Офисный менеджер обязанности. Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря. Офисный менеджер – планктон или управленец

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

• в Москве – 15-22 тыс. рублей;
• в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
• в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
• в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

• Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
• Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
• Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
• Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
• Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
• Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
• Отслеживать и вести учет входящих звонков;
• Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
• Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
• Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
• Соблюдать положения должностной инструкции;
• Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
• Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
• Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
• Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
• Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
• Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
• Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
• , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
• Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
• Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
• Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
• Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
• Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
• Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом Компании;

Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

Положениями об отделах Компании;

Приказами руководства;

Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

Организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

Положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

Функции и задачи подразделений Компании;

Функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

Свои функциональные обязанности и права;

Свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

По поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

По поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3. Координирует и контролирует работу:

Водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

Курьеров;

Уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт: /______________/

«__» _________200

Начальник отдела кадров: /______________/

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и . Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Подготовка офиса . Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- Контроль таких санитарных норм, как освещение, и температура в помещении.
- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
- Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

Необходимые навыки

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

В переводе с английского заграничное слово «менеджер» означает «управляющий». Основная задача менеджера понятна из самого названия – это руководство, управление процессом производства или предоставления услуг. Но что конкретно входит в обязанности менеджера?

Вам понадобится

• - поставить цели;
• - организовать работу;
• - мотивировать сотрудников;
• - контролировать ход работы.

Инструкция

Целеполагание и планирование. Любая деятельность начинается с постановки целей – по крайней мере, в идеале. Задача менеджера – правильно выбрать цели компании, то есть определить тот результат, на достижение которого будет направлена работа вверенного ему подразделения. Когда цели определены, остается понять, что нужно сделать для их реализации. На этапе целеполагания и планирования менеджер должен ответить на три вопроса: «В какой точке развития компания находится сейчас? Каким образом компания собирается развиваться в будущем? Какие шаги должны быть предприняты для этого?».

Организационная деятельность. Для достижения поставленных целей все элементы, из которых состоит производственный процесс, должны быть объединены в определенную структуру. В этом заключается функция менеджера как организатора – он должен упорядочить деятельность своих подчиненных, обеспечить их слаженное взаимодействие, направить усилия всех сотрудников на достижение поставленной цели.

Мотивация персонала. Для того, чтобы деятельность всех людей, от которых зависит реализация планов компании, была эффективной, сотрудников необходимо мотивировать. Задача менеджера – создать у подчиненных побуждение продуктивно работать для достижения результата. Это побуждение, в свою очередь, возникает из внутренних потребностей каждого конкретного человека. Менеджер должен выяснить, в чем нуждаются его подчиненные, и мотивировать их, удовлетворяя эти потребности. Основным мотивирующим фактором, конечно, является материальное вознаграждение персонала, однако это – отнюдь не единственный способ стимулировать сотрудников. Так, известный американский предприниматель Джек Уэлч утверждал, что настоящий источник производительности, который позволяет многократно увеличить эффективность работы – это эмоциональная вовлеченность сотрудников в деятельности организации.

Оценка и контроль. Обязанность менеджера – установить четкие критерии оценки качества выполняемой сотрудниками работы, а также определить, насколько эффективна деятельность каждого из его подчиненных. Кроме того, менеджер определяет, не отклонилась ли компания (или отдельная ее структура) от запланированного курса развития, и, при необходимости, корректировать деятельность персонала. В некоторых случаях корректировке подлежат и первоначально установленные цели: если задача оказалась невыполнимой, менеджер должен заменить цели на более реалистичные.

Видео по теме

Обратите внимание

В иерархии компании, как правило, выделяют три звена менеджеров: высшее, среднее, низшее. Рядовыми сотрудниками предприятия руководят менеджеры низшего звена; их работу, в свою очередь, организовывают менеджеры среднего звена. Топ-менеджеры определяют общий курс развития компании.

Полезный совет

Работа всего предприятия зависит от квалификации каждого конкретного сотрудника, поэтому задача хорошего управленца – обеспечить постоянное развитие, профессиональный и личностный рост своих подчиненных.

Источники:

• Мотивация персонала
• Функции менеджера. Их характеристика
• Обязанности менеджера
• Как быть правильным руководителем в глазах подчиненных!

Офис-менеджер, которого еще называют секретарем или администратором офиса, является достаточно серьезной и ответственной должностью. На нем держится практически вся работа предприятия, хотя многое из того, что он делает, остается незамеченным.

Инструкция

Офис-менеджер выполняет управленческие функции. Офис-менеджер обязан планировать работу всех лиц, работающих в конкретной компании и выстроить организационную структуру офиса. Также в эту категорию обязанностей входит руководство персоналом, стоящих ниже по рангу, организация обучения работников, планирование их карьеры и создание политики общения с клиентами.

Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции – залог успешной работы офис-менеджера

В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера.

Офис-менеджер - это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса. Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции. Ее содержание должно быть известно каждому работнику организации, ведь это самый главный рычаг эффективного управления персоналом

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:

• закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
• оформление платежных документов;
• проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
• документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
• проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
• встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
• обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
• контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

2. Выполнять руководящие функции:

• управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
• разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
• контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
• руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

3. Руководить трудовой дисциплиной:

• составление распорядка работы;
• ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
• назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
  оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
• разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

• печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.

Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:

1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
2. презентабельный внешний вид;
3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
4. обладание навыками пользования оргтехникой;
5. владение техникой скоростного набора.

Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить. Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения.

Как научить должности офис-менеджера «с нуля»

Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.
В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации. Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.
Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).
Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

Пример объявления о вакансии офис-менеджера:

Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.
Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
Возможности, которые вы получите с нами:
1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
3. Конкурентоспособную заработную плату.
4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
Вашими основными задачами будут:
· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
· вести деловую переписку;
· подготавливать приказы по личному составу;
· проводить телефонные переговоры с клиентами.
Наши требования к соискателю:
· высшее образование;
· пунктуальность;
· коммуникабельность и организаторские способности;
· грамотность.
Вознаграждение:
Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд - тем выше оплата.
Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

Это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

В народе сотрудников офиса называют «офисный планктон» и «манагеры».

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

Личные качества

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Средняя зарплата

Оклад 20 — 30 000 рублей в месяц в зависимости от опыта и места работы.

Образование (Что надо знать?)

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Специальности вузов и колледжей

Место работы и карьера

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.

Родственные профессии:

Где учиться?