자동화된 문서 관리 시스템 계획. 자동화된 관리 문서화 시스템을 선택하는 방법. 시스템의 주요 기능. landocs: 사무실 업무

문서 흐름

자동화된 관리문서정보시스템(AIS DOU)의 선택은 현재 많은 국내 조직과 기업에게 매우 시급한 과제입니다. 이 주제에 관한 대부분의 출판물은 주로 다양한 전자 시스템의 개별 기능적 장점과 단점을 다루고 있습니다. 일반적으로 자동화 개체 자체의 요구 사항, 즉 관리 활동을 고려하거나 완전히 고려하지 않습니다. 우리는 AIS DOW를 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 요소의 전체를 결정하려고 노력할 것입니다.

이러한 시스템은 문서 작업 전체를 자동화하여 조직 관리 활동의 효율성을 높이도록 설계되었으며 다음과 같은 주요 작업을 해결해야 합니다.

문서화(문서의 준비, 실행, 조정, 승인 및 공개)

조직의 문서 흐름 보장(문서 및 해당 프로젝트의 등록 및 이동, 문서 처리 명령 실행 모니터링, 문서 제출 및 검색)

보관 보관(보관 문서의 보관, 사용 및 파기 규칙 준수, 검색 보장)

AIS DOU는 조직의 모든 문서(수신 및 발신 서신, 내부 조직 및 관리 자료, 그에 수반되는 서신)와 전체 수명 주기에 걸쳐 공동 작업할 수 있는 수단을 사용자에게 제공하는 단일 정보 공간을 형성합니다. 그리고 문서의 "활성 수명"이 끝난 후에도 시스템은 보관 저장소를 유지하거나 문서 파기에 대한 정보를 기록해야 합니다.

대부분의 다른 국가와 마찬가지로 러시아에서도 고유한 맞춤형 문서 관리 시스템을 만드는 것이 과거의 일이 되어가고 있습니다. 일반적으로 AIS DOW에 대한 환상적인 요구 사항이 없다면 잘 알려진 제조업체의 복제 가능하고 사용자 정의 가능한 소프트웨어이면 충분합니다. 우리가 더 이야기 할 것은 바로 이러한 제품들입니다.

AIS DOW 분석 및 선택 방법

각 개별 조직은 다양한 이유로 이러한 시스템을 구현하도록 촉구되지만 공통 목표는 원칙적으로 관리 효율성을 향상시키는 것입니다. 특정 AIS DOW를 분석할 때 다음 사항을 간과해서는 안 됩니다.

시스템이 기업에서 채택한 사무실 관리 및 문서 관리 기술을 고려합니까?

종이와 전자 형식으로 제출된 문서의 순환을 지원합니까?

기능적 완성도가 충분합니까?

허용 가능한 성능 특성이 있습니까?

물론 AIS DOW를 획득하고 운영하는 데 드는 비용을 고려하고 예상되는 경제적 효과를 어떻게든 평가하는 것도 필요합니다.

우리는 시스템의 후속 유지 관리와 개발 전망을 잊어서는 안됩니다. 여기서는 개발자 회사에 세심한 주의를 기울여야 합니다.

그녀는 이 주제 분야를 얼마나 오랫동안, 얼마나 깊이 전문적으로 다루었습니까?

얼마나 많은 시스템이 성공적으로 운영되고 있으며, 고객 평가는 어떻습니까?

시스템 지원 채널이 충분히 개발되어 있습니까(“핫라인”, 회사 사무실 및 현장 상담, 구현 서비스 등)

제품 개발 전망은 어떻습니까?

AIS DOW를 평가하기 위해 위의 기준을 더 자세히 살펴보겠습니다.

사무실 관리 기술 및 기업 관리 회계

문서가 제시되는 형식에 관계없이 문서 처리는 주로 기업에서 채택하는 사무 업무 및 문서 흐름의 기술 프로세스에 따라 결정됩니다. 일반적으로 AIS DOW를 선택하는 조직의 IT 전문가가 저지르는 이러한 상황을 과소평가하면 종종 비참한 결과를 초래합니다.

선택하여 구매한 AIS DOW가 필요한 기능을 모두 갖춘 것처럼 보였지만, 구현이 불가능한 사소한 불일치와 문제가 상당수 발생하여 구현 프로세스가 매우 복잡하거나 전혀 완료되지 않은 경우가 있었습니다. 시스템 설정을 사용하여 제거할 수 있습니다. 문제는 구입한 솔루션이 처음에 이 조직에서 사용된 것과 다른 기업 관리 시스템을 위해 설계되었으며 성공적인 구현을 위해서는 항상 그런 것은 아니지만 가능한 문서 흐름 기술뿐만 아니라 변경해야 한다는 것입니다. 또한 기업 관리 시스템.

러시아에서 채택한 일반 경영 규칙을 준수해야 하기 때문에 모든 국내 회사가 이를 수행할 준비가 되어 있는 것은 아닙니다. 외국 AIS 유아원 교육 기관의 구현에 많은 실패가 발생한 이유는 역사적으로 확립되고 입법 및 기타 규칙에 의해 지원되는 우리의 관리 시스템이 단순히 서구 규범 및 관리 방법과 일치하지 않기 때문입니다.

문서 작업을 위한 전통적인 러시아 기술에는 관리자, 사무실 관리 서비스, 수행자라는 세 가지 계층 구조가 포함됩니다.

고위 관리자는 문서의 추가 이동에 대한 결정을 내리고 문서에 서명하거나 승인하며 문서 실행 상태에 대한 보고서를 분석합니다. 그들은 수행자를 임명하고, 단계 완료 기한을 정하고, 결의안을 부과합니다.

집행자(구조 단위)는 문서 처리에 참여합니다. 필요한 경우 다른 공연자와 상호 작용하여 나가는 자료를 준비합니다. 경영진의 문서에 서명하고 추가 승진을 위해 사무실 관리 서비스로 전송합니다. 마감일이 다가오거나 만료되는 것에 대한 알림을 받습니다. 문서집행현황을 사무관리실에 보고합니다.

기록관리 서비스는 문서 접수 및 등록, 시스템에 최초 입력, 조직 전체에 문서 홍보, 외부 배포, 의결 이행 모니터링, 문서 실행 현황에 대한 각종 보고서 발행, 발급 및 이관 보관소. 사무실 관리 서비스는 관리를 위한 문서 지원 구성을 직접 담당합니다.

많은 선진국에는 기업에 전문적인 사무실 관리 서비스가 없으며 기술 프로세스가 러시아에서 채택한 것과 크게 다릅니다. 각 직원은 자신의 개인 회계 양식을 사용합니다. 수행자는 자신의 특권에 따라 경영진의 참여 없이 주로 수평적 수준에서 많은 문제를 해결합니다.

이 기술을 기반으로 한 시스템은 전자 문서 작업에 더 적합합니다. 종이 매체의 이동에 대한 설명은 최소화되거나 전혀 없습니다.

종이 및 전자 매체 지원

현대 조직에서 유통되는 문서는 일반적으로 전통적인 종이와 전자라는 두 가지 형태를 취합니다. 종이 없는 기술로의 전환은 기존 입법 및 규제 체계와 확립된 규칙 및 습관에 의해 제한됩니다. 더욱이 이러한 규칙과 습관은 가장 보수적이며 현대 정보 기술의 기능보다 훨씬 느리게 변화합니다.

분명히 전자 문서를 처리하는 기술 체인에는 꽤 오랫동안 이러한 문서가 종이 형식으로 번역되는 단계가 있을 것입니다. 비즈니스 관리자가 종종 서류 작업을 선호한다는 것은 비밀이 아닙니다. 또한 조직 간 문서 교환 및 국가 기록 보관소로의 이전도 종이 형식으로 이루어집니다.

따라서 AIS DOW를 선택할 때 기존 문서 흐름의 어떤 기술 체인을 전자 형식으로 완전히 전송할 수 있는지, 어떤 기술 체인을 전송할 수 없는지 반드시 주의를 기울여야 합니다.

물론, 시중에서 제공되는 시스템이 종이 문서와 전자 문서 흐름을 동일하게 완벽하게 지원한다면 이상적일 것입니다. 불행히도 그러한 시스템이 없기 때문에 특히 전자 문서 관리 시스템으로 자리 잡은 시스템 중에서 자동화 시스템을 선택할 때 필요할 때 종이 문서 작업을 보장해야 하는 속성이 있는지 매우 신중하게 확인해야 합니다.

시스템의 기능적 완전성

유아원 교육 기관을 위한 최신 자동화 정보 시스템은 다음과 같은 기본 기능의 수행을 보장해야 합니다.

수신, 발신 및 내부 문서 등록

문서를 실행자에게 지시사항과 함께 전송하고 지시사항 실행 진행 상황을 모니터링합니다.

사용할 문서를 작성합니다.

사례를 기업 아카이브로 전송하고 아카이브를 유지 관리합니다.

초안 문서 및 지침 준비 및 조정 및 승인 절차 수행

매개변수 조합으로 검색하고 다양한 요약 및 보고서를 생성합니다.

각 특정 AIS DOW의 기능 구성과 구현은 크게 다를 수 있으므로 제품을 선택할 때 각 기능을 신중하고 철저하게 고려해야 합니다.

동일한 조직의 다양한 부서에서 유사한 문제를 해결할 때 시스템 속성에 대한 요구 사항이 크게 다를 수 있으므로 AIS DOW의 중요한 품질은 기능적 완전성입니다.

기능을 분석할 때, 미래 시스템 사용자의 기본 요구 사항과 주로 변화에 대한 두려움 및 기타 심리적 이유에 의해 생성되는 비원칙적인 요구 사항을 분리하는 것이 필요합니다. 실습에 따르면 새로운 조건에서 작업하는 데 일정 기간이 지나면 사용자는 일반적으로 성공적으로 적응하고 시스템을 일상 활동에 필요한 도구로 간주합니다.

조직의 AIS 유치원 교육 기관의 블록 다이어그램

성능 특성

AIS DOW의 운영 특성은 선택의 가장 중요한 기준 중 하나이며 이를 평가할 때 다음과 같은 시스템 품질에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.

시운전 용이성;

확장성;

사용자 액세스를 제한하고 문서 및 시스템 기능에 대한 무단 액세스로부터 보호합니다.

벌목 작업의 중요성;

적응성;

관리 및 신뢰성 메커니즘의 가용성.

이러한 특성에 대해 더 자세히 이야기합시다.

시스템을 가동합니다. 시스템을 선택할 때 다른 소비자의 시운전 시기에 대한 통계 데이터를 고려하고 개발에 필요한 조치의 구성을 명확히 해야 합니다. 이러한 활동 중 하나는 일반적으로 현재 직무 수행과 결합되는 사용자 교육입니다. 따라서 유치원 교육 기관의 AIS는 조직 문서의 운영 데이터베이스 작업 외에도 관심 있는 모든 직원을 교육하는 데 사용되는 교육 데이터베이스 작업을 허용하는 것이 매우 바람직합니다.

물론 최신 AIS DOW는 문서 작성 및 편집에 가장 널리 사용되는 도구(특히 Microsoft Office)의 인터페이스에 최대한 가까운 친숙한 사용자 인터페이스를 가져야 합니다.

문서를 등록할 때 다양한 문서 그룹에 번호를 매기는 규칙에 주의해야 합니다. 시스템을 가동하는 동안 문서 처리의 특정 영역은 자동화로 처리되지 않을 수 있으므로 적어도 처음에는 시스템이 새로운 시스템과 함께 이전 문서 번호 지정 순서를 유지하는 것이 바람직합니다.

구현된 AIS DOW는 기존 문서 회계 시스템을 대체하는 경우가 많기 때문에 회고적 데이터를 가져오는 것이 시급한 작업이 됩니다.

확장성. 시간이 지남에 따라 시스템의 작업 수가 점차 증가합니다. 일반적으로 문서가 등록되는 곳에 먼저 설치되고 이후 다양한 부서가 점차 자동화됩니다. 따라서 선택된 AIS DOW는 넓은 범위 내에서 일자리 수를 늘릴 수 있는 능력을 제공해야 합니다.

사용자 액세스를 제한하고 문서 및 시스템 기능에 대한 무단 액세스로부터 보호합니다. 유치원 교육 기관의 자동화된 정보 시스템은 개별 부서의 직원이 문서나 카드의 텍스트에 직접 액세스하고 관리자의 결의안 부과 및 집행자의 보고서 준비를 포함한 모든 단계에 대한 액세스를 차별화하도록 보장해야 합니다. . 사용자 인증 외에도 다음과 같이 각 문서(심지어 등록 카드의 필드까지)와 관련하여 정의된 여러 액세스 수준(예: 보기, 편집, 생성, 삭제, 인쇄 등 허용)에 대한 지원이 필요합니다. 다양한 권한을 가진 역할 그룹(예: 부서장 그룹)도 있습니다.

AIS DOU가 지리적으로 분산된 시스템인 경우 개방형 통신 채널을 통한 문서 교환을 위해 FAPSI 인증 디지털 서명 및 암호화 도구가 내장되어 있는 것이 바람직합니다.

사용자 활동 로깅. 로깅을 사용하면 문서의 전체 기록(누가 언제 작성했는지, 편집했는지, 확인했는지, 인쇄했는지 등)을 추적할 수 있으며, 여러 사용자가 함께 작업할 때 충돌 상황을 해결할 수 있습니다.

적응성. 여러 가지 이유로 기업에서는 업무 명칭, 구조, 부서 구성을 수시로 변경합니다. 시스템은 이전에 처리된 문서에 대한 정보를 그대로 유지하면서 이러한 변경 사항을 지원할 수 있어야 합니다.

관리 및 신뢰성 보장. 시스템의 문서 및 기능과 관련하여 사용자 역할 권한을 할당하고 수정할 수 있는 AIS DOW 관리 도구는 끊임없이 변화하는 조직 구조에 따라 이를 사용자 정의할 수 있어야 합니다. 이러한 설정의 효과는 개별 문서뿐만 아니라 때로는 복잡한 계층 구조를 갖는 그룹에도 적용되는 것이 바람직합니다. 문서를 분석적으로 작업하려면 문서를 다양한 주제에 할당하고 특정 기준에 따라 분류할 수 있는 도구 없이는 할 수 없습니다.

불가피한 실패 및 실패에 대한 AIS DOW 저항의 가장 중요한 특징은 워크스테이션 기능의 상호 독립성, 비정상 종료 후 세션 복구 시간, 데이터 무결성 및 백업을 보장하는 수단의 가용성입니다. .

AIS DOW가 러시아 시장에 출시되었습니다.

그림은 AIS DOW의 블록 다이어그램을 가장 일반적인 형태로 보여줍니다. 2계층 또는 3계층 아키텍처를 가질 수 있습니다.

AIS DOW 솔루션의 세 가지 클래스가 현재 러시아 연방에서 널리 대표됩니다.

1) 산업용 DBMS(전자 사무 시스템 회사의 "Delo", Lanit의 LanDocs, Optima에서 제작한 OPTIMA-WorkFlow, 컴퓨터 개발 센터의 "Kodeks", 과학 기술 회사의 "Cinderella")를 기반으로 러시아 기업이 개발한 시스템 모스크바 개발 연구소 센터 등);

2) 인기 있는 서양 제품의 러시아화 버전(Documentum의 Documentum 4i, Hummindbird의 DOCS Open, IBM의 Lotus Domino/Notes, Siemens의 DocuLive 등)

3) Lotus Notes 플랫폼(InterTrust의 CompanyMedia, IT의 BOSS-Referent, Interprokom LAN의 Eskado 등)에서 러시아 회사가 만든 시스템.

2000년 2월에 발표된 유럽 문서 관리 시스템 시장에 대한 IDC 보고서에 따르면 Documentum 4i는 1998년 말 현재 시장 점유율 11.1%로 선두를 달리고 있었습니다. 그런 다음 (러시아 연방에서 제시된 시스템 중) Lotus(Domino.Doc만 해당)가 4%, DOCS Open이 3%를 차지했습니다.

설문조사에서 Management 2000 전시회 방문객들은 Lotus Notes와 Delo 제품을 1위로 꼽았습니다.

우리는 가장 널리 사용되는 시스템인 "Delo", Documentum 4i, CompanyMedia, "BOSS-Referent" 및 LanDocs의 주요 특성을 표로 작성하려고 했습니다.

이는 비교 대상 시스템의 시장 및 특성에 대한 완전하거나 철저한 분석을 주장하지 않습니다. 이들 모두는 지속적으로 개발되고 개선되고 있으며, 글을 쓰는 시점에 특정 속성이 없다는 것이 최종 평결은 아닙니다.

AIS DOW의 국내 시장은 아직 포화 상태에 이르지 못한 것으로 보입니다. 현대 정보 기술은 기업 관리 시스템이 개선되는 것보다 훨씬 빠르게 발전하고 있으므로 훨씬 더 광범위한 기능을 보유하고 다양한 응용 프로그램에 초점을 맞춘 새로운 AIS DOW가 언제든지 시장에 나타날 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 위의 시스템 선택 기준은 꽤 오랫동안 관련성을 유지하게 될 것 같습니다.

AIS DOW의 비교특성

자동화된 관리 문서화 시스템의 일반적인 특성

자동화된 관리 문서화 시스템(AS DOU)- 전자 문서 작업(생성, 수정, 검색, 저장)은 물론 직원 상호 작용(문서 전송, 건물 발행(주문, 영수증) 및 제어)을 구성할 수 있는 소프트웨어(컴퓨터 프로그램, 시스템) 알림 보내기 등). 더 넓은 의미에서 AS DOW는 소프트웨어, 기술, 방법론적 구성 요소는 물론 조직 및 규제 측면을 포함하여 전체 생산 유기체에 스며드는 현대적인 조직 및 기술 구조로 이해됩니다. 이는 회사의 '순환 시스템'에 비유될 수 있습니다.

AS DOU는 문서 업무 전반을 자동화하여 조직의 경영 활동의 효율성을 높이도록 설계되었으며, 다음과 같은 주요 사항을 해결해야 합니다. 작업

· 문서화(문서의 준비, 실행, 조정, 승인 및 공개);

· 문서 흐름 보장(접수, 등록, 문서 및 해당 프로젝트 구성, 전송, 보관용 문서 전송)

· 관리 활동(실행 제어, 회계, 운영 저장, 분류 시스템 구성, 문서 색인화, 검색 및 처리)을 수행하는 과정에서 문서 작업을 보장합니다.

· 무단 접근으로부터 보호; 필요한 수준의 액세스 제어를 유지하면서 직원이 문서를 공유합니다.

· 의사결정 과정과 문서 보고를 보장합니다. 사용자를 위한 정보 서비스;

· 보관 절차 자동화, 보관 보관 및 문서 파기(보관 규칙 준수, 검색 및 사용 보장)

· 보관 문서를 국가 저장소로 옮기거나 파기합니다.

AS 유아원 교육 기관의 도입에는 다음과 같은 긍정적인 측면이 있습니다.

· 통일되고 공식화되었으며 엄격하게 규제되는 사무실 관리 기술이 모든 부서와 조직 전체에 도입되고 있습니다.

· 조직이 완전히 관리 가능해집니다. 문서 및 실행자에 관한 모든 질문에 답변하고 문서 활동을 분석 및 관리하는 것이 가능해집니다.

· 컴퓨터 네트워크는 조직의 중앙 사무실뿐만 아니라 지리적으로 멀리 떨어진 부서도 포괄할 수 있으므로 제어 가능성은 조직의 지리적으로 분산된 전체 구조로 확장될 수 있습니다.

· 사무 자동화 시스템은 본질적으로 문서 작업 규칙 및 절차에 대한 엄격하게 공식화되고 엄격하게 문서화된 기술 정보를 전달하는 매체입니다. 결과적으로 기술 지식과 문서 작업 규칙의 물리적 전달자로서 인력에 대한 조직의 의존도가 줄어듭니다.

· 특히 전자 문서 관리를 구성할 때 조직을 통한 문서 전달이 가속화됩니다.

· 사무업무의 노동강도가 감소됩니다. 예를 들어 최초 등록 과정에서 문서에 대한 완전하고 정확한 정보를 입력하려면 일부 작업장에서는 추가 노력이 필요할 수 있지만 이 정보를 사용하는 다른 작업장에서는 노동 강도가 줄어들 수 있다는 점을 명심해야 합니다. 여러번;

· 종이 문서의 작성 및 발송, 수신된 문서의 내용 및 텍스트 재입력과 관련된 문제가 완전히 사라지므로 조직의 상호 연결된 전자 문서 흐름을 구성함으로써 질적 이익을 얻을 수 있습니다.

동시에 이러한 시스템의 광범위한 구현을 방해하는 주요 요인은 여전히 국내 현실입니다. 이는 주로 일반적으로 중요하지 않은 수준의 전산화, 조직의 제한된 수의 컴퓨터 및 컴퓨터 네트워크입니다.

또한 조직 (수행자와 관리자, 특히 정보 기술을 담당하는 전문가 모두)의 낮은 수준의 사무 관리 능력 및 문화, AS 유아원 교육의 내용, 역할 및 장소에 대한 이해 부족으로 인해 신기술 도입이 방해받습니다. 활동중인 기관. 결과적으로 값비싼 컴퓨터 네트워크는 주로 문서 관리를 포함한 관리 작업에 영향을 주지 않고 최대 용량 미만으로 사용되는 경우가 많습니다.

AS DOU는 문서 업무 전반을 자동화하여 조직의 경영 활동의 효율성을 높이도록 설계되었으며, 다음과 같은 주요 사항을 해결해야 합니다. 작업:

· 문서화(문서의 준비, 실행, 조정, 승인 및 공개);

· 문서 흐름 보장(접수, 등록, 문서 및 해당 프로젝트 구성, 전송, 보관용 문서 전송)

· 관리 활동(실행 제어, 회계, 운영 저장, 분류 시스템 구성, 문서 색인화, 검색 및 처리)을 수행하는 과정에서 문서 작업을 보장합니다.

· 무단 접근으로부터 보호; 필요한 수준의 액세스 제어를 유지하면서 직원이 문서를 공유합니다.

· 의사결정 과정과 문서 보고를 보장합니다. 사용자를 위한 정보 서비스;

· 보관 절차 자동화, 보관 보관 및 문서 파기(보관 규칙 준수, 검색 및 사용 보장)

· 보관 문서를 국가 저장소로 옮기거나 파기합니다.

AS 유아원 교육 기관의 도입에는 다음과 같은 긍정적인 측면이 있습니다.

· 통일되고 공식화되었으며 엄격하게 규제되는 사무실 관리 기술이 모든 부서와 조직 전체에 도입되고 있습니다.

· 조직이 완전히 관리 가능해집니다. 문서 및 실행자에 관한 모든 질문에 답변하고 문서 활동을 분석 및 관리하는 것이 가능해집니다.

· 특히 전자 문서 관리를 구성할 때 조직을 통한 문서 전달이 가속화됩니다.

정부 규제 수준이 충분하지 않아 기업마다 사무 구성에 개인차가 큽니다. 특히 문서를 이용한 기술 작업(등록부터 인쇄까지)을 수행하는 경우에도 마찬가지입니다. 결과적으로 각 조직마다 비용이 많이 드는 개별 프로젝트를 구현해야 합니다. "맞춤형" 시스템과 관련된 더 많은 문제는 운영 및 개발 단계, 다양한 조직 간의 상호 작용 단계에서 발생합니다. 해외에서는 '전자정부'와 같은 프로젝트가 가장 통일된 솔루션으로 인한 개발, 구현, 유지 관리 및 교환 비용 절감과 정확하게 관련되어 있습니다.

그럼에도 불구하고 유아원 교육 기관 분야에서 새로운 정보 기술을 사용하면 사무를 이 분야에서 다양한 유형의 혁신을 구현하기 위한 효과적이고 유연한 도구로 간주할 수 없습니다.

자동화된 유치원 교육 시스템을 통해 사무의 주요 문제를 해결할 수 있습니다. 이를 통해 사무 업무를 어느 정도 분산시키는 동시에 중앙 집중식 회계 및 통제를 보장할 수 있습니다. 각 전문가는 관리자의 완전한 통제를 받는 동시에 각 전문가가 독립적으로 자신의 능력 내에서 문서를 등록하고 추가 작업을 위해 보낼 수 있습니다. . 따라서 조직은 통제력을 잃지 않고 구조를 동적으로 재구축할 수 있습니다.

보다 효과적인 관리 계획을 구현하기 위한 전제 조건이 만들어지고 있습니다. 기존 관행에서는 로컬이든 원격이든 조직 단위의 문서가 조직 책임자에서 단위 책임자, 특정 수행자에게 전송됩니다. 이를 통해 각 수준의 관리자는 직원의 활동을 효과적으로 제어할 수 있지만, 길고 종종 공식적인 체인은 관리 효율성을 크게 감소시킵니다. 적절하게 구성된 AS DOW를 사용하면 주문을 실행할 사람에게 문서를 직접 보낼 수 있으며 관리자는 주문 자체의 전달과 실행에 대한 모든 권한을 보유합니다.

전자문서관리를 조직하기 위해서는 조직 자체가 준비된 정도의 전제조건이 있습니다. 적절하게 구성된 시스템은 문서의 전달 및 실행에 관한 데이터(문서가 종이인지 전자인지에 관계없이) 및 이 데이터와 관련된 전자 문서 자체와 함께 작동합니다. 사무주기에 전자 문서를 포함하면 질적으로 새로운 수준의 문서 작업으로 이동할 수 있습니다.

조직의 부서 또는 직원의 개별 작업장의 영토적 원격성과 관련된 일부 문제가 해결되고 있습니다. AS DOU를 사용하면 작업장 위치에 관계없이 모든 직원의 문서로 작업을 구성할 수 있습니다.

AS DOW는 현대적인 전사적 자원 관리 시스템의 구현을 허용합니다. 자원 관리 시스템은 일반적으로 비즈니스 프로세스에 대한 데이터만 포함하고 문서를 저장하지 않는 반면 AS DOW는 비즈니스 프로세스와 관련된 기능을 포함하여 문서 관리 루프의 기능을 수행할 수 있습니다.

AS DOU는 문서 스캔 및 승인 텍스트 인식 도구 등을 포함하여 모든 문서 기술을 단일 복합체로 통합하기 위한 기반을 만듭니다.

AS DOU는 관리 직원에게 조직의 모든 문서(수신 및 발신 서신, 내부 조직 및 관리 자료, 그에 수반되는 서신)에 대한 협업 수단을 제공하는 통합 정보 공간을 형성합니다. 문서의 활성 사용이 완료된 후 시스템은 보관 저장소를 유지하거나 해당 문서의 파기 또는 상태 저장소로의 전송에 대한 정보를 기록해야 합니다.

각 개별 조직은 자동화된 관리 문서화 시스템을 구현하려는 다양한 이유 때문에 촉발되지만, 공통 목표는 일반적으로 관리 효율성을 높이는 것입니다. 특정 AS DOW를 분석할 때 다음 사항을 간과해서는 안 됩니다.

시스템이 기업에서 채택한 사무실 관리 및 문서 관리 기술을 고려합니까?
종이와 전자 형식으로 제출된 문서의 순환을 지원합니까?
충분한 기능적 완성도를 가지고 있는지;
소프트웨어 구현에 필요한 매개변수가 있는지 여부
수용 가능한 성능 특성을 가지고 있는지 여부.

물론, 자동화된 유아교육 기관을 확보하고 운영하는 데 드는 비용을 고려해야 하며, 관리를 위한 문서 지원 자동화를 통해 예상되는 경제적 효과도 평가해야 합니다.

우리는 시스템의 후속 유지 관리와 개발 전망을 잊어서는 안됩니다. 여기에서 유통 주문 시스템을 개발한 회사에 세심한 주의를 기울여야 합니다.

이 주제 분야에서 얼마나 오랫동안 전문화되어 왔으며 얼마나 깊이 있었습니까?
얼마나 많은 시스템이 성공적으로 운영되고 있으며 고객 리뷰는 무엇입니까?
시스템 지원 채널이 충분히 개발되어 있습니까(핫라인, 회사 사무실 및 현장 상담, 구현 서비스 가용성 등)
회사에 교육 센터가 있습니까?
소프트웨어 제품 개발에 대한 전망은 어떻습니까?

AS 유아원 교육 기관을 평가하기 위한 위 기준의 내용을 더 자세히 살펴보겠습니다. 그리고 시스템을 선택할 때 실패의 원인이 되는 것을 무시하고 주요 항목 중 하나부터 시작해 보겠습니다.

문서가 제시되는 형식에 관계없이 문서 처리는 주로 기업에서 채택하는 사무 업무 및 문서 흐름의 기술 프로세스에 따라 결정됩니다. 일반적으로 AS DOW를 선택하는 조직의 정보 기술 전문가가 저지르는 이러한 상황을 과소평가하면 종종 비참한 결과를 초래합니다.

선택하여 구매한 AS DOW가 필요한 기능을 모두 갖춘 것처럼 보였지만, 구현 과정이 매우 복잡하거나 사소한 불일치 및 구현이 불가능한 문제가 상당수 발생하여 전혀 완료되지 않은 경우가 있었습니다. 시스템 설정을 사용하여 제거할 수 있습니다. 문제는 구입한 솔루션이 처음에 이 조직에서 사용된 것과 다른 기업 관리 시스템을 위해 설계되었으며 성공적인 구현을 위해서는 항상 그런 것은 아니지만 가능한 문서 흐름 기술뿐만 아니라 변경해야 한다는 것입니다. 또한 기업 관리 시스템.

모든 국내 조직이 이에 대비한 것은 아닙니다. 왜냐하면 러시아에서 채택한 일반 관리 규칙을 준수해야 하기 때문입니다. 외국 자동화 유치원 교육 기관의 구현에 많은 실패가 발생하는 이유는 역사적으로 입법 및 규제 규칙에 의해 확립되고 지원되는 우리의 관리 시스템이 서구의 규범 및 관리 방법과 일치하지 않기 때문입니다.

문서 작업을 위한 전통적인 러시아 기술에는 관리자, 사무실 관리 서비스, 수행자라는 세 가지 계층 구조가 포함됩니다.

고위 관리자는 문서의 추가 이동에 대한 결정을 내리고, 문서에 서명 또는 승인하고, 문서 실행 상태에 대한 보고서를 분석하고, 실행 규율을 개선하기 위한 조치를 취합니다. 그들은 수행자를 임명하고, 마감일을 정하고, 지시를 내립니다.

수행자(구조 단위)는 처리를 위해 문서를 받습니다. 필요한 경우 다른 수행자와 상호 작용하여 나가는 문서를 준비합니다. 경영진의 문서에 서명하고 추가 승진을 위해 사무실 관리 서비스로 전송합니다. 마감일이 다가오거나 만료된다는 알림을 받고, 문서 실행 상태를 사무실 관리 서비스에 보고합니다.

사무실 관리 서비스는 문서 접수 및 등록, 시스템에 최초 데이터 입력, 주문 및 보고 기록을 통해 조직 전체에 문서 홍보, 문서 외부 배포, 문서 실행(지시) 모니터링, 실행 상태에 대한 다양한 보고서 발행 등을 수행합니다. 문서를 발행하고 문서를 아카이브로 전송합니다. 사무실 관리 서비스는 관리를 위한 문서 지원 구성을 직접 담당합니다. 사무용 주 표준, 지침 및 매뉴얼에 명시된 조직의 문서 작업에 대해 허용되는 규칙을 구현합니다. 이 서비스는 일반적으로 조직의 다른 구조 부서의 사무 직원도 감독합니다.

승인 및 등록 후 조직의 모든 문서는 최고 관리자에게 보고되어야 합니다. 보고서는 이 문서에 대한 의사결정 과정을 가속화하기 위해 필요합니다. 사무국 직원이 문서에 대한 정보를 제공하고 이에 대한 지침을 준비합니다. 지침은 조치 지침이 포함된 문서에 관리자가 서면으로 작성한 명령입니다. 문서의 추가 흐름과 처리를 결정합니다. 중립 주문을 사용하면 문서가 검토를 위해 전송됩니다. 주문이 긍정적이거나 부정적이면 문서가 실행되도록 전송됩니다. 관리자의 지시는 이전에 설명한 모든 등록 절차가 적용되는 결의안인 새 문서의 기초를 형성합니다. 지침이 축적된 문서는 이 결의안을 결정하는 수취인(집행자 또는 수행자)에게 전달됩니다. 문서나 메시지/도움말 형식으로 응답을 생성합니다. 메시지는 마감일 연기 요청과 같은 해결 방법을 실행하는 과정에서 수취인의 작업을 결정합니다. 실행 후 관련 문서 및 메시지/참조 그룹은 반대 방향으로 동일한 경로를 따릅니다.

문서의 이동 및 실행을 관리하기 위해 사무 직원은 문서의 이동은 물론 관련 결의안 및 집행자의 보고서를 기록하는 특수 일지 및/또는 파일 캐비닛을 유지 관리합니다. 사무의 초석은 파일이 보관되는 문서등록카드로, 이를 통해 문서를 보유하고 있는 사람과 실행단계를 정확하게 확인할 수 있습니다. 이 카드의 세부 사항은 기관의 내부 표준에 의해 규제되며 문서 작업 구성은 여러 GOST에 의해 결정됩니다.

전통적인 러시아 기술에서는 일부(관리자 및 임원)가 종이 문서로 작업하는 반면 다른 일부(사무실 관리 서비스)는 저널 및 서류 캐비닛 시스템을 사용하여 작업을 추적한다고 가정합니다.

위 내용을 바탕으로 러시아 사무실 관리 기술은 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다.

등록, 통제, 보고 양식 및 저널을 유지하기 위한 전문 사무실 관리 서비스의 존재;
조직 내 전체 작업 범위에 대해 중앙 집중식 제어를 수행합니다.
조직 내 문서 이동의 수직적 특성(관리자, 실행자, 관리자)
종이 문서 작업에 중점을 둡니다. 이동, 관리자의 지시, 마감일, 보고서 등에 대한 정보는 일지 및/또는 파일 캐비닛에 기록됩니다.
활동 분야에 관계없이 로그북 및 파일 캐비닛 작성 규칙에 이르기까지 조직의 관리 문서 작업에 대한 통합되고 세부적인 규칙입니다.

이 기술에는 다음과 같은 주요 단점이 있습니다.

조직 내 문서 작업에 대한 정보를 얻으려면 이질적이고 분산된 파일 캐비닛에서 데이터를 검색하고 처리해야 합니다. 문서 실행 진행 상황 등록은 조직의 파일 캐비닛 시스템과 구조적 부서 전체에 분산되어 있기 때문입니다.
파일 캐비닛에는 문서가 집행자와 분리되어 있기 때문에 문서 상태에 대한 불완전하고 느린 정보가 포함되어 있습니다.
대량의 종이 문서의 복제 및 이동, 다수의 복제된 저널 및 파일 캐비닛을 유지 관리하면 상당한 양의 비생산적인 인건비가 발생합니다.

나열된 문제는 지리적으로 서로 멀리 떨어져 있는 조직적으로 독립적인 구조의 활동을 조정해야 할 때 기업 관리 시스템에서 증가합니다.

러시아 기술을 구현하는 유치원 교육 기관의 자동화 시스템은 종이 문서 흐름을 지원하고 사무실 관리 서비스의 문서 모니터링 및 처리를 위한 일상적인 작업의 노동 강도를 줄이는 데 중점을 두고 있습니다. 우리나라 현대 사무 관리 시스템의 기초는 80년대 초 자동화된 문서 실행 제어 시스템(ASKID)이었습니다. 거의 모든 고위 경영진에서 구현되었습니다.

유럽과 미국의 선진국에서는 사무실 관리 서비스가 부족하고 문서 실행을 중앙 집중식으로 모니터링하는 수단이 없기 때문에 전자 문서 작업에 중점을 둔 사무실 관리 기술이 러시아 기술과 크게 다릅니다. 각 보증인과 집행인은 자신의 로그를 유지 관리합니다. 이 시스템은 특별법, 기존 직무 설명 및 직원의 높은 성과 규율의 개발 및 개선을 기반으로 합니다. 수행자는 자신의 특권에 따라 경영진의 참여 없이 주로 수평적 수준에서 많은 문제를 해결합니다.

이러한 사무 관리 기술에 초점을 맞춘 자동화된 관리 문서 시스템은 수행자의 공동 작업에서 전자 문서를 작성하고 사용하는 프로세스를 최대한 완벽하게 보장합니다. 이러한 시스템에서 종이 매체의 이동에 대한 설명은 일반적으로 미미하거나 존재하지 않습니다.

분명히 전자 문서를 처리하는 기술 체인에는 꽤 오랫동안 이러한 문서가 종이 형식으로 번역되는 단계가 있을 것입니다. 비즈니스 관리자가 종종 종이 문서 작업을 선호한다는 것은 비밀이 아닙니다. 조직 간 문서 교환 및 국가 기록 보관소로의 이전도 종이 형식으로 이루어집니다. 이러한 사실은 종이 문서의 다음과 같은 확실한 장점으로 설명됩니다.

인식의 용이성, 보기 및 승인의 용이성;
정보의 장기 보존(종이의 노화 및 파기 기간과 데이터 적용 수단의 품질에 따라 결정됨)
조직적 조치를 통해서만 무단 접근으로부터 정보를 보호합니다.
문서 작업 시 피로도가 낮아집니다.

또한 종이 문서의 경우 법적 효력을 결정하는 세부 정보 목록이 설정되었습니다. 종이 문서 준비 요구 사항은 표준 및 통합 양식에 따라 결정됩니다.

전자 문서를 사용한 사무 작업에는 다음과 같은 몇 가지 분명한 이점이 있습니다.

배포 및 보관 비용은 종이 문서보다 훨씬 저렴합니다.
문서를 다른 장소에 배포하고 복제하는 시간은 주가 아니라 분, 초 단위로 측정됩니다.
문서에 대한 의미 있는(문맥상) 검색을 수행하는 능력은 근본적으로 이 기술의 새로운 특성입니다.
직원 간, 기관 간 상호 작용은 새로운 질적 수준에서 수행됩니다.

동시에 전자 문서로 작업하려면 소프트웨어, 하드웨어 및 저장 매체의 수명 주기가 필요한 문서 저장 기간보다 짧을 수 있다는 사실을 고려해야 합니다. 정보를 다른 매체에 신속하게 다시 기록하고 해당 인증 수단을 업데이트할 필요가 있습니다. 또한 전자 문서를 저장하려면 정보 재생을 위한 적절한 하드웨어 및 소프트웨어를 저장하거나 전자 문서를 종이에 인쇄하고 사본을 인증해야 할 수도 있습니다.

따라서 종이 문서와 전자 문서에는 각각의 장점과 단점이 있습니다. 따라서 자동화된 관리 문서 시스템을 선택할 때 기존 문서 흐름의 어떤 기술 체인을 전자 형식으로 완전히 전송할 수 있는지, 어떤 기술 체인을 전송할 수 없는지 반드시 주의를 기울여야 합니다.

현대의 자동화된 유아원 교육 기관은 다음과 같은 기본 기능을 보장해야 합니다.

수신, 발신 및 내부 문서 등록;
문서에 대한 지침과 함께 실행자에게 문서를 보내고 지침 실행 진행 상황을 모니터링합니다.
초안 문서 및 지침을 준비하고 조정 및 승인 절차를 보장합니다.
사용할 문서를 작성합니다.
기업 아카이브 및 아카이브 유지 관리를 위한 파일 형성 및 전송;
발신 서신 배포;
매개변수의 조합으로 검색하고 다양한 요약과 보고서를 생성합니다.

각 특정 AS DOW의 기능 구성과 구현은 크게 다를 수 있으므로 시스템을 선택할 때 각 기능을 신중하고 철저하게 고려해야 합니다. 주요 요인은 시스템 선택의 주요 기준인 기능적 완전성입니다. 따라서 자동화된 관리 문서화 시스템이 나열된 모든 기능을 구현할 수 있다면 높은 확률로 사무 업무 및 조직의 문서 흐름의 모든 주요 문제를 해결할 수 있다고 주장할 수 있습니다. 아니면 기업. 물론 이는 기능적 완전성이 필요하다는 의미일 뿐, 반드시 각 특정 조직에 충분하다는 의미는 아닙니다.

동일한 조직의 여러 부서에서 동일한 문제를 해결할 때 시스템 속성에 대한 요구 사항이 크게 다를 수 있다는 점에 유의해야 합니다. 따라서 자동화된 관리 문서화 시스템을 조직의 모든 부서로 확장할 때 일반적으로 시스템 기능에 대해 때때로 상충되는 소비자 요구 사항 사이에서 절충안을 찾는 것이 필요합니다.

이러한 요구 사항을 분석할 때 미래 시스템 사용자의 필수 요구 사항과 부서의 작업을 변경하지 않는 중요하지 않은 요구 사항을 분리해야 합니다. 후자는 일반적으로 확립된 업무 관행과 이를 바꾸는 것을 두려워하는 심리적 이유 때문에 발생합니다. 자동화된 관리 문서화 시스템의 도입은 어느 정도 미래 사용자의 작업에서 여전히 변화를 가져올 것이라고 말해야 합니다. 따라서 항상 이러한 변경 사항을 최소화하려고 노력할 필요는 없으며 때로는 해당 속성에 대해 완전히 비원칙적인 요구 사항을 제시해야 합니다. 이러한 시스템의 구현 및 추가 운영을 통해 사용자는 새로운 조건에서 작업하는 데 익숙해진 후 일반적으로 시스템을 성공적으로 적응하고 일상 활동에 필요한 도구로 간주한다는 것을 알 수 있습니다.

현대의 자동화된 문서 관리 시스템은 산업용 DBMS를 기반으로 하거나 인터넷/인트라넷 표준을 지원하는 Lotus Notes 기술을 사용하는 클라이언트-서버 아키텍처로 설계되었습니다. 시스템 구현은 소프트웨어와 하드웨어의 개념적으로 통합된 시스템 아키텍처를 기반으로 광범위한 기능을 제공해야 합니다. 다양한 공급업체로부터 구입한 애플리케이션을 통해 정보 시스템의 기능을 확장하는 경우 러시아 및 국제 표준과 권장 사항을 기반으로 기술 및 정보 호환성을 보장해야 합니다.

1997년 국제 표준화 기구(ISO - 국제 표준화 기구)는 다음과 같은 과제를 해결하기 위해 정보 시스템 분야의 표준을 개발하기 위한 소위원회를 만들었습니다.

별도 시스템 설명의 통일;
시스템 간 정보 교환을 위한 인터페이스를 정의하는 단계;
다양한 정보 시스템 간의 데이터 교환 통합;
시스템 통신에 대한 기술적 장벽을 제거합니다.

그 결과 OSI(Open System Interconnection) 참조 모델이 개발되었습니다. 통합 및 이식성과 관련된 일련의 문제에 대한 해결책은 개방형 시스템 방법론 및 원칙의 개발이었습니다.

개방형 시스템은 애플리케이션, 데이터 및 인력의 기능 확장성, 상호 운용성 및 이동성을 제공하기에 충분한 인터페이스, 서비스 및 데이터 형식에 대한 개방형 사양을 구현하는 시스템입니다.

기능 확장성은 특정 정보 시스템에 대한 요구 사항이 변경될 때 이전에 투자한 내용을 최대한 유지하면서 특정 정보 시스템의 진화적인 개발을 보장하는 능력입니다.

소프트웨어 이동성은 필요한 소프트웨어를 새로운 하드웨어 플랫폼으로 전송하는 기능을 유지하면서 작동 중인 시스템의 하드웨어 기반을 현대화하는 기능입니다.

애플리케이션 시스템의 상호 운용성 - 로컬 및 원격 플랫폼에서 다른 애플리케이션 시스템과의 협업을 보장하는 동시에 정보 리소스를 통합합니다.

개방형 사양은 새로운 기술을 지속적으로 적용하고 합의된 표준을 준수하는 것을 목표로 하는 개방적이고 투명한 합의 프로세스에 의해 지원되는 사양입니다. 이 정의에 따르면 개방형 사양은 특정 기술과 독립적입니다. 특정 하드웨어나 소프트웨어 또는 개별 제조업체의 제품에서 발생합니다.

개방형 시스템의 개념은 개방형 시스템 환경의 개념을 기반으로 합니다. 개방형 시스템 환경은 프로그래밍 언어, 입력/출력 도구, 그래픽 인터페이스, 데이터베이스 관리 시스템 등 모든 정보 시스템의 소프트웨어 및 정보 환경의 모든 구성 요소와 장비의 상호 작용을 통합하는 데 도움이 되는 기술된 표준 세트입니다. 네트워크의 데이터 전송 프로토콜, 데이터 뱅크의 데이터 형식.

개방형 문서 관리 정보 시스템은 다음과 같은 주요 산업 표준을 지원합니다.

통신 표준(OSI);
문서 관리 표준(ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
DBMS(ODBC, SQL) 표준입니다.

2002년 12월 27일 연방법 "기술 규정" No. 184-FZ에 명시된 러시아 연방의 표준화 원칙에 따라 국제 표준이 국가 표준 개발의 기초로 사용됩니다. 전 세계 여러 국가에서는 ISO 15489를 기반으로 비즈니스 문서 관리에 대한 국가 표준을 만들기 위한 작업이 이미 수행되었습니다. 그러나 러시아에서는 국가 품질 시스템 표준이 ISO 9000 시리즈 표준을 기반으로 개발되어 시행되고 있음에도 불구하고 국가 수준에서 국가 표준을 개발할 필요성 문제가 아직 해결되지 않았습니다.

2002년 8월 자동화된 문서 관리 시스템의 상호 작용을 위한 표준 및 프로토콜을 만들기 위해 "문서 관리자 길드", 전 러시아 문서 보관 연구소(VNIIDAD), 국가 과학 및 생산 기업 "Granit- Center”, “IT”, “InterTrust” ", STC IRM, "Electronic Office Systems" 및 "Information Business Systems" 기업이 협약에 따라 실무 그룹을 구성했습니다. 실무 그룹의 작업 결과로 "문서 관리 자동화 시스템의 상호 작용 표준"이 출판되었습니다. 이 표준은 자동화된 관리 문서 시스템의 상호 작용을 보장하는 전자 메시지의 형식, 구성 및 내용을 설정합니다.

연방 대상 프로그램인 "전자 러시아(2002-2010)"의 틀 내에서 정보기술통신부는 정부 기관 간 전자 문서 관리 시스템에 대한 정보 교환 표준을 개발하기 위해 노력하고 있습니다.

정보 기술의 가장 발전된 성과를 구현하는 시스템에는 잘 확립된 기술적 특성이 많이 있다는 점에 유의해야 합니다. 이는 주로 직관적이고 친숙한 인터페이스, 객체 지향 접근 방식 및 모듈성입니다.

기본 사용자 인터페이스 아이디어에는 다음 요소가 포함됩니다.

창 관리;
물체를 표현하기 위해 그래픽 기호(그림 문자)를 사용합니다.
직접 조작이라는 상호 작용 스타일;
객체지향 프로그래밍 스타일.

프로그램 구성의 모듈식 원리는 자동화 시스템의 단계적 구현을 보장합니다. 각 모듈은 고유한 특정 문제를 해결하거나 특정 기능을 수행합니다. 이러한 모듈의 구성은 운영 체제에 영향을 주지 않고 변경할 수 있습니다. 모듈은 가능하다면 모듈 간의 깊은 통합을 유지하면서 서로 독립적이어야 합니다.

시스템은 설치 및 구성 중에 적응을 위한 최소한의 노력과 비용을 제공해야 합니다. 설계 단계에서 시스템의 유연성을 높이려면 단계적 확장을 구현할 때 상당한 시간과 기타 비용을 피하기 위해 후속 개발에 가능한 한 많은 기회를 제공해야 합니다.

자동화된 관리 문서화 시스템의 운영 특성은 선택 시 가장 중요한 기준 중 하나이며 이를 평가할 때 시스템의 다음 품질에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.

시운전 용이성;
확장성;
사용자 액세스 제한 및 문서 및 시스템 기능에 대한 무단 액세스 방지
벌목 작업의 중요성;
관리 및 신뢰성 메커니즘의 가용성.

시스템을 가동합니다.시스템을 선택할 때 다른 소비자의 시운전 시기에 대한 통계 데이터를 고려하고 개발에 필요한 조치의 구성을 명확히 해야 합니다. 이러한 활동 중 하나는 일반적으로 현재 직무 수행과 결합되는 사용자 교육입니다. 따라서 유아원 교육 시스템은 조직 문서의 운영 데이터베이스 작업 외에도 관심 있는 모든 직원을 교육하는 데 사용되는 교육 데이터베이스 작업을 허용하는 것이 매우 바람직합니다.

물론 현대의 자동화된 문서 관리 시스템은 문서 작성 및 편집에 가장 널리 사용되는 도구(특히 Microsoft Office)의 인터페이스와 최대한 유사한 친숙한 사용자 인터페이스를 갖추어야 합니다.

자동화된 문서 관리 시스템이 구현되는 경우 기존 문서 회계 시스템을 대체하는 경우가 많기 때문에 이를 시스템에 회고적인 데이터를 가져오는 것도 시급한 작업이 됩니다.

확장성- 구성 및 구성 원칙을 변경하는 데 상당한 비용을 들이지 않고 증가하는 양적 요구 사항으로 시스템 기능을 보장합니다. 시간이 지남에 따라 시스템의 작업 수가 점차 증가합니다. 일반적으로 문서를 등록하는 곳에 먼저 설치한 후, 단계별로 다양한 부서의 자동화를 수행합니다. 따라서 선택한 AS DOW는 넓은 범위 내에서 필요한 작업 수를 확장할 수 있는 기능을 제공해야 합니다.

사용자 액세스를 제한하고 문서 및 시스템 기능에 대한 무단 액세스를 방지합니다.자동화된 유아원 교육 기관은 개별 부서의 직원이 문서 텍스트 또는 등록 카드에 직접 접근하는 것은 물론 관리자의 지시 사항 부과 및 집행자의 보고서 준비를 포함하여 문서 흐름의 모든 단계에 대한 접근을 제한해야 합니다. 사용자 인증 외에도 각 문서(및 등록 카드의 필드)와 관련하여 정의된 다양한 액세스 수준(예: 보기, 편집, 생성, 삭제, 인쇄 등 허용)에 대한 지원이 필요합니다. 다양한 권한을 가진 사용자의 역할 그룹(예: 부서장 그룹)도 있습니다.

자동화된 문서 관리 시스템이 지리적으로 분산된 시스템인 경우 개방형 통신 채널을 통한 문서 교환을 위해 러시아 연방 보안국에서 인증한 디지털 서명 및 암호화 도구가 내장되어 있는 것이 바람직합니다.

사용자 활동 로깅.로깅을 사용하면 문서의 전체 기록(누가 언제 작성했는지, 편집했는지, 확인했는지, 인쇄했는지 등)을 추적할 수 있으며, 여러 사용자가 함께 작업할 때 충돌 상황을 해결할 수 있습니다.

적응성. 여러 가지 이유로 기업에서는 업무 명칭, 구조, 부서 구성을 수시로 변경합니다. 자동화된 시스템은 이전에 처리된 문서 정보의 무결성을 유지하면서 이러한 변경을 지원할 수 있어야 합니다.

안정적인 운영을 관리하고 보장합니다.시스템의 문서 및 기능과 관련하여 사용자 역할 권한을 할당하고 수정할 수 있는 AS DOW 관리 도구는 끊임없이 변화하는 조직 구조에 따라 이를 사용자 정의할 수 있어야 합니다. 이러한 설정의 효과는 개별 문서뿐만 아니라 때로는 복잡한 계층 구조를 갖는 그룹에도 적용되는 것이 바람직합니다. 문서를 분석적으로 작업하려면 문서를 다양한 주제에 할당하고 특정 기준에 따라 분류할 수 있는 도구 없이는 할 수 없습니다.

불가피한 실패와 실패에 대한 자동화된 유치원 교육 기관의 저항의 가장 중요한 특징은 워크스테이션 기능의 서로 독립성, 비정상 종료 후 세션 복구 시간, 데이터 무결성을 보장할 수 있는 수단의 가용성 및 지원.

또한 자동화 시스템은 이러한 유형의 활동을 위한 소프트웨어 제품 생산을 전문으로 하는 평판이 좋은 개발 회사로부터 구매한 특정 주제 영역의 현재 상황에 적합해야 합니다. 시스템 작동 원리는 이 주제 분야의 전문가가 이해할 수 있습니다.

자동화된 관리 문서화 시스템 구현의 경제적 효율성은 조직의 정보 지원을 자동화하기 위한 조치를 취하는 효과에 대한 정량적 비용 평가입니다.

자동화된 유아원 교육 기관 도입의 효과는 정량화 가능한 부분과 비정량화 가능한 부분으로 구성됩니다.

직원의 작업 시간 및 자재 비용 절감과 관련된 시스템 구현의 직접적인 효과(정량화 가능한 혜택)
자동화 시스템이 제공하는 조직 기능의 장점으로 인한 효과[서비스 제공 속도 및 품질, 문서 처리 시간 단축, 발행 문서 품질 향상 및 업무 수행 규율 통제 등] (정량화할 수 없는 이점) ).

헤아릴 수 없는 이점은 서비스 제공 속도, 서비스 제공 비용 및 서비스 품질이라는 세 가지 주요 영역에 영향을 미칩니다.

서비스 제공 속도상황이 문서 정보에 따라 달라지는 경우 최종 사용자의 의사 결정의 적시성 및 효율성과 관련이 있습니다. AS DOU는 필요한 정보와 분석을 얻는 데 필요한 순차적 조치의 수를 줄이고 추가 고려를 위해 문서의 신속한 자동 반환을 보장합니다.

서비스 제공 비용문서 검색, 처리, 전송 및 저장에 소요된 시간과 관련이 있습니다. 자동화된 문서 관리 시스템은 요청 시 문서 검색과 관련된 지연 및 대기 시간을 줄여줍니다. 수동 데이터 처리량을 줄이고 지리적으로 멀리 떨어져 있는 사용자에게 문서를 전달하는 비용을 줄임으로써 전체 비용도 절감됩니다. 전자 수단을 사용하여 데이터를 저장하면 조직에서 종이 문서를 위한 추가 저장 공간에 대한 필요성이 줄어듭니다.

서비스 품질의 개념은 문서의 양, 품질 및 배포와 관련이 있습니다. AS DOW의 도입으로 사용자가 사용할 수 있는 영역이 넓어짐에 따라 문서에 대한 수요 비율이 증가합니다. 자동화된 시스템은 분류자의 사용과 문서의 속성 및 문맥 검색 기능을 통해 검색 정확도를 높입니다. 의사결정에 영향을 미치는 데이터에 대한 액세스의 정확도가 높아지면 일반적으로 조직 성과가 향상됩니다. 또한, 자동화된 관리 문서화 시스템은 그룹 내 새로운 업무 문화를 창출합니다. 마지막으로, 자동화된 시스템과 강력한 컴퓨터 네트워크는 정보의 흐름을 향상시키고 종이 사용 및 사람들의 지리적 거리와 관련된 많은 제한을 제거합니다.

해보자 정량적 이익 계산,자동화된 문서관리 시스템 도입에 따른 경제적 효과는 직원의 근무시간 절감 비용과 전자문서관리 전환 시 절감되는 종이 비용만 포함된다는 점을 고려하면,

가장 어려운 것은 절약된 노동 시간의 가치를 추정하는 것인데, 이는 다음 요소로 구성됩니다.

문서를 재사용하여 시간을 절약합니다.
문서 보관의 체계화와 효과적인 정보 검색 수단으로 필요한 문서 검색 시간을 절약합니다.
자동화, 공식화, 작업 기록 및 성과 규율 제어를 통해 비즈니스 프로세스를 가속화합니다.

대부분의 경우 시스템의 전체 설치가 수행되므로 자동 시스템에 대한 사용자의 최대 요구 연결을 기준으로 계산이 이루어집니다. 이는 주로 선험적, 평균 추정치라는 점을 강조해야 합니다.

자동화의 절대 효율성은 미래에 받는 소득 또는 이러한 소득에 대한 추정치와 자동화 비용 간의 차이로 정의됩니다.

자동화된 관리 문서 시스템 구현에 대한 투자 회수 기간(T)은 다음 공식을 사용하여 계산됩니다. 예상 비용 금액(P)을 예상 절감 금액(E)으로 나누어야 하며 몫에서 계수는 수년 또는 10분의 1년 안에 취득할 수 있습니다.

subheading">비용 계산

총 비용은 다음 공식에 의해 결정됩니다.

mark">i - 시스템 구현을 위한 비용 항목입니다.

산업용 DBMS 기반 AS DOU 구현에는 다음과 같은 비용 항목이 포함됩니다.

부제">소득 계산

경제적 효과가 직원의 근무시간 절감 비용(Erv)과 전자문서 관리로의 전환 과정에서 절감된 종이비용(Esb)만으로 이루어진다는 점을 근거로 수익부분을 계산합니다.

선택">우리의 가정에 따르면 인건비 절감(Et)은 다음과 같습니다.

Et = Esd + Epd + Eu.

직원(S)당 조직의 월 평균 비용입니다.

그러면 연간 직원의 근무 시간(ERV) 절감액은 다음과 같습니다.

공식" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/66-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

여기서 V는 단위 시간당 문서의 양입니다. Dij는 i번째 구조 단위에 대한 j번째 그룹의 문서 수입니다.

해당 연도 동안 조직의 기계국 직원은 텍스트 페이지를 인쇄(Em)하고 기록 보관소 직원은 텍스트 페이지를 인쇄(Ea)했습니다. 원본 문서의 사본 시트.매년 조직은 전체 또는 필수 우편으로 수락된 행위를 보냅니다. 1년 이내 발송(Er) 대응 단위(A4 시트).

한 팩(500매)의 가격이 C라는 점을 기준으로 절약된 종이(ESB) 비용(정보 적용을 고려하지 않음)은 다음과 같습니다.

공식" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/67-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

산업용 DBMS 기반의 자동화된 관리문서화 시스템의 예상 투자회수 기간은 다음과 같습니다.

계산은 다른 클래스의 자동화된 관리 문서화 시스템과 유사한 방식으로 수행됩니다. 조직에 대한 AS 유아원 교육 기관의 주요 역할은 자원의 직접적인 절약이 아니라 확립된 목표를 효과적으로 달성하고 할당된 작업을 해결하는 능력, 정부 행정부 및 입법 기관과의 신속한 상호 작용, 상업적인 능력으로 측정된다는 점을 강조해야 합니다. 러시아 및 외국 기업 및 기타 기업.

1단계 시스템은 문서 자체를 처리하지 않고, 수신 및 발신 문서 로그, 등록 카드 등의 전자 아날로그를 나타내는 첨부 문서를 처리합니다. 종이 문서의 세부 사항은 데이터베이스에 입력되어 문서를 보관할 장소를 결정하고, 문서를 받은 공무원을 결정하고, 실행 시기를 제어할 수 있습니다. 이 수준은 "사무 자동화 시스템", "자동 등록 기술" 등과 같은 용어에 해당합니다.

이 수준의 사무 자동화는 완성된 것으로 간주될 수 있으며 그 중간 특성은 매우 분명합니다.

두 번째 수준의 주요 기능은 각 문서의 전체 전자 버전이 시스템에 존재한다는 것입니다. 이를 통해 내용별로 전체 텍스트 검색을 수행하고 조직의 로컬 컴퓨터 네트워크를 통해 문서를 전송하고 문서를 교환할 수도 있습니다. 기업 네트워크나 일반 이메일을 통해 외부(상위 또는 하위) 조직과 이러한 시스템에는 풍부한 검색 기능과 정보에 대한 액세스를 제한하는 수단이 있으며 여기에는 스캐닝 및 텍스트 인식 하위 시스템이 포함되는 경우가 많습니다. 이러한 시스템을 사무 자동화 및 문서 흐름 시스템, 문서 관리 시스템, 자동 등록, 문서 실행 처리 및 제어 등을 위한 기업 기술이라고 부르는 것이 좋습니다.

2000년 1월 "전자 문서에 관한 법률"이 발효된 후 벨로루시 공화국에서는 3단계 시스템으로의 전환을 위한 법적 틀이 나타났습니다. 본격적인 3차 시스템(즉, 완전한 의미의 전자 문서 관리 시스템)은 문서의 가치를 검토하고 보관 기간을 결정하며 해당 기간이 만료되면 문서를 파기하는 절차를 제공해야 합니다. 또는 모든 첨부 문서와 함께 주립 기록 보관소로 전송하세요. 시스템은 아카이브에 액세스하고 전송할 때 인증된 전자 디지털 서명 수단을 지원해야 하며, 따라서 해킹으로부터 안정적으로 보호되는 디지털 코드(키)를 저장하기 위한 하위 시스템을 갖추고 있어야 합니다. 디지털 서명은 전자 문서에 종이 문서와 동일한 법적 효력을 부여합니다. 이는 "전자 기록 보관 시스템"(EDS)이라는 용어의 사용을 설명합니다.

최고 수준의 자동화 시스템은 조직의 문서화 및 처리, 시스템에 대한 문서 입력 구현, 문서 생성, 문서 흐름 프로세스 구성, 문서의 신속한 저장 및 보관, 액세스 차별화를 위한 모든 표준 절차를 포함하는 가장 뛰어난 기능을 가지고 있습니다. 조직의 문서 관리 시스템 개선을 위한 전략의 분석, 최적화 및 개발을 포함한 문서 처리, 관리 시스템의 내용 및 방법. 최상위 시스템에는 다양한 클라이언트 및 서버 플랫폼에서 문서를 관리하기 위한 모든 일반적인 컴퓨터 기술과 방법이 포함됩니다. 이러한 시스템은 복잡한 계층 구조(부처, 은행, 기업, 대도시 행정 기관 등)에서 사용할 수 있습니다. 아카이브 모듈에는 특별한 주의가 필요하며 이러한 시스템 개발자는 이를 고려해야 합니다.