Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів – застосування, порядок заповнення та зберігання Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів

Бухгалтерський облік для підприємства неможливо вести без затверджених бланків документів. До цього переліку належить книга реєстрації, її затверджена форма називається КО-3. Цей журнал призначений для реєстрації всього документообігу, пов'язаного з витратами та приходами до каси підприємства. За допомогою цієї книги вести бухгалтерський облік значно простіше. Вона регулює порядок у документообігу та спрощує обчислення кінцевого сальдо на будь-який період.

Перед оформленням будь-якої операції посадова особа фіксує кожен папір, оформлений для руху активів у журналі. Сюди заносять дані про та , відомості на заробітну плату, документи на видачу касових коштів, оплату поточних рахунків, приходи коштів ззовні. Ведення журналу можливе в електронному та друкованому вигляді або написаному від руки.

Усі листи мають бути пронумерованими та закріплені печаткою підприємства. Журнал заводять на певний період: на рік, квартал чи місяць. Ці параметри встановлюють самі організації.

Хто має право його заповнювати

Журнал заповнює касир або призначений співробітник бухгалтерії,знайомий із порядком заповнення. Відповідального за ведення обліку коштів призначає керівник підприємства, із співробітником укладається договір про матеріальну відповідальність.

Неправильне заповнення звітності державного зразка, виявлене під час зовнішніх та внутрішніх аудиторських перевірок, призводить до значних штрафів та адміністративної відповідальності. Виправлення та відсутність обов'язкових записів вважається неприпустимим.

Яку звітність у ньому реєструють

Занесення до книги підлягають усі акти, що підтверджують рух грошей:

Видатковий касовий ордер (РКО)- Документ, що оформляється при видачі коштів з каси. Ордер повинен мати підпис головного бухгалтера та керівника підрозділу.
Прибутковий касовий ордер (ВКО)- Документ, що підтверджує надходження коштів на баланс. Цей документ виписують в одному примірнику, а відривну квитанцію віддають особі, яка здала гроші до каси.
Відомість на видачу заробітної плативідбиває фактичну виплату зарплати співробітникам організації. Вона має бути підписана головним бухгалтером та директором підприємства. Такий документ фіксують як видаткові кошти, а у разі депонування заробітної плати реєструють як надходження коштів і на цю суму створюють прибутковий касовий документ.

Перед реєстрацією акта відповідальна особа зобов'язана перевірити правильність заповнення та наявність підпису та печатки уповноваженої особи.

Про те, як сформувати цей журнал у програмі 1С, ви можете подивитися на відео:

Порядок заповнення

Основа облікової книги – це її титульний лист. Крім назви самого документа на нього заносять такі реквізити:

назву підприємства, на якому здійснюється облік;
(загальний класифікатор підприємств та організацій);
дата початку ведення документа та період, на який його заводять;
ПІБ відповідального за заповнення із зазначенням посади.

Наступні аркуші книги містять однакові таблиці заповнення. Вони містяться вісім пунктів, 4 з них відносяться до статті видатків і ще 4 — до парафій:

1 стовпець – дата оформлення прибуткового ордера;
2 стовпець – порядковий номер документа;
3 стовпець – сума оприбуткованих коштів;
4 стовпець – примітка, у якому фіксують джерело фінансових надходжень;
5 стовпець – дата оформлення видаткового ордера;
6 стовпець – порядковий номер документа;
7 стовпець – сума видаткових коштів;
8 стовпець - примітка, в якій вказують, на що витрачають кошти або для кого вони призначені.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів має уніфіковану форму КО-3. Розберемося, що це за журнал, як його заповнювати та які документи необхідно реєструвати в ньому. Завантажити бланк журналу форма КО-3 можна нижче.

Журнал містить інформацію про касові документи, що оформляють надходження та вибуття коштів з каси підприємства. Які касові документи слід реєструвати в журналі КО-3? Насамперед це, звичайно, прибуткові та видаткові касові ордери, на підставі яких відбувається надходження та видача готівки з каси. Зразок заповнення приходника представлений у , з видатковим ордером можна познайомитись . Також у журналі потрібно реєструвати розрахунково-платіжні відомості, виходячи з яких з каси видається .

Зразок заповнення журналу форма КО-3

Як і всі журнали, призначені для реєстрації тих чи інших документів, форма КО-3 має титульний аркуш та табличну частину для фіксації там касових документів.

Титульний лист стандартний: найменування організації, рік, посада та ПІБ відповідальної за ведення журналу особи. Журнал відкривається з початку року і протягом цього року послідовно реєструється кожен вхідний та вихідний касовий документ.

Кожен аркуш журналу поділено на дві частини: ліва частина призначена для реєстрації прибуткових касових документів, права частина – для видаткових.

Для кожного документа вказуємо його номер та дату, зазначену суму. У графі «примітка» пишемо розшифровку операції, наприклад, від кого отримано або кому видано гроші, у зв'язку з чим видано/одержано, за яким документом (оплата за товар за накладною №…., видано аванс Івановій, видано зарплату за травень 2013 року) і т.д.).

Для чого потрібен журнал реєстрації ПКО та РКО

Існуюче положення про готівковому грошовому обігу (закон від 10.07.2002 № 86-ФЗ) передбачає єдині правила, які є обов'язковими для виконання і організаціями, і банками. Відповідно до ст. 34 цього Закону Банк Росії встановлює порядок ведення касових операцій фірмами, які повинні мати касу для отримання та видачі готівки. Незадіяні в обороті кошти слід зберігати у банку.

При розрахунку готівкою за товари та послуги організацією, що приймає гроші, повинна застосовуватися контрольно-касова машина для фіксації отриманої суми. При цьому оформляють прибутковий касовий ордер (ПКО, форма КО-1). Якщо отримана сума перевищує ліміт залишку в касі, то надлишок має бути зданий до банку. Для цього оформлюють видатковий касовий ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформлюють і при отриманні коштів з банку для видачі зарплати, підзвітних сум, витрат на відрядження. РКО оформляють під час видачі грошей із метою конкретним працівникам фірми.

Порядок ведення касових операцій обумовлено у вказівці ЦБ РФ від 11.03.14 № 3210-У, який набрав чинності з 01.06.2014. Відповідно до цієї вказівки всі операції з видачі чи прийому грошей фіксуються у первинних документах (ПКО та РКО), після чого вони мають бути відображені у журналі реєстрації (форма КО-3). Усі ці форми затверджено Держкомстатом (постанова від 18.08.1998 № 88).

З вимогами до первинних документів можна ознайомитись у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення».

Правила оформлення журналу прибуткових та видаткових касових ордерів

Основні законодавчі вимоги до заповнення ПКО та РКО:

до ордера повинен бути доданий первинний документ, що є основою його оформлення;
помарки та виправлення в ордерах не допускаються;
забезпечення наскрізної нумерації ордерів з кожного виду з початку року;
обов'язкова реєстрація ордерів у журналі;
ордери діють лише у день їх складання.

Облік видаткових та прибуткових касових ордерів є обов'язком кожної фірми. Операції з готівкою здійснює головний бухгалтер або уповноважена ним особа. Ордери оформляють від руки або роздруковують на принтері.

Квитанцію від прибуткового ордера видають особі, яка внесла гроші, а сам ордер залишається у касира. Касир фіксує повну інформацію про нього в журналі реєстрації касових ордерів КО-3.

Видачу готівки роблять із оформленням видаткового касового ордера. Одночасно його фіксують у журналі. У ньому ж відображають дані щодо відомостей на зарплату. А на самих відомостях ставлять позначку (штамп) із реквізитами РКО.

У видатковому ордері записують дані паспорта отримувача грошей. На відомостях із зарплати допускається вказівка на один видатковий ордер.

При готівкових розрахунках між юрособами необхідно пам'ятати про дотримання максимально дозволеного розміру. У 2019 році він складає 100 000 руб. за одним договором. За недотримання цього правила неминучі штрафи. Отримані в касу гроші фірма може використовувати тільки на виплату зарплати та оплату товарів, що купуються. Суми, що залишилися понад установлений ліміт, вона повинна здавати в банк.

Підсумки

Журнал реєстрації касових ордерів фіксує інформацію про всі складені прибуткові та видаткові касові ордери. Вести його потрібно за встановленою формою КО-3.

Заповніть бланк без помилок за 1 хвилину!

Безкоштовна програма для автоматичного наповнення всіх касових документів.

Бізнес.Ру - швидке та зручне заповнення всіх касових документів

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових та видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та ін. до передачі в касу організації.
Уніфікована форма № КО-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 р. № 88.

(Виписуйте документи без помилок і вдвічі швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Бізнес.Ру)

Завантажити зразок заповнення КО-3 (Excel): Стор.1 Стор.2

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Бізнес.ру
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити журнал реєстрації КО-3

Журнал має бути заповнений або касиром, або іншим працівником бухгалтерії. Титульний лист КО-3 повинен містити:

Присвоєний організації код ОКПО,

Найменування організації,

Найменування структурного підрозділу організації із зазначенням присвоєного йому коду (якщо код не надається, то ставиться прочерк),

Період, на який заводиться журнал реєстрації,
- посада та ПІБ співробітника, відповідального за ведення цього журналу.

Заповнення робочих аркушів журналу.
Робочий лист складається з двох частин: прибуткові та видаткові документи. У графах 1-2 та 5-6 вказується дата та номер документа. У графах 3 і 7 вказується сума готівкових коштів, що надійшли або видані з каси. У графах 4 та 8 вказується коротка примітка, яка описує операцію з прийому або видачі коштів (наприклад, з/плата за липень 2012, повернення авансу тощо).

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтеся повним спектром можливостей:

Автоматично заповнювати актуальні типові форми документів
Друкувати документи із зображенням підпису та друку
Створювати фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
Складати найкращі комерційні пропозиції (у тому числі за власними шаблонами)
Вивантажувати документи у форматах Excel, PDF, CSV
Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанією в одній системі, з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Легко організувати ефективну роботу з клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговий, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Бізнес.ру прямо зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Нова форма "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88.

Докладніше про застосування форми КО-3:

Порядок обліку та ведення касових операцій у ЧОП
...»; - КО-2 «Витратний касовий ордер»; - КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових... та видаткових касових документів (форма КО-3) і видається на руки тому, хто здав... та видаткових касових документів (форма КО-3). У тих випадках, коли на... прибуткових та видаткових касових документів (КО-3) застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових...
Касові операції. загальні положення
Режими оподаткування доходів індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Документація з обліку касових операцій
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). У тих випадках, коли на... правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових та видаткових касових ордерів...
Обмеження для ПБОЮЛ. Чи варто бити на сполох?
2 «Витратний касовий ордер»; ̶ КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Касові операції індивідуальних підприємців
І видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки тому, хто здав... і видаткових касових документів (форма №КО-3). Якщо на прикладених до витратних... та інших) у журналі (форма №КО-3) проводиться до передачі їх у...
Деякі обов'язки платників ЕНВД
...»; №КО-2 «Витратний касовий ордер»; №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Деякі обов'язки платників податків ЕНВД
... », №КО-2 «Видатковий касовий ордер», №КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових...
Видача валюти на відрядження
Видаткових касових документів за формою № КО-3. І по-третє, відобразити операцію...