Отговорности на офис мениджъра. Длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции. Офис мениджър - планктон или мениджър

Всяка голяма компания има нужда от специалист, който може да поддържа офис дейността. Такъв служител е офис мениджър. Кой е той, с какви отговорности е поверен и какви права има, ще разгледаме по-долу.

Кой е офис мениджър

Офис мениджър (главен офис администратор, асистент управител, асистент управител) е служител на компанията, който осигурява безпроблемната работа и функциониране на офиса. Тази професия изисква изключителна организираност, концентрация и отговорност.

Офис мениджърът се отчита директно на генералния директор на предприятието/фирмата/дружеството. Въз основа на това наемането и освобождаването се извършват само в съответствие със заповедта на генералния директор.

На тази длъжност се назначава специалист с най-малко пълно средно образование. По-желателно обаче е висше образование и трудов стаж.

Офис мениджърът е свързващият компонент във взаимодействието между ръководството и работещия в офиса персонал. По искане на ръководството той изготвя доклад за състоянието на работата в офиса и вътрешното функциониране на организацията/фирмата/корпорацията и др.

Разграничение между специалностите „Офис мениджър” и „Секретар”

Някои възприемат професиите „Офис мениджър” и „” като взаимозаменяеми. Това обаче не е вярно. Длъжността офис мениджър е по-всеобхватна и многофункционална от длъжността секретар, тъй като включва по-широк набор от задачи, изпълнявани за осигуряване на функционирането на организацията, като в зависимост от сферата на дейност на работодателя, длъжностните отговорности на офис мениджър може да варира значително, за разлика от тези на секретар.

По същество офис мениджърът е по-високо стъпало на кариерната стълбица. Това води до по-широк кръг от отговорности, по-високи заплати и повишени изисквания към кандидатурата на наемания служител.

В различни компании, корпорации и големи холдинги именно на офис мениджъра е поверена отговорността да наблюдава и координира работата на секретарите.

В някои организации, които не предвиждат длъжността специалист по персонала, офис мениджърът също участва в набирането на персонал, публикува информация за началото на конкурс за определена позиция, преглежда и изучава автобиографията на бъдещ служител и дори обучение на нови кадри.

Месторабота и средна работна заплата на офис мениджър

Колкото по-голяма е компанията, толкова по-широка и разнообразна е гамата от офис задачи, с които служителите трябва да се справят всеки ден. Следователно никакви компании, корпорации, фирми, предприятия, организации, холдинги не могат без офис мениджър, който е координатор на всички офис дейности. В тази връзка офис мениджърът е много популярна и важна професия за успешното функциониране и оптимизиране на всички офис процеси в офиса на всеки бизнес обект.

Много големи компании може да имат не един, а няколко офис мениджъри в своя персонал, всеки от които ще бъде назначен в съответния отдел или отдел.

Въпреки доста голямото търсене, конкуренцията за позицията на офис мениджър също е доста висока. В Русия е приблизително 6 души на място.

Заплатата на начинаещ офис мениджър е:

• в Москва - 15-22 хиляди рубли;
• в Санкт Петербург – 11-16 хиляди рубли;
• в Екатеринбург - 8-13 хиляди рубли;
• в Новосибирск – 7-12 хиляди рубли.

Специалисти от средно ниво, които вече са натрупали трудов стаж и са показали своите организационни умения, могат да получат заплата в Москва до 30 хиляди рубли, в града на Нева - до 23 хиляди рубли, в Екатеринбург - до 20 хиляди рубли , в Новосибирск - до 18 хиляди рубли.

Заплатите на висококвалифицираните специалисти са още по-високи. Така в Москва може да достигне 60 хиляди рубли, в Санкт Петербург - 45 хиляди рубли, в Екатеринбург - 35 хиляди рубли, в Новосибирск - 30 хиляди рубли.

Лични качества, изисквани от офис мениджър за работа

Всеки мениджър има свои собствени изисквания към бъдещия служител на неговата компания. Съществува обаче обобщен списък от качества, чиито притежатели ще получат безспорно първо предимство при наемане на длъжността офис мениджър. Ето само малък списък от тях:

Необходими професионални познания за работа като офис мениджър

За да изпълнява професионално работата си, офис мениджърът трябва да притежава следните необходими знания:

• Познава реда за сключване и прекратяване на договори;
• Познаване на основите на изготвяне на офис документация;
• Да познава основите на счетоводството, всички основни компютърни програми, необходими за работа в офис (MS Office софтуер: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Бази данни), както и принципите на работа с електронна поща и факс;
• Да сте уверен потребител на персонален компютър и интернет;
• Притежава умения за бързо писане;
• Уместно е да се използват нормите на деловия протокол и етикет;
• Спазвайте стандартите за защита на труда, правилата за пожарна безопасност, санитарните стандарти;
• Има познания по подбор и управление на персонал;
• Използвайте основите на психологията и професионалната етика при работа с персонала;
• Познава правилата за използване и работа с офис оборудване;
• Прилагане на мотивиращи техники при взаимодействие с офис служители;
• Да разбират методите на планиране при развитието на офис дейността;
• Да може да взема бързи решения в критични ситуации и да носи пълна отговорност за резултатите от взетите решения

Длъжностни задължения на офис мениджър

Непосредствените отговорности на офис мениджъра включват:

• Закупуване на всички необходими канцеларски материали, оборудване и всички консумативи за нормалното функциониране на офиса;
• Наблюдавайте изправността и работата на цялото офис оборудване, включително компютри, принтери, факсове и друго офис оборудване. Ако възникнат повреди, обадете се на техник, който да отстрани проблемите;
• Систематично регистрирайте кореспонденцията, получена от офиса, прехвърляйте я на структурни звена за по-нататъшна обработка и подготовка на отговори;
• Проверявайте имейла си в офиса поне два пъти на ден;
• Подгответе работното място на мениджъра преди началото на работния ден. Осигурете му всички необходими офис консумативи и работеща офис техника;
• Сортирайте и разпределете документацията до съответните отдели;
• Проследяване и запис на входящи повиквания;
• Организира посрещането на посетители, клиенти и партньори. Да спазва установената политика за комуникация на компанията с посетители, клиенти и партньори;
• Подготвя срещи, събирания и бизнес срещи. Осигурете всички необходими материали и канцеларски материали за преговори, срещи, срещи, презентации и други фирмени събития. Води протоколи от събитията, следи документацията за хода на преговорите, анализира резултатите от срещи и конференции;
• Изпълнявайте нареждания от висшето ръководство точно и своевременно;
• Да спазва разпоредбите на длъжностната характеристика;
• Наблюдава отчетната документация на фирмата, подготвя прехвърлянето на документацията в архива, следи документооборота на офиса;
• Разработване на материали, необходими за решаване на проблеми и решаване на текущи проблеми на компанията;
• Подгответе офиса преди началото на работния ден;
• Следете основните показатели на санитарните норми (осветление, вентилация на помещенията, поддържана температура в офиса);
• Наблюдава работата на секретарите, шофьорите, чистачките, куриерите и всички служители на пряко подчинение;
• Напишете разчети и водете записи на всички необходими разходи за непрекъсната работа на офис служителите, осигурете им офис консумативи и консумативи;
• Водете записи на отработените часове от офис служителите, за да прехвърлите тези данни в счетоводния отдел за изчисляване на техните заплати;
• , поддържа база данни за нарушения на трудовата дисциплина и установения дрескод от служителите;
• Водете бизнес кореспонденция с клиенти и партньори на компанията, като спазвате всички норми на бизнес протокола и етикета;
• Помощ за премахване на всякакъв вид конфликти, враждебност, проблеми и противоречия, които възникват между офис служителите;
• Координирайте края на работния ден в офиса, уверете се, че цялото офис оборудване, осветителните системи и климатиците са изключени;
• Приема документи, заявления и жалби за последващото им разглеждане и подписване от ръководителя на фирма/предприятие/корпорация/холдинг/организация;
• Довеждайте до знанието на мениджъра цялата получена важна информация;
• Издайте заповеди от висшето ръководство и незабавно ги раздайте на персонала за преглед.

Освен всичко друго, офис мениджърът е длъжен да спазва вътрешните трудови разпоредби на своята компания, нейния устав и правилник. При упражняване на правомощията си ръководителят на офиса трябва да спазва законодателството на Руската федерация, както и вътрешното гражданско и трудово законодателство.

По време на отсъствието на офис мениджъра, всички негови задължения се възлагат на друго упълномощено лице, предварително съгласувано и утвърдено със заповед на генералния директор.

Права на офис мениджър

Освен задълженията, офис мениджърът има и права, сред които са:

Отговорности на офис мениджъра

Офис мениджърът носи отговорност при следните обстоятелства:

• Неправилно изпълнение на задълженията, установени от трудовото законодателство на Руската федерация и вътрешните правила на компанията;
• Пренебрегване на разпоредбите на Конституцията на Руската федерация, както и на нормите на административното, гражданското и наказателното законодателство на Руската федерация;
• Причиняване на материални щети на дружеството в съответствие с действащото трудово, гражданско и административно законодателство на Руската федерация;
• Неправомерно използване на материални ресурси и имущество на дружеството, в противоречие с интересите на стопанския субект и неговото ръководство;
• Злоупотреба с лична информация и поверителна информация за служители и висше ръководство на компанията, разкриване на интереси и търговски тайни на корпорацията;
• Грубо нарушаване на правилата на деловия протокол и етикета;
• Нарушаване на правилата за вътрешния трудов ред и правилника на дружеството;
• Нарушаване на правилата за пожарна безопасност;
• Неспазване на правилата за безопасност;
• Предоставяне на невярна информация за лична изгода.

1. Общи положения

1.1. Офис мениджърът принадлежи към категорията фирмени специалисти, чиито основни задачи са организационно и документално осигуряване на управленската дейност.

1.2. Офис мениджърът се назначава и освобождава от длъжност със заповед на Генералния директор на Дружеството.

1.3. Мениджърът на офиса се отчита директно на генералния директор.

1.4. Офис мениджърът е подчинен на домакинството, шофьора, куриера и чистачката.

1.5. Мениджърът на офиса води досиета на персонала по време на временното отсъствие (болест, ваканция) на ръководителя на отдела за персонал.

1.6. По време на период на временно отсъствие (болест, ваканция) ръководителят на отдел "Човешки ресурси" замества офис мениджъра.

1.7. Офис мениджърът се ръководи в своята дейност от:

Законодателни актове на Руската федерация;

Устав на дружеството;

Правилник за вътрешно работно време;

Правилник за отделите на компанията;

По нареждане на ръководството;

Нормативни и методически материали за организацията на деловодството;

Тази длъжностна характеристика.

1.8. Лица с висше, незавършено висше или средно специално образование и минимум 1 година трудов стаж на подобна длъжност, с познания по офис работа, офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), Microsoft Office програми, култура на работа и бизнес са назначен на длъжността офис мениджър.етика.

1.9. Офис мениджърът трябва да знае:

Организационна структура и служители на Дружеството;

Правилници, заповеди и вътрешни процедури на дружеството;

Функции и задачи на подразделенията на дружеството;

Функционални отговорности на служителите от административния отдел на Дружеството;

Вашите функционални отговорности и права;

Вашите действия в извънредни и извънредни ситуации.

2. Длъжностни задължения

Целта на работата на офис мениджъра е най-ефективната организационна и документална подкрепа на управленската дейност.

Въз основа на това офис мениджърът:

1. Изпълнява функциите на Дружествен секретар:

1.1. Документална поддръжка за управление:

Приемане на документи и лични становища за подпис от Генералния директор на Дружеството;

Поставяне на официалния печат на договори и поръчки;

Работа с поръчки, инструкции: изготвяне на проекти, изпълнение, подписване, одобрение, запознаване със служителите на фирмата, регистрация, счетоводство, съхранение, архивиране на файлове;

Работа с входяща кореспонденция (писма, факсове): приемане, регистрация, прехвърляне на адресата, осчетоводяване, съхранение;

Организиране на получаване на кореспонденция на юридически, пощенски и фактически адреси;

Работа с изходяща кореспонденция (писма, факсове): регистрация, предаване, осчетоводяване, съхранение; изготвяне на писма от генералния директор и неговите заместници; изпращане на спешни писма;

Поддържане и изготвяне на протоколи от срещи и заседания;

Регистрация на пълномощни за получаване на кореспонденция, колети и други материални ценности;

От името на генералния директор и директорите на отдели, извършващи копирна и размножителна работа;

От името на генералния директор и директорите на отдели, изготвяне на проекти на писма, искания и други документи, свързани с дейността на дружеството като цяло;

От името на генералния директор отпечатване на официални материали, въвеждане на информация в базата данни;

Оформяне на дела по утвърдената номенклатура, осигуряване на тяхната безопасност и архивиране.

1.2. Приемане на телефонни обаждания и при необходимост прехвърлянето им към служителите, за които са предназначени. Записване на получена по телефона информация за Генералния директор в негово отсъствие и довеждане на нейното съдържание до знанието му.

1.3. Подготовка на заседанията и заседанията, провеждани от генералния директор (уведомяване на участниците за часа и мястото на заседанието, дневния ред).

1.4. Организиране на срещи за посетители и гости на Дружеството.

1.5. Поръчка на самолетни и жп билети, хотелски резервации.

2. Осигурява функционирането на кабинета:

2.1. Поръчайте вода според нуждите.

2.2. Поръчвайте канцеларски материали на тримесечие.

2.3. Абонамент за периодични издания.

2.4. Изготвяне на заявления за плащане на сметки за наем на помещения и комунални плащания на наемодателите.

2.5. Организиране и наблюдение на спазването от служителите на Компанията на инструкциите за безопасност и работното време, установени от администрацията на компанията-наемодател.

3. Координира и контролира работата:

Шофьор: (приемане на заявления за автомобил и разработване на график за използване на превозните средства на Компанията);

куриери;

Чистачи.

4. Офис мениджърът, като член на екипа, е длъжен:

Съвестно изпълнявайте трудовите си задължения, спазвайте трудовата дисциплина, своевременно и точно изпълнявайте разпорежданията на администрацията и непосредствения ръководител, използвайте цялото работно време за ползотворна работа;

Изпълнявайте производствените задачи и инструкции ефективно и навреме;

Поддържайте чистота и ред на работното си място, офиса и други помещения, спазвайте установения ред за съхранение на документи и материални ценности;

Ефективно използване на персонални компютри, офис оборудване и друго оборудване, икономично и рационално използване на материали, енергия и други материални ресурси;

Спазвайте нормите, правилата и инструкциите за защита на труда, промишлена санитария, правила за пожарна безопасност;

Не използвайте за изказвания и публикации в медиите, както в Русия, така и в чужбина, информация, получена по силата на служебно положение, определена от специални фирмени документи като търговска (служебна) тайна, чието разпространение може да навреди на компанията или нейните служители.

3. Права

Офис мениджърът има право:

3.1. Получаване на информация, включително поверителна, до степента, необходима за решаване на възложени задачи.

3.2. Изискване от изпълнителите да финализират документи, изготвени в нарушение на установените правила за тяхната подготовка и изпълнение (GOST 6.30-2003).

3.3. Утвърждава документи за управленска дейност в рамките на своята компетентност.

3.4. Дават предложения на ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на Дружеството.

3.5. Изискване от ръководството за създаване на нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.

3.6. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

3.7. Прилага стимули и налага наказания на служителите, подчинени на офис мениджъра, след съгласуване с генералния директор.

4. Отговорност

Офис мениджърът отговаря за:

4.1. Неизпълнение и/или неясно, несвоевременно небрежно изпълнение на служебните задължения.

4.2. Пропуски, водещи до материални щети на Дружеството и/или увреждане на неговия имидж.

4.3. Сигурност на документацията, разкриване на информация с класификация „Поверително” или „КТ”.

4.4. Пренебрегване на правата, предвидени в тези инструкции.

4.5. Нарушаване на правилата за вътрешния трудов ред, производствената и трудовата дисциплина.

ДОГОВОРЕНО:

Адвокат: /______________/

"__" _________200

Началник отдел ЧР: /______________/

Офис мениджърът е лицето на офиса. В допълнение към задълженията на секретар, той съчетава функциите на мениджър по персонала и. Това е сериозна позиция, така че за прием се изисква висше образование и трудов стаж.

Какви са отговорностите на офис мениджъра?

Офис подготовка. Проверка на компютърна техника, телефони и офис техника. Обадете се на техник, ако е необходим ремонт.
- Контрол на санитарните норми като осветление и стайна температура.
- Изготвяне на документи, отчети и материали, необходими за започване на работа и решаване на текущи проблеми.
- Следене на работата на секретарки, куриери и шофьори. Разпределение на отговорностите, поставяне на задачи, степени на отговорност и анализ на ефективността на тяхната работа.
- Разработване на разчети и контрол на необходимите разходи за офис нужди. Осигуряване на служителите с офис материали, консумативи и баджове.
- Изчисляване на броя на отработените часове от офис служители и прехвърляне на информация към счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.
- Следи за спазване на трудовата дисциплина. Водене на записи за нарушения на дневния режим и дрес кода.
- Организиране на срещи, регистрация и обслужване на посетители.
- Осигуряване на преговори, срещи, презентации и други събития с необходимите материали и документи, водене на протоколи.
- Следене на офис документооборота.
- Водене на бизнес кореспонденция с клиенти и партньори, изпращане на необходимите материали.
- Подпомагане на служителите при разрешаване на възникнали проблеми и конфликти.
- Координиране на спирането на работата в офиса, наблюдение на спирането на оборудването, осветлението и климатиците.
- В много организации офис мениджърът отговаря за наемането на персонал. Публикува информация за свободни работни места, преглежда автобиографии и дори обучава нови служители.

Необходими умения

За да изпълнявате ефективно задълженията си, трябва да познавате принципите на подбор и управление на персонала, методите на планиране и мотивация, етиката на взаимоотношенията, основите на офис работата, трудовото законодателство и счетоводството. В допълнение, офис мениджърът трябва да има устойчивост на стрес, способност бързо да взема решения и да носи отговорност за тях.

В превод от английски чуждата дума „мениджър“ означава „мениджър“. Основната задача на мениджъра е ясна от самото име - ръководство, управление на производствения процес или предоставяне на услуги. Но какви точно са отговорностите на един мениджър?

Ще имаш нужда

• - поставяне на цели;
• - организират работата;
• - мотивиране на служителите;
• - контролира хода на работата.

Инструкции

Поставяне на цели и планиране. Всяка дейност започва с поставяне на цели - поне в идеалния случай. Задачата на мениджъра е да избере правилно целите на компанията, тоест да определи резултата, към който ще бъде насочена работата на поверения му отдел. След като целите са определени, остава да се разбере какво трябва да се направи, за да се реализират. На етапа на поставяне на цели и планиране мениджърът трябва да отговори на три въпроса: „В каква точка на развитие е компанията сега? Как ще се развива компанията в бъдеще? Какви стъпки трябва да се предприемат, за да се постигне това?

Организационни дейности. За постигане на поставените цели всички елементи, изграждащи производствения процес, трябва да бъдат обединени в специфична структура. Това е функцията на ръководителя като организатор - той трябва да рационализира дейността на своите подчинени, да осигури тяхното координирано взаимодействие и да насочи усилията на всички служители за постигане на поставената цел.

Мотивация на персонала. За да бъде ефективна дейността на всички хора, от които зависи изпълнението на плановете на компанията, служителите трябва да бъдат мотивирани. Задачата на мениджъра е да създаде стимул за подчинените да работят продуктивно за постигане на резултати. Този импулс от своя страна се поражда от вътрешните потребности на всеки отделен човек. Мениджърът трябва да разбере от какво се нуждаят неговите подчинени и да ги мотивира, като задоволи тези нужди. Основният мотивиращ фактор, разбира се, е материалното възнаграждение на персонала, но това в никакъв случай не е единственият начин за мотивиране на служителите. Така известният американски предприемач Джак Уелч твърди, че истинският източник на производителност, който ви позволява да увеличите ефективността на работата многократно, е емоционалното участие на служителите в дейностите на организацията.

Оценяване и контрол. Отговорността на ръководителя е да установи ясни критерии за оценка на качеството на работата, извършена от служителите, както и да определи колко ефективни са дейностите на всеки от неговите подчинени. Освен това мениджърът определя дали компанията (или нейната отделна структура) се е отклонила от планирания курс на развитие и, ако е необходимо, коригира дейността на персонала. В някои случаи първоначално поставените цели също подлежат на корекция: ако задачата се окаже невъзможна, мениджърът трябва да замени целите с по-реалистични.

Видео по темата

Забележка

В йерархията на една компания, като правило, има три нива на мениджъри: висше, средно и по-ниско. Обикновените служители на предприятието се ръководят от мениджъри на по-ниско ниво; тяхната работа от своя страна се организира от средни мениджъри. Топ мениджърите определят цялостния ход на развитието на компанията.

Полезен съвет

Работата на цялото предприятие зависи от квалификацията на всеки отделен служител, така че задачата на добрия мениджър е да осигури постоянно развитие, професионално и личностно израстване на своите подчинени.

източници:

• Мотивация на персонала
• Мениджърски функции. Техните характеристики
• Отговорности на мениджъра
• Как да бъдеш правилният лидер в очите на подчинените си!

Офис мениджърът, наричан още секретар или офис администратор, е доста сериозна и отговорна длъжност. Почти цялата работа на предприятието лежи върху него, въпреки че голяма част от това, което прави, остава незабелязано.

Инструкции

Офис мениджърът изпълнява управленски функции. Офис мениджърът е длъжен да планира работата на всички работещи в конкретната фирма и да изгради организационната структура на офиса. Тази категория отговорности включва и управление на персонал от по-нисък ранг, организиране на обучение на служителите, планиране на тяхната кариера и създаване на политики за комуникация с клиенти.

Изпълнението на задълженията в съответствие с длъжностната характеристика е ключът към успешната работа като офис мениджър.

В тази длъжностна характеристика за офис мениджър ще намерите пълен списък със задължения, програма за обучение, както и готов шаблон за свободна позиция офис мениджър.

Офис мениджърът е специалист, който изпълнява важни управленски и организационни функции на една компания. От качеството на работата му зависи съгласуваността на целия офис. За да изпълнява добре задълженията си обаче, офис мениджърът трябва стриктно да спазва длъжностната характеристика. Неговото съдържание трябва да бъде известно на всеки служител на организацията, защото това е най-важният лост за ефективно управление на персонала

Длъжностни задължения на офис мениджър

Искате спокойствие и ред в организацията на работата? Уведомете офис мениджъра за важността на неговите служебни задължения, които включват следното:
1. Провеждане на организационни дейности:

• закупуване, отчитане, съхранение на офис консумативи, тяхната инвентаризация и организиране на раздаването им на служителите;
• изготвяне на платежни документи;
• проверка на изправността на офис оборудването и организиране на нормални условия на работа на персонала (спазване на санитарните условия: осветление, температура и др.);
• документооборот: оформяне, регистриране и съхранение на документи;
• водене на бизнес преговори и водене на бизнес кореспонденция;
• срещи, приеми, регистрации и обслужване на гости и клиенти на офиса;
• осигуряване на преговори и конференции с необходимите материално-технически ценности;
• наблюдение на изключване на оборудването и офис оборудването в края на работния ден.

2. Изпълнява лидерски функции:

• управление на куриери, шофьори и разпределение на отговорностите между тях. Оценяване на качеството на тяхната работа и контрол върху изпълнението на възложените задачи;
• разработване на правила за поведение в офиса, издаване на значки на служителите;
• контролира съответствието на външния вид на служителите с установените стандарти;
• контролират работата на телефонните оператори (приемане на входящи и изходящи повиквания, пренасочване и изпращане на телефонни съобщения) и следят за грамотността на речта им.

3. Управлявайте трудовата дисциплина:

• съставяне на работен график;
• поддържане, записване и анализиране на нарушения на дисциплината и разработване на превантивни мерки;
• назначаване на финансово отговорни лица по време на прехвърлянето на материални активи от един служител на друг;
  Оказване при необходимост на помощ на служителите при възникване на конфликтни ситуации в екипа;
• разработване и внедряване на методи за мотивация и системи за отговорност за нарушение на дисциплината.

4. Изпълнявайте отговорно инструкциите на ръководството:

• отпечатване на официални материали, от които ръководството се нуждае, както и следване на други инструкции от прекия ръководител на организацията.

Разбира се, за да изпълнява ефективно такъв огромен списък от служебни задължения, човек трябва да отговаря на определени изисквания. Задължителните условия за наемане на офис мениджър включват:

1. с висше професионално образование без изискване за трудов стаж или средно професионално образование със задължителен трудов стаж като офис мениджър до две години;
2. представителен външен вид;
3. комуникативност, точност, грамотност, чувство за такт, организационни умения.

За продуктивна и стабилна работа в предприятие, офис мениджърът трябва да притежава определени умения и способности. Ето техния основен списък:

1. познаване на конституцията и действащото законодателство относно деловодството, трудовото и административното право;
2. компетентност по въпросите на етиката на бизнес комуникацията и кореспонденцията;
3. уверено използване на компютър, по-специално тези електронни програми, които са необходими за управление на документи;
4. Притежаване на умения за използване на офис техника;
5. владеене на техники за бързо набиране.

Въпреки факта, че длъжността офис мениджър е доста млада на пазара на труда, нейното търсене е трудно да се надцени. Нуждата от квалифицирани специалисти в тази област се увеличава с всеки изминал ден, а кандидатстващите за свободни работни места не винаги имат съответното образование и опит. Има различни програми за обучение за справяне с тези проблеми.

Как да преподавате позицията на офис мениджър „от нулата“

Предлагат се различни курсове за амбициозни професионалисти в управлението на офиси. Средната им програма е с продължителност от 60-120 академични часа и се провежда както в групова, така и в индивидуална форма.
В учебните центрове на студентите се предлагат лекции, презентации, семинари, както и практически занятия за затвърждаване на придобитите знания. Теоретичното обучение обхваща теми, свързани с понятията писмена култура и етикет на бизнес общуване, самоорганизация. Изучават се основните понятия от деловодството, правилното оформяне на служебните документи, архивното дело и номенклатурата.
Тъй като на офис мениджъра често се възлагат задачи, свързани с управлението на досиета на персонала, по време на занятията трябва да се усвоят понятията за документиране на персонала (заповеди, длъжностни характеристики, работни графици).
Значително място по време на обучението се отделя на компютърната грамотност. Този раздел анализира данни, работи с шаблони и разглежда въпроси, свързани със защитата на документи и разработването на мерки за сигурност. С помощта на предварително подготвени формуляри се провеждат практически занятия, които се състоят в изготвяне на документи, съставяне на актове и писма.

Когато пишете свободна позиция или търсите работа в тази област, трябва да знаете, че алтернативните наименования за длъжността офис мениджър могат да бъдат: администратор, секретар на управителя, помощник управител, служител.

Как може да изглежда една обява за свободна позиция офис мениджър? По-долу е дадена приблизителна форма.

Пример за обява за свободна позиция офис мениджър:

Търсим компетентен и интелигентен офис мениджър за работа в приятелски екип.
Ако сте амбициозен и целеустремен човек, който иска да напредне в кариерата си, ще се радваме да Ви видим в нашия екип. Елате при нас на интервю, но знайте:
1. Ние сме взискателни към работата на нашите служители, защото искаме да сме най-добрите.
2. Постоянно научаваме нови неща и се стремим към саморазвитие.
3. Предлагаме достойно заплащане само на успешни, отговорни и точни служители.
Възможности, които ще получите при нас:
1. Придобиване на практически умения в компания с лидерска позиция на пазара.
2. Обучение под ръководството на най-добрите специалисти на компанията.
3. Конкурентни заплати.
4. Участие в интересни проекти, конференции, обучения.
Вашите основни задачи ще бъдат:
· решаване на организационни въпроси на офиса (поръчване и отчитане на офис консумативи, храна и др.);
· регистрирайте входяща/изходяща кореспонденция;
· водят делова кореспонденция;
· изготвя заповеди за персонала;
· Провеждане на телефонни разговори с клиенти.
Нашите изисквания към кандидата:
· висше образование;
· точност;
· комуникационни и организационни умения;
· грамотност.
Награда:
Заплатата се състои от фиксирана ставка и бонус въз основа на вашето представяне. Колкото повече инвестирате в работата си, толкова по-високо е заплащането.
Ако сте целеустремен и активен човек, тогава се присъединете към нашия екип и се развивайте с нас!

Това е служител, който осигурява текущата работа на организацията или нейното подразделение с документи, посетители и различна информация.

Хората наричат ​​служителите в офиса „офис планктон“ и „мениджъри“.

Ефективността на всяка организация до голяма степен зависи от това колко ефективно е организирана работата в офиса. В края на краищата документите трябва да са изрядни, заповедите на ръководството трябва да бъдат правилно изпълнени и съобщени на изпълнителите, входящата информация трябва да бъде разбрана и взета предвид, а посетителите трябва да бъдат приемани своевременно.

Дезорганизацията в тази област може да подкопае усилията на всички останали служители. Затова не е преувеличено да се каже, че офис мениджърът е една от ключовите фигури във всеки офис. Той отговаря за деловодството и документацията.

Неговите отговорности включват и първоначалното приемане на посетителите: той разговаря с тях, в някои случаи незабавно решава въпросите им (например издава необходимата документация), но ако е необходим контакт с ръководството, той определя с кого точно трябва да се свърже и прави назначаване.

Подготвя и обслужва различни срещи, сесии и конференции. Работи с кореспонденция: систематизира получените редовни и имейл писма според степента им на важност, след което или сам подготвя отговорите на тях, или ги предава на по-висши инстанции. Приема факсове и води преговори по телефона. Изготвя проекти на заповеди, решения и др.

При необходимост подбира информация по определени въпроси, изготвя резюмета и аналитични доклади. Води бележки, записи, стенографира срещи, поддържа картотека на организации и лица, с които се води кореспонденция или преговори.

Съвременният офис мениджър е истинският собственик на офиса.

Лични качества

Добрият офис мениджър трябва да бъде общителен, приятелски настроен човек, който знае как да се разбира с хората. Организацията, яснотата и точността са важни. Добрата работна памет и способността за концентрация и разпределение на вниманието са полезни в тази работа. Изисква се висока култура, грамотна устна и писмена реч.

средна работна заплата

Заплата 20 - 30 000 рубли на месец в зависимост от опита и мястото на работа.

Образование (Какво трябва да знаете?)

По принцип професията няма строги образователни изисквания, можете да я овладеете в специални курсове. Работодателите обаче най-често предпочитат тези с висше образование (дори не специалността е по-важна, а самият факт на нейното притежаване).

Важно е да можете да използвате компютър и друга офис техника: факс, мултимедиен проектор и др., За бързо намиране и организиране на информация. Най-често работодателите изискват тези специалисти да владеят добре поне един чужд език. Желателни са основни познания по икономика, право и психология. Специални знания, свързани с областите, в които работи организацията, също могат да бъдат търсени.

Специалности на университети и колежи

Място на работа и кариера

Такива работници се търсят във всички повече или по-малко големи организации и институции, които приемат посетители и имат документооборот. Има постоянно високо търсене за тях на пазара на труда. Но перспективите за кариера на офис мениджърите са незначителни, те никога няма да заемат мястото на своите шефове. Освен ако не се омъжат за него.

Сродни професии:

Къде да уча?