul companiei - operator de telefonie mobilă, prevedea plata pentru routerul furnizat în termen de 30 de zile de la semnarea certificatelor de acceptare. Conform regulilor de contabilitate ale firmei client, aceste costuri vor fi luate in calcul in buget doar la plata efectiva.

Astfel, a apărut o situație în care lucrarea a fost deja finalizată, echipamentele se află în depozitul clientului, iar costurile pentru acestea nu au fost încă luate în considerare în bugetul efectiv.

Pentru a crește eficiența sistemului de management al costurilor proiectului în conceptul de gestionare a costurilor și finanțării proiectului, este de dorit să se definească clar:

• politica de plata pentru munca (plata anticipata, plata la livrare etc.);
• politica de plată a facturilor (în ziua primirii, într-o anumită perioadă etc.);
• principii de anulare a costurilor pentru manopera, materiale si componente;
• principiile contabilității costurilor într-un proiect;
• principiile plății pentru muncă atunci când sunt implicați subcontractanți;
• relația dintre programul de lucru și anularea costurilor cu forța de muncă și plata utilajelor.

Practica de management de proiect

În practică, principalele probleme conceptuale ale managementului costurilor proiectului sunt de obicei determinate de organizația-mamă care implementează proiectul.

În cazul creării unei companii sau a unui consorțiu specializat pentru implementarea unui proiect, regulile și principiile definite pentru proiect devin cel mai adesea regulile interne ale acestei organizații și invers.

Estimarea costului muncii

Estimarea costurilor este procesul de determinare a tuturor costurilor necesare pentru implementarea cu succes și completă a unui proiect.

Estimarea costurilor este un proces iterativ de obținere a datelor aproximative despre costul muncii și al resurselor. Estimările pot fi actualizate pe măsură ce proiectul progresează. Eroarea admisibilă a estimărilor depinde de scopul datelor obținute și de faza proiectului.

Astfel, orice estimare a costurilor într-un proiect este aproximativă. Dar totuși aproximativ - acesta provine de la cuvântul „aproape”. Pe măsură ce proiectul progresează, estimările ar trebui să fie rafinate și să devină mai realiste.

Exemplu

Mesajul șefului departamentului IT despre costul implementării sistemului SAP R3 în companie în etapa de analiză a fezabilității unui astfel de proiect poate arăta ca „3-4 milioane de ruble”.

În viitor, această evaluare ar trebui să devină mult mai precisă.

Tipuri de estimări de costuri

În managementul de proiect se pot distinge patru tipuri de evaluări:

1. ordin brut de mărime - așteptările de cost ale unui proiect în faza de concept sau idee;
2. ordinul de mărime - ipotezele de cost ale proiectului calculate într-un plan de afaceri sau document similar;
3. estimare bugetară - o estimare a costului proiectului, obținută pe baza datelor furnizate de furnizori și executanți ai lucrărilor;
4. exact - estimare de cost inclusă în buget la determinarea costului final planificat al proiectului înainte de a trece la faza de implementare.

Intervalele de eroare de estimare

Este curios că chiar și o estimare exactă, care, de fapt, este utilizată în stabilirea prețurilor și a ajustărilor bugetare finale, are o eroare (vezi Fig. 1).

Figura 1. Intervalele de precizie pentru estimările de cost

Ca intrare pentru estimarea costurilor, managerul de proiect are nevoie de informații despre domeniul de aplicare al proiectului. În fazele inițiale, aceasta va fi Carta sau WBS a proiectului, iar în etapele ulterioare va solicita programul detaliat al acestuia. Totul depinde de numărul de iterații al estimării costurilor. Pentru a obține o estimare aproximativă a costului unui proiect, uneori sunt suficiente doar ideea și designul proiectului. Estimările mai precise necesită informații mai precise.

Componentele estimării costurilor

La estimarea costului lucrării, trebuie luate în considerare toate elementele de cost pentru efectuarea lucrării:

• materiale si componente;
• echipamente achizitionate, transport;
• plăți de închiriere (spațiu, echipamente, transport);
• costuri de leasing (cumparare, inchiriere, leasing);
• capacitatea de producție;
• costul muncii personalului;
• costurile consumabilelor;
• costurile de formare și stagii de practică;
• costurile organizarii de evenimente (conferinte, seminarii);
• cheltuieli de calatorie;
• costuri logistice;
• cheltuieli de distractie.

Metodele care vor fi utilizate în evaluarea costurilor depind de proiectul specific, de calificările experților și de alți factori. De exemplu, pentru a obține un rezultat de înaltă calitate al estimării costurilor folosind metoda „de jos în sus”, este necesar să existe o structură ierarhică a muncii destul de detaliată. Un WBS bine dezvoltat nu va fi de prisos atunci când se utilizează alte metode de evaluare. Dacă nu aveți o structură detaliată a defalcării muncii, poate fi necesar să începeți cu o abordare de sus în jos.

Se disting următoarele metode de estimare a costurilor.

• Estimarea parametrică- o metodă în care o relație statistică între costul unei operațiuni și alte variabile (parametri), obținute dintr-o analiză a datelor istorice (de exemplu, dimensiunea zonei structurii în construcție, numărul de linii din codul programului, numărul de ore de lucru) este utilizat pentru estimarea costurilor. Costul unei unități de lucru este calculat empiric. De exemplu, costul construcției de 1 mp. m de locuință, 1 oră de muncă expertă etc. Atunci când se calculează costul, se folosesc diverse formule și pentru a calcula costul întregului domeniu de activitate, acestea pornesc de la costul unei unități individuale de activitate.
• Evaluare prin analogi- o metodă de estimare a costurilor prin analogie cu lucrări similare efectuate în acest sau alte proiecte. Metoda de evaluare analogică se poate aplica întregului pachet de lucrări sau poate fi utilizată împreună cu o evaluare parametrică atunci când există informații despre efectuarea unei lucrări similare, dar cu un domeniu de aplicare diferit sau în condiții diferite. Avantajul metodei este capacitatea de a obține o estimare mai precisă. Motivul pentru aceasta este disponibilitatea informațiilor nu numai despre costul planificat al lucrării analizate, ci și despre costul real al acesteia. Diferența dintre estimarea planificată și costul real poate oferi managerului de proiect mai multe lucruri de gândit.
• Evaluare de jos în sus- tehnologie de evaluare a volumelor mari de muncă prin însumarea estimărilor obținute pentru componente mai mici ale acestei lucrări. Cu cât proiectul WBS este mai detaliat și mai precis, cu atât pot fi obținute estimări de costuri mai precise și mai corecte pentru proiect. Metoda de jos în sus este considerată pe bună dreptate una dintre cele mai precise.

Exemplu

Înainte de a preda noul server clientului, acesta trebuie testat. Costul testării serverului poate fi determinat de jos în sus. Aceasta va fi suma costurilor:

• testarea de rutină;
• teste de stres;
• testarea sarcinii într-o cameră termică.

• Metoda de evaluare de sus în jos considerată semnificativ mai puțin precisă decât metoda de jos în sus. Este utilizat în absența WBS detaliată și în lipsa informațiilor despre resursele și materialele necesare pentru implementarea lucrării. Tehnologia de evaluare presupune exact pașii opuși în raport cu metoda de jos în sus. În primul rând, se oferă o evaluare cuprinzătoare a întregului pachet de lucrări, apoi este detaliată și descompusă în elemente individuale (în funcție de muncă, executant etc.). Metoda este utilă în etapele incipiente ale unui proiect, când viabilitatea acestuia este evaluată și nu este clar dacă resursele ar trebui cheltuite pentru o planificare și o evaluare mai detaliată.
• - o metodă foarte simplă, cu condiția să existe executanți și antreprenori dispuși să execute această cantitate de muncă. Termenii de referință, licitația sau alte documente sunt trimise solicitanților cu o solicitare de a furniza estimările lor cu privire la costul (și, deseori, durata) executării acestor lucrări.

Practica de management de proiect

Când utilizați metoda de analiză a propunerilor interpreților, ar trebui să respectați reguli simple:

• nu accepta prima oferta;
• nu accepta oferta cea mai ieftina;
• nu accepta o ofertă prea scumpă;
• Nu utilizați prețul de ofertă ca singur criteriu atunci când luați o decizie.

Unul dintre autorii acestei cărți a efectuat un mic experiment. Începând renovarea propriului apartament, a încercat să obțină o estimare a costului acestui proiect, analizând propunerile interpreților și metoda „de sus în jos”. După cum știți, metoda de sus în jos este considerată ca nu foarte precisă. Fără să dezvolte ISR, fără a stabili compoziția și structura lucrării, a pregătit un caiet de sarcini pentru renovarea unui apartament cu două camere în suprafață de 55 de metri pătrați. m, l-a trimis la șase companii care oferă pe piață servicii de renovare a apartamentelor și a solicitat o estimare pentru proiect. Pentru puritatea experimentului, au fost selectate companii din același segment de piață, oferind reparații de nivel „mediu”. Companiile care oferă renovari de lux nu au luat parte la experiment.

Cele mai mici și mai mari estimări ale costurilor de reparații primite de la toți furnizorii au diferit cu un factor de opt (8). În devizul cu cel mai mic preț, trebuia să se folosească 24 de saci de amestec pentru nivelarea pereților (25 kg fiecare) în timpul reparației, cel mai scump - 420 de saci.

Exact același lucru se întâmplă în orice proiect. Să adăugăm aici componente de imagine și de marketing. O estimare a unei companii contractante lider de piață va fi mult mai costisitoare decât a unui alt participant pe piață. Același lucru se va întâmpla dacă estimarea este elaborată pentru o companie client care este lider de piață.

Acest lucru nu trebuie să deruteze managerul de proiect. Este necesar să renunțați la valorile extreme - cele mai mari și cele mai mici - și să continuați să analizați propozițiile rămase.

În cazul unei licitații pentru selectarea furnizorilor, toate componentele propunerii sunt analizate în ansamblu. Sunt analizate termenele propuse, criteriile de calitate și alți indicatori, nu doar prețul, iar această problemă devine mai puțin acută.

Caracteristicile comparative ale diferitelor metode de estimare a costurilor sunt prezentate în Tabelul 1.

Rezultatul estimării costurilor este o estimare a costurilor pentru efectuarea fiecărei lucrări separat și în ansamblu pentru proiect. Acest lucru se poate face în formă tabelară (vezi Tabelul 2).

Pentru a obține estimări de cost de înaltă calitate, managerul de proiect trebuie să implice experți în domeniu și specialiști funcționali cu suficientă experiență pentru a participa la astfel de lucrări.

tabelul 1

Tabelul 2. Estimarea costului proiectului „Organizarea competiției „Cel mai bun contribuabil din Sankt Petersburg””

Pentru a îmbunătăți calitatea procesului de estimare a costurilor, managerului de proiect i se recomandă să respecte următoarele principii.

• Principiul responsabilitatii optime- cel care o înțelege cel mai bine va estima cel mai bine costul unei sarcini. Adesea, o astfel de persoană este executantul direct al sarcinii. Evaluările sale sunt cele mai precise, bazate pe experiența și cunoștințele sale de specialitate. În plus, prin implicarea interpreților în procesul de planificare, managerul de proiect crește astfel motivația și responsabilitatea acestora pentru rezultat la finalizarea sarcinii.
• Principiul independenței- evaluarea costurilor operațiunilor și lucrărilor trebuie efectuată independent de evaluarea lucrărilor asociate acestora. Fiecare loc de muncă este considerat independent de celelalte locuri de muncă. Relația dintre activități, riscurile asociate și abaterile asociate va fi luată în considerare la agregarea informațiilor primite la un nivel superior de planificare.
• Principiul adecvării condițiilor- atunci când evaluează și calculează munca, expertul trebuie să fie ghidat de ipoteza că are condiții adecvate pentru implementare, o cantitate suficientă de resurse și metode eficiente de executare a muncii îi sunt disponibile. Desigur, viața este mai complexă decât presupunerile despre ea, așa că calculele obținute în acest fel sunt predispuse la un optimism excesiv. Pentru a obține estimări mai precise, expertul trebuie să țină cont în mod adecvat de limitările proiectului în ipotezele sale. Cel mai probabil, acest lucru va duce la o creștere a notelor, dar va fi rezonabil și adecvat.
• Principiul recunoașterii riscului- estimările introduse în documentele de planificare trebuie să țină cont de circumstanțe neprevăzute și riscuri care pot afecta costul și calendarul lucrărilor. Este absolut normal să includeți rezerve de risc în evaluare. Cu toate acestea, valoarea lor trebuie să fie rezultatul unei analize și calcule adecvate și semnificative. Introducerea unei rezerve „pentru orice eventualitate” în costul muncii este cel mai adesea ineficientă. Se transformă în planificare elementară de „reasigurare”, „pentru orice eventualitate”, care nu este justificată nici de circumstanțe obiective, nici de situația reală din proiect.
• Principiul dreptului de a greși- orice estimare este o presupunere. Orice presupunere conține o eroare. Sarcina expertului este să minimizeze această eroare. Introducerea de penalități pentru erori, sancțiuni pentru orice abatere a datelor reale de la cele prognozate va duce la „reipotecare” și „reasigurări”. Interpreții și experții vor face rezerve nerezonabile pentru a evita pedeapsa. Toate estimările vor conține valori exclusiv pesimiste. În același timp, practic nu există nicio speranță că în astfel de condiții costurile reale și planificate vor coincide sau vor apărea economii. Celebra lege a lui Murphy spune: „Orice buget va fi cheltuit integral”. A avea încredere într-un expert va îmbunătăți considerabil acuratețea estimărilor dvs.

Elaborarea estimărilor

Elaborarea devizelor este procesul de structurare și sistematizare a estimărilor de costuri obținute în etapa de evaluare a costurilor. Structurarea și sistematizarea datelor privind costul lucrărilor se realizează în conformitate cu elementele de cost adoptate în sistemul contabil al organizației-mamă a proiectului.

Estima- un document care conține o listă a costurilor proiectului derivate din domeniul de activitate al proiectului, resursele necesare și prețurile, structurate pe articole.
Wikipedia

Dacă într-un proiect (organizație-mamă) se obișnuiește să se structureze estimările de proiect în funcție de muncă, atunci procesul de elaborare a estimărilor este mult simplificat. Devizele structurate pe lucrări sunt transferate în deviz și compilate într-un singur document.

Dacă cerința companiei este de a structura costurile în estimare pe post de cost, procesul devine ceva mai complicat. De obicei distins:

• costuri directe (cheltuieli);
• costuri generale (indirecte);
• cheltuieli generale și administrative.

Costuri directe- cheltuieli legate direct de producerea produselor și lucrările de proiect; costurile de producție incluse în costul de producție, în costurile directe de producție.

Costurile directe sunt direct legate de pachetul de lucru. Acestea includ:

• costurile forței de muncă;
• costurile materialelor și echipamentelor;
• alte cheltuieli asociate cu prestarea muncii.

Costurile directe pot fi influențate direct de managerul de proiect și echipa sa. Influența echipei de proiect asupra altor costuri este limitată.

Costuri generale (costuri indirecte)- cheltuieli care însoțesc producția principală, dar nu au legătură directă cu aceasta și nu sunt incluse în costul forței de muncă și materialelor. Costurile generale nu pot fi legate de nicio lucrare specifică sau de un rezultat specific. Ele se aplică întregului proiect în ansamblu. Acestea sunt costurile pentru:

• întreținerea și exploatarea mijloacelor fixe;
• managementul, organizarea, întreținerea producției;
• calatorii de afaceri;
• formarea angajatilor.

Cheltuieli generale și administrative (costuri fixe)- costuri care nu sunt asociate cu niciun proiect anume. Ele se referă la cheltuielile companiei, dar în același timp se referă și la proiect. Cheltuielile generale și administrative includ, de obicei, costurile de întreținere a personalului de conducere și a departamentelor suport (contabilitate, secretariat, securitate etc.).

Practica de management de proiect

Unele companii au o sumă fixă ​​de cheltuieli generale și administrative (de exemplu, ca procent). Această sumă este calculată de managerul de proiect și adăugată la costurile directe calculate. Această practică are dreptul la viață, deși utilizarea ei poate provoca uneori o creștere semnificativă a costului proiectului.

Clasificarea estimărilor

• local;
• obiect;

Estimări locale- un document primar care conține calcule și estimări ale costului elementelor structurale și ale tipurilor de lucrări pentru proiect în prețuri curente sau prognozate.

Lista de resurse locale include:

• costurile forței de muncă ale angajaților (ore om);
• timpul de utilizare a echipamentului (ore mașini);
• consum de materiale, produse, structuri etc. (în unități fizice de măsură acceptate).

Estimarea resurselor locale poate include:

• costurile forței de muncă;
• costurile de operare a echipamentelor;
• Costul materialelor;
• cheltuieli generale;
• profit estimat;
• cost estimat.

Structura aproximativă a estimării locale este dată în Tabelul 3.

Tabelul 3

Estimarea obiectului- un document care conține calcule și estimări de cost pentru obiectul (obiectele) în ansamblu la prețuri de bază sau curente.

• Preț de bază - prețul unui produs de calitate standard, pe baza căruia se stabilește prețul unui produs de calitate superioară și inferioară, de exemplu, în cazul în care proprietățile produsului efectiv livrat diferă de cele specificate în contracta.
• Preț curent - prețul sau tariful în vigoare într-o anumită perioadă de timp (poate fi en-gros, achiziții, vânzare cu amănuntul, prețuri și prețuri în construcții, tarife și prețuri pentru serviciile prestate întreprinderilor, organizațiilor și populației).

Pe baza rezultatelor dezvoltării estimării obiectului proiectului, echipa de management al proiectului și clientul pot obține indicatori ai costului unitar al obiectului:

• cost de 1 mp. m de suprafață (de exemplu, rezidențială sau de birou);
• costă 1 cub m volum (de exemplu, o structură în curs de construcție);
• cost de 1 m lungime (de exemplu, utilități);
• intensitatea standard a muncii;
• salariul estimat.

Estimări pentru tipuri individuale de costuri- documente care conțin calcule și estimări de costuri bazate pe costuri care nu sunt luate în considerare de standardele de deviz.

Unele tipuri de costuri includ:

• bonusuri pentru finalizarea timpurie a proiectului;
• plata pentru servicii de consultanta si audit;
• plata beneficiilor și compensațiilor;
• plata pentru călătorii de afaceri neprevăzute;
• plata transportului angajatilor (livrare la locul de munca);
• cheltuieli de publicitate;
• prime de asigurare pentru asigurarea voluntară;
• Plata pentru servicii ale operatorilor de telefonie mobila, furnizorilor de internet;
• alte.

Estimare sumară- documentul principal care definește costul proiectului, care rezumă datele devizelor locale și de șantier și estimărilor pentru tipuri individuale de costuri, în prețuri de bază și curente sau în prețuri de bază și prognozate.

În calculul devizului sumar, datele devizelor locale și de amplasament sunt însumate și reunite la nivelul întregului proiect. Estimarea finală include date din estimări pentru tipuri individuale de costuri.

Devizul rezumat (devizul rezumat) este de obicei însoțit de o notă explicativă, care conține informații aferente necesare pentru înțelegerea documentului și facilitarea lucrului cu acesta.

Structura și componența estimării consolidate sunt prezentate în Figura 2.

Figura 2. Structura devizului sumar al proiectului

Pe baza scopului lor, estimările sunt împărțite în următoarele (a se vedea tabelul 4):

• preliminar - destinat să determine ordinul de mărime al costurilor preconizate ale unui proiect de pornire;
• primar - conceput pentru a compara costurile planificate ale proiectului cu restricțiile financiare existente;
• factorial - la fel ca primar;
• apropiate - destinate să ia decizia finală de investiție la lansarea sau renunțarea la proiect;
• rezumat - conceput pentru a finaliza costul proiectului.

Tabelul 4

Astfel, un deviz este un document care conține informații structurate despre câți bani vor fi cheltuiți pentru ce în proiect.

Elaborarea bugetului proiectului

Principalul document de planificare care determină indicatorii de cost planificați ai proiectului este bugetul proiectului. Pe lângă întrebările despre câți bani vor fi cheltuiți pe proiect și pe ce, managerul de proiect este foarte interesat de întrebarea când ar trebui și când pot fi cheltuiți. Răspunsul la această întrebare este oferit prin elaborarea unui buget de proiect.

Bugetul proiectului- un alt document, a cărui elaborare ilustrează perfect principiul dezvoltării secvențiale.

Este aproape imposibil să elaborezi un buget precis, complet și realist din prima încercare. Bugetul este clarificat și ajustat pe măsură ce proiectul progresează. În funcție de stadiul și scopul proiectului, se disting mai multe tipuri de bugete (vezi Tabelul 5). Ele pot avea diferite grade de precizie. Cu toate acestea, pe măsură ce bugetul este rafinat pe parcursul proiectului, eroarea ar trebui să scadă.

Bugetarea- procesul de structurare a cheltuielilor proiectului conform planului de conturi pentru contabilitatea costurilor unui anumit proiect. Structurarea bugetului se poate face:

• după tipul de muncă;
• elemente de cost;
• perioade de raportare;
• riscuri;
• structură diferită.

Bugetare - planificarea costurilor. Rezultatul acestuia este un buget sau un plan de costuri, adică răspunsul la întrebările: când, câți și pe ce bani vor fi cheltuiți.

Algoritmul pentru elaborarea unui buget de proiect este prezentat în Tabelul 6. Este aproape imposibil să se elaboreze un buget de proiect fără un plan calendaristic. De obicei, elaborarea unui program și a unui buget se desfășoară în paralel.

Tabelul 5

Tabelul 6

Calculul si optimizarea bugetului proiectului

Diferențele fundamentale dintre un buget și o estimare sunt prezența unei părți a veniturilor în buget și distribuția costurilor în timp. Un buget este un program al cheltuielilor și veniturilor viitoare.

În cazul în care proiectul nu prevede o fază de post-investiție, adică o fază de profit, partea de venituri a bugetului nu este dezvoltată.

Dacă este furnizată o parte a veniturilor, aceasta este dezvoltată pe baza datelor de la marketeri despre volumele de vânzări planificate ale produsului proiectului și prețurile prognozate.

Dacă se elaborează un buget de cost, atunci dacă sunt disponibile estimări corecte, procesul de conversie a estimării într-un buget devine o funcție tehnică. Un deviz este un document care răspunde la întrebările despre cât și pentru ce să plătești în proiect. Bugetul adaugă la aceste întrebări răspunsul la întrebarea când se va întâmpla acest lucru.

Estimarea este suprapusă pe axa timpului, iar toate plățile sunt distribuite în timp. Atunci când se utilizează sisteme informatice de bugetare și se atribuie costuri unui anumit loc de muncă, sistemul face restul automat.

Bugetul poate fi prezentat sub diferite forme. Cea mai comună formă de prezentare a unui buget este sub forma unui tabel. Uneori, histogramele sau diagramele circulare sunt folosite pentru claritate.

Fixarea bugetului de bază (inițial).

La fel ca un program, un plan de costuri sau un buget va fi urmărit și controlat de manager pe măsură ce proiectul progresează. După ce primește date despre costurile reale ale executării lucrărilor, managerul va trebui să le compare cu cele planificate.

Rolul bugetului de referință va fi jucat de un buget de bază (inițial) fix în timp util.

Practica de management de proiect

La unele companii de investiții, construcții și dezvoltare, bugetul de bază are 2-3 versiuni.

Prima versiune a bugetului de bază se stabilește după aprobarea studiului de fezabilitate, încheierea fazei de preinvestiție și decizia de lansare a fazei de investiții a proiectului, adică trecerea la construcție.

A doua versiune a bugetului de bază se fixează după primirea documentației de proiectare și deviz și efectuarea ajustărilor necesare la bugetul de bază al primei versiuni.

A treia versiune este fixată în cazul unor abateri semnificative de la bugetul de bază în timpul implementării. Această versiune a bugetului de bază nu este întotdeauna cazul. Modificările aduse celei de-a doua versiuni a bugetului de bază sunt considerate o schimbare majoră a proiectului.

Controlul costurilor proiectului

Elaborarea unui buget de proiect este jumătate din luptă. Finalizarea lucrării proiectului și nu depășirea bugetului este a doua jumătate a sarcinii.

Managerul de proiect trebuie să construiască un sistem eficient de control al costurilor proiectului și să asigure implementarea la timp a acțiunilor corective pentru a minimiza abaterile de la buget. Există două sarcini principale ale controlului costurilor:

1. contabilizarea costurilor reale;
2. prognoza costurilor viitoare.

Utilizarea metodelor tradiționale de control al costurilor permite adesea rezolvarea doar a primei probleme de control – contabilitatea.

Controlul tradițional al costurilor

Angajamentul managerului de proiect față de procesul de elaborare a bugetului oferă echipei de proiect un plan financiar detaliat și realist. Sistemul de control al execuției bugetare oferă managerului de proiect date reale privind execuția bugetului. Aceste informații ar trebui să permită managerului de proiect să ia decizia corectă cu privire la starea actuală a proiectului.

Pe baza datelor disponibile, devine posibilă efectuarea unei analize „plan-la-fapt” a costului proiectului.

De obicei se compară două valori:

• costul planificat al muncii efectuate sau valoarea câștigată (EV - Earned Value);
• costul real al lucrării efectuate (AC - Cost Actual).

Diferența dintre acești indicatori se numește variația costurilor (CV - Cost Variance) (vezi Fig. 3).

Din figura 3 se poate observa că costul real al lucrării efectuate (AC) este cu 4.000 de ruble mai mult decât costul planificat al lucrării (EV). Există o depășire a costurilor de 4.000 RUB în proiect. (CV). S-ar părea că lucrurile stau rău. Dar este prematur să luăm o astfel de decizie.

Figura 3. Controlul tradițional al costurilor proiectului

Variația costurilor într-un proiect este calculată folosind formula

În metoda tradițională de control, sunt monitorizați doar indicatorii de cost ai finalizării lucrărilor. Nu are capacitatea de a controla indicatorii volumetrici ai proiectului. Informațiile disponibile nu sunt suficiente pentru a prezice progresul lucrărilor.

Pentru a lua deciziile corecte, managerul de proiect trebuie să aibă o mulțime de informații:

• cât de multă lucrare a fost finalizată în raport cu planul;
• dacă proiectul este în întârziere sau înainte de termen;
• dacă s-a făcut ceea ce ar trebui făcut până la data raportării;
• există abateri de la planul de lucru în ceea ce privește indicatorii de volum;
• Abaterile de la program sunt aleatorii sau este o tendință rezonabilă?

Toate aceste informații sunt solicitate de managerul de proiect pentru a înțelege progresul ulterioar al proiectului și pentru a calcula costul proiectat al întregului proiect în condiții modificate.

Capacitatea de a rezolva problemele enumerate este asigurată de utilizarea metodei valorii câștigate (Earned Value Analysis), care este adesea folosită în controlul proiectelor.

Metoda valorii câștigate

Metoda valorii câștigate este un set de instrumente care vă permit să măsurați, să analizați și să preziceți valorile principalelor indicatori ai proiectului pentru costul, durata și conținutul proiectului. Principalii indicatori ai metodei sunt:

• EV- costul planificat al lucrărilor efectuate. Acesta este costul lucrărilor care au fost finalizate la momentul analizei conform planului conform bugetului aprobat. Această cifră este inclusă în bugetul de bază ca costul planificat al unei anumite cantități de muncă (realizate efectiv);
• A.C.- costul real al muncii efectuate. Acesta este costul lucrării care a fost finalizată la momentul analizei de fapt, banii cheltuiți efectiv pe lucrări care au fost efectiv finalizate în acest moment;
• PV(volum planificat, Valoarea planificată) - costul planificat al lucrării planificate. Acesta este costul lucrărilor care trebuie finalizate în momentul analizei conform bugetului aprobat. Această valoare este inclusă în bugetul de bază ca cost al cantității de lucru care trebuie finalizată până în acest moment.

Primul și al doilea indicator ne sunt deja familiari și este clar de ce sunt necesari.

Comparând volumul stăpânit și costul real, adică costul conform bugetului și costul real al acelor lucrări care au fost deja finalizate, este posibil să se determine dacă există depășiri de costuri în proiect.

CV(abaterea costului, variația costului) este diferența dintre volumul câștigat și costul real:

• Daca CV
• Dacă CV > 0, proiectul are economii bugetare.

Semnificația fizică a calculării indicatorului CV este o comparație a muncii efectiv finalizate în bani planificați (buget) și efectivi.

Din Figura 3 este clar că există o depășire a bugetului de 4.000 RUB, dar nu este deloc clar cum este implementat calendarul proiectului. Poate depășirea costurilor se datorează vitezei de execuție? Au fost finalizate toate lucrările planificate până în prezent? Sau există o lucrare neterminată? Sau poate s-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat?

Un indicator vă va ajuta să răspundeți la această întrebare PV- volumul planificat.

Comparându-l cu volumul stăpânit, poți răspunde la întrebările puse.

Figura 4. Indicatorii metodei valorii câștigate

SV (Schedule Variance, Schedule Variance) este diferența dintre volumul masterat și volumul planificat:

• Dacă S.V.
• Dacă SV > 0, proiectul este înainte de termen.

Semnificația fizică a calculării indicatorului SV este o comparație în bani planificați (buget) a volumului de muncă care este efectiv finalizat (EV) și volumul de muncă care trebuie finalizat conform programului de lucru. În Figura 4, situația prezentată în Figura 12.3 a fost dezvoltată și poate fi caracterizată oarecum diferit.

Analizând abaterea costului CV = -4000 de ruble, putem spune că există o cheltuială excesivă, iar acest lucru este rău. Cu toate acestea, având în vedere valoarea abaterii programului SV = 5000 de ruble, putem trage o concluzie diferită. Într-adevăr, există o depășire a costurilor de 4.000 RUB. Dar, în același timp, abaterea conform programului este de +5000 de ruble, adică s-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat. Poate că depășirea costurilor se datorează vitezei mari de lucru. După cum știți, timpul înseamnă bani. S-au finalizat mai multe lucrări decât era planificat și trebuie să plătiți pentru asta.

Prognoza costului proiectului

Deci, funcția de control contabil este finalizată. Situația care s-a dezvoltat pe proiect a fost analizată în mod adecvat și a fost clarificată starea actuală a proiectului.A doua și cea mai importantă componentă a controlului este prognoza progresului ulterioar al proiectului.

Care va fi costul real al proiectului la finalizare? Câți bani vor fi cheltuiți efectiv pentru proiect? Aceste întrebări sunt importante pentru managerul de proiect. Metoda valorii câștigate poate oferi, de asemenea, un răspuns la acestea.

Indicatorii absoluti CV și SV fac posibilă tragerea de concluzii despre starea actuală, instantanee, a proiectului. Înțelegerea tendințelor și previziunilor necesită valori relative.

Metoda valorii câștigate oferă nu numai indicatori absoluti, ci și relativi ai finalizării proiectului.

IPC(Indice de performanță a costurilor) - indice de performanță a costurilor:

• un indicator relativ care caracterizează eficiența cheltuirii banilor într-un proiect;
• raportul dintre valoarea câștigată și costul real.

IPC = EV/AC.

SPI(Indice de performanță a programului) - indice de performanță a programului:

• un indicator relativ care caracterizează gradul de realizare a indicatorilor proiectului în ceea ce privește sfera de activitate și îndeplinirea graficului proiectului;
• raportul dintre valorile volumului stăpânit și volumul planificat.

SPI = EV/PV.

Indicele de performanță a costurilor proiectului caracterizează parametrii de cost ai proiectului:

• dacă IPC
• dacă IPC > 1, proiectul are economii bugetare.

Indicele de execuție a programului caracterizează parametrii implementării programului și volumul de muncă efectuat:

• dacă SPI
• Dacă SPI > 1, proiectul este înainte de termen.

Indicii îl vor ajuta pe managerul de proiect în calcularea prognozelor pentru progresul ulterioar al proiectului. Pentru a prezice costurile viitoare ale proiectului, în special pentru calcularea estimărilor la sfârșitul proiectului, managerul de proiect va avea nevoie de:

• înțelegerea câți bani au fost deja cheltuiți;
• estimarea câți bani mai rămân de cheltuit.

Prognoza costului rămas al proiectului este sarcina principală a echipei de management al costurilor. Metoda valorii câștigate face posibilă calcularea acesteia ținând cont de situația reală din proiect.

Pentru a înțelege capacitățile metodei valorii câștigate de a prezice indicatori de cost viitor ai unui proiect, vom introduce câteva concepte suplimentare.

BAC(Buget la finalizare, buget la finalizare) - costul planificat! finalizarea tuturor lucrărilor proiectului, înregistrate în bugetul de bază al proiectului. Bugetul de finalizare se calculează în timpul planificării și dezvoltării estimărilor și bugetului pentru proiect.

E.A.C.(Estimare la finalizare, evaluare la finalizare) - costul estimat (previzual) al realizării lucrării proiectului, calculat pe baza informațiilor efective disponibile despre progresul proiectului și indicatorii acestuia de cost la momentul actual. Devizul de finalizare poate fi calculat în orice moment al proiectului. Pentru a calcula valoarea corectă a acesteia este necesară valoarea costurilor efective din proiect. La începutul proiectului, când nu există încă costuri efective, estimarea la finalizare este valoarea bugetului la finalizare:

EAC = BAC (la momentul fixării bugetului de bază).

ETC(Estimare pentru finalizare, estimare până la finalizare) - valoarea estimată a costului de finalizare a lucrărilor rămase din proiect din momentul analizei până la sfârșitul proiectului. Calculul estimării înainte de finalizare este sarcina principală a managerului de proiect atunci când prezice indicatorii de cost. Având valoarea estimată înainte de finalizare, calcularea devizului de finalizare este o sarcină tehnică:

Principalele previziuni și estimările de bază ale costului proiectului sunt prezentate mai clar în Figura 5.

Metoda valorii câștigate vă permite să calculați estimarea până la finalizare, ținând cont de situația actuală a proiectului. Pentru a face acest lucru, sunt analizate informațiile actuale existente și este selectată o metodă de calcul a indicatorilor de prognoză. Opțiunile și formulele pentru calcularea indicatorilor de costuri de proiect previzionate folosind metoda valorii câștigate sunt prezentate în Tabelul 7.

Figura 5. Prognoza costurilor folosind metoda valorii câștigate

După cum se poate observa din formulele de mai sus, indicele de performanță a costurilor IPC este introdus în formula de calcul pentru a lua în considerare tendința performanței costurilor în proiect.

• Dacă proiectul are depășiri de costuri, introduceți valoarea IPC în formulă
• Dacă proiectul se confruntă în prezent cu economii de costuri, atunci introducerea unei valori IPC > 1 în numitorul din formulă crește valoarea estimării până la finalizare. Deoarece acum există economii, menținerea tendinței va duce la economii pe întregul buget.

Analiza tendințelor și tendințelor

Estimările și previziunile nu trebuie să fie de încredere. Principiile contabilității costurilor în cadrul proiectelor pot varia. Este posibil ca valoarea costurilor reale ale proiectului (AC) să nu corespundă realității (a se vedea secțiunea „Conceptul de management al costurilor proiectului”).

• Opțiunea 1. Ne-am dobândit obligații doar prin plasarea unei comenzi pentru echipamente la fabrica de producție, iar valoarea costului efectiv al lucrării efectuate (AC) a crescut. Indicele de finalizare a costurilor proiectului ar trebui să demonstreze depășirile bugetare: lucrările nu au fost încă finalizate, dar banii au fost cheltuiți.
• Opțiunea 2.În cazul plății lucrărilor la finalizare, apare situația inversă: lucrarea a fost finalizată, dar costurile efective nu au fost încă anulate. Valorile calculate ale indicilor și previziunilor vor arăta economii serioase în bugetul proiectului.

Tabelul 7

Pentru a crește acuratețea prognozelor, este necesar să se organizeze colectarea periodică a informațiilor faptice privind indicatorii de cost și recalcularea estimărilor de prognoză. Pe baza evaluărilor obținute, trebuie întocmite grafice și trebuie analizate tendințele și tendințele existente.

Dacă trei sau patru perioade de raportare indicatorii calculați ai estimărilor principale au același sens, de exemplu „depășirea bugetului”, încrederea în o astfel de estimare crește semnificativ. Dacă trei sau patru perioade de raportare de evaluare arată valori diferite (fie „cheltuieli excesive”, fie „economii”), acest lucru se poate datora particularităților contabilității costurilor din proiect sau din alte motive.

rezumat

1. Conceptul de management al costurilor de proiect

   Managementul costurilor este una dintre cele mai importante domenii funcționale în managementul proiectelor. În timpul managementului costurilor de proiect, managerul de proiect organizează procese secvenţiale de estimare a costurilor, elaborarea estimărilor şi bugetul proiectului.

   Managementul costurilor este asigurat prin implementarea următoarelor procese pe parcursul proiectului:

   • Costurile estimate;
   • elaborarea bugetului proiectului;
   • controlul costurilor proiectului.
2. Estimarea costului muncii

   Există diverse metode și instrumente de evaluare. Ele diferă prin precizie și condiții de aplicare.

   Estimarea costurilor este un proces iterativ de obținere a datelor aproximative despre costul muncii și al resurselor. Estimările pot fi actualizate pe măsură ce proiectul progresează. Eroarea admisibilă a estimărilor depinde de scopul datelor obținute și de faza proiectului. Există patru tipuri de evaluări:

   • ordin brut de mărime;
   • ordin de mărime;
   • buget;
   • exacte.

   Fiecare estimare ulterioară trebuie să fie mai precisă decât cea anterioară.

3. Elaborarea estimărilor

   Devizul este un document care conține o listă a costurilor proiectului derivate din domeniul de activitate al proiectului, resursele necesare și prețurile, structurate pe articole.

   • local;
   • obiect;
   • estimări pentru anumite tipuri de costuri;
   • consolidat (calcul de deviz consolidat).

Pe baza scopului lor, estimările sunt împărțite în:

• preliminar;
• primar sau factorial;
• intimi;
• rezumat.

Obiectivele principale ale unui sistem de management al costurilor de proiect bazat pe costuri sunt de a dezvolta politici generale, precum și proceduri și metode eficiente pentru a permite planificarea și controlul operațional al costurilor proiectului. Managementul costurilor de proiect bazat pe costuri implică procese pentru a se asigura că un proiect este executat eficient și finalizat în bugetul aprobat.

Principalele procese de management al costurilor de proiect bazate pe costuri sunt:

1. Planificarea resurselor- determinarea resurselor (oameni, echipamente, materiale) si a cantitatilor acestora necesare finalizarii lucrarii proiectului.
2. Estimarea costurilor- evaluarea costului resurselor necesare finalizarii proiectului.
3. Dezvoltarea bugetului- aplicarea estimărilor de cost la lucrările de proiect individuale.
4. Managementul costurilor bazat pe cost- gestionarea modificarilor bugetului proiectului.

Planificarea resurselor și estimarea costurilor sunt de natură pregătitoare, utilizate pentru a evalua fezabilitatea economică a unui proiect și sunt realizate de o echipă de proiect temporară în faza de inițiere. Estimările de costuri pot fi făcute pe baza estimărilor experților, estimări bazate pe analogi sau estimări parametrice bazate pe standardele actuale.

Principii de bază ale managementului costurilor de proiect.

• Sistematicitate. Furnizarea informațiilor necesare despre costuri în toate etapele managementului strategic al proiectelor.
• Diferenţiere. Utilizarea diferitelor metode și metode în procesul de formare, control, reglare.
• Ierarhie. Furnizarea de informații despre costuri la toate nivelurile ierarhiei de management de proiect.
• Adecvarea. Modul de funcționare a managementului costurilor (costului) al proiectului trebuie să coincidă cu modul de funcționare al sistemului de management strategic al proiectului și al componentelor acestuia (subsistemelor).
• Relevanţă. Furnizarea managerilor de la toate nivelurile de management doar cu informații necesare și suficiente despre costuri.
• Fiabilitate. Informațiile privind costurile ar trebui să reflecte procesul real al activității organizației în spațiu și timp.
• Economic. Costurile de gestionare a valorii operaționale (costurilor) ar trebui să fie destul de minime.
• Eficienţă. Managementul costurilor (costurilor) ar trebui să ajute la atingerea nivelului minim necesar de costuri și la luarea celor mai eficiente decizii de management strategic.

În cadrul managementului de proiect, managementul costurilor de proiect bazat pe costuri și managementul costurilor de proiect sunt adesea tratate ca concepte identice. Managementul costurilor de proiect bazat pe costuri include următoarele procese:

• evaluarea costurilor proiectului;
• bugetarea proiectului, adică stabilirea obiectivelor de cost pentru implementarea proiectului;
• controlul costurilor proiectului, evaluarea constantă a costurilor efective, compararea cu cele planificate anterior în buget și elaborarea măsurilor corective și preventive.

Principalul document utilizat pentru a gestiona costul unui proiect pe baza costurilor este bugetul. Un buget este un document directiv care este un registru al cheltuielilor și veniturilor planificate distribuite pe post pentru perioada corespunzătoare de timp. Bugetul este un document care definește limitele de resurse ale proiectului, prin urmare, la gestionarea costurilor, componenta de cost iese în prim-plan, care se numește de obicei deviz de proiect.

Devizul de proiect este un document care conține justificarea și calculul costului unui proiect (contract), de obicei bazat pe domeniul de aplicare al proiectului, resursele necesare și prețurile.

O modalitate de a gestiona costurile proiectului este utilizarea unei structuri de conturi de cost (planuri de conturi). Pentru a presta munca sunt necesare resurse, care pot fi exprimate ca munca muncitorilor, atunci cand nu este nevoie sau oportunitatea de a sti ce resurse specifice le constituie. În etapa de bugetare a lucrărilor, toate resursele implicate în implementarea acesteia sunt anulate în diferite elemente de cost.

Întrucât structura conturilor de costuri este elaborată după principiile descompunerii, prin agregarea informațiilor din conturile nivelurilor inferioare ale structurii, se pot obține date de cost la nivelul de detaliere cerut, până la nivelul superior, caracterizând bugetul proiectului.

Când se desfășoară activitatea de proiect, informațiile despre costurile reale sunt înregistrate și în conturile de costuri corespunzătoare, permițând compararea costurilor planificate (bugetate) cu costurile reale la niveluri adecvate de detaliu.

Managementul costurilor bazat pe costuri se realizează pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului și, în mod natural, procesele de management sunt implementate diferit în diferite etape ale ciclului proiectului. Acest lucru se reflectă în conceptul modern de management al costurilor de proiect - managementul costurilor pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului (Life-Cycle Costing - LCC).

Orez. 1. Managementul costurilor de proiect bazat pe costuriLCC

Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață este neuniformă și are de obicei structura prezentată în Figura 2.

Cea mai mare parte a costurilor apare în etapa de implementare a proiectului. Principalele decizii care determină costul proiectului sunt luate în faza de preinvestiție a proiectului. Astfel, capacitatea de a gestiona costul proiectului este, de asemenea, distribuită inegal pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Orez. 2. Distribuția costurilor proiectului pe parcursul ciclului său de viață

În funcție de stadiul ciclului de viață al proiectului și de scopul evaluării, se folosesc diverse tipuri și metode de estimare a costului proiectului. Pe baza scopurilor evaluărilor, acuratețea acestor evaluări variază, de asemenea.

Tabelul 1. Dependența scopului, tipului și erorii de estimare

Pentru a estima costurile proiectului, trebuie să cunoașteți costul resurselor care compun proiectul, timpul necesar pentru finalizarea lucrării și costul acestei lucrări. Astfel, evaluarea părții de cost a proiectului începe cu determinarea structurii resurselor și a muncii proiectului. Aceste sarcini sunt rezolvate ca parte a planificării proiectului, iar modulul de management al costurilor bazat pe costuri ar trebui să primească rezultatele acestui proces.

Toate costurile pot fi clasificate astfel:

• costuri directe și generale;
• recurentă și unică. De exemplu, plățile lunare pentru utilizarea instalațiilor de producție sunt costuri recurente, achiziționarea unui set de echipamente este un cost unic;
• constante și variabile în funcție de volumul de muncă;
• plata orelor suplimentare.

Structura costurilor unui proiect în funcție de elementul de cost se bazează de obicei pe structura planului de conturi a proiectului, care este o descompunere a costurilor de la cel mai ridicat nivel de cost al întregului proiect până la cel mai scăzut nivel de cost al unei unități de resurse. Pentru un anumit proiect, vă selectați propriul plan de conturi sau familia acestora. Ca opțiuni de bază pot fi utilizate planurile de conturi contabile rusești, planurile de contabilitate internaționale cu estimări și planurile de conturi contabile de gestiune.

Tehnica de estimare a costurilor proiectului constă din 13 pași. Acestea pot varia în funcție de proiect și includ, în general, următoarele:

1. Determinarea nevoilor de resurse ale locului de muncă.
2. Dezvoltarea unui model de rețea.
3. Dezvoltarea unei structuri de defalcare a muncii.
4. Estimarea costurilor din punct de vedere al structurii de defalcare a muncii.
5. Discuție asupra structurii de defalcare a muncii cu fiecare dintre managerii funcționali.
6. Dezvoltarea direcției principale de acțiune.
7. Estimări de cost pentru fiecare element al structurii de defalcare a lucrărilor.
8. Coordonarea costurilor de bază cu cel mai înalt nivel de management.
9. Discuție cu managerii funcționali despre nevoile de personal.
10. Dezvoltarea unei scheme de responsabilitate de linie.
11. Elaborarea programelor detaliate.
12. Generarea unui raport de sinteză privind costurile.
13. Încorporați rezultatele estimării costurilor în documentele de proiect.

O estimare a costurilor unui proiect este în esență o estimare a tuturor costurilor necesare pentru implementarea cu succes și completă a proiectului. Aceste costuri pot avea idei diferite, colorate de semnificații economice diferite. Mai mult, diferențele dintre astfel de idei sunt uneori foarte subtile.

Există trei tipuri de costuri;

• obligatii;
• costuri bugetare (costul estimat al lucrării distribuit în timp);
• costuri reale (ieșiri de numerar).

Datorii apar, de exemplu, la comandarea oricăror bunuri sau servicii înainte de utilizarea lor în proiect. Ca urmare, se emit facturi, a căror plată se poate face fie în momentul în care mărfurile sunt gata de livrare, fie în momentul primirii, fie în conformitate cu politica de plată adoptată de organizație. In orice caz, la comanda, bugetul se reduce cu suma acestei comenzi. În unele cazuri, nu se ia în calcul până la primirea facturii, care nu reflectă corect starea actuală a bugetului. În acest sens, este nevoie de un sistem de planificare și contabilizare a obligațiilor de proiect. Pe lângă îndeplinirea principalelor sale funcții, acest sistem vă va permite să anticipați plățile viitoare.

Costurile bugetare caracterizează costurile planificate pentru producerea muncii. Costurile reale reflectă cheltuielile suportate în timpul implementării lucrării proiectului sau în momentul plății fondurilor. Raportul real al acestor tipuri de costuri depinde de mai mulți factori, printre care:

• relația dintre volumele de resurse de muncă, materiale și subcontracte din proiect;
• politica de plată a facturilor a organizației;
• perioada de livrare a echipamentului principal;
• programul de lucru în cadrul subcontractelor;
• impactul programului de lucru asupra momentului și modului în care costurile lucrătorilor vor fi anulate la livrarea echipamentelor.

Înțelegerea diferențelor dintre „expresiile” de cost descrise vă va permite să gestionați eficient costurile totale ale proiectului. Pe baza structurii ciclului de viață al proiectului, costurile acestuia includ următoarele componente:

• costul cercetării și dezvoltării: efectuarea de studii de pre-investiție, analiză cost-beneficiu, analiză de sistem, proiectare detaliată și dezvoltare de prototipuri de produse, evaluare preliminară a produselor proiectului, dezvoltarea de proiectare și alte documentații pentru produse;
• costuri de producție: producție, asamblare și testare a produselor proiectului, menținerea capacității de producție, logistică, pregătirea personalului etc.;
• costuri de construcție: spații de producție și administrare (construirea unor noi sau reconstrucția celor vechi);
• costuri curente: salarii, materiale și semifabricate, transport, managementul informațiilor, controlul calității etc.;
• scoaterea produselor din producție: costuri pentru reechiparea instalațiilor de producție, eliminarea reziduurilor.

Estimarea costurilor este o estimare a costului probabil al acelor resurse care vor fi necesare pentru finalizarea lucrărilor cerute de proiect.

Estimările de costuri sunt calculate pe parcursul întregului proiect. Pentru a acorda unui proiect permisiunea de a începe, este necesar să verificați mai întâi estimările conceptuale (pre-proiect) ale costului acestuia. În această etapă, se utilizează o estimare preliminară, așa-numita estimare a Ordinului de mărime, a cărei diferență față de costul real se află în intervalul de la -25% la + 75%. Sunt necesare estimări mai precise pe măsură ce proiectul progresează. În acest caz, estimările bugetare sunt determinate cu o precizie de la -10% la +25%. Și, în sfârșit, în momentul în care este elaborat un preț de bază convenit pentru proiect (Project Cost Baseline), este necesar să se realizeze o estimare finală a costurilor (Definitive Estimate), a cărei valoare nu trebuie să fie mai mică decât cea reală de către peste 5% și o depășesc cu mai mult de 10%.

În primele etape ale unui proiect, incertitudinea în înțelegerea domeniului real al proiectului este încă prea mare și nu are rost să depuneți efortul pentru a face estimări ale costurilor mai precise în fiecare etapă a proiectului decât este necesar în prezent.

Există mai multe metode general acceptate pentru calcularea estimărilor de cost. Fiecare poate alege o metodă care să ofere acuratețea necesară a evaluării și să corespundă capacităților sale în ceea ce privește banii și costurile forței de muncă pentru efectuarea evaluării în sine.

Metoda de evaluare de sus în jos

Metoda de estimare a costurilor de sus în jos este utilizată pentru a estima costurile în etapele incipiente ale unui proiect, când informațiile despre proiect sunt încă foarte limitate. Semnificația unei astfel de evaluări integrate de experți este că se realizează într-o manieră generalizată, iar proiectul este evaluat în ansamblu conform unui singur indicator. Evaluarea este convenabilă deoarece nu necesită mult efort și timp. Dezavantajul este că acuratețea nu este atât de mare pe cât ar putea fi cu o evaluare mai detaliată.

Metoda de evaluare de jos în sus

Metoda de estimare de jos în sus este necesară pentru a ajunge la un preț de bază convenit pentru proiect sau la o estimare finală a costurilor proiectului. Denumirea metodei reflectă modul în care este calculată estimarea - metoda presupune estimarea costurilor la niveluri detaliate ale proiectului, iar apoi însumarea costurilor la niveluri superioare de agregare pentru a obține o estimare a costului (bugetului) întregului proiect. Pentru a realiza această „combinare” a costurilor, puteți utiliza structura de defalcare a lucrărilor (WBS sau WBS) a proiectului. Avantajul acestei metode este acuratețea rezultatelor obținute, care, la rândul său, depinde de nivelul de detaliu în estimarea costurilor la niveluri inferioare de considerare. Din statisticile matematice se știe că cu cât se adaugă mai multe detalii la considerare, cu atât este mai mare acuratețea estimării.

Dezavantajul acestei metode este că costul și timpul necesar pentru a efectua o evaluare detaliată este mult mai mare.

Metoda de evaluare „prin analogie”.

Metoda de evaluare „analogă” este una dintre variantele metodei de evaluare „de sus în jos”. Esența sa constă în faptul că, pentru a prezice costul proiectului evaluat, sunt utilizate date reale privind costul proiectelor finalizate anterior. Această metodă se bazează pe ideea că toate proiectele sunt oarecum asemănătoare între ele.

Dacă asemănarea dintre proiectul de la egal la egal și proiectul evaluat este mare, atunci rezultatele evaluării pot fi foarte precise, altfel evaluarea va fi incorectă.

De exemplu, trebuie să dezvoltați un nou produs software, iar modulele acestuia sunt similare cu modulele unui alt produs, deja dezvoltat, dar trebuie să conțină un număr mai mare de comenzi. În ceea ce privește natura lucrării, proiectele anterioare și cele viitoare sunt foarte asemănătoare. Dacă volumul de muncă într-un proiect nou este cu 30% mai mare decât în ​​cel precedent, atunci metoda de evaluare „prin analogie” ne permite să presupunem că costul noului proiect va fi cu 30% mai mare decât costul celui anterior. , cu condiția ca costul resurselor să rămână neschimbat.

Metode de estimare parametrică

Metodele de estimare parametrică sunt similare cu metoda de estimare analogică și sunt, de asemenea, un tip de metodă de sus în jos. Precizia lor inerentă nu este mai bună sau mai rea decât acuratețea metodei de evaluare „prin analogie”.

Procesul de estimare a parametrilor constă în găsirea unui parametru de proiect a cărui modificare implică o modificare proporțională a costului proiectului. Din punct de vedere matematic, un model parametric este construit pe baza unuia sau mai multor parametri. După introducerea valorilor parametrilor în model, calculele au ca rezultat o estimare a costului proiectului.

Dacă modelele parametrice ale diferitelor proiecte sunt similare și costurile și valorile parametrilor înșiși sunt ușor de calculat, atunci precizia estimării parametrice a viitorului proiect poate fi crescută. Dacă, de exemplu, există două proiecte finalizate, iar costul unuia dintre ele este mai mare decât costul proiectului evaluat, iar costul celuilalt este mai mic, iar modelul parametric este valabil pentru ambele proiecte finalizate, atunci acuratețea estimării parametrice a costului viitorului proiect și fiabilitatea utilizării parametrului vor fi destul de ridicate.

Evaluarea se poate face, de asemenea, folosind o varietate de parametri. În acest caz, fiecărui parametru, în funcție de semnificația sa, i se atribuie un coeficient de ponderare, iar costul este evaluat conform unui model cu mai mulți parametri.

Exemple. Construirea unei case costă 815 USD pe metru pătrat, deci construirea unei case de 1.000 de metri pătrați ar costa 815 000 USD. Dezvoltarea unui produs software costă 2 USD pe echipă, deci dezvoltarea unui program cu 5 000 de echipe ar costa 10 000 USD. Construcția unei clădiri de birouri va costa 854 USD pe metru pătrat, plus 54 USD pe metru cub. metru, plus 2 mii de dolari la 100 mp. teren, etc.

Vizualizări: 12.729